摘? 要：發(fā)展建設(shè)企業(yè)ERP信息管理系統(tǒng)，實施ERP系統(tǒng)項目來提升企業(yè)的競爭力已成為化工企業(yè)發(fā)展的趨勢。物料、客戶、供應商等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)通常長期存在并且應用于多個子系統(tǒng)。作為ERP系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)，其管理與設(shè)計的合理高效是ERP系統(tǒng)項目實施成功并高效應用的前提，并對其有直接影響，主數(shù)據(jù)在企業(yè)ERP系統(tǒng)應用中的統(tǒng)一管理對系統(tǒng)來說十分重要。文章以SAP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等多個子系統(tǒng)組成的ERP系統(tǒng)為例，說明化工企業(yè)ERP系統(tǒng)應用中主數(shù)據(jù)的設(shè)計與管理。

關(guān)鍵詞：ERP;SAP;OA;主數(shù)據(jù);信息管理系統(tǒng)

中圖分類號：TP399;TP315? ? ? ?文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）06-0116-04

Abstract：The development and construction of enterprise ERP information management system and the implementation of ERP system projects to enhance the competitiveness of enterprises have become the development trend of chemical enterprises. Basic data such as materials，customers，suppliers，etc.，usually exist for a long time and are applied to multiple subsystems. As the master data of ERP system，its reasonable and efficient management and design is the premise of the successful implementation and efficient application of ERP system project，and has a direct impact on it. The unified management of master data in enterprise ERP system application is very important for the system. Taking the ERP system composed of SAP system，OA system and other subsystems as an example，this paper illustrates the design and management of master data in the application of ERP system in chemical enterprises.

Keywords：ERP（enterprise resource planning）;SAP（system applications and products）;OA（office automation）;master data;information management system

0? 引? 言

隨著信息時代的來臨，伴隨信息技術(shù)的發(fā)展與應用，化工企業(yè)的信息化建設(shè)勢不可擋。越來越多的化工企業(yè)緊跟時代潮流，發(fā)展建設(shè)企業(yè)ERP信息管理系統(tǒng)，實施ERP系統(tǒng)項目來提升企業(yè)的競爭力。ERP系統(tǒng)之主數(shù)據(jù)的管理與設(shè)計的好壞直接影響著ERP系統(tǒng)項目的實施成功及系統(tǒng)的高效應用。ERP系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)就是指系統(tǒng)中各個子系統(tǒng)共享的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如：物料、客戶、供應商等。此類主數(shù)據(jù)在企業(yè)ERP系統(tǒng)應用中的統(tǒng)一管理對系統(tǒng)來說是十分重要的。

1? ERP系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)的含義

ERP系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)就是指系統(tǒng)中各個子系統(tǒng)共享的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也就是企業(yè)運作過程中必須使用的基本數(shù)據(jù)，如：物料、客戶、供應商等。ERP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)的管理與設(shè)計的合理高效是ERP系統(tǒng)項目實施成功并高效應用的前提。對于一個化工企業(yè)而言，其ERP系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)通常長期存在并且應用于多個子系統(tǒng)（包括SAP、OA系統(tǒng)等），主數(shù)據(jù)就是用來描述企業(yè)整體業(yè)務信息的對象和分類，在整個集團范圍內(nèi)各系統(tǒng)間要共享的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。例如：物料（分類、代碼、描述、類別、產(chǎn)品組……）、客戶（名稱、地址、郵編、聯(lián)系方式、付款方式……）、供應商（分類、名稱、地址、郵編、聯(lián)系人……）。

由此可知這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)大體有四類：物料主數(shù)據(jù)、客戶供應商主數(shù)據(jù)、生產(chǎn)類主數(shù)據(jù)、財務類主數(shù)據(jù)。此四類主數(shù)據(jù)在企業(yè)ERP系統(tǒng)應用中的有效統(tǒng)一管理是十分重要的，四大基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的有效統(tǒng)一是企業(yè)對內(nèi)實現(xiàn)管理效率提升、對外獲取快速市場響應能力的基礎(chǔ)。

