羅慶美

摘要：在企業(yè)中針對(duì)檔案管理工作實(shí)施信息化，是我國當(dāng)前發(fā)展情況下的必然趨勢(shì)，所以，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化具有重要意義。在本文中，將主要對(duì)開展“企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)策略”研究工作的重要性進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè)

當(dāng)今時(shí)代，我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展，隨之，檔案管理工作不斷趨于信息化。為了促使企業(yè)的管理工作的整體水平得到提升，并對(duì)其中的服務(wù)建設(shè)進(jìn)行切實(shí)強(qiáng)化，需要企業(yè)積極對(duì)自身的資源配置進(jìn)行優(yōu)化，從而促使傳統(tǒng)的檔案管理模式得到改善，并能夠?yàn)楫?dāng)代社會(huì)及經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。由此，當(dāng)前我國企業(yè)有必要對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行充分應(yīng)用，以強(qiáng)化企業(yè)檔案的管理信息化，并企業(yè)資源利用率的提升。

一、當(dāng)前我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)內(nèi)容探討

（一）信息化建設(shè)的規(guī)劃制定

對(duì)企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)，需要將企業(yè)自身所具有的特點(diǎn)以及發(fā)展目標(biāo)作為重要基礎(chǔ)，在開展深入、全面的調(diào)查和論證之后，以企業(yè)的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，對(duì)總體的建設(shè)規(guī)劃進(jìn)行制定，要求規(guī)劃能夠與企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略相符和，從而對(duì)一個(gè)大規(guī)模的管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行建立，同時(shí)對(duì)具有良好可操作性的近期計(jì)劃以及遠(yuǎn)期規(guī)劃進(jìn)行科學(xué)合理的設(shè)定，以促使企業(yè)檔案管理工作的信息化得到有效落實(shí)。

（二）對(duì)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)進(jìn)行建立

數(shù)據(jù)庫能夠?qū)ο到y(tǒng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行結(jié)合，屬于開展檔案管理工作并實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的最主要也是最基礎(chǔ)的部分，其中不僅含有檔案自身各方面數(shù)據(jù)信息，同時(shí)也包括在開展管理工作過程中所生成的多方面新的信息，所以，針對(duì)數(shù)據(jù)庫開展設(shè)計(jì)工作，要求其具有嚴(yán)謹(jǐn)、便捷的特點(diǎn)，能夠?qū)n案管理工作中所涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行充分體現(xiàn)，以避免出現(xiàn)信息化管理漏洞。并且，在檔案生成之后，相關(guān)工作人員應(yīng)該能夠及時(shí)與數(shù)據(jù)庫之間建立起密切關(guān)聯(lián)性，并及時(shí)對(duì)關(guān)聯(lián)性進(jìn)行相應(yīng)的更新，實(shí)時(shí)登記新檔案生成的時(shí)間以及相關(guān)的內(nèi)容維護(hù)要求、保密級(jí)別等，使其生成唯一的序列號(hào)。在對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行創(chuàng)建的過程中，管理人員應(yīng)該積極打破傳統(tǒng)、陳舊的管理方式，針對(duì)文件進(jìn)行掃描記錄和數(shù)字存儲(chǔ)，以便日后對(duì)其進(jìn)行查閱[1]。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

為了促使企業(yè)檔案管理工作信息化的有效落實(shí)，并不斷提升其質(zhì)量，則首先應(yīng)該對(duì)基本的制度進(jìn)行建立，以保障企業(yè)信息管理工作的建設(shè)具有相應(yīng)的保障。只有在具有明確標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的情況下，才能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)工作進(jìn)行落實(shí)，才能夠促使相關(guān)工作人員的責(zé)任感得到提升。所以，在開展實(shí)際操作的過程中，要求基層管理體系能夠得到不斷完善，在遇到突發(fā)情況以及各種問題時(shí)，均能夠按照相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行科學(xué)合理的處理，以保障企業(yè)檔案管理各項(xiàng)相關(guān)工作的開展均能夠?qū)崿F(xiàn)“有法可依”，以促使企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)工作能夠得到順利的開展。

（二）信息化建設(shè)原則

對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行信息化，要求其必須能夠?qū)Ω黜?xiàng)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行。首先應(yīng)遵循“實(shí)用性”原則，促使信息化建設(shè)的速度以及質(zhì)量均能夠得到提升，但是從實(shí)際來看，企業(yè)開展信息化管理的主要目的，在于提升信息的共享能力，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展，以推動(dòng)企業(yè)自身的健康、可持續(xù)發(fā)展;其次，企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持遵循“逐步推進(jìn)”的原則，主要原因在于，企業(yè)對(duì)信息化建設(shè)需要投入一定程度的人力和資金，也就有必要抓住相應(yīng)的機(jī)遇，對(duì)企業(yè)管理工作和檔案管理工作的同步發(fā)展進(jìn)行落實(shí);最后，企業(yè)方面應(yīng)該堅(jiān)持遵循“全面發(fā)展與經(jīng)濟(jì)效益”的原則，對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的主要目的即為提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益，所以在企業(yè)開展檔案管理工作的過程中，必然需要對(duì)科學(xué)合理的管理目標(biāo)進(jìn)行設(shè)定，并對(duì)長(zhǎng)遠(yuǎn)利益進(jìn)行充分考慮，也就需要企業(yè)各個(gè)部門對(duì)企業(yè)檔案管理工作的信息化進(jìn)行積極配合，并實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展過程中各方面目標(biāo)的相互協(xié)調(diào)，以推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展[2]。

（三）完善人才培養(yǎng)制度

在各個(gè)行業(yè)的發(fā)展之中，人才均為其中的重要影響因素，對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行信息化，該工作具有專業(yè)性較強(qiáng)的特點(diǎn)，所以對(duì)于相關(guān)工作人員也就提出了較高的要求。以此為基礎(chǔ)，企業(yè)方面必須積極提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，從前期招聘至后期開展工作，整個(gè)過程中均需進(jìn)行相應(yīng)的專業(yè)檢查以及培訓(xùn)工作，以促使員工的專業(yè)素養(yǎng)以及綜合素質(zhì)均能夠滿足企業(yè)發(fā)展的需求。

三、結(jié)語

從總體上來看，當(dāng)代我國各企業(yè)針對(duì)檔案管理工作實(shí)施信息化，屬于時(shí)代發(fā)展之下的必然要求，并且因?yàn)闄n案管理工作相對(duì)較為復(fù)雜，在工作過程中需要投入大量的人力和資金，所以對(duì)其實(shí)施信息化管理具有重要意義。但是相對(duì)于發(fā)達(dá)國家，我國的檔案管理信息化仍然存在諸多問題，還需要采用科學(xué)合理的措施促使其得到進(jìn)一步完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙柏葉.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用策略[J].卷宗，2019，9（35）：77.

[2]孫燕.基于信息化管理背景下煤礦企業(yè)文書檔案管理的策略[J].卷宗，2019，9（33）：87.