劉冰潔

摘? ?要：現(xiàn)在人類社會進(jìn)入信息科技時代，知識經(jīng)濟(jì)的特征日益明顯，在新的時代形勢下，企業(yè)檔案管理也面臨心得機(jī)遇，需要及時進(jìn)行改革出更新，應(yīng)用先進(jìn)的計算機(jī)管理模式。對檔案工作者來說，是機(jī)遇，同時也是更新的挑戰(zhàn)。因此，我們每一個檔案員必須不斷地學(xué)習(xí)和吸收新技術(shù)，來積極地面對檔案事業(yè)這一新的發(fā)展形勢。本文擬在理論和實(shí)際研究基礎(chǔ)上，探討大型企業(yè)檔案計算機(jī)管理體系模式問題，希冀研究結(jié)果能為企業(yè)檔案管理水平進(jìn)一步提高，提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)? 管理? 模式

中圖分類號：G275? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）06（b）-0176-02

大型企業(yè)的檔案管理部門承擔(dān)著保存和傳遞企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)的關(guān)鍵角色。現(xiàn)代的大型企業(yè)檔案管理部門一般包括文字、圖紙、音頻、視頻、多媒體等多種檔案載體信息。其檔案積累的規(guī)模、收藏的結(jié)構(gòu)等構(gòu)成了一個有代表性的企業(yè)文明。因此，在當(dāng)今信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下，大型企業(yè)檔案的計算機(jī)管理體系模式已成為評價一個大型企業(yè)技術(shù)水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。

1? 大型企業(yè)檔案計算機(jī)管理體系模式發(fā)展概述

1.1 從數(shù)據(jù)準(zhǔn)備開始

企業(yè)檔案管理在我國起步比較早，隨著計算機(jī)、信息技術(shù)等的不斷深化應(yīng)用，計算機(jī)也逐漸開始被引入到我國大型企業(yè)檔案管理中。在剛開始的時候，檔案機(jī)讀數(shù)據(jù)的數(shù)量與質(zhì)量是非常關(guān)鍵的，也是必須要進(jìn)行解決的問題。為了實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)，渤海造船廠集團(tuán)有限公司檔案館的檔案員和科技與信息化處的程序員、網(wǎng)絡(luò)員一起搞研究和開發(fā)，在檔案工作人員辛辛苦苦一條一條地手工輸入的檔案數(shù)據(jù)已達(dá)10萬多條的基礎(chǔ)上初步建立了大型檔案目錄數(shù)據(jù)庫，檔案工作人員并沒有因?yàn)闈M足而停下腳步，目前正在積極努力地開發(fā)多媒體檔案信息的數(shù)據(jù)庫，只有這樣不斷地開發(fā)新項(xiàng)目才能使大型企業(yè)檔案的計算機(jī)管理體系模式更先進(jìn)、更科學(xué)。

1.2 積極應(yīng)用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)新功能拓展

在各方的積極推動下，計算機(jī)信息處理技術(shù)在各領(lǐng)域得到了進(jìn)一步推廣應(yīng)用。在大型企業(yè)檔案管理中，計算機(jī)技術(shù)的引進(jìn)，推動了計算機(jī)體系模式的建立健全，有效解決了其檔案管理中的問題與不足。最初是機(jī)讀目錄的編目，后來逐漸發(fā)展到光盤存儲的檔案全文信息保存。同時，處理能力也不斷提高，從只能處理一般文件信息，慢慢發(fā)展到可以處理很多錄音檔案、影像檔案等，而且，這些新型的多媒體檔案信息處理速率也越來越快。以及將部分檔案管理信息聯(lián)機(jī)進(jìn)入大型企業(yè)的局域網(wǎng)絡(luò)上，實(shí)現(xiàn)了在現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，以計算機(jī)硬件及通訊設(shè)備為依托，以應(yīng)用軟件為手段、以數(shù)據(jù)庫信息為利用對象、以電子文獻(xiàn)的形式為提供的大型企業(yè)檔案的計算機(jī)管理體系模式。

1.3 建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享

現(xiàn)在所有歸檔單位的計算機(jī)已建立了大型企業(yè)的檔案計算機(jī)管理體系模式的信息管理局域網(wǎng)，改變了以往孤立的檔案信息系統(tǒng)中常見的應(yīng)用方式封閉的狀況，我們讓這些這歸檔單位的檔案信息數(shù)據(jù)庫走出深閨，充分利用現(xiàn)代化的大型企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)來共享各個歸檔案單位的檔案信息數(shù)據(jù)庫，使之全方位地參與到企業(yè)發(fā)展中來，應(yīng)用主頁發(fā)布技術(shù)合理有效地進(jìn)行檔案資源的二次開發(fā)及利用服務(wù)，不僅使大型企業(yè)面臨的檔案數(shù)據(jù)存量激增、保存質(zhì)量降低、保管壽命減少等問題得到緩解，而且能進(jìn)一步提高大型企業(yè)信息資源在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化方面的管理。

2? 大型企業(yè)檔案計算機(jī)管理體系模式未來趨勢

2.1 網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的大型企業(yè)檔案信息的計算機(jī)管理體系模式，總的來說就是對計算機(jī)技術(shù)、文檔一體化技術(shù)及其設(shè)備的合理組配，建立完整、高效、安全、可靠的大型企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的大型企業(yè)檔案信息服務(wù)模式能夠逐步解決大型企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)信息無序、污染等問題，以科學(xué)的控制技術(shù)對大型企業(yè)檔案資源進(jìn)行管理，以使檔案信息利用者獲取有效的檔案信息。

