呂爽

【摘要】婦幼保健檔案資源是非常重要的信息資源，在新時(shí)期背景下，重視婦幼保健院檔案管理，積極探索檔案管理模式，可以為婦幼保健院其他工作的順利有序開展奠定良好基礎(chǔ)，促使婦幼保健院管理工作規(guī)范化發(fā)展，助推保健院穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展。為此，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，論述了新時(shí)期婦幼保健院檔案管理中存在的問題，并提出與之相應(yīng)的改進(jìn)策略。

【關(guān)鍵詞】婦幼保健院;檔案管理;問題;要點(diǎn)

作為我國衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)不可或缺的重要組成部分，婦幼保健院承擔(dān)著保障婦女兒童身心健康、不斷提高婦女兒童健康水平的重要責(zé)任。在婦幼保健院衛(wèi)生檢測(cè)、婦幼疾病防治、各項(xiàng)改革建設(shè)發(fā)展、婦幼衛(wèi)生研究、婦幼保健等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的圖像、視頻、文字以及其他不同形式的歷史記錄就是婦幼保健檔案。這些檔案真實(shí)地記錄著婦幼保健的職能，是婦幼保健院長(zhǎng)期積累的寶貴財(cái)富，是其穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展不可或缺的重要依據(jù)和重要信息資源。受多種因素的影響，婦幼保健院檔案管理中還存在諸多問題，亟待進(jìn)一步解決。

一、當(dāng)前婦幼保健院檔案管理存在的問題分析

（一）檔案管理思路較為落后。絕大多數(shù)婦幼保健院受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的限制和影響，其檔案管理服務(wù)幅度較窄，具有一定的局限性，導(dǎo)致檔案管理工作效率不盡人意。另外，部分檔案管理人員思想意識(shí)上沒有認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的重要性，沒有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，造成檔案管理工作無法緊隨時(shí)代的步伐，無法順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，影響了檔案管理意義和價(jià)值的充分發(fā)揮。

（二）缺乏完善的檔案管理制度。雖然當(dāng)前絕大多數(shù)婦幼保健院在開展綜合管理工作中制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，但是受多種主客觀因素的影響，在當(dāng)前所設(shè)置的管理制度中基本上很少涉及檔案管理內(nèi)容，還有部分婦幼保健院并沒有將這項(xiàng)工作有效納入日?？己斯ぷ髦?，這樣一來，就導(dǎo)致整個(gè)檔案不完整，收集效率過低。另外，有少部分婦幼保健院沒有立足于自身的實(shí)際情況，制定管理標(biāo)準(zhǔn)或是制度，導(dǎo)致檔案管理工作范圍不清晰，管理工作較為混亂，一些重要管理信息或內(nèi)容無法納入檔案管理工作中。

（三）缺乏綜合型檔案管理人才。由于檔案管理的特殊性，需要高素質(zhì)、綜合型人才，當(dāng)前絕大多數(shù)檔案管理人員是從其他科室借調(diào)過來的，很大一部分工作人員并不了解檔案管理知識(shí)，無法有序開展檔案管理工作。

（四）管理模式落后，安全性差。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸滲透到各個(gè)領(lǐng)域中，信息技術(shù)逐漸被運(yùn)用到檔案管理工作中。由于資金或是條件限制等問題，部分保健院檔案管理沒有開展信息化建設(shè)，檔案管理模式依舊在延續(xù)傳統(tǒng)模式，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化水平較低，給檔案管理工作帶來極大的挑戰(zhàn)。部分婦幼保健院雖然使用了信息技術(shù)，但是沒有及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫，加之當(dāng)前我們處在信息共享時(shí)代，部分黑客蓄意破檔案庫，導(dǎo)致檔案管理存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，阻礙了我國婦幼保健院事業(yè)的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、新時(shí)期婦幼保健院檔案管理要點(diǎn)

（一）更新檔案管理觀念，樹立正確管理理念。對(duì)于婦幼保健院管理工作而言，檔案管理是至關(guān)重要的，文書檔案管理是婦幼保健院管理工作的重要內(nèi)容，當(dāng)前部分管理人員片面地認(rèn)為檔案管理這項(xiàng)工作可有可無，敷衍對(duì)待檔案管理工作。為從整體上提高檔案管理質(zhì)量，必須要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念，對(duì)此，這就要求婦幼保健院管理層向檔案管理人員講解做好檔案管理工作的重要性，同時(shí)還要告知他們檔案管理工作是一項(xiàng)工作分類復(fù)雜、涉及面廣、要求高的工作，正是因?yàn)檫@項(xiàng)工作的專業(yè)性，必須要接受專業(yè)的培訓(xùn)，從思想意識(shí)上認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的重要性。如此才能從婦幼保健院的實(shí)際情況入手做好檔案編目、整理、收集以及儲(chǔ)存等工作，最大限度地保障檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，從整體上促使檔案管理水平的提升。

