許子浩

摘 要：本文主要對(duì)新格式下提高公文規(guī)范化水平的必要性進(jìn)行分析，根據(jù)當(dāng)前公文規(guī)范化進(jìn)程中存在的不足探究新格式下合理提升公文規(guī)范化水平的有效對(duì)策。致力于通過(guò)滿足新格式要求強(qiáng)化公文的下發(fā)力度，同時(shí)有針對(duì)性的指出重點(diǎn)內(nèi)容，充分發(fā)揮出公文的實(shí)際效力，為貫徹落實(shí)黨的正確領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造條件。

關(guān)鍵詞：新格式;公文撰寫(xiě);規(guī)范化

引言

公文寫(xiě)作作為機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)具備的基礎(chǔ)技能，其規(guī)范化對(duì)于機(jī)關(guān)工作者政治素養(yǎng)的體現(xiàn)有輔助作用。而且公文檔案管理的質(zhì)量影響著后期決策的下達(dá)，是明確機(jī)關(guān)單位發(fā)展方向的有力依據(jù)。對(duì)此，如何在新格式下適應(yīng)社會(huì)需求，提升公文規(guī)范化水平呈現(xiàn)出必要性，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有深遠(yuǎn)意義。

一、新格式下提高公文規(guī)范化水平的必要性

公文涉及到各機(jī)關(guān)單位的對(duì)接，不僅是文件精神的一種傳達(dá)，更是協(xié)調(diào)各個(gè)機(jī)關(guān)單位全面落實(shí)黨中央領(lǐng)導(dǎo)的重要依據(jù)，對(duì)于國(guó)家統(tǒng)一部署戰(zhàn)略目標(biāo)具有深遠(yuǎn)意義。而隨著社會(huì)的發(fā)展，公文的寫(xiě)作格式也有了一些創(chuàng)新，通過(guò)格式的統(tǒng)一與優(yōu)化強(qiáng)化公文規(guī)范化寫(xiě)作，進(jìn)而有效強(qiáng)化工作效率與工作質(zhì)量，為新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作的有序開(kāi)展創(chuàng)造有利條件。國(guó)家機(jī)關(guān)的日常運(yùn)作離不開(kāi)公文這一傳達(dá)工具，提升公文規(guī)范化不僅能夠?qū)崿F(xiàn)高質(zhì)量的公文供應(yīng)，還能有效提升閱覽效率，對(duì)于事務(wù)的傳達(dá)處理有積極作用，有利于機(jī)關(guān)單位發(fā)展。

二、新格式下提高公文規(guī)范化水平的策略探討

（一）強(qiáng)化“份密緊”的科學(xué)規(guī)定與處理

在公文的份號(hào)、密級(jí)、保密期限和緊急程序編排方式中，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)公文與國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文存在一定的差異性，新格式下對(duì)于差異給予了重新規(guī)定。統(tǒng)一規(guī)范了編排方式，采用一律置于左上角的布局，有效提升了排編布局的簡(jiǎn)化性與合理性。在簡(jiǎn)化布局的基礎(chǔ)上，公文寫(xiě)作者與處理人員的操作得以簡(jiǎn)化，在很大程度上減輕了工作壓力。與此同時(shí)，新格式對(duì)于密級(jí)及緊急程序的字體與字號(hào)進(jìn)行了規(guī)范，要求兩種要素采用三號(hào)黑體字，而份號(hào)在字體方面沒(méi)有明確規(guī)定，只是要求使用三號(hào)字號(hào)。通常情況下，為了協(xié)調(diào)整體公文的合理性，對(duì)于份號(hào)也默認(rèn)采用三號(hào)黑體字，盡管不加以規(guī)定，也逐漸形成了一種標(biāo)注默契。為了更好的提升新格式下公文寫(xiě)作的規(guī)范性，有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該進(jìn)一步規(guī)范對(duì)保密期限和緊急程序的處理方式，將保密期限以及密級(jí)清晰的展示出來(lái)，以便于實(shí)現(xiàn)警醒和提醒的作用，為密件和非密件的區(qū)分創(chuàng)造有利條件，有效保障公文的保密性。

