萬海軍 何穎珊 劉穎

摘 要：本文主要對國家檔案局“建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理”試點項目實施過程中遇到的問題進行總結(jié)討論，對采取的相關(guān)舉措進行了簡要介紹。

關(guān)鍵詞：電子文件;電子檔案;抽水蓄能電站;電子簽章技術(shù)

為進一步貫徹落實國家檔案局、國家發(fā)展改革委聯(lián)合印發(fā)的《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（檔發(fā)【2016】11號），推動建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作健康有序發(fā)展，提升項目電子文件和電子檔案管理效率，促進建設(shè)項目信息資源共享，國家檔案局于2018年起開展建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點研究。

1 研究背景

筆者所在單位為在建抽水蓄能電站建設(shè)項目管理單位，自2018年起承擔(dān)國家檔案局“建設(shè)項目電子文件和電子檔案管理”試點任務(wù)。抽水蓄能電站工程建設(shè)周期長、參建單位多、工程施工面廣，質(zhì)量控制是重點，項目檔案是工程建設(shè)的有機組成部分，是工程質(zhì)量的直接反映，其真實地記錄了電站建設(shè)的全過程情況，項目檔案質(zhì)量在一定程度上反映了工程建設(shè)的質(zhì)量，是工程建設(shè)、管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)[1]。傳統(tǒng)的項目檔案管理工作模式中人力、物力以及時間投入等方面相對來說是比較大的。

信息化、數(shù)字化、智能化、智慧化等一系列新興技術(shù)與工程建設(shè)融合應(yīng)用是目前技術(shù)發(fā)展的必然趨勢，同時通過業(yè)務(wù)模塊與新一代技術(shù)的深度融合能夠解決傳統(tǒng)項目檔案管理過程中存在的一些問題，達到提質(zhì)增效的目的。那么項目檔案管理作為工程建設(shè)管理的一項重要模塊，怎樣結(jié)合新興技術(shù)實現(xiàn)電子文件歸檔和電子檔案管理，需要進一步討論和探索。

2 存在問題

結(jié)合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求，經(jīng)過試點項目兩年的研究，發(fā)現(xiàn)實現(xiàn)項目建設(shè)電子文件歸檔和電子檔案管理確實需要有個長期探索的過程，在這個過程中需要亟待解決一些技術(shù)問題：

1）電子文件合法合規(guī)性。通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件并不滿足能電子檔案歸檔要求，必須經(jīng)過一定的技術(shù)手段確保生成的電子文件滿足《中華人民共和國電子簽名法》要求。

2）電子文件真實性。項目檔案是工程建設(shè)全過程真實的記錄，形成的電子文件信息必須是真實可靠的，必須根據(jù)施工情況實時記錄，形成的全過程必須留有痕跡化記錄。

3）電子文件準(zhǔn)確性。抽水蓄能電站項目檔案類別多，涉及施工全過程所形成的單元驗評、試驗、測量、驗收、往來函、日志、圖紙、結(jié)算等類別的項目文件，文件內(nèi)容及體例格式都要符合相關(guān)的規(guī)程規(guī)范要求，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件也必須要符合這些專業(yè)要求，需要定制化開發(fā)相關(guān)的文件格式，以確保在形成過程中體例格式的統(tǒng)一和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

4）電子文件有效性。最終形成的電子文件格式需滿足檔案歸檔和利用要求，能夠?qū)崿F(xiàn)全文檢索功能，目前市場上應(yīng)用比較成熟的檔案數(shù)字化后的格式為雙層PDF格式，國產(chǎn)OFD等格式也相繼出現(xiàn)，國產(chǎn)化是未來的發(fā)展趨勢，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中實現(xiàn)生成符合檔案歸檔格式要求的電子文件也是需要解決的技術(shù)難題。

5）電子檔案安全性。業(yè)務(wù)系統(tǒng)的穩(wěn)定是確保電子文件元數(shù)據(jù)安全的前提。實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，電子文件轉(zhuǎn)換為電子檔案時，在遷移過程中也需要確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用。電子檔案的長期保存和利用保密性也需要有效的技術(shù)保障。另外在業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)閉后如何保障電子檔案的長期有效性，也是電子文件單軌制歸檔需要解決的問題。

