陳麗娜

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，博物館藏品庫房管理越來越多地使用信息化技術(shù)優(yōu)化管理模式，提高管理效率，使庫房的藏品管理變得更加規(guī)范化、科學(xué)化。區(qū)縣級綜合性博物館的藏品庫房有著規(guī)模雖小但藏品種類復(fù)雜多樣等特點。傳統(tǒng)的藏品管理方法因效率低下、程序煩瑣等缺點給庫房的日常工作造成諸多不便，根據(jù)自身庫房的特性建立藏品綜合管理系統(tǒng)是區(qū)縣級博物館現(xiàn)代化發(fā)展、信息化革命的重點方向。文章選取區(qū)縣級綜合性博物館為背景，簡要介紹了上海市青浦區(qū)博物館庫房現(xiàn)使用的藏品綜合管理系統(tǒng)的組成，并對系統(tǒng)建立完成投入使用后的實際情況進行了分析、探討。

關(guān)鍵詞：博物館;藏品庫房;管理系統(tǒng)

區(qū)縣級博物館承擔(dān)全區(qū)（縣）文物古跡的收集、保存、修護、研究、展覽、教育、娛樂等職能，作為展示地方歷史和文化的窗口單位，在地區(qū)的文化事業(yè)建設(shè)中有著極為重要的地位。博物館藏品庫房管理是一項看似簡單實則復(fù)雜、煩瑣的工作，從事藏品保管工作要經(jīng)常、及時地進行藏品的登記、分類、編目、保養(yǎng)和修復(fù)等一系列工作，還需要把有關(guān)藏品的信息快速且準(zhǔn)確地提供給利用者。傳統(tǒng)的紙質(zhì)賬本使用起來顯然十分不便。要提高藏品保管工作的效率，達(dá)到現(xiàn)代化的科學(xué)管理，使用計算機軟件系統(tǒng)進行管理是必然的發(fā)展趨勢。我國博物館在信息化建設(shè)方面起步較晚，但普及率較高，各地區(qū)縣級綜合性博物館都根據(jù)自身場館的經(jīng)濟及人才條件，逐步使用計算機軟件系統(tǒng)管理藏品庫房。

1 藏品綜合管理系統(tǒng)簡介

以上海市青浦區(qū)博物館為例，藏品綜合管理系統(tǒng)的模塊包括：征集接收、藏品管理、庫房管理、出入庫管理、綜合管理、綜合查詢、統(tǒng)計報表等。

征集接收模塊提供了對征集藏品信息的錄入、查詢等功能。它包括藏品征集、藏品接收兩部分，可以對未征集、有征集意向、已征集等信息進行登記與保存，經(jīng)過專家鑒定、領(lǐng)導(dǎo)審核后，相關(guān)業(yè)務(wù)部門可以進行數(shù)據(jù)資源共享，確保征集流程的可靠性和穩(wěn)定性。

藏品管理模塊由藏品信息、藏品卡、藏品大事記和藏品資源庫這4部分構(gòu)成。藏品信息的功能主要是對藏品的各項信息進行錄入，包括登記號、分類號、名稱、年代、質(zhì)地、尺寸、級別、數(shù)量、入藏日期、保存狀態(tài)等，同時支持詳細(xì)的條目式錄入和列表式批量導(dǎo)入功能。藏品卡功能是將紙質(zhì)藏品卡片進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。藏品大事記是將發(fā)生在文物上的事情進行簡潔明了的概括、總結(jié)。藏品資源庫是對藏品的信息進行更加多元化的登記和保存，支持文本、圖像、音頻、視頻各類各式多媒體資料的保存，并且不限制存儲數(shù)量，可實時查看各種歷史圖片、經(jīng)歷錄影等資料。

庫房管理和出入庫管理模塊主要是將藏品庫房的日常業(yè)務(wù)工作進行數(shù)字化管理，實時反饋庫房人員情況以及對藏品情況進行管理和統(tǒng)計。庫房管理主要是對出入庫房的人員進行登記和查詢，包括出入登記、庫房設(shè)置、庫房日志、庫房安防檢查等功能。其中庫房設(shè)置可以完全模擬實際庫房的方式管理藏品柜以及其所屬的各層藏品格。

