王蘭蘭

摘要：隨著社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的蓬勃發(fā)展，我國基層的人力資源管理與社會保障制度也逐漸趨于完善。勞工問題得到了更好地改善后又使民生問題也得到了切實(shí)地解決。開發(fā)人力資源，開展社會保障工作，是人力資源社會保障部門的任務(wù)，只有肩負(fù)起社會責(zé)任，更好地完成工作使命，才能提高人力資源及社會保障檔案管理工作水平，促進(jìn)社會的發(fā)展。文章首先對人力資源及社會保障檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)措施及建議。

關(guān)鍵詞：人力資源;社會保障;檔案管理;要點(diǎn)

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會的進(jìn)步，民生問題也越來越普遍，而人力資源和社會保障部門肩負(fù)著保障民生，服務(wù)人民的使命。而人社部門的工作也與廣大基層群眾的利益息息相關(guān)。檔案管理工作的工作質(zhì)量及工作水平對人力資源和社會保障系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)有著深遠(yuǎn)的影響，如果人社部門沒有較好地做好檔案管理工作，那么人力資源和社會保障系統(tǒng)也會隨之癱瘓。但是隨著社會保障機(jī)制的增多，資金的增加，檔案的數(shù)量也在與日俱增，這一現(xiàn)象大大加強(qiáng)了人力資源和社會保障部門的工作難度及管理難度，并且滋生了一系列問題。所以人社部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，分析研究問題，對相關(guān)問題制定合理的策略，提高管理水平，增強(qiáng)服務(wù)意識，更好地服務(wù)于社會，服務(wù)于人民。

一、人力資源和社會保障檔案管理現(xiàn)狀

（一）對檔案管理工作重視度不足

無論是對社會發(fā)展還是對個(gè)人來說，人力資源和社會保障管理工作都有著重要的作用。但是相關(guān)部門對檔案管理工作的重視度仍然不足，部分地區(qū)還停留在初步階段。因?yàn)橛嘘P(guān)部門對檔案管理工作不重視，所以勢必會造成資金匱乏、人員短缺的現(xiàn)象，工作效率降低。除此之外，為了保障檔案的真實(shí)性和有效性，工作人員需要對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行集中管理，并需要反復(fù)檢查檔案內(nèi)容，確保萬無一失。假如對檔案管理工作重視不足的風(fēng)氣盛行，那么基層檔案管理人員也無法認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，其外，檔案管理工作本身便枯燥乏味，那么勢必會造成工作人員沒有工作積極性，消極怠工現(xiàn)象的滋生。這樣不僅工作效率會大幅度降低，服務(wù)水平也得不到保障。

（二）管理方式滯后

因?yàn)樾枰M(jìn)行管理的檔案多是個(gè)人檔案，所以人力資源和社會保障的檔案管理工作具有數(shù)量繁多、工作量大的特點(diǎn)。這就需要人力資源和社會保障部門制定科學(xué)合理的管理方針以指導(dǎo)工作的開展，這樣才能在減少工作人員的工作壓力的同時(shí)提高工作效率。當(dāng)下的管理方式主要分為“卷”整理及“件”整理，這兩種管理方式對工作進(jìn)展的影響各有利弊。例如在進(jìn)行“件”檔案整理工作時(shí)，因?yàn)闄n案數(shù)量繁多，工作量較大，“件”檔案管理方式又屬于一種繁瑣的管理方式，所以難免會造成檔案歸檔產(chǎn)生偏差的現(xiàn)象。“卷”檔案管理方式是一種便于保管檔案的方式，一定程度上可以保障機(jī)密檔案的安全性和保密性，但是組卷普遍繁瑣，其實(shí)并不適合檔案的安全保管。綜上所述，我們可以知道當(dāng)下人力資源和社會保障檔案管理方式仍相對落后，優(yōu)化檔案管理方式刻不容緩。

（三）檔案管理人員專業(yè)能力和素質(zhì)有待提高

人力資源和社會保障檔案管理工作并不是一份不需要專業(yè)技能支撐人人都可以做的工作，反之，它具有極強(qiáng)的專業(yè)性，所以檔案管理工作人員需具備與之相匹配的專業(yè)素養(yǎng)與技能水平。但當(dāng)下檔案管理人員人數(shù)眾多，成分冗雜，在專業(yè)技能方面存在著較大的問題。形成這一問題主要有兩個(gè)原因：其一是檔案人員更換過于頻繁，這一定程度上導(dǎo)致了工作人員工作積極性的下降，注意力無法集中的現(xiàn)象。此外還有部分人力資源和社會保障檔案管理部門聘用一些兼職人員，兼職人員普遍不具備專業(yè)技能素養(yǎng)，并且不熟悉工作流程，通常無法完成工作任務(wù)，這便大大打擊了管理工作的效率，降低了工作水平。其二是檔案管理人員普遍缺乏服務(wù)意識，對檔案管理工作缺乏重視，更甚者不能遵守相關(guān)法律規(guī)定，違章違紀(jì)，擅用私權(quán)泄露機(jī)密信息。所以，檔案管理人員的專業(yè)能力水平和精神素養(yǎng)有待提高。