2.2 多媒體技術(shù)應(yīng)用

計算機(jī)多媒體技術(shù)在近幾年發(fā)展很快，實(shí)現(xiàn)大型企業(yè)檔案的計算機(jī)管理體系模式的多媒體化，已有了一些明顯的趨勢：從技術(shù)發(fā)展上看，現(xiàn)在3D音頻與視頻、新一代圖形處理AGP、MMx多媒體擴(kuò)展、高速互聯(lián)網(wǎng)等都已經(jīng)出現(xiàn)。這正是大企業(yè)檔案的計算機(jī)管理體系的多媒體化的一個大好契機(jī)，我們新一代的檔案員要讓我們的死檔案活起來，計算機(jī)的多媒體技術(shù)正是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)最好的方法。

3? 大型企業(yè)檔案的計算機(jī)管理體系模式待解決問題

3.1 加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)

（1）提高檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度。計算機(jī)檔案管理涉及的內(nèi)容比較多，需要設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)庫等相關(guān)技術(shù)支持，只有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，才能促進(jìn)這些順利實(shí)現(xiàn)。

（2）在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上大力推進(jìn)檔案工作人員的競爭意識，按照公平競爭、優(yōu)勝劣汰的原則先拔人才。這樣，才能由輸血式提高轉(zhuǎn)變?yōu)樵煅教岣摺?/p>

（3）除了采取優(yōu)惠政策吸引人才外，還要加快檔案工作人員的計算機(jī)知識普及。檔案工作者自身必須要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，注重骨干和尖子人才的培養(yǎng)，企業(yè)也要積極引進(jìn)具有計算機(jī)素養(yǎng)的檔案管理人才，使檔案管理工作隊(duì)伍水平不斷得到提升。

3.2 實(shí)現(xiàn)電子檔案信息數(shù)據(jù)長期保存

（1）大型企業(yè)要組織專業(yè)的檔案管理人才，對各類電子文件特性進(jìn)行深入研究，深度剖析其生成機(jī)制至歸檔全過程，對各個環(huán)節(jié)的關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行研究，以真正確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、安全性。

（2）加強(qiáng)與電子文件相關(guān)部門的配合與協(xié)作，通過共同交流完善相關(guān)的制度與機(jī)制等，形成標(biāo)準(zhǔn)化電子檔案信息管理。加強(qiáng)協(xié)作，也能促進(jìn)電子檔案信息的搜集、整理，保證電子檔案信息資料搜集全面。

（3）有效解決電子文件歸檔后出現(xiàn)的不足情況，例如，解決邏輯歸檔存在的安全問題，物理歸檔需要應(yīng)用的載體等，同時，還要對設(shè)備進(jìn)行及時的更新?lián)Q代，以保證電子檔案信息能得到長期保存，不會丟失或出現(xiàn)其他問題。

3.3 網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)具有公開性，對大型企業(yè)檔案信息進(jìn)行計算機(jī)管理，就需要提高上網(wǎng)的安全性，如應(yīng)用防火墻、安全軟件等，以防止黑客、病毒等攻擊系統(tǒng)，造成信息資料泄露或被篡改。面對網(wǎng)絡(luò)的先天不足，應(yīng)用一定的資金投入來彌補(bǔ)上訴的安全缺陷。如采用相關(guān)的安全產(chǎn)品：采用主火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防病毒產(chǎn)品、實(shí)時入侵檢查手段、相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)漏洞掃描產(chǎn)品等。

3.4 多媒體信息管理的實(shí)用化要解決的問題

（1）工具化問題。在當(dāng)前多媒體信息演示系統(tǒng)開發(fā)中，很多開發(fā)軟件都有其自身的特點(diǎn)，軟件缺乏通用性，如果想要開發(fā)系統(tǒng)，就需要先開發(fā)軟件，這樣就會造成大量資源浪費(fèi)。入股歐式線開發(fā)工具化，就可以減少重復(fù)工作，只要少量改變參數(shù)，就可以進(jìn)行不同系統(tǒng)的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)降本增效。

（2）解決多媒體檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化處理和長期保存問題。由于設(shè)備兼容性不強(qiáng)，多媒體信息技術(shù)在處理和保存方面，還存在一定的問題，盡管已有若干此方面的標(biāo)準(zhǔn)在制定和論證中，但還不能投入到實(shí)際使用中。

（3）檔案計算機(jī)管理技術(shù)更新問題。計算機(jī)技術(shù)日新月異地發(fā)展，將其應(yīng)用于大型企業(yè)電子檔案管理，還必須要及時進(jìn)行技術(shù)更新，以增強(qiáng)技術(shù)的先進(jìn)性，提高管理水平。

總之，檔案的計算機(jī)管理體系模式是大型企業(yè)局域信息網(wǎng)絡(luò)中所處理的所有信息的重要組成部分。在人類社會邁向知識經(jīng)濟(jì)信息化時代，敏捷的大型企業(yè)局域信息網(wǎng)絡(luò)中檔案資源的管理、開發(fā)和有效利用直接關(guān)系企業(yè)的發(fā)展命運(yùn)。

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