劉苗

摘要：本文從企業(yè)辦公室職能、特點等方面對相關(guān)管理工作的重要性進(jìn)行了分析，并對當(dāng)前工作中存在的主要問題進(jìn)行了討論，對新形勢下如何加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理，提高管理效能進(jìn)行了研究和探索，提出了幾點對策和措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公室;管理

企業(yè)辦公室是企業(yè)處理綜合性事務(wù)的重要部門，其是各個部門或者整個企業(yè)事務(wù)的重要“集散地”，提高辦公室工作效率和質(zhì)量對于新形勢下企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。因此，新時期企業(yè)必須要加強(qiáng)對辦公室工作的管理，切實提高管理效能，從而使其在企業(yè)發(fā)展中的作用得到更好、更充分的體現(xiàn)和發(fā)揮。

一、企業(yè)辦公室管理工作的重要性

辦公室在企業(yè)中通常扮演著“辦事員”“調(diào)度員”“情報員”等多種角色，具有綜合性、服務(wù)性、協(xié)調(diào)性的特點。首先，企業(yè)辦公室根據(jù)層次不同需要對某一部門或者企業(yè)整體的日常事務(wù)經(jīng)常處理，這些事務(wù)通常較為繁瑣種類較多，存在著低水平重復(fù)性勞動與高水平技術(shù)工作同時存在的情況，例如公文起草撰寫、會議組織、檔案整理、事務(wù)督辦、人事參謀、服務(wù)接待、后勤等工作。其次，辦公室工作要做好上層管理者與下屬業(yè)務(wù)部門之間的溝通聯(lián)系，負(fù)責(zé)將上層決策貫徹落實到實際的工作中并對落實效果進(jìn)行監(jiān)督，同時負(fù)責(zé)收集企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營發(fā)展所需的外部信息來支持企業(yè)決策，并向外發(fā)布企業(yè)信息、樹立企業(yè)形象和宣傳企業(yè)文化，是企業(yè)溝通上下、內(nèi)外的重要渠道。在企業(yè)辦公室工作的開展中必須要做到承上啟下、綜合協(xié)調(diào)才能夠更好地落實相關(guān)工作，為企業(yè)發(fā)展提供支持和服務(wù)。由此可見，企業(yè)辦公室工作是整個企業(yè)運行發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，其工作水平的高低能夠較好地反映出整個企業(yè)的業(yè)務(wù)水平和發(fā)展前景。因此，企業(yè)必須要加強(qiáng)對辦公室工作的管理，為相關(guān)工作的質(zhì)量和效率提供有力的保障。

二、企業(yè)辦公室管理中存在的主要問題

（一）企業(yè)辦公室管理體系有待完善

隨著時代的發(fā)展，以往傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室管理制度已經(jīng)無法滿足新形勢下的企業(yè)發(fā)展需要，對于辦公室管理方法、管理機(jī)制等方面都提出了新的要求。當(dāng)前在企業(yè)辦公室管理工作相關(guān)制度中原則性、指導(dǎo)性的內(nèi)容較多，缺乏對相關(guān)工作的精細(xì)、詳細(xì)的說明和指導(dǎo)，導(dǎo)致在辦公室管理工作的實際開展效果并不理想，管理工作缺乏規(guī)范性，管理成本較大。

（二）企業(yè)辦公室人員隊伍建設(shè)有待加強(qiáng)

新時期企業(yè)辦公室工作對于相關(guān)人員的能力水平提出了更高的要求，但當(dāng)前辦公室人員中的整體素質(zhì)水平卻無法滿足相關(guān)工作需要，例如，部分人員能力水平不足，工作積極性較差、缺乏崗位責(zé)任感、缺乏創(chuàng)新意識等。其次，當(dāng)前在企業(yè)辦公室人員方面的最突出的問題是人員結(jié)構(gòu)不合理的問題，辦公室中的部分崗位被看作“養(yǎng)老”崗位，工作內(nèi)容以低水平重復(fù)性勞動為主，其自身能力水平并不高。其次，部分辦公室中主要以職位層次高或資歷較深的人員為主，這些人員普遍年齡較大，雖然其有著豐富的管理經(jīng)驗但同時也存在著對新鮮事物接受能力下降的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致辦公室工作中一些新的管理理念、技術(shù)難以應(yīng)用和落實。此外，辦公室工作本身的復(fù)雜性、繁瑣性也很容易導(dǎo)致人員壓力增加，進(jìn)而失去工作動力。

