裴雙武

【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)有了很大提高，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作已經(jīng)不能滿足于當(dāng)前高效率的要求。企業(yè)能否提高效率以及發(fā)展壯大，辦公室檔案的管理水平非常重要，所以如何提高辦公室檔案的管理工作效率是當(dāng)下企業(yè)最關(guān)注的問(wèn)題之一。本文先概述了辦公室檔案管理工作及其意義，進(jìn)而分析了目前存在于辦公室檔案管理中的問(wèn)題，最后提出提升辦公室檔案管理工作效率的途徑。

【關(guān)鍵詞】辦公室;檔案管理;工作效率;途徑

檔案管理工作在辦公室工作中占據(jù)著重要地位。在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，只有對(duì)辦公室檔案管理工作不斷改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。要想提高工作效率，需要對(duì)工作人員在查考利用信息過(guò)程中的邊界性和舒適度做出良性調(diào)整，從而確保企業(yè)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。如果想提高工作效率，就需要對(duì)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，對(duì)癥下藥才能從原則上解決問(wèn)題。

一、辦公室檔案管理工作概述

當(dāng)今時(shí)代的顯著特點(diǎn)之一是信息技術(shù)的飛速發(fā)展。所以，企業(yè)要適應(yīng)新時(shí)代的新要求來(lái)科學(xué)合理地管理辦公室檔案工作，并對(duì)相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行及時(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化制度建設(shè)，重視檔案管理工作，積極引入新技術(shù)，進(jìn)而提高整個(gè)管理效率。

二、辦公室檔案管理工作至關(guān)重要的意義

（一）輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。做好檔案管理不僅可以領(lǐng)導(dǎo)規(guī)范化水平和科學(xué)決策起到提高作用，還能夠使參謀助手充分發(fā)揮作用，為企業(yè)在修改和制定相關(guān)的規(guī)章與制度問(wèn)題上提供合理的參考依據(jù)，也能夠提高企業(yè)的工作效率，以及對(duì)企業(yè)的信息進(jìn)行真實(shí)記憶。因?yàn)槠髽I(yè)在歷史中某一時(shí)間階段發(fā)生的問(wèn)題和事件對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)都極具參考價(jià)值，都應(yīng)該詳細(xì)記錄在企業(yè)檔案中。

（二）提供憑證。檔案是歷史記錄者和對(duì)現(xiàn)實(shí)的反映者，其也明確著企業(yè)和員工的責(zé)任義務(wù)以及雙方的合法權(quán)益，為企業(yè)和員工之間避免諸多無(wú)足輕重的糾紛;傳承文化的價(jià)值，采用查找檔案管理的方式，不僅能夠了解國(guó)家以及單位以往的輝煌成績(jī)，同時(shí)探索歷史發(fā)展歷程中的軌跡以及規(guī)律，對(duì)傳統(tǒng)精華和歷史文脈進(jìn)行有效繼承。與此同時(shí)，對(duì)企業(yè)文化的重塑與發(fā)展，以及增強(qiáng)企業(yè)員工的向心力和凝聚力方面可以起到有利影響，并可以增加對(duì)我國(guó)文化的自豪感和民族凝聚力，也是珍貴的教育資源。檔案記錄是指客觀出現(xiàn)的實(shí)際反映，同時(shí)也是真實(shí)的事件，因此具備說(shuō)服力以及感染力，可以應(yīng)用于參考資料和教材，最后應(yīng)用于員工培訓(xùn)和單位團(tuán)建中，從而對(duì)培訓(xùn)的效果和效率起到推進(jìn)的作用。

三、目前辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

假如針對(duì)檔案的管理的質(zhì)量和效率進(jìn)行有效提高，則可以為企業(yè)在日常管理中提供一定程度的借鑒信息和參考性的價(jià)值。但在企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)中，出于各種原因，檔案管理工作的效率仍然不高，具體有以下幾個(gè)方面：

（一）不夠重視。目前很多企業(yè)都沒(méi)有從根本上提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，大多數(shù)企業(yè)認(rèn)為檔案管理不過(guò)是日常工作中的附屬品和衍生品，進(jìn)而發(fā)生輕視會(huì)計(jì)檔案和文書(shū)檔案，過(guò)度關(guān)注人事檔案和項(xiàng)目合同問(wèn)題的出現(xiàn)。且企業(yè)在安排工作崗位時(shí)，多由辦公室人員來(lái)兼職管理檔案，又因?yàn)檗k公室人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，知識(shí)也有較大的局限性，企業(yè)的檔案又較為復(fù)雜，就導(dǎo)致在分類管理上出現(xiàn)問(wèn)題，且利用查考功能也不完善，從而使得檔案資料無(wú)法體現(xiàn)出其價(jià)值以及作用。

（二）管理制度不完善。想要為目前奠定良好基礎(chǔ)，就需要擬定相關(guān)的規(guī)章制度，同時(shí)有利于后續(xù)的工作。為了提升檔案管理的工作效率，不僅需要建設(shè)完善的檔案管理制度，還需要嚴(yán)格的遵循制度實(shí)行。然而檔案的管理制度主要有收集資料、整理資料和分類等步驟，則要求分類存儲(chǔ)媒介、規(guī)范收集整理、借閱查閱等環(huán)節(jié)。但在具體的工作過(guò)程中，諸多企業(yè)并未制定有關(guān)對(duì)于檔案管理的制度，或是制定了制度，但是沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行。同時(shí)沒(méi)有建設(shè)專業(yè)的檔案室，進(jìn)而使得檔案管理工作的效率得不到提升。

