方志明

摘 要：檔案管理工作是高校畢業(yè)生就業(yè)的一項常規(guī)工作，目前，高校畢業(yè)生就業(yè)形勢越來越嚴(yán)峻，為緩解就業(yè)壓力，提高高校畢業(yè)生的就業(yè)率，本文將從畢業(yè)生就業(yè)檔案管理的重要性以及目前存在的相關(guān)問題進(jìn)行簡要分析，在此基礎(chǔ)上提出高校畢業(yè)生就業(yè)檔案管理工作促進(jìn)畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)建議，進(jìn)一步提升高校畢業(yè)生畢業(yè)率。

關(guān)鍵詞：檔案管理;就業(yè)率

高校畢業(yè)生的個人信息都會存檔在學(xué)生檔案中，這些信息詳細(xì)的記錄了學(xué)生的在校成績、個人品質(zhì)、思想品德、獎懲等重要資料，直接反映了學(xué)生整個的素質(zhì)和水平，也成為學(xué)生在進(jìn)入社會找工作的一個參照和依據(jù)。就業(yè)檔案在學(xué)生求職過程可以發(fā)揮多大的作用，取決于高校對學(xué)生檔案管理的有什么樣的效果，當(dāng)然，高校檔案管理的工作也是對學(xué)生利益的一個保障。從目前來看，企業(yè)和高校都在進(jìn)一步推進(jìn)“雙向就業(yè)”這種就業(yè)體制，企業(yè)也越來越重視引用人才的個人信息，在對畢業(yè)生錄用之前，都會對畢業(yè)生進(jìn)行詳細(xì)的了解。所以，高校畢業(yè)生的個人檔案成為變成了企業(yè)選擇人才的重要依據(jù)。因此，如何規(guī)范化高校檔案管理工作，在嚴(yán)峻的就業(yè)形勢下提高就業(yè)率成為本文研究的中心點。

1 就業(yè)檔案管理的重要性

1）讓學(xué)生就業(yè)更方便。學(xué)生的個人檔案詳細(xì)的記錄了學(xué)生在校期間的個人表現(xiàn)、專業(yè)水平、學(xué)習(xí)成績、思想品德品質(zhì)和個人經(jīng)歷等眾多的重要信息，也記錄了學(xué)生在生活中的實踐、個人特長等等，可以說這些檔案能給各企業(yè)人力資源部門一種直觀真實的感覺，對于學(xué)生提供給企業(yè)的簡歷來說，高校學(xué)生的檔案更具有意義，也是企業(yè)用以考察學(xué)生綜合能力表現(xiàn)的一個關(guān)鍵依據(jù)，特別是在政府、國家機關(guān)部門當(dāng)中，檔案更是極為重要的，學(xué)生的檔案跟相關(guān)的職稱、薪資的調(diào)整以及職務(wù)的晉升等有著密切的聯(lián)系，高校的學(xué)生檔案如果存在問題，那么學(xué)生的就業(yè)也會產(chǎn)生很多的問題，甚至?xí)a(chǎn)生很大的影響，所以，高校對學(xué)生檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，才會提高學(xué)生的就業(yè)率。

2）為學(xué)生成才提供服務(wù)。高校在對學(xué)生檔案進(jìn)行規(guī)范化管理工作中，應(yīng)該站在學(xué)生的立場上，以學(xué)生為中心開展高校畢業(yè)生檔案管理工作，學(xué)生檔案記載著學(xué)生各方面的重要信息，可以說是學(xué)生個人信息的重要載體，是高校培養(yǎng)學(xué)生綜合素質(zhì)全面發(fā)展的重要資料.，也是用人單位決定聘用應(yīng)屆生的重要依據(jù)，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)成果的真實反饋，學(xué)生在高校學(xué)生的檔案中回顧個人成長經(jīng)歷時，會以最大的努力投人到畢業(yè)工作和學(xué)習(xí)中。