（二）完善檔案管理制度，提供管理理論依據(jù)。首先，婦幼保健院領(lǐng)導(dǎo)人員要立足于當(dāng)前管理的實(shí)際情況，不斷完善相關(guān)規(guī)章制度，探討分析當(dāng)前管理制度存在的問題，針對(duì)問題進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任，在制度中明確職責(zé)，通過這樣的舉措，一方面可以促使檔案管理工作人員工作效率的提升，另一方面可以減少檔案管理過程中的失誤，更好地為檔案管理人員提供理論依據(jù)，構(gòu)建科學(xué)合理的工作目標(biāo)，統(tǒng)一權(quán)責(zé)，有效確保檔案管理工作順利有序地開展。其次，建立健全檔案管理制度，可以規(guī)范檔案管理人員工作，減少管理中資料缺漏或是信息缺失等情況發(fā)生，促使檔案管理人員工作效率提升，有助于節(jié)約婦幼保健院的開支，提高社會(huì)對(duì)婦幼保健院的信任度，為優(yōu)化資源配置、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資源共享奠定良好基礎(chǔ)。最后，必須要構(gòu)建明確的獎(jiǎng)懲制度，通過制度激發(fā)檔案管理人員做好檔案管理工作的積極性。

（三）積極引入管理人員，重點(diǎn)加強(qiáng)人才培養(yǎng)。首先，婦幼保健院為進(jìn)一步提高檔案管理工作效率，要配置高素質(zhì)、復(fù)合型的管理人員，尤其是信息化管理人員，促使檔案管理人員更好地利用先進(jìn)信息技術(shù)，整合龐大的檔案數(shù)據(jù)信息。其次，通過“引進(jìn)來，走出來”重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，通過培訓(xùn)教育，促使檔案管理人員綜合素質(zhì)和工作能力提升。在培訓(xùn)教育中，一定要加強(qiáng)考核，確保對(duì)人才的培養(yǎng)落到實(shí)處，同時(shí)還可以激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，促使他們認(rèn)真做好檔案管理工作。最后，婦幼保健院還要為檔案管理人員營造一個(gè)良好的工作環(huán)境，投入人力物力。創(chuàng)設(shè)一個(gè)信息化、現(xiàn)代化的檔案室，以便更好地為檔案管理工作有序開展奠定良好基礎(chǔ)。

（四）實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和現(xiàn)代化，規(guī)范管理確保安全。首先，婦幼保健院要投入一定的人力、物力、財(cái)力加強(qiáng)保管基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)此，可以設(shè)置一個(gè)專業(yè)的檔案庫房，同時(shí)配置一定的安全保管設(shè)施，摒棄傳統(tǒng)落后的管理手段，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的信息化管理。檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)程序管理，監(jiān)控檔案的收集、整理、歸檔以及開發(fā)利用等環(huán)節(jié)，與此同時(shí)，還必須要進(jìn)一步建設(shè)檔案資源內(nèi)部局域網(wǎng)，以便更好地共享檔案資源，從整體上提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。其次，構(gòu)建檔案掃描系統(tǒng)，采用掃描系統(tǒng)掃描錄入方式取代傳統(tǒng)人工錄入方式，促使檔案管理質(zhì)量和水平的提升，在這一過程中，還必須要注意充分利用各種信息手段，整理收集信息。另外，還可以借鑒其他醫(yī)院的先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，促使婦幼保健院檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化水平提升。最后，要利用先進(jìn)技術(shù)做好檔案信息的加密保護(hù)工作，提高重要檔案的訪問密碼級(jí)別，最大限度地確保檔案信息資料的安全。對(duì)于泄露信息的工作人員，一定要采取措施，嚴(yán)肅處理。只有通過上述舉措，才能更好地形成安全有效的保障系統(tǒng)。

三、結(jié)語

總而言之，婦幼保健院是專業(yè)為兒童或是婦女提供醫(yī)療服務(wù)的，在我國醫(yī)療衛(wèi)生體系中是至關(guān)重要的。要想促使婦幼保健院穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就必須要認(rèn)識(shí)到做好婦幼保健院檔案管理工作的重要性，分析當(dāng)前檔案管理中存在的問題，尋找解決之道，優(yōu)化檔案管理工作措施，為新時(shí)期婦幼保健院的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

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