出入庫管理主要是管理藏品的出入庫情況，分為藏品移動、藏品提借、藏品出庫、藏品歸還等子模塊，利用藏品移動的功能可以改變藏品在庫房中的位置并將此過程記錄下來，藏品提借、藏品出庫、藏品歸還三個步驟將藏品出庫以及入庫的情況統(tǒng)一管理。

綜合管理模塊由藏品展覽、藏品鑒定、藏品修復(fù)、藏品損壞、藏品注銷、專家管理、著述信息構(gòu)成，將藏品信息更加詳細(xì)地記錄下來。

綜合查詢模塊，該功能主要滿足業(yè)務(wù)人員研究和利用藏品信息的需要。該模塊包括全部藏品查詢和藏品級別查詢。支持模糊查詢和同義詞查詢等新的技術(shù)，支持查詢保存和打印功能，檢索的結(jié)果不僅是標(biāo)本清單，還可以顯示檢索出來的信息的統(tǒng)計結(jié)果。

統(tǒng)計報表模塊提供對各種藏品信息的統(tǒng)計功能，使用者以最簡單、直接的方式了解藏品情況，包含藏品數(shù)據(jù)動態(tài)統(tǒng)計、藏品數(shù)據(jù)年度統(tǒng)計，統(tǒng)計結(jié)果均可通過輸出、打印、郵件等方式導(dǎo)出。

2 藏品綜合管理系統(tǒng)的應(yīng)用

區(qū)縣級博物館建立博物館藏品的管理系統(tǒng)后，借管理系統(tǒng)充分地利用計算機處理信息的優(yōu)勢性，以網(wǎng)絡(luò)化信息資源的共享和信息的實時處理優(yōu)勢，規(guī)范了庫房的管理，簡化了辦公流程，加強了館內(nèi)、館外的交流合作，使博物館藏品部門的管理變得更加高效、可靠。雖然應(yīng)用藏品綜合管理系統(tǒng)給博物館帶來了許多好處，但在實際運用藏品綜合管理系統(tǒng)的過程中會碰到不同的問題，如何在使用軟件的過程中不斷優(yōu)化軟件的使用便捷性，需要博物館工作人員在系統(tǒng)的實際應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問題、提出問題，軟件公司根據(jù)實際情況進行修改和調(diào)整。

2.1 存在問題

理論和實際總是存在一定偏差，藏品綜合管理系統(tǒng)也存在相關(guān)問題。同樣以上海市青浦區(qū)博物館的藏品綜合管理系統(tǒng)為例，在信息化系統(tǒng)投入實際使用后，大部分功能模塊都能發(fā)揮正常作用，如征集接收、藏品管理、綜合查詢、統(tǒng)計報表等，均有效地提高博物館運營的水平和效率，但存在一些問題。

一是庫房管理的功能使用方面存在問題，系統(tǒng)的設(shè)計與庫房管理的日常工作并不完全相符。統(tǒng)一設(shè)計的系統(tǒng)模塊為通用模塊，沒有根據(jù)各個區(qū)進行屬地化、個性化優(yōu)化，較為死板，不夠靈活。尤其是其中的出入庫登記模塊，在藏品綜合管理系統(tǒng)中進行出入庫登記統(tǒng)一為藏品提借申請、藏品出庫、藏品歸還入庫三個步驟。但館藏品在日常出入庫使用時情況比較多變，有臨展調(diào)用、宣教活動借用、業(yè)務(wù)研究時臨時查看、館外借調(diào)等。如其中比較復(fù)雜的館外借調(diào)，不僅需要提出申請，還需要雙方擬定合同，藏品出庫和歸還時還要進行點交工作。不同藏品歸還時間的不同導(dǎo)致入庫登記的時間也不盡相同，不能籠統(tǒng)地用這三個步驟來對藏品進行出入庫登記。再如涉及學(xué)術(shù)研究時想要臨時把某一件藏品拿出庫房進行查看、拍照后歸還。查看、拍照都是在藏品部門工作人員的監(jiān)督下進行，用完后也會及時歸還。這種情況一般可簡化藏品提借申請，出入庫登記也相對便捷。同時，提借申請需要以表格的形式打印出來，經(jīng)過手寫簽名歸入檔案，出入庫登記模塊使用起來并不方便。軟件系統(tǒng)投入使用后利用率不高，需要根據(jù)實際情況對此模塊進行升級和改造。