（二）加強(qiáng)圖表與聯(lián)合行文的規(guī)范編排

加強(qiáng)圖表的規(guī)范編排以及對(duì)聯(lián)合行文的規(guī)范處理也是有效提升新格式下公文規(guī)范化水平的重要措施。以公文中的圖表為例，出現(xiàn)的頻率較高，以圖和表的生動(dòng)形象實(shí)現(xiàn)信息傳達(dá)的高效性，同時(shí)利用表格整合數(shù)據(jù)的作用簡(jiǎn)化繁瑣的文字表達(dá)，通過(guò)表格讓重點(diǎn)信息顯而易見(jiàn)。然而，實(shí)際使用中寫(xiě)作人員需要注意公文中對(duì)于圖表的編排，公文與日常文稿區(qū)別很大，需要保障嚴(yán)謹(jǐn)性與規(guī)范性。圖表的插入不僅需要美觀鮮明，還需要保障嚴(yán)謹(jǐn)性，在圖表處理方面存在一定的挑戰(zhàn)。為了有效加強(qiáng)圖表的規(guī)范編排，具體寫(xiě)作過(guò)程中應(yīng)該將公文正文字體與表格的字體進(jìn)行區(qū)分，避免層次上的混亂。而對(duì)于聯(lián)合行文的規(guī)范編排而言，新格式中有了更加明確的指示。對(duì)于需要以聯(lián)合行文的方式印發(fā)文件的情況，文件的簽署有可能會(huì)涉及到很多人簽發(fā)文件。這就需要對(duì)多個(gè)簽發(fā)人名字的排列順序進(jìn)行合理分配。新格式中規(guī)定，在面對(duì)多個(gè)簽發(fā)人的情況下，需按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序，從左到右，自上而下依次編排，但對(duì)于具體排序的規(guī)定較為籠統(tǒng)。為了有效提升行文的規(guī)范性。有關(guān)部門(mén)應(yīng)該將聯(lián)合行文進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)范，綜合考慮公文的合理性。

（三）注重公文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的規(guī)范化使用

作為輔助文字記錄語(yǔ)言的符號(hào)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是書(shū)面語(yǔ)的主要部分，特別是對(duì)于公文書(shū)寫(xiě)而言，對(duì)于文字功底以及表達(dá)和理性都有一定的要求。這就需要寫(xiě)作人員合理運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，該強(qiáng)調(diào)的地方強(qiáng)調(diào)，結(jié)合詞語(yǔ)和句子體現(xiàn)出語(yǔ)氣。在充分發(fā)揮標(biāo)點(diǎn)符號(hào)作用的基礎(chǔ)上提升公文的整體質(zhì)量[1]。例如：版頭與正文中都涉及到很多符號(hào)的運(yùn)用，如版頭中的發(fā)文字號(hào)涉及到的六角括號(hào)、行文過(guò)程中的省略號(hào)、破折號(hào)、連接號(hào)以及涉及到期刊等文本的書(shū)名號(hào)，都需要合理應(yīng)用。在新格式下提升公文規(guī)范化水平，應(yīng)該注重公文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的規(guī)范化使用，突出標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的價(jià)值，同時(shí)借助科學(xué)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)運(yùn)用方法提升公文的正規(guī)性，在適應(yīng)新格式的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略工作部署的傳達(dá)，推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。

（四）重視公文“附件說(shuō)明”格式的規(guī)范化

公文中的附件說(shuō)明也是重要組成部分之一，有補(bǔ)充說(shuō)明和協(xié)調(diào)整體布局的積極作用。公文附件和附件說(shuō)明標(biāo)注位置、格式均有一定的要求，新格式下對(duì)于公文附件說(shuō)明有了更細(xì)致的說(shuō)明，公文附件本身所附的正確位置《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（下簡(jiǎn)《格式》）中提出：“公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱[2]。這一規(guī)定給公文寫(xiě)作帶來(lái)了依據(jù)，對(duì)于機(jī)關(guān)單位高效落實(shí)規(guī)范化工作產(chǎn)生了積極作用。

（五）健全公文檔案規(guī)范化管理制度

健全公文檔案規(guī)范化管理制度也是有效提升新格式下公文規(guī)范化水平的有效措施，基于公文屬于重要文件，部分文件對(duì)于保密性有一定的要求，這就需要完善檔案管理體系，避免因公文信息泄露帶來(lái)消極影響。不僅如此，對(duì)于公文寫(xiě)作流程進(jìn)行規(guī)定，通過(guò)合理的制度強(qiáng)化文本寫(xiě)作的規(guī)范性。需要加強(qiáng)公文檔案保密性質(zhì)的明確，并且運(yùn)用區(qū)別的密級(jí)加以處理，讓公文檔案的安全性能得以保障，維護(hù)國(guó)家與人民利益。除此之外，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該對(duì)公文撰寫(xiě)工作人員進(jìn)行考核，不斷強(qiáng)化綜合素質(zhì)，通過(guò)管理質(zhì)量的提高強(qiáng)化公文規(guī)范化管理，推動(dòng)以新格式為指導(dǎo)的規(guī)范化公文撰寫(xiě)工作。

三、結(jié)論

總之，新格式下提高公文規(guī)范化水平，不僅需要從基層工作者出發(fā)，還需要整合公文寫(xiě)作過(guò)程中關(guān)鍵點(diǎn)，讓寫(xiě)作人員能夠意識(shí)到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用、規(guī)范化用語(yǔ)乃至公文檔案的管理，都需要依照相關(guān)規(guī)定有秩序的落實(shí)。只有這樣才能更好的實(shí)現(xiàn)公文規(guī)范化，進(jìn)而跟住時(shí)代的步伐，高效落實(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文寫(xiě)作工作。

參考文獻(xiàn)

[1]張松祥.“意見(jiàn)”的規(guī)范性與復(fù)合性分野及其規(guī)范化[J].檔案管理，2019（04）：78-81.

[2]曹少朋.淺談高校公文發(fā)文字號(hào)中嵌字編寫(xiě)的規(guī)范化[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2019（06）：176-177.