摘要：面對緊急情況的突然爆發(fā)，對醫(yī)院防護用品等物資的保障機制提出了更大的挑戰(zhàn)。在緊張的形勢下，醫(yī)院均采取了防控物資的緊急采購流程，但是由于時間緊迫，緊急采購流程缺乏規(guī)范，造成緊急采購檔案管理的混亂和無序。所以探索制定規(guī)范化的緊急采購檔案管理意義重大，本文將對緊急情況下醫(yī)院緊急采購現(xiàn)狀和緊急采購檔案管理存在的問題進行分析，并提出相應的規(guī)范化措施。

關鍵詞：緊急情況;醫(yī)院;緊急采購檔案管理

1.緊急采購現(xiàn)狀及存在的問題

現(xiàn)階段我國醫(yī)院緊急采購的秩序相對混亂，呈現(xiàn)出采購市場緊急和短缺并存的情況，各個采購方通過各種途徑，利用各路人脈和手段搶購物質，造成了積極惡劣的影響[2]。其次目前緊急采購流程缺少具體的操作流程和規(guī)則，緊急采購活動尚處于一個摸索的階段。并且在選擇供應商的過程中，由于各種因素的影響，時間緊迫、任務緊急，導致選擇時很容易出現(xiàn)違法亂紀的情況。在采購的過程中各種資料、記錄憑證等缺失或者不完整，緊急情況下的采購隨意性較大，采購過程缺少相關記錄。最后目前對于采購的監(jiān)管難度較大，由于缺少相關法律法規(guī)，各個監(jiān)管部門的權責劃分不清，導致監(jiān)管不到位。

2.緊急采購檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

目前較多醫(yī)院缺少專門針對緊急采購的檔案管理規(guī)章制度，在檔案管理中僅停留在收集檔案這一層面，檔案收集整理工作和實際業(yè)務不同步。采購檔案管理制度的缺失導致檔案管理的混亂，此外，在進行檔案移交和歸檔的時候也欠缺完整性。同時部分醫(yī)院在檔案管理中職責劃分不清，各自為政，存在重復管理或者管理不到位。這主要是因為檔案管理標準不統(tǒng)一造成的，缺乏嚴格的流程和規(guī)范。并且部分檔案管理人員欠缺專業(yè)業(yè)務和知識，導致歸檔意識不強，檔案管理工作呈被動狀態(tài)。

3.緊急采購檔案管理的規(guī)范化措施

3.1重視緊急采購檔案管理

對于檔案管理工作人員和采購工作人員，需進行定期有針對性的培訓，通過專家授課，學習觀摩、專業(yè)技能培訓等活動來提升員工的職業(yè)技能和安全意識，提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平和業(yè)務技能，轉變對緊急采購檔案管理的應用意識，提高檔案資源利用效率。

3.2劃清采購檔案管理職責

在日常管理中，通過制定的規(guī)章制度，有效的約束采購相關人員按照采購檔案管理的要求認真的做好每一次采購工作。購人員采購完畢要及時將緊急采購項目檔案按要求初步整理，移交檔案管理人員。以免造成采購檔案分散或遺失情況的出現(xiàn)。

3.3制定緊急采購檔案管理制度

制定緊急采購檔案管理制度，有利于更好的整合檔案，快速的調取和整理，促進檔案管理工作良性發(fā)展。建立統(tǒng)一的檔案分類標準，完善收集和儲存制度。優(yōu)化檔案借閱制度，明確檔案的借閱主體，防止檔案丟失。建立健全銷毀制度，根據(jù)國家規(guī)定的程序嚴格執(zhí)行。

3.4采購檔案收集與采購工作同步開展

3.4.1緊急采購前

采購前應該明確哪些資料需要進行歸檔管理，怎樣對檔案的保管期進行分類。這樣做不僅可以便于采購人員對負責項目所需的歸檔文件進行收集和整理，而且能夠規(guī)范采購人員的采購行為。在有了明確的清單后，采購人員可以按照步驟和清單內容完成采購。同時，制定規(guī)范合法的采購標準模板，進一步規(guī)范化采購流程，提升采購效率。

3.4.2緊急采購中

采購人員根據(jù)制定的采購文件歸檔范圍、分類和保管期限的相關制度，分成多個階段落實資料收集工作，明確在某一個過程需要收集什么資料，需要提交什么資料，從而降低采購過程中的人為和管理風險。

3.4.3緊急采購后

加強事后監(jiān)管，重點檢查采購項目原始檔案。采購人員應妥善保管采購檔案，為各種監(jiān)督檢查工作提供重要依據(jù)。

綜上所述，緊急采購是特殊工作形式，由于情況的特殊性在采購的過程中也存在較多問題，目前對緊急采購缺乏相關的規(guī)范化流程。國家和醫(yī)院應不斷探索，制動科學、合理的流程，確保緊急采購的規(guī)范、有效。

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作者簡介：

于愛麗（1985— ），女，山東乳山人，研究生，廣東省中山市第二人民醫(yī)院，三級。