主數(shù)據(jù)管理的含義就是由統(tǒng)一的管理部門按確定的數(shù)據(jù)標準和規(guī)范進行數(shù)據(jù)維護，確保企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性、準確性和一致性。

ERP系統(tǒng)之主數(shù)據(jù)的管理與設(shè)計需要實現(xiàn)統(tǒng)一入口（如案例系統(tǒng)中的OA系統(tǒng)）保證數(shù)據(jù)的唯一性;可以通過系統(tǒng)接口的設(shè)計實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。在企業(yè)實施ERP系統(tǒng)項目的項目藍圖階段，項目組應對四大基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行相關(guān)專題方案的設(shè)計，并基于企業(yè)管理需求及未來業(yè)務拓展，借鑒行業(yè)先進經(jīng)驗，形成科學、規(guī)范的管理體系，有效提升集團范圍的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理水平。

2? ERP系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)分類

ERP主數(shù)據(jù)主要有物料主數(shù)據(jù)、客商主數(shù)據(jù)、生產(chǎn)類主數(shù)據(jù)和財務類主數(shù)據(jù)四類，這些數(shù)據(jù)基本涵蓋了公司數(shù)據(jù)資源的產(chǎn)生渠道。下面分別介紹每類主數(shù)據(jù)具體情況。

2.1? 物料主數(shù)據(jù)

物料是指在公司的業(yè)務活動中被使用、消耗或者制造的商品或服務。物料主數(shù)據(jù)是指對生產(chǎn)過程中涉及到的成品、半成品和原材料在生產(chǎn)加工過程中需要使用的信息進行設(shè)定。本文案例中公司的物料包含生產(chǎn)出的產(chǎn)成品、半成品及消耗的原材料還有相關(guān)設(shè)備備品備件、編織袋、廣宣品、勞保用品及辦公用品等等。物料是物流模塊中最核心的數(shù)據(jù)，涉及生產(chǎn)、采購、銷售、成本、會計多個模塊視圖。物料主數(shù)據(jù)包含了企業(yè)采購、生產(chǎn)、存儲、銷售物料的所有信息，是企業(yè)中有關(guān)物料信息的中央倉庫。物料主數(shù)據(jù)的管理是企業(yè)管理最基礎(chǔ)、最重要的環(huán)節(jié)。ERP系統(tǒng)將企業(yè)的所有的物料數(shù)據(jù)集成在統(tǒng)一的物料數(shù)據(jù)庫中，消除了數(shù)據(jù)冗余的問題，各業(yè)務部門都可在系統(tǒng)中查詢和使用物料主數(shù)據(jù)的信息。

2.2? 客商主數(shù)據(jù)

客商主數(shù)據(jù)，顧名思義，包含客戶主數(shù)據(jù)和供應商主數(shù)據(jù)，其中客戶主數(shù)據(jù)是系統(tǒng)中所有客戶信息的集合，客戶又分為員工客戶、銷售類客戶、財務客戶，客戶類主數(shù)據(jù)涉及OA系統(tǒng)及HR、銷售、成本、會計等模塊。供應商主數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)中采購供應商相關(guān)信息的集合，主要應用于OA系統(tǒng)及采購、成本、會計等模塊。以SAP系統(tǒng)為例，SAP系統(tǒng)中客商主數(shù)據(jù)均有三個視圖：基本視圖、公司視圖、銷售視圖。

2.3? 生產(chǎn)類主數(shù)據(jù)

