楊慶波

摘 要：嚴重的自然災(zāi)害除了會造成巨大的經(jīng)濟損失以外，也嚴重威脅著檔案館檔案的安全。嚴重的自然災(zāi)害如地震和震后暴雨造成的檔案損失往往十分巨大，譬如，汶川地震和玉樹地震分別對四川省和青海省的檔案造成了十分嚴重損失。除此之外，我國近年火災(zāi)頻發(fā)這都可能威脅到檔案館的檔案安全。在經(jīng)歷過檔案的重大損失事件之后，檔案館如何對災(zāi)害進行預(yù)防以及如何在緊急情況下保證檔案的安全，成為當前檔案工作研究中的重點。本文先對檔案館災(zāi)害預(yù)防和應(yīng)急管理策略的現(xiàn)狀進行分析，進而提出相關(guān)改進措施，來滿足檔案管理的需要。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案館;災(zāi)害預(yù)防;應(yīng)急管理

1 當前檔案館災(zāi)害預(yù)防和應(yīng)急管理中存在的問題

1.1 檔案館災(zāi)害預(yù)防中存在的問題

當前檔案館災(zāi)害預(yù)防存在的問題主要分為兩方面：一是災(zāi)害預(yù)防評估機制的不完善;二是檔案館檔案管理的不科學。

1）檔案館災(zāi)害預(yù)防評估機制的不完善。我國對于檔案館的安全建設(shè)問題起步較晚，對檔案館安全建設(shè)的研究大概興起在汶川和玉樹重大自然災(zāi)害后。當前我國的檔案館的災(zāi)害預(yù)防和評估機制雖然正在快速的發(fā)展，但仍然存在較多的問題，評估的內(nèi)容較為單一且流于表面，沒有對潛在的危險因素進行充足的考慮。

2）檔案館檔案管理的不科學。檔案館的基本工作就是維護檔案的完整，但當前我國一些地方對檔案管理的重視程度不高，從而使檔案館檔案管理工作的科學合理性得不到保障。在對檔案館管理的過程中沒有實行科學有效地管理，沒有針對重要程度不同的檔案進行分級管理，檔案管理分散、收集不全。這都為檔案館的檔案的安全埋下了隱患，一旦爆發(fā)災(zāi)害，檔案館受到這樣不科學管理的影響，往往無法第一時間對檔案進行搶救工作，從而導致很大的損失。

1.2 檔案館應(yīng)急管理中存在的問題

自2008年汶川大地震以來我國雖然對檔案館的災(zāi)害預(yù)防機制進行了一定的研究和實驗，但對檔案應(yīng)急管理措施的研究還沒有得到充分的重視，且現(xiàn)有的檔案應(yīng)急管理研究大多著重于對存量檔案的應(yīng)急管理，而忽視了對增量檔案的應(yīng)急管理。同時對檔案的備份措施的重視程度也不夠，導致很多重要的檔案被災(zāi)害摧毀后無法恢復。

2 檔案館災(zāi)害預(yù)警機制的構(gòu)建和完善

2.1 檔案館災(zāi)害預(yù)警機制的構(gòu)建原則

對可能發(fā)生的災(zāi)害進行全面和持續(xù)的監(jiān)控和預(yù)警可以有效降低災(zāi)害對檔案館的危害。為了確保檔案館災(zāi)害預(yù)警機制可以切實的發(fā)揮作用，就要遵循相應(yīng)的原則完成對其的構(gòu)建。檔案館災(zāi)害預(yù)警機制的構(gòu)建應(yīng)遵循以下原則：依法管理原則;及時性原則;創(chuàng)新性原則;實用性原則。

為了確保檔案館災(zāi)害預(yù)警機制依法管理的原則，應(yīng)當首先對當前有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)進行完善，從而對其預(yù)警機制的具體機構(gòu)和職能以及相應(yīng)的責任作出明確的劃分，來保障檔案館災(zāi)害預(yù)警機制的順利運行。及時性原則，則是要保障檔案館災(zāi)害預(yù)警工作的時效性，如確保相關(guān)工作人員可以有效快速地完成對災(zāi)害信息的收集和傳遞，從而為檔案館的預(yù)防和應(yīng)急工作的決策提供依據(jù)。創(chuàng)新性原則，是要求檔案館對以前過于繁雜且實用性不高的工作方式進行變革，加強檔案館內(nèi)各個部門的溝通和交流，從而為預(yù)警機制的敏銳性提供保障。災(zāi)害預(yù)警機制的目的就是防止檔案館的檔案受到損失，所以實用性指的就是預(yù)警機制的構(gòu)建一定要可以滿足自身功能的發(fā)揮。在具體的執(zhí)行過程中，一切也應(yīng)遵循實用性進行，不能為了創(chuàng)新而創(chuàng)新，為了執(zhí)行預(yù)案而執(zhí)行。