3）為學(xué)校管理提供便利。如何直觀明了的看出高校的管理效果，關(guān)鍵還得看接受教育的主體，也就是學(xué)生，而學(xué)生的個人檔案則客觀的反映出高校教學(xué)活動最終的成效。高校通過不斷地開發(fā)挖掘?qū)W生的個人檔案，可以從當(dāng)中找出學(xué)校在管理和教學(xué)活動中存在的問題，從而做出相應(yīng)的改變，讓高校的教育管理更能滿足學(xué)生的需求，使學(xué)校的管理水平得到提高。

2 就業(yè)檔案管理目前存在的問題

1）檔案信息內(nèi)容缺乏個性化。高校的學(xué)生檔案往往只涉及學(xué)生的學(xué)籍、畢業(yè)登記表、體檢表、一些基礎(chǔ)資料等，在現(xiàn)在的社會環(huán)境中這些資料的用處和意義并不大，企業(yè)往往是想從檔案當(dāng)中了解到學(xué)生個人品質(zhì)、綜合素質(zhì)、個人的成就、個人的能力以及誠信等這方面的內(nèi)容，但在檔案中體現(xiàn)的并不多，部分檔案可能有這些信息的記載，但大多只是走個形式，內(nèi)容都是千篇一律，沒有對比性，缺乏自己的個性，不能滿足企業(yè)對這方面的需求。

2）檔案信息可信度低。在目前嚴(yán)峻的就業(yè)形勢下，由于就業(yè)緊張就業(yè)壓力比較大，出現(xiàn)了檔案信息造假的情況出現(xiàn)，一些學(xué)生為了能夠順利畢業(yè)，很多學(xué)生在檔案中做手腳，把不具真實性的資料填入檔案當(dāng)中，使得檔案的真實度可信度降低。這些做法干擾了畢業(yè)生在就業(yè)市場中的公平競爭，傷害了誠實、優(yōu)秀人才的感情和利益，給社會組織聘用人才添加了不少麻煩。信息的造假的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的可信度降低，致使很多國企和事業(yè)單位在招聘畢業(yè)生時采用“試用期”這種制度，影響了整個畢業(yè)生就業(yè)市場的公平競爭。

3）就業(yè)檔案信息管理規(guī)范有待提高。從目前的來看，諸多高校的學(xué)生檔案在管理體制這方面都有待提高，學(xué)生檔察在收集整理、建檔歸檔和轉(zhuǎn)人轉(zhuǎn)出等多方面都沒有嚴(yán)格的規(guī)章制度和管理方案，從而形成一種學(xué)校在管理學(xué)生檔案方面都不嚴(yán)肅的現(xiàn)象，一些高校把學(xué)生檔案放在綜合類的檔案室進(jìn)行管理，一些把學(xué)生的檔案放在人事部門或者學(xué)生工作部門進(jìn)行管理，甚至有的高校為了便于利用學(xué)生檔案，直接把學(xué)生檔案放在各個院系進(jìn)行分開管理。并且大多數(shù)的高校都是在學(xué)生畢業(yè)離校時才開始整理學(xué)生的檔案，但是畢業(yè)生的求職在畢業(yè)生離開學(xué)校前一個學(xué)期就開始了，高校學(xué)生的不規(guī)范管理，嚴(yán)重影響了學(xué)生求職求業(yè)。

4）缺乏信息技術(shù)化進(jìn)行檔案管理。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，學(xué)生檔案向信息化發(fā)展的趨勢是不可避免的，但從目前諸多學(xué)校學(xué)生檔案的管理工作看，大多還屬于人工管理，工作內(nèi)容多且復(fù)雜，當(dāng)前的學(xué)生檔案電子化還處于初級階段，許多工作都還有待完善，并且從電子書檔案當(dāng)中反映出來的信息還不夠真實和完整，和紙質(zhì)版的學(xué)生檔案相比，電子檔案所包含的信息量比較少，學(xué)生在校期間有保存價值的原始資料都存檔在紙質(zhì)版的檔案當(dāng)中。電子檔案當(dāng)中并沒有體現(xiàn)出來，這就給企業(yè)單位增加了許多麻煩，不能準(zhǔn)確的反映出學(xué)生的全方面的信息，降低了學(xué)生的就業(yè)率，從另一個角度來說，對學(xué)生也是一種損失。