生產(chǎn)類主數(shù)據(jù)是指在SAP系統(tǒng)生產(chǎn)模塊中用到的生產(chǎn)相關(guān)基本信息的集合，主要應用于OA系統(tǒng)及生產(chǎn)、成本、會計等模塊。生產(chǎn)主數(shù)據(jù)是在生產(chǎn)過程開始之前，必須在系統(tǒng)中進行設(shè)定的生產(chǎn)相關(guān)信息描述，其會對生產(chǎn)加工的過程產(chǎn)生影響。生產(chǎn)主數(shù)據(jù)主要包括：物料主數(shù)據(jù)、BOM主數(shù)據(jù)、工作中心主數(shù)據(jù)、工藝路線主數(shù)據(jù)和生產(chǎn)版本主數(shù)據(jù)，不同的主數(shù)據(jù)在生產(chǎn)過程中起到不同的作用。

2.4? 財務類主數(shù)據(jù)

ERP系統(tǒng)中財務管理模塊的主數(shù)據(jù)是描述那些運用在會計、成本、物料、供應商、客戶等業(yè)務過程中的行為體。它在一段期間內(nèi)，基本信息往往保持不變，并且具備單一的名稱或者編號。案例系統(tǒng)中，財務會計涉及的主數(shù)據(jù)主要包括會計科目、會計科目表、客戶、供應商等。

3? ERP系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)管理設(shè)計方案

生產(chǎn)類主數(shù)據(jù)主要是生產(chǎn)部門管理及使用;財務類主數(shù)據(jù)主要應用于財務部門，這兩類數(shù)據(jù)是由獨立部門來管理，相對物料及客商主數(shù)據(jù)管理來說比較簡單，此兩類主數(shù)據(jù)均由各相關(guān)管理部門人員錄入系統(tǒng)，數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中能很好的實現(xiàn)統(tǒng)一管理及共享。下面主要介紹物料主數(shù)據(jù)及客商主數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中是如何管理的。

3.1? 物料主數(shù)據(jù)管理

物料主數(shù)據(jù)的管理工作主要有以下兩方面：物料分類、編碼、描述和物料組管理設(shè)計，以及在系統(tǒng)中操作流程的設(shè)計。根據(jù)未來業(yè)務需求及借鑒行業(yè)的先進經(jīng)驗來設(shè)計適合的物料主數(shù)據(jù)維護方案，包含物料分類、物料編碼、物料描述、物料組的管理體系及系統(tǒng)操作的物料管理流程方案?；谖磥硐到y(tǒng)平臺的實施，實現(xiàn)物料主數(shù)據(jù)各系統(tǒng)間、集團各公司間的信息共享。

3.1.1? 物料編碼、物料描述、物料分類及物料組

物料編碼也叫物料代碼或物料號（Item number 或Part number），它們是計算機管理物料的檢索依據(jù)。為ERP系統(tǒng)運行所需的所有物料進行編碼是ERP最基礎(chǔ)的工作。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領(lǐng)發(fā)、驗收、請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻繁，而借著物料編碼，可以使各部門提高效率，使各種物料數(shù)據(jù)傳遞迅速、意見溝通更加容易。

物料分類是指通過一定的標準，例如物料的若干性質(zhì)、物料的用途等等將物料進行規(guī)則的、系統(tǒng)的排列。將屬性相同或者相近的物料歸并成同一類別，從而方便物料的管理。物料組是把具有實際需要的屬性的物料歸并成一組，定義為對應的物料組。

下面以案例舉例說明物料分類、物料編碼及物料描述規(guī)則：

項目案例中的物料可按大類、中類、小類來進行分類管理，其中大類可分為產(chǎn)成品、半成品、原料、設(shè)備材料、廣宣品、編織袋等;每個大類物料里依據(jù)相應的屬性分成若干中類及小類并定義成若干物料組。例如：普通磷礦一銨、磷礦漿、磷礦、減速機專用備件、產(chǎn)品包裝袋（復合肥）、廣宣品通用等等物料組。

在SAP系統(tǒng)中，物料編碼唯一地表示一種物料，體現(xiàn)了物料的唯一性。物料編碼可以系統(tǒng)內(nèi)部自動給號，也可以手工外部給號，依據(jù)物料類型進行設(shè)置。物料類型是根據(jù)物料性質(zhì)及屬性的不同進行的分類，控制著屏幕字段、編碼方式及范圍、信息統(tǒng)計等。