（三）專業(yè)素質(zhì)不高。雖然當(dāng)前很多企業(yè)越來(lái)越意識(shí)到檔案管理的重要性，但缺乏專業(yè)的檔案管理人才，或者現(xiàn)有的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，從而不能使檔案管理發(fā)揮其價(jià)值。具體表現(xiàn)為：一是認(rèn)識(shí)偏差。部分人員覺(jué)得檔案管理只是打雜的工作，沒(méi)有使命感和榮譽(yù)感，在日常的檔案管理工作中積極性不高，從而很大地影響了工作質(zhì)量和效率。二是缺乏專業(yè)知識(shí)。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，因?yàn)槟軌蚴煜I(yè)的檔案管理內(nèi)容，同時(shí)沒(méi)有合理地將檔案進(jìn)行分門別類，進(jìn)而致使保密檔案和公開(kāi)檔案沒(méi)有嚴(yán)格分類。還有的檔案管理人員年齡較大，不能熟練操作電腦，從而使檔案信息不能被合理利用，發(fā)揮不了其應(yīng)有的價(jià)值。

（四）管理手段較為落后。當(dāng)前企業(yè)大多引入了先進(jìn)的辦公手段，但在進(jìn)行檔案管理時(shí)，還在采用以往的人工管理方法，因人工管理檔案易產(chǎn)生錯(cuò)誤，并且難以糾正錯(cuò)誤，因此，人工管理檔案的方式已不適合現(xiàn)代化的管理方式。然而先進(jìn)的信息技術(shù)更加精準(zhǔn)與方便快捷以及高效，進(jìn)而能夠迅速地備份以及恢復(fù)資料。也可以這樣講，如果管理手段落后，不僅會(huì)降低工作的效率，而且還會(huì)浪費(fèi)大量的人力以及物力。

四、提升辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

（一）從思想上高度重視檔案管理工作。全面提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度，將檔案管理與企業(yè)利益掛鉤，切實(shí)做好實(shí)施與謀劃?rùn)n案管理的全部進(jìn)程，并且提升檔案的管理工作，同時(shí)企業(yè)也需要改善自身的有關(guān)激勵(lì)體系。與此同時(shí)，不僅需要針對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行主人翁意識(shí)的培養(yǎng)，還要定期考核其業(yè)務(wù)能力和水平，根據(jù)考核結(jié)果對(duì)管理人員做出相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，以期達(dá)到提升其重視檔案管理工作的目的，如此一來(lái)，能激發(fā)管理人員的積極性和創(chuàng)造性，從而全面提高工作效率。

（二）強(qiáng)化培訓(xùn)業(yè)務(wù)。企業(yè)方面要注意儲(chǔ)備優(yōu)秀的人才，做好人力資源工作，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理方面的專業(yè)人才，只有專業(yè)的人做專業(yè)的工作，才能保證工作能夠順利進(jìn)行，省時(shí)又省力。另外可按照員工的長(zhǎng)處，對(duì)其能力進(jìn)行充分發(fā)掘，再進(jìn)行分類施策。提高自身的能力和信息化水平;傳授給年輕員工專業(yè)的理論知識(shí)，夯實(shí)其專業(yè)基礎(chǔ)。

（三）不斷完善制度。企業(yè)方面要重視制度建設(shè)工作，用優(yōu)越的制度來(lái)管理人才和工作。一方面，采取集思廣益的方式來(lái)制定和修正相關(guān)制度，發(fā)揚(yáng)好的管理辦法，及時(shí)糾正錯(cuò)誤的管理措施，不僅需要第一時(shí)間彌補(bǔ)管理檔案中出現(xiàn)的漏洞，而且還需提升檔案管理的管理型質(zhì)量以及解決針對(duì)性的問(wèn)題;另一方面，單位也需主動(dòng)采用反饋的體制來(lái)建立健全檔案，在利用檔案時(shí)企業(yè)員工一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，需要及時(shí)安排專人對(duì)問(wèn)題進(jìn)行匯總，再根據(jù)問(wèn)題點(diǎn)來(lái)制定解決措施，最后劃分給企業(yè)的管理層，這樣才能提高檔案管理的效率。

（四）采用雙套制管理模式。在技術(shù)上逐步提高只有采用雙套制管理模式，才能夠使得計(jì)算機(jī)檔案管理以及實(shí)物檔案管理之間相互配合。積極主動(dòng)提升檔案信息化管理的過(guò)程，使檔案信息資源更加規(guī)范化以及便捷化。與此同時(shí)，主動(dòng)應(yīng)用云技術(shù)以及大數(shù)據(jù)等新一代的技術(shù)方式開(kāi)發(fā)以及靈活的運(yùn)用信息資源。只有仔細(xì)開(kāi)展數(shù)據(jù)解析以及認(rèn)真的研究，才能夠找出內(nèi)在的聯(lián)系性以及規(guī)律性。同時(shí)開(kāi)展深度的開(kāi)發(fā)以及資料的整理，并且在全方位工作過(guò)程中，提高檔案管理的工作的話語(yǔ)權(quán)以及重要性。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，單位在開(kāi)展辦公室工作的過(guò)程中，檔案的管理工作為關(guān)鍵的組成部分之一，檔案的管理工作與進(jìn)行其他工作有著密不可分的聯(lián)系，只有提高企業(yè)的檔案管理工作，才能對(duì)辦公室其他工作的查找信息與利用數(shù)據(jù)起到促進(jìn)作用，從而對(duì)整個(gè)辦公室的高效運(yùn)行和順利開(kāi)展工作起到推動(dòng)作用。所以，檔案管理這一項(xiàng)工作責(zé)任重大，企業(yè)要高度重視，不斷強(qiáng)化培訓(xùn)檔案管理人員，完善管理制度，以及提升管理技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作的水平和效率得到有效提高，使得辦公室整體工作水漲船高、行穩(wěn)致遠(yuǎn)。

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