6）內(nèi)外網(wǎng)環(huán)境業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對接。業(yè)務(wù)系統(tǒng)需在施工現(xiàn)場應(yīng)用，因此是部署在外網(wǎng)環(huán)境運行，而為確保檔案的安全和保密，各單位檔案系統(tǒng)一般都部署在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境運行，如何實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)環(huán)境業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的對接和遷移是技術(shù)難題。

7）一線人員水平有限?；üこ探ㄔO(shè)參建單位較多，技術(shù)人員缺乏且流動性大，施工人員多為農(nóng)民工人員知識水平有限，項目文件都是來源于項目現(xiàn)場一線人員，一線人員整體綜合素質(zhì)能力直接決定了項目文件的形成質(zhì)量和準(zhǔn)確性，而由紙質(zhì)文件歸檔轉(zhuǎn)化為電子文件歸檔，更需要在項目現(xiàn)場應(yīng)用現(xiàn)代化的設(shè)備進行項目文件的采集，這對一線人員的技術(shù)水平提出了更高的要求。

3 試點舉措

針對上述問題，經(jīng)過兩年的試點研究探索，筆者所在單位取得了一定的成果，順利通過國家檔案局年度結(jié)題評審。

1）開發(fā)業(yè)務(wù)管控系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化管控。基于數(shù)字化電站工程管控系統(tǒng)質(zhì)量管理模塊，在基建工程施工現(xiàn)場采用移動終端，實現(xiàn)單元工程質(zhì)量驗評等項目文件的在線采集和流轉(zhuǎn)審批、生成，有效提升現(xiàn)場工作效率。系統(tǒng)中定制化研發(fā)了標(biāo)準(zhǔn)化的項目文件模板，開發(fā)檔案預(yù)立卷模塊，與質(zhì)量驗評等業(yè)務(wù)模塊建立對應(yīng)鏈接關(guān)系，在發(fā)起項目文件編制時即可對應(yīng)相關(guān)檔案信息，電子文件生成后可自動歸集至“檔案預(yù)立卷”模塊，實現(xiàn)了檔案管理前端管控。

2）配置無線局域?qū)＞W(wǎng)，保障系統(tǒng)運行安全。在施工現(xiàn)場布設(shè)無線專網(wǎng)，最大程度保障業(yè)務(wù)系統(tǒng)運行安全，確保電子文件信息滿足保密性要求。在網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍內(nèi)，各參建單位人員可使用電腦PC端、移動APP終端操作生成電子文件，實現(xiàn)現(xiàn)場在線填報、審批流轉(zhuǎn)。

3）利用電子簽章技術(shù)，確保電子文件合法有效。業(yè)務(wù)系統(tǒng)中嵌入電子簽章認(rèn)證系統(tǒng)，基于電子簽章認(rèn)證技術(shù)對電子簽章進行認(rèn)證，通過密碼驗證、簽名驗證、CA數(shù)字證書等技術(shù)手段確保電子文件防偽造、防篡改、防抵賴，符合《電子簽名法》要求，所形成的電子文件合法有效。

4）加強制度建設(shè)，保證電子簽章真實有效。項目現(xiàn)場參建單位較多，人員復(fù)雜，為加強電子簽章管理，建設(shè)單位編制相關(guān)執(zhí)行手冊和規(guī)章制度，詳細(xì)規(guī)范電子簽章的申請、制作、發(fā)放、使用和注銷等環(huán)節(jié)的管理要求和流程。開展電子簽章備案，單一簽章與系統(tǒng)登錄賬號唯一對應(yīng)，規(guī)范了電子文件編、審、批流程，保障了電子檔案真實、完整、有效。參建單位和人員對電子簽章雙軌負(fù)責(zé)，在制度上保障了電子簽章認(rèn)證證書的安全性。

4 結(jié)語

經(jīng)過試點項目的實踐和探索，發(fā)現(xiàn)對于抽水蓄能電站建設(shè)項目來講，實行電子文件歸檔和電子檔案管理，對比紙質(zhì)檔案歸檔和傳統(tǒng)的檔案管理模式，可有效提升文件規(guī)范性、流程便捷性，節(jié)約了人力物力，大幅度提高了工作質(zhì)效。而要真正實現(xiàn)“電子文件歸檔和電子檔案管理”還需要不斷的探索和研究，逐步解決一系列技術(shù)難題。

參考文獻

[1]龔鳴，游志剛.抽水蓄能電站工程項目檔案過程管理探索[J].蘭臺世界：上旬，2014（S6）：4-5.