以產(chǎn)成品中的一個物料為例來說明物料編碼及物料描述規(guī)則：

物料大類為“產(chǎn)成品”的物料編碼可以是14位及字母的組合。物料描述規(guī)則通過編碼規(guī)則自動生成，每段描述中間用-代替，即為編碼中的含義組合，即第一位與第二位代表的是產(chǎn)品的品牌如“品一”，第三位代表的是產(chǎn)品的系列如“磷酸二銨”，第四第五位代表的是產(chǎn)品的分類如“61%”，第六至第十一位的含義為N的含量、P的含量和K的含量，第十二位代表的是包重如“50 kg”，第十三、十四位的含義為包裝如“普包”。

舉例：物料編碼：PL……E……L1……164500……A……PT。

物料描述：品一-磷酸二銨-61%（16-45-00）-50 kg-普包。

3.1.2? 物料主數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中操作流程方案

對于企業(yè)來說，實施ERP項目的最大難點就是各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集與整理，這也是主數(shù)據(jù)管理最重要的環(huán)節(jié)。物料主數(shù)據(jù)是最為重要的數(shù)據(jù)，涉及的模塊廣、類別多、數(shù)量大，其收集、整理及后來的管理工作非常復雜與繁重。因此科學規(guī)范物料主數(shù)據(jù)管理流程在ERP項目實施中成為了非常重要的工作。設(shè)立專門的數(shù)據(jù)組及人員進行數(shù)據(jù)收集、整理及維護顯得尤為重要。數(shù)據(jù)組在項目實施過程中負責物料主數(shù)據(jù)的統(tǒng)一收集、整理，做好物料編碼的設(shè)計工作并制定項目上線后的管理流程。

ERP項目物料主數(shù)據(jù)管理流程可設(shè)計如下：物料需求部門通過OA統(tǒng)一維護模板來進行物料主數(shù)據(jù)的新建、修改、凍結(jié)的提報，經(jīng)部門領(lǐng)導審核后的數(shù)據(jù)再由數(shù)據(jù)組進行核查、相關(guān)業(yè)務部門在OA中對需求部門的提報進行物料信息補充（如財務部補充的標準成本估算，生產(chǎn)部補充的生產(chǎn)所需相關(guān)數(shù)據(jù)，銷售部門補充的銷售相關(guān)信息）;核查后數(shù)據(jù)組在SAP系統(tǒng)中創(chuàng)建物料主數(shù)據(jù)，物料信息經(jīng)補充后，物料正式完成創(chuàng)建，OA系統(tǒng)會自動歸檔并告知需求部門該物料數(shù)據(jù)可以使用。具體物料管理流程如圖1所示。

由此可見，物料主數(shù)據(jù)的管理中有需求部門進行申請，專門的數(shù)據(jù)組進行統(tǒng)一的維護，并且也增加了線上審批環(huán)節(jié)，提升物料主數(shù)據(jù)管理的準確性，為后續(xù)的物料產(chǎn)供銷業(yè)務執(zhí)行及業(yè)務分類統(tǒng)計提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，同時為高層的業(yè)務數(shù)據(jù)分析決策提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)支撐。