三、新形勢下企業(yè)辦公室管理效能的提升策略

針對當(dāng)前企業(yè)辦公室管理工作中存在的主要問題，企業(yè)可以從以下幾個方面對辦公室管理工作進(jìn)行完善，有效的提升管理效能。

（一）健全辦公室管理工作制度，落實辦公室精細(xì)化管理

良好的管理工作必須要以健全的管理制度作為基礎(chǔ)，企業(yè)在加強(qiáng)辦公室管理工作之前要對相關(guān)的管理制度進(jìn)行完善。首先，要提高管理制度的全面性，制度內(nèi)容要盡可能的涵蓋辦公室工作內(nèi)容，對所有的工作環(huán)節(jié)、流程進(jìn)行有效的管理，使相關(guān)人員在開展工作時能夠有規(guī)可依、有章可循;其次，要優(yōu)化管理流程，在保證管理制度的全面性的基礎(chǔ)上整合或去除不必要的管理環(huán)節(jié)，降低管理成本;最后，要加強(qiáng)管理制度的規(guī)范性，要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)發(fā)展和辦公室工作實際對相關(guān)工作提出明確目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，為管理制度的執(zhí)行提供支持和保障。由于企業(yè)辦公室工作較為復(fù)雜和繁瑣，因此在相關(guān)管理工作的開展上就需要重視精細(xì)化管理的實現(xiàn)。首先，企業(yè)要針對辦公室工作現(xiàn)狀對相關(guān)工作進(jìn)行分析、分類，對工作內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)先度的區(qū)分，抓住主要矛盾開展工作。其次，企業(yè)在辦公室管理中要重視對相關(guān)工作的系統(tǒng)化、量化轉(zhuǎn)變，對各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化分解，針對每一個環(huán)節(jié)或單元加強(qiáng)管理，“把小事做細(xì)，把細(xì)事做透”，并在此基礎(chǔ)上量化辦公室工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)。最后，企業(yè)要結(jié)合相關(guān)的管理制度將辦公室工作責(zé)任落實到個人，實現(xiàn)責(zé)任的精細(xì)化管理，并加強(qiáng)相關(guān)的監(jiān)督和考核工作，一方面保證辦公室工作順利進(jìn)行，另一方面則及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行解決。

（二）提高辦公室人員素質(zhì)，調(diào)整辦公室人員結(jié)構(gòu)

提高辦公室人員的能力素質(zhì)是提高辦公室工作水平最直接有效的途徑。因此，企業(yè)在辦公室管理中必須要重視對相關(guān)人員的管理，堅持“以人為本”、堅持“人才戰(zhàn)略”，積極通過多種途徑加強(qiáng)對辦公室人員隊伍的建設(shè)。首先，企業(yè)要加強(qiáng)對辦公室人員的培訓(xùn)教育工作，根據(jù)其個人特點以及崗位需要開展培訓(xùn)，通過派遣外出學(xué)習(xí)、組織脫產(chǎn)培訓(xùn)、鼓勵自主學(xué)習(xí)、進(jìn)行崗位輪換等形式提高其工作能力。其次，企業(yè)要對辦公室人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，要根據(jù)員工個人特長、性格、需求等合理安置崗位，提高崗位匹配度以及其工作積極性;要積極引入青年人才，實現(xiàn)新老管理思想之間的交鋒，從而得出更加有效、先進(jìn)的管理方法。此外，企業(yè)還要重視對辦公室人員責(zé)任意識的培養(yǎng)，提高其職業(yè)責(zé)任感，利用“角色理論”是相關(guān)人員的主觀能動性得到提升，并根據(jù)崗位工作內(nèi)容區(qū)別做好績效考核、激勵措施、關(guān)懷措施，從思想和物質(zhì)兩個方面促進(jìn)辦公室人員履行職責(zé)。

（三）推動工作現(xiàn)代化發(fā)展，創(chuàng)新辦公室工作方法

針對辦公室工作繁雜，低水平重復(fù)性勞動較多的問題，企業(yè)要積極推動辦公室工作的現(xiàn)代化發(fā)展，利用現(xiàn)代技術(shù)創(chuàng)新辦公室工作方法。例如，企業(yè)通過加強(qiáng)信息技術(shù)在辦公室工作中的應(yīng)用，完善企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建設(shè)實現(xiàn)高效信息傳輸和處理、通過辦公自動化來代替低水平重復(fù)性勞動，從而有效的提升辦公室工作效率，實現(xiàn)辦公室工作高效化、實時化以及系統(tǒng)化。同時企業(yè)在辦公室工作自動化的基礎(chǔ)上，以辦公室系統(tǒng)的嚴(yán)格、規(guī)范的流程來培養(yǎng)辦公室人員的程序意識，使其在工作過程中逐漸形成尊重制度、遵守流程的觀念，在利用辦公自動化提高工作效率的同時推動人與自動化系統(tǒng)之間的相互影響，提高辦公室管理效能。

四、結(jié)語

綜上所述，新形勢下企業(yè)的發(fā)展必須要重視辦公室工作水平的提高，針對當(dāng)前工作中存在的問題積極采取有效的管理措施，提升管理效能，從而更好地發(fā)揮辦公室工作在企業(yè)發(fā)展中的作用，為企業(yè)的發(fā)展提供良好的推動力。

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