許淑平

摘 要：本文以當(dāng)前的大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代背景下企業(yè)電子信息檔案管理工作的重要性切入點(diǎn)，在簡(jiǎn)要分析了當(dāng)前企業(yè)電子信息檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題的基礎(chǔ)上，就在大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代背景下如何優(yōu)化與完善企業(yè)的電子信息檔案管理工作進(jìn)行了重點(diǎn)探究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);電子信息;檔案管理;措施

1 引言

在新時(shí)代計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)飛速發(fā)展的推動(dòng)下，大數(shù)據(jù)技術(shù)也得到了重大突破與變革，同時(shí)迅速地在各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)推廣、應(yīng)用與普及，在很大程度上推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展。同樣，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中也發(fā)揮出了極大的優(yōu)化與完善作用，有效提升了檔案管理工作的質(zhì)量與效率，但是在電子信息檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中仍然存在著工作人員綜合素質(zhì)不夠高、專業(yè)化技術(shù)水平有限以及檔案管理制度不完善等問(wèn)題，有待在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下進(jìn)一步改進(jìn)與完善，本文對(duì)此進(jìn)行了重點(diǎn)研究。

2 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的重要性

1）很大程度地提升了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作人員的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是將重要的檔案信息資料以打印的紙質(zhì)文件的形式通過(guò)人工進(jìn)行整理、分類、存檔以及保管，其效率比較低下。將檔案資料以電子信息的形式通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理不僅大大提高了檔案管理的工作效率，而且在很大程度上減少了工作人員的工作量，減輕了工作負(fù)擔(dān)。

2）很大程度地增強(qiáng)了電子信息檔案資料的保密性。將檔案資料信息以電子數(shù)據(jù)的形式在計(jì)算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng)中進(jìn)行存檔與管理，不僅僅可以將各類不同的文件進(jìn)行加密存檔管理，而且在查閱某一類電子信息檔案資料的時(shí)候也不必像紙質(zhì)檔案那樣搬出整卷檔案資料庫(kù)，只要通過(guò)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng)的智能檢索功能就可以很輕松地查找到所需要的電子信息檔案資料。同時(shí)，在查看電子信息檔案資料的過(guò)程中可以通過(guò)設(shè)置各種身份認(rèn)證來(lái)提高電子信息檔案的保密性[1]。

3）在很大程度上提高了對(duì)檔案信息資料進(jìn)行查漏補(bǔ)缺的便利性。在檔案管理工作過(guò)程中，檔案資料信息需要跟隨實(shí)際情況的發(fā)展變化而進(jìn)行更新與補(bǔ)充。在電子信息檔案管理過(guò)程中可以利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)其進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的精準(zhǔn)性、全面性、高效性等都是傳統(tǒng)的檔案管理模式所無(wú)法比擬的。

3 目前企業(yè)電子信息檔案管理工作過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

1）檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不足，制約電子信息檔案管理模式創(chuàng)新。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)新時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展，部分從傳統(tǒng)的檔案管理模式過(guò)渡到電子信息檔案管理模式中的工作人員的綜合素質(zhì)不夠高，在其工作過(guò)程中缺乏必要的責(zé)任意識(shí)、職業(yè)道德意識(shí)、安全意識(shí)以及專業(yè)技能等，從而影響到電子信息檔案管理工作的質(zhì)量和效率，從而對(duì)企業(yè)電子信息檔案管理工作模式的創(chuàng)新起到了一定的阻礙作用。

2）電子信息檔案管理大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展不充分，管理創(chuàng)新資源不足。電子信息檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新模式離不開(kāi)新時(shí)代的新思想、新理念以及新技術(shù)的支持與有效運(yùn)用。在當(dāng)前電子信息檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，其單位內(nèi)部存在著信息技術(shù)發(fā)展不夠充分、沒(méi)有跟上新時(shí)代發(fā)展步伐現(xiàn)象，單位所引進(jìn)的管理創(chuàng)新技術(shù)資源不足，從而影響了電子信息檔案管理工作模式創(chuàng)新與發(fā)展。

3）當(dāng)前企業(yè)電子信息檔案管理制度不夠完善，沒(méi)有緊跟時(shí)代發(fā)展步伐。檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性、程序性、嚴(yán)密性、安全性等較強(qiáng)的工作，只有在完善的管理制度的規(guī)范與約束下才能夠體現(xiàn)出其工作的優(yōu)質(zhì)性與高效性[2]。當(dāng)前不少企業(yè)存在著對(duì)檔案電子信息檔案管理工作重視程度不夠高進(jìn)而導(dǎo)致其存在管理上不夠完善的情況。檔案管理制度的不完善會(huì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和效率，很容易出現(xiàn)電子信息檔案資料缺失或者遺漏等情況的發(fā)生，從而給其它相關(guān)工作的開(kāi)展帶來(lái)一定的阻礙作用，因此，企業(yè)在開(kāi)展電子信息檔案管理的過(guò)程中必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷完善其管理制度。