3.2? 客商主數(shù)據(jù)管理

客商主數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)中銷售、采購、財務模塊都需要用到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，所有相關(guān)部門都會應用該主數(shù)據(jù)。在SAP系統(tǒng)中，客戶主數(shù)據(jù)擁有多個合作伙伴功能：售達方、開票方、送達方、付款方、聯(lián)系人、銷售員等。客戶主數(shù)據(jù)包含通用數(shù)據(jù)、公司級數(shù)據(jù)、銷售區(qū)域級數(shù)據(jù)。供應商主數(shù)據(jù)與客戶主數(shù)據(jù)類似，也包含通用數(shù)據(jù)、公司級數(shù)據(jù)、采購級數(shù)據(jù)?？蜕讨鲾?shù)據(jù)的管理必須在系統(tǒng)中實現(xiàn)統(tǒng)一編碼，系統(tǒng)中也要統(tǒng)一數(shù)據(jù)入口，并且實現(xiàn)集中管理所有數(shù)據(jù)，可通過接口實現(xiàn)客商數(shù)據(jù)共享?？蛻糁鲾?shù)據(jù)主要用于銷售與分銷模塊;供應商主數(shù)據(jù)主要用于采購模塊，客戶與供應商主數(shù)據(jù)的管理與設(shè)計在ERP系統(tǒng)中異曲同工，本文詳細說明客戶主數(shù)據(jù)的管理與設(shè)計。

3.2.1? 客戶主數(shù)據(jù)的分類及編碼設(shè)計

企業(yè)的銷售業(yè)務大多都由多個部門完成，客戶主數(shù)據(jù)的管理比較分散，為了達到防止多入口，造成數(shù)據(jù)不一致、數(shù)據(jù)重復，沖突的情況。系統(tǒng)設(shè)計時進行系統(tǒng)的數(shù)據(jù)入口統(tǒng)一，即OA系統(tǒng)為客戶主數(shù)據(jù)的統(tǒng)一入口。并對所有客戶主數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一分類及設(shè)計編碼。

客戶主數(shù)據(jù)編碼分類原則：要滿足公司現(xiàn)有不同類型客戶的分類需求;考慮到減少冗余的編碼設(shè)置以及往來帳反映的連續(xù)需求;要滿足通過客戶編碼進行經(jīng)銷商銷量及貢獻度等的報表分析;要滿足未來公司渠道發(fā)展（渠道下沉）的客戶設(shè)置變動需求所做的預留。

下面以具體實例來說明客戶主數(shù)據(jù)的分類及編碼，如圖2所示。

案例企業(yè)集團內(nèi)，使用統(tǒng)一的客戶分類：集團外客戶、集團內(nèi)客戶、員工客戶、一次性客戶、其他應收款客戶。案例企業(yè)的客戶主數(shù)據(jù)均由數(shù)字組成。具體編碼如下：集團外客戶（經(jīng)銷商）：數(shù)字1開頭加六位的數(shù)字流水碼組成;集團內(nèi)客戶：數(shù)字8開頭加四位數(shù)字子公司代碼組成;員工客戶：數(shù)字6開頭加六位數(shù)字流水碼組成;一次性客戶：5開頭加四位數(shù)字流水碼組成;其他應收款客戶：9開頭加四位數(shù)字流水碼組成。

例如：客戶編碼為1000021，是1開頭的，因此該客戶的類型為集團外客戶（經(jīng)銷商）;客戶編碼為81001，是8開頭的，因此該客戶的類型為集團內(nèi)客戶。

這樣進行編碼對于集團內(nèi)客戶其編碼為該編碼位數(shù)較短，易于記憶及業(yè)務操作，經(jīng)銷商的具體信息，在經(jīng)銷商檔案中管理，有客戶清單報表。對于集團內(nèi)客戶手工編碼。其他客戶類型系統(tǒng)自動編碼，不會出現(xiàn)編碼不規(guī)范、編碼重復的問題。

3.2.2? 客戶主數(shù)據(jù)的管理流程的設(shè)計

銷售的客戶信息進行集團統(tǒng)一管理、統(tǒng)一建檔，實現(xiàn)數(shù)據(jù)同一入口（OA系統(tǒng)）進入ERP系統(tǒng)后進行信息共享?？蛻糁鲾?shù)據(jù)的各種信息（基本通用信息、公司信息、銷售類信息）由業(yè)務人員首先通過OA系統(tǒng)進行提報，提報的流程有：客戶新增、客戶擴展、客戶修改三種流程。OA系統(tǒng)中實現(xiàn)的是信息的審批流，客戶信息在OA中審批結(jié)束后通過接口在SAP系統(tǒng)中完成建檔，客戶信息實現(xiàn)了系統(tǒng)統(tǒng)一管理、信息共享。各子系統(tǒng)客戶主數(shù)據(jù)需通過接口同步讀取SAP系統(tǒng)中的客戶主數(shù)據(jù)信息。具體操作流程圖如圖3所示。