3 加強就業(yè)檔案管理促進(jìn)就業(yè)率的有效策略

1）提高就業(yè)檔案管理的水平。高校學(xué)生檔案涉及的內(nèi)容復(fù)雜多樣、范圍比較廣闊、時間的跨度也比較長，記錄了該生錄取之日直至畢業(yè)的整個過程。從另外一個方面的來說，則反映了學(xué)校教學(xué)管理工作的整個過程的現(xiàn)狀，目前，加強就業(yè)檔案的管理水平，確保學(xué)生檔案的真實度，提高檔案的規(guī)范性是非常重要的任務(wù)。教育部們作為權(quán)威的機構(gòu)在高校學(xué)生檔案管理工作中應(yīng)該有非常嚴(yán)格且明確的要求，要結(jié)合新時期用人單位對人才的需求對檔案材料做出統(tǒng)一明確的規(guī)定，統(tǒng)一建檔內(nèi)容、建檔標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化管理畢業(yè)生檔案材料的收集，歸檔時要與時俱進(jìn)，除了要反映學(xué)生思想品德、個人素質(zhì)和學(xué)業(yè)情況之外，還要反映出學(xué)生身體健康狀況、心理素質(zhì)、社會實踐及信用等各方面的內(nèi)容。在新生入校后要及時抓好這項工作，觀察和了解學(xué)生在校期間的表現(xiàn)如實的反饋在學(xué)生的檔案中，保證材料的完整性，讓學(xué)生檔案成為學(xué)校和用人單位培養(yǎng)人才和使用人才的重要依據(jù)，提高學(xué)生就業(yè)率。

2）加強就業(yè)檔案的信息化。隨著各大高校的擴招，畢業(yè)生日漸增多，檔案信息也逐漸增多，憑借傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理提供服務(wù)比較困難，目前的學(xué)生檔案的利用也比較頻繁，大量的翻閱以及復(fù)印，縮短了檔案壽命難以保管，就需要利用科學(xué)技術(shù)，逐步建立檔案的數(shù)據(jù)庫，加強檔案的管理水平。所以，現(xiàn)代信息化管理已成為當(dāng)前學(xué)生檔案管理的必然選擇。檔案管理的信息化，就是把學(xué)生的檔案用現(xiàn)代的信息技術(shù)進(jìn)行整理和傳輸，高校大學(xué)生檔案管理的信息化，是目前大學(xué)生檔案管理的首要任務(wù)，這有利于培養(yǎng)大學(xué)生各方面的綜合素質(zhì)，對提高教育教學(xué)質(zhì)量也很有意義。加強高校學(xué)生檔案的信息化管理建設(shè)，系統(tǒng)、科學(xué)的分析研究和開發(fā)利用學(xué)生檔案資源，可以讓檔案發(fā)揮更好的作用。

4 結(jié)束語

檔案管理的工作多而繁雜，做好檔案管理工作，對學(xué)校、企業(yè)和學(xué)生都有很重要的意義，要及時跟進(jìn)學(xué)生檔案的管理工作，重視檔案內(nèi)容的真實性和完整性，按照科學(xué)發(fā)展觀的要求，及時抓住檔案管理契機，努力開拓進(jìn)取，根據(jù)相關(guān)機構(gòu)的發(fā)展的需要，不斷改善和完善檔案管理的手段，建立電子檔案管理的機制，加強檔案的管理促進(jìn)就業(yè)率。

參考文獻(xiàn)

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