高斯娜

【摘要】學(xué)校檔案是對(duì)學(xué)校發(fā)展歷史的記錄，是改革及優(yōu)化教學(xué)、促進(jìn)學(xué)校管理水平提高的重要根據(jù)，落實(shí)好學(xué)校的檔案管理工作十分重要。將信息化建設(shè)應(yīng)用于學(xué)校檔案管理中，能夠有效防止原件受損，在后期進(jìn)行查詢(xún)及維護(hù)時(shí)也更加便利、快捷。在新時(shí)代發(fā)展形勢(shì)下，人類(lèi)的工作、學(xué)習(xí)以及生活方式發(fā)生了巨大變化，對(duì)信息化以及網(wǎng)絡(luò)的依賴(lài)性越來(lái)越強(qiáng)。因此，各學(xué)校也要意識(shí)到建設(shè)信息化檔案管理的重要性，及時(shí)更新檔案管理理念，積極應(yīng)用更為先進(jìn)的技術(shù)手段，給予學(xué)校檔案管理充分的重視。不過(guò)，目前學(xué)校在建設(shè)信息化檔案管理的過(guò)程中仍存在一些問(wèn)題，本文就通過(guò)對(duì)學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行淺析，進(jìn)一步提出行之有效的解決措施。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校;檔案管理;信息化建設(shè);存在問(wèn)題;解決措施

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展為學(xué)習(xí)檔案的信息化建設(shè)帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同時(shí)給學(xué)校的檔案管理信息化建設(shè)提供了技術(shù)基礎(chǔ)。目前，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)日漸成熟，在整理、檢索、編目以及統(tǒng)計(jì)上基本均實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，這為升級(jí)信息化檔案管理模式奠定了基礎(chǔ)。學(xué)校在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)必須要以全面建設(shè)信息化與協(xié)同平臺(tái)應(yīng)用為前提，以促進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化的升級(jí)為目標(biāo)，貫徹規(guī)劃統(tǒng)一、實(shí)用規(guī)定以及分級(jí)管理的方式，切實(shí)落實(shí)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)以及檔案管理信息化的創(chuàng)建工作，逐步做到學(xué)校檔案資源的數(shù)字化、電子檔案管理的規(guī)范化以及信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。

一、目前學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）學(xué)校對(duì)檔案管理的重視程度不足。部分學(xué)校缺乏檔案管理信息化的相關(guān)理念，且不重視學(xué)校檔案管理的現(xiàn)象不僅發(fā)生在管理層中，還體現(xiàn)在檔案管理人員身上，作為檔案管理人員，沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)于學(xué)生及學(xué)校的重要性，缺少全局理念。許多學(xué)校檔案管理人員在工作時(shí)循規(guī)蹈矩、墨守成規(guī)，忽略了檔案的信息化管理能夠帶來(lái)的利益，妨礙了信息化建設(shè)進(jìn)程。因?yàn)樗枷胗^念落后于時(shí)代，所以一些管理人員仍然按照傳統(tǒng)方式實(shí)施檔案的管理及歸納工作，效率低下且質(zhì)量不高。如若學(xué)校工作人員仍囿于傳統(tǒng)觀念，不思進(jìn)取，那么實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化將會(huì)成為空想。

（二）管理模式較為落后?，F(xiàn)在大部分學(xué)校里仍然采取原有的存放及管理模式，沒(méi)有利用好信息共享、數(shù)據(jù)挖掘以及信息提取的優(yōu)勢(shì)。首先，傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重阻礙了學(xué)校檔案價(jià)值的使用，同時(shí)降低了檔案管理工作人員的創(chuàng)新積極性，進(jìn)一步阻礙了檔案管理信息化的建設(shè)。其次，傳統(tǒng)的檔案保存方式無(wú)法做到直面自然及社會(huì)災(zāi)害。在發(fā)生火災(zāi)或地震等自然災(zāi)害時(shí)，紙質(zhì)檔案容易被損壞，無(wú)法保證其安全性。以上這些因素均制約了新時(shí)代學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)。

（三）服務(wù)模式較為單一。檔案管理工作的所處環(huán)境通常較為封閉，且容易受到傳統(tǒng)觀念的干擾。大部分檔案管理工作人員的思想理念也較為落后，工作方法也相對(duì)單一。目前的利用方法基本是登門(mén)造訪，一般的檔案管理工作僅僅滿(mǎn)足于利用檔案的數(shù)量以及行為，而沒(méi)有意識(shí)到檔案本身的實(shí)際利用效果，無(wú)法成功建設(shè)高效的檔案利用系統(tǒng)。