客戶新增流程用于在系統(tǒng)中新增客戶。當銷售部門業(yè)務人員發(fā)展了一個新客戶后，ERP系統(tǒng)中還沒有該客戶信息時，需要把該新客戶信息增加到系統(tǒng)中進行統(tǒng)一管理。新增客戶需要錄入客戶的所有信息：如基本視圖中的客戶名稱、客戶簡稱、客戶地址、電話、負責人、營業(yè)執(zhí)照、開戶行等基本共用信息;對于集團信息系統(tǒng)來說還有公司視圖中的公司代碼、統(tǒng)馭科目等公司信息;銷售視圖中的銷售相關(guān)信息?？蛻粜略龅膶崿F(xiàn)是銷售業(yè)務人員在OA系統(tǒng)中提報客戶新增流程，錄入相應客戶信息，經(jīng)過業(yè)務部門及財務、信息中心等相關(guān)領(lǐng)導審核后調(diào)用系統(tǒng)接口，客戶主數(shù)據(jù)信息同步到SAP系統(tǒng)中，同時也通過定時調(diào)用接口再把新增的客戶信息同步到相應的銷售子系統(tǒng)，由此實現(xiàn)客戶主數(shù)據(jù)新增信息的同步及共享。

客戶擴展流程主要用于不同公司間共用的客戶數(shù)據(jù)的擴展。如客戶a在系統(tǒng)中是A公司的銷售客戶，后來B公司也發(fā)展了該客戶a，此時就需要B公司的銷售業(yè)務人員在OA系統(tǒng)中提報擴展A公司的客戶a為公司B的銷售客戶。在擴展流程中客戶的基本信息不能改動，公司視圖中的公司信息必須要提交到系統(tǒng)，銷售視圖視公司銷售情況來進行修改并提交。

客戶修改流程主要用于實際客戶的信息發(fā)生變化時對系統(tǒng)中原有的客戶主數(shù)據(jù)信息進行修改，客戶信息的修改流程是客戶主數(shù)據(jù)管理中必不可少的環(huán)節(jié)。該流程的過程如下：銷售業(yè)務人員再得知客戶信息發(fā)生變化時應該立刻收集到已修改的客戶信息數(shù)據(jù)，并在OA系統(tǒng)中提報客戶修改流程，該修改流程經(jīng)過相應的審核后調(diào)用接口同步傳入SAP系統(tǒng)中;其他銷售子系統(tǒng)也通過接口同步到SAP系統(tǒng)中已經(jīng)更新的客戶主數(shù)據(jù)相應的信息。

4? 結(jié)? 論

信息化的快速發(fā)展決定了化工企業(yè)必須建設(shè)并不斷完善ERP信息系統(tǒng)，而ERP信息系統(tǒng)的應用前提就是對系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管控。ERP信息系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)設(shè)計及管理尤為重要。精確統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)管理是ERP系統(tǒng)的應用基石。在大數(shù)據(jù)時代，化工企業(yè)的信息化建設(shè)應充分結(jié)合大數(shù)據(jù)信息時代的優(yōu)勢管理好系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，再去進行匯總、分析、處理并把結(jié)果應用到企業(yè)生產(chǎn)中，更好地指導企業(yè)生產(chǎn)、采購、銷售等業(yè)務活動，以此來提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理能力和企業(yè)的經(jīng)濟效益，促進化工企業(yè)在新的大數(shù)據(jù)時代背景下的高速發(fā)展。

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作者簡介：姚紅梅（1975-），女，漢族，安徽銅陵人，工程師，學士學位，研究方向：信息技術(shù)應用、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)