2.2 檔案館災(zāi)害風險評估

檔案館災(zāi)害風險評估指的就是根據(jù)可能發(fā)生的災(zāi)害的強度和范圍以及持續(xù)時間來對檔案館的損傷程度進行推測。檔案館災(zāi)害風險評估在檔案館預(yù)警機制的構(gòu)建和完善中發(fā)揮著較為重要的作用，它可以為檔案館預(yù)警機制的構(gòu)建和完善提供一定的參考，從而使其更加科學。在進行評估時通常分別對災(zāi)害的強度范圍、大小、持續(xù)時間和產(chǎn)生衍生災(zāi)害的可能性進行打分，并最終將其匯總來確認災(zāi)害風險等級。在這個過程要堅持實事求是，綜合對各方因素進行考量，只有這樣才能確保災(zāi)害評估最終結(jié)果的科學性，進而為災(zāi)害預(yù)警機制的構(gòu)建提供支持。

2.3 預(yù)警系統(tǒng)的構(gòu)建

檔案館災(zāi)害預(yù)警機制的目的在于減少災(zāi)害對檔案的損害，而一套實時的預(yù)警系統(tǒng)可以使檔案館及時地對災(zāi)害作出響應(yīng)，控制其發(fā)展減少損失。預(yù)警系統(tǒng)的一般分為四部分，分別是監(jiān)測系統(tǒng)、匯集分析系統(tǒng)、警報系統(tǒng)和預(yù)控系統(tǒng)。監(jiān)測系統(tǒng)一由人工巡查和電子監(jiān)控兩部分構(gòu)成，災(zāi)害發(fā)生后先被監(jiān)測系統(tǒng)監(jiān)測到，然后反饋到相關(guān)人員和匯集分析系統(tǒng)，再由匯集分析系統(tǒng)對災(zāi)害的等級進行判斷并將判斷信息傳輸?shù)骄瘓笙到y(tǒng)和預(yù)控系統(tǒng)，最后警報系統(tǒng)發(fā)出相應(yīng)的警報而預(yù)控系統(tǒng)則啟動相應(yīng)的預(yù)案，第一時間對災(zāi)害進行處理，從而最大程度上降低災(zāi)害對檔案館的影響。

3 檔案館的應(yīng)急管理研究

在發(fā)生重大災(zāi)害或事件時，檔案館的應(yīng)急管理通常被分為兩部分：一是檔案館存量檔案的應(yīng)急管理，存量檔案指的是當前社會正在保存的具有一定保存價值的檔案;二是檔案館增量檔案的應(yīng)急管理，增量檔案指的是在災(zāi)害或重大事件發(fā)生后的應(yīng)對過程形成的具有保存價值的檔案。

3.1 存量檔案的應(yīng)急管理

存量檔案相對于增量檔案的特點在于數(shù)量十分龐大，且種類十分復雜，不僅涉及國家機構(gòu)還涉及企業(yè)和個人，雖然增量檔案的豐富為檔案價值的挖掘和利用提供了基礎(chǔ)，但同時也使其保存面臨著更大的困難。在汶川地震中，檔案館就由于沒有合理的預(yù)警機制和科學的應(yīng)急管理措施最終導致了90萬卷檔案的損失。存量檔案的數(shù)量十分龐大這就注定了無法對其進行統(tǒng)一全面的異地備份，當前對存量檔案管理最合適的方法是根據(jù)不同檔案的重要程度不同建立分級管理，并在分級管理機制的基礎(chǔ)上進行異地備份。同時，檔案館可以對自身所保存的災(zāi)害或重大事件檔案進行分析，盡力相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，從而學習相關(guān)經(jīng)驗，提升自身應(yīng)對突發(fā)災(zāi)害或事件的能力。

3.2 增量檔案的管理

災(zāi)害及重大事件發(fā)生的特性和造成的影響特點就決定了增量檔案的豐富性、復雜性和分散性。當災(zāi)害發(fā)生時對于災(zāi)害的記錄方式往往十分多元，內(nèi)容質(zhì)量往往也參差不齊，而其載體也具有一定的差異，這些特點使增量檔案的管理和存量檔案的管理存在很大的區(qū)別。當前檔案館的增量檔案應(yīng)急管理中最需要解決的問題就是責任和職能范圍劃分不明確，由于責任和職能劃分范圍的不明確在災(zāi)害發(fā)生時，檔案館的增量檔案管理工作常常發(fā)生無人負責無人指揮的現(xiàn)象，嚴重阻礙了增量檔案的收集和移交工作的順利進行。在完善增量檔案的應(yīng)急管理時除了要對責任和職能范圍進行明確，還需要對災(zāi)害和重大事件的特性進行分析，進而對增量檔案進行進一步的細化分類和管理，使增量檔案的應(yīng)急管理更加科學有序。

4 小結(jié)

綜上所述，為了防止?jié)撛诘奈C造成檔案的損失，檔案館應(yīng)該加強對災(zāi)害的預(yù)防，并制定完善的緊急狀態(tài)下的管理措施，從而充分為檔案的安全進行保障。同時，要確保檔案工作的合理性，將檔案分級管理制度進行完善并落實，注重推進對重要檔案的多重備份工作的進行，進而全方位為檔案的安全提供保障。

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