（四）檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足。雖然現(xiàn)在部分學(xué)校已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了加強(qiáng)檔案管理信息化的重要性，但檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平較低的問(wèn)題仍無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)解決，一些初步接觸檔案管理工作的新人尚且缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，有資歷的老人則面對(duì)著由傳統(tǒng)模式向新型信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)，因此，我國(guó)目前的學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)仍有一段路要走。大部分學(xué)校缺少高素質(zhì)、擁有專(zhuān)業(yè)化水平的檔案管理隊(duì)伍，同時(shí)缺少具備信息化技術(shù)以及專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)的高素質(zhì)人才。此外，檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平低多是由于其在正式從業(yè)前沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)專(zhuān)業(yè)的信息化技術(shù)培養(yǎng)，專(zhuān)業(yè)的不對(duì)口加上不能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)給檔案管理的信息化建設(shè)留下了隱患。

二、促進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化的有效途徑

（一）增強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)。要將創(chuàng)建檔案信息化歸入學(xué)校的總體規(guī)劃里，就必須增強(qiáng)創(chuàng)建檔案信息化所需要的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在推進(jìn)整體管理工作時(shí)，應(yīng)該提升學(xué)校檔案管理工作中計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用的質(zhì)量與效率，充分發(fā)揮出各個(gè)檔案空間儲(chǔ)存信息的作用，然后通過(guò)建設(shè)及完善校內(nèi)校園網(wǎng)給學(xué)生及教師查閱及瀏覽相關(guān)信息資源提供便利。除此之外，還要鏈接進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以達(dá)到檔案部門(mén)可以利用校園網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程管理檔案數(shù)字化的目的。

（二）創(chuàng)建并完善檔案信息化管理的規(guī)章制度。要想促進(jìn)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)，首先必須要構(gòu)建出相應(yīng)的管理體系，規(guī)定好檔案信息化管理的工作流程，配置好操作平臺(tái)中有關(guān)管理系統(tǒng)的硬件及軟件設(shè)施，還要?jiǎng)?chuàng)建出檔案信息保密系統(tǒng)，只有這樣才能做到有章可循。其次，必須要落實(shí)崗位責(zé)任制以及人員安全管理等工作，做好有關(guān)數(shù)字文件、電子文件作者名的標(biāo)注工作，以防止在檢索時(shí)出現(xiàn)混淆不清的現(xiàn)象。除此之外，還要對(duì)用戶(hù)實(shí)施有效的監(jiān)控，以規(guī)避因部分違法操作的發(fā)生導(dǎo)致不必要的經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)要對(duì)數(shù)字化檔案的借閱及歸還制度劃定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。相關(guān)檔案管理單位作為一定意義上的“把關(guān)人”，可以在職權(quán)范圍中對(duì)已在傳播的信息做出處理，宏觀影響檔案數(shù)字信息的傳輸、組織以及加工，做好把關(guān)工作。

（三）加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案服務(wù)體系潛在價(jià)值的挖掘。學(xué)校的檔案信息與資源二者之間有著密切的聯(lián)系，許多信息存儲(chǔ)于相關(guān)檔案里，所以要對(duì)學(xué)校檔案的服務(wù)價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，充分開(kāi)發(fā)出資源的多樣化運(yùn)用方式，為發(fā)揮檔案價(jià)值的作用奠定基礎(chǔ)。因此，檔案管理工作人員需要具備深層次開(kāi)發(fā)資源的能力，并將其用更佳方式傳遞給領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)，不斷擴(kuò)充檔案服務(wù)內(nèi)容，使其為教育、教學(xué)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在實(shí)施檔案管理的信息化建設(shè)時(shí)，管理人員應(yīng)該以學(xué)校原始信息的合理引用為依據(jù)，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)有針對(duì)性的整理及調(diào)整，把原始信息建設(shè)成為可以運(yùn)用的檔案信息，也為校領(lǐng)導(dǎo)、外部人員以及相關(guān)部門(mén)提供一個(gè)了解該學(xué)校的途徑。

（四）提高檔案管理人員的工作素質(zhì)。作為實(shí)施檔案管理信息化工作的主體，檔案管理人員要不斷提高自身綜合素養(yǎng)，強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)水平，以促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步增強(qiáng)，真正做到無(wú)紙化辦公。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化是落實(shí)無(wú)紙化辦公的主要途徑，因此，工作人員要特別重視計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的掌握及運(yùn)用，進(jìn)一步拓寬自身眼界，迎合高速發(fā)展的社會(huì)所提出的新要求，研究出更符合本校的檔案管理信息化模式，推進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量及效率的提高。

三、總結(jié)

總結(jié)來(lái)說(shuō)，推進(jìn)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)既可以緊跟時(shí)代，還能夠提高檔案管理的質(zhì)量及效率，幫助管理人員盡量降低其負(fù)擔(dān)。所以，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)是十分有必要的。建設(shè)檔案管理的信息化是一個(gè)長(zhǎng)期、見(jiàn)效慢且投入高的龐大工程，學(xué)校要不斷為信息化建設(shè)提供人力、財(cái)力及物力，促進(jìn)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

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