二是系統(tǒng)軟硬件相關(guān)方面存在滯后。此信息化系統(tǒng)為2010年左右建設(shè)，按照信息化軟件開發(fā)周期，其已經(jīng)到了亟須更新?lián)Q代的時間，然而由于各種原因，未進行更新?lián)Q代。一方面不符合安全管理要求，安全補丁沒有維護，因此信息安全漏洞等情況雖未發(fā)現(xiàn)，但是是客觀存在的。操作平臺搭載較老舊，操作終端甚至使用Windows XP操作系統(tǒng)，Windows XP系統(tǒng)早已無安全更新功能，有被WannaCry等勒索病毒及其變種病毒攻擊的風(fēng)險。另一方面，按照相關(guān)文件要求，公共信息化系統(tǒng)必須要進行GCH替代，并在2022年底前完成，服務(wù)器、終端、交換機、防火墻、操作系統(tǒng)、架構(gòu)平臺、管理軟件應(yīng)用等本身也應(yīng)全體更換為GCH設(shè)備，一直沿用舊系統(tǒng)不符合文件規(guī)定。此外，軟件應(yīng)用本身平臺、架構(gòu)也無法跟上潮流。觸摸屏軟件操作以圖像模塊化為主，用鍵鼠進行操作，密碼也以數(shù)字商用密碼為主，不但加密性不夠，更是較為滯后，完全與現(xiàn)在觸摸·聲控模式脫節(jié)，未加入指紋、瞳孔等符合目前趨勢的先進認(rèn)證技術(shù)，文物數(shù)據(jù)也僅在自身服務(wù)器上存儲，形成了“信息孤島”，未接入全市大數(shù)據(jù)信息庫、數(shù)據(jù)云端，與信息化項目建設(shè)理念相悖離。

2.2 升級與改造方向

正如上文所述，為了使系統(tǒng)的功能更加貼合庫房管理的日常工作流程，需要對藏品綜合管理系統(tǒng)進行一些升級和改造。

2.2.1 業(yè)務(wù)功能模塊拓展

比如在網(wǎng)上填寫提借申請后可以生成表格形式打印、增加點交單的功能、入庫登記時可以根據(jù)藏品而不是申請單等。

2.2.2 安全軟硬件更新

包括操作系統(tǒng)升級、防火墻策略升級、殺毒軟件升級、補丁升級與更新、全套軟硬件GCH替代、遠(yuǎn)程策略升級、密碼生物特征化等。

2.2.3 操作功能模塊升級

包括指紋識別系統(tǒng)、觸摸屏操控、模塊化界面、可視代碼框架后臺、可變（自定義）模塊、流程自編程序、云計算云存儲云數(shù)據(jù)、移動應(yīng)用式遠(yuǎn)程管理（含實施調(diào)取監(jiān)控攝像頭圖像）等。

3 總結(jié)與展望

藏品綜合管理系統(tǒng)的宗旨是在藏品管理信息化的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)藏品管理業(yè)務(wù)流程的自動化和規(guī)范化，對藏品管理、藏品數(shù)據(jù)實現(xiàn)館內(nèi)共享和使用，但歸根結(jié)底是要把藏品綜合管理系統(tǒng)應(yīng)用到日常庫房管理的工作中去，在日常應(yīng)用中不斷發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，完善系統(tǒng)，為觀眾提供更好的服務(wù)，實現(xiàn)博物館的綜合性發(fā)展。