4）電子信息檔案管理工作人員的安全意識(shí)不夠高，保密意識(shí)不夠強(qiáng)。雖然大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下的電子信息檔案管理工作的安全性與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比有所提升，但是來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的不安全性仍然不容忽視，需要引起高度的重視。當(dāng)前，不少檔案管理工作人員存在著安全意識(shí)不夠高、保密意識(shí)不夠強(qiáng)的現(xiàn)象，從而給電子信息檔案資料的安全性帶來(lái)較大的安全隱患，一旦電子檔案的重要信息被不法人員竊取很容易給企業(yè)造成不可估量的損失。

4 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的優(yōu)化措施

1）有效提升現(xiàn)代企業(yè)電子信息檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。與時(shí)俱進(jìn)是社會(huì)時(shí)代發(fā)展的必然要求。在當(dāng)前以速度為發(fā)展主旋律的大數(shù)據(jù)背景下，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息量越來(lái)越多，其復(fù)雜程度也越來(lái)越大，要想使企業(yè)電子信息檔案管理工作跟上時(shí)代與企業(yè)發(fā)展步伐，提升其工作人員的綜合素質(zhì)非常重要。電子信息檔案管理工作人員不僅要掌握專業(yè)化的電子檔案信息分類、處理、分析與檢索以及更新數(shù)據(jù)庫(kù)等能力，還要掌握辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)技能以及對(duì)常用計(jì)算機(jī)軟件的簡(jiǎn)單操作，同時(shí)還要在思想上具有結(jié)合新時(shí)代發(fā)展要求自主學(xué)習(xí)檔案管理新方法、新理念以及新技能的意識(shí)，能夠結(jié)合新時(shí)代發(fā)展要求自主提升自己的專業(yè)化工作技能和業(yè)務(wù)水平，逐漸形成一支專業(yè)化水平較高、學(xué)習(xí)力較強(qiáng)、工作實(shí)踐高效的電子信息檔案管理人員隊(duì)伍。

2）在新時(shí)代大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下完善檔案管理模式。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作人員要做到與時(shí)俱進(jìn)，充分利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子信息檔案資料的高效采集、分類、歸檔與管理等各項(xiàng)工作，同時(shí)還要嚴(yán)格做好電子信息檔案資料的安全保密工作，從而形成一套科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的符合新時(shí)代和企業(yè)發(fā)展要求的檔案管理模式。

3）密切結(jié)合電子信息檔案管理工作實(shí)際，創(chuàng)新檔案管理的體制機(jī)制?？茖W(xué)的企業(yè)管理體制機(jī)制是提高企業(yè)職工工作效率的重要“武器”。企業(yè)要針對(duì)電子信息檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力、專業(yè)技能以及職業(yè)素養(yǎng)等制定切合實(shí)際情況的檔案管理工作體制機(jī)制，對(duì)企業(yè)檔案管理工作的全過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一把控與科學(xué)監(jiān)管[3]。另外，企業(yè)要密切結(jié)合自身實(shí)際現(xiàn)狀和發(fā)展需求針對(duì)檔案管理工作人員科學(xué)制定電子信息檔案管理評(píng)估機(jī)制與考核機(jī)制，全面提升檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)、職業(yè)道德意識(shí)以及工作積極性等，使檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)的高效運(yùn)營(yíng)管理與發(fā)展。

4）提高檔案管理人員的安全意識(shí)，增強(qiáng)電子信息檔案資料的安全性。檔案管理工作本身就是一項(xiàng)對(duì)信息資料安全性要求極高的工作，因此，檔案管理工作人員的安全意識(shí)直接影響到電子信息檔案資料的安全性與檔案管理工作的有效性。企業(yè)要不斷加強(qiáng)對(duì)電子信息檔案管理工作人員的思想道德教育和專業(yè)化業(yè)務(wù)水平與技能方面的培訓(xùn)，為創(chuàng)新更加安全、高效的電子信息檔案管理模式注入新的內(nèi)生動(dòng)力。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前高速發(fā)展的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)度加速發(fā)展的態(tài)勢(shì)。要想確保企業(yè)電子信息檔案管理工作跟上企業(yè)和社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏與步伐，就必須在新時(shí)代發(fā)展理念的指導(dǎo)下采取科學(xué)可行、合理高效的管理措施，在提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和專業(yè)化技能的前提下充分利用新時(shí)代下大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等提高電子信息檔案管理的質(zhì)量與效率，進(jìn)而更好地服務(wù)于企業(yè)的優(yōu)質(zhì)、高效發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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