（四）欠缺數(shù)字化管理

當(dāng)下是互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，為了緊跟時(shí)代潮流，一些傳統(tǒng)行業(yè)也紛紛使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)擴(kuò)大自己的行業(yè)優(yōu)勢。人力資源和社會保障檔案管理部門也應(yīng)該將信息技術(shù)廣泛地應(yīng)用到工作之中，建立健全數(shù)據(jù)信息管理體系，完善工作方針規(guī)劃。將信息技術(shù)應(yīng)用于管理工作中不僅可以極大地提升工作效率，減小工作壓力，更能為廣大群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。但時(shí)下數(shù)字化、信息化尚未達(dá)到完善，尤其是在管理方面，數(shù)字化管理系統(tǒng)仍缺乏精確度，程序也較為復(fù)雜，有時(shí)會出現(xiàn)文件丟失遺漏的問題。除此之外，實(shí)時(shí)更新人力資源信息仍是一個(gè)有待解決的難題，數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫并沒有實(shí)現(xiàn)完全的數(shù)字化管理模式，大多人力資源和社會保障檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的工作模式，即書面記錄的形式。但是傳統(tǒng)的工作模式不僅浪費(fèi)時(shí)間、人力、物力，更是極大地拉低了工作效率。

二、人力資源和社會保障檔案管理工作的重要性

自從出生起我們每個(gè)人都會擁有自己的檔案，檔案也記錄著我們的關(guān)鍵信息，無論是求職還是出行，相關(guān)部門都會以檔案作為直接參考對象。例如求職過程中，人力資源部門便是通過一個(gè)人的檔案了解他的基本信息，如畢業(yè)院線、獲獎(jiǎng)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等等，再進(jìn)行深入的分析和比較，選擇出最合適的人在最合適的崗位開展工作，所以檔案在一定程度上激發(fā)了人們對于工作的熱情。從求職角度來看，人力資源檔案為求職者尋找合適的工作提供了巨大的空間，為求職者提供了更多的就業(yè)選擇，大大提高了人們工作的便捷度。應(yīng)聘時(shí)求職者不需要大費(fèi)口舌介紹自己的基本信息，只需要拿出檔案便一目了然。當(dāng)然，檔案并不是對求職者或?qū)W生有著積極的作用，基層群眾、廣大勞動(dòng)人民同樣也擁有著屬于自己的檔案，檔案在一定意義上幫助他們解決了許多問題，如就業(yè)問題、搬遷問題等等。所以人社檔案不僅維護(hù)人們的利益，更為人們的生活提供幫助，它對人們來說至關(guān)重要。人力資源和社會保障部門應(yīng)加大對檔案管理工作的重視，提高工作效率，強(qiáng)化服務(wù)意識，使人社檔案可以更好地造福于人民。

人力資源和社會保障檔案不僅對人民有著巨大的作用，它對社會發(fā)展同樣有著深遠(yuǎn)的影響。人力資源和社會保障檔案管理工作的順利實(shí)行可以為社會提供完美的保障，還能使跨區(qū)域行業(yè)流動(dòng)服務(wù)水平更上一層樓。

三、優(yōu)化人力資源和社會保障檔案管理措施

（一）實(shí)行檔案統(tǒng)一管理制度

因?yàn)槿肆Y源和社會保障檔案管理工作有著分散性的缺點(diǎn)，這一缺點(diǎn)極大地降低了工作效率，嚴(yán)重地?fù)p耗了人力、物力。所以在新時(shí)期的大背景下，人力資源和社會保障部門應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一的管理制度，工作的開展可以從以下幾點(diǎn)著手。

第一，設(shè)立相關(guān)部門。首選人社部門應(yīng)成立一個(gè)專門的檔案中心，該中心應(yīng)專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，如收集、管理、傳遞、利用等等。而對于分散在其他部門的檔案應(yīng)該采取統(tǒng)一清查的方式，確認(rèn)每一份檔案所在地點(diǎn)，防止日后工作遇到阻礙，如出現(xiàn)檔案遺漏、丟失問題等。在統(tǒng)一的管理模式下，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、完善化，為群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

第二，建立健全相關(guān)規(guī)章制度，主要為收集、裝訂、歸類一體化的工作制度，并要求工作人員嚴(yán)格遵守，按制度形式，保證統(tǒng)一管理模式的實(shí)行。

第三，人社部門的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該加大對檔案管理工作的重視度，同時(shí)成立專門的工作組，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作的開展。

第四，完善檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供優(yōu)質(zhì)的設(shè)備提高管理工作的工作效率和工作水平，保證工作的高效性。

第五，還要加強(qiáng)對檔案存放室的管理力度，優(yōu)化檔案存放室環(huán)境，做好防潮、防火，防蟲的三防工作，為檔案管理工作的順利開展提供環(huán)境優(yōu)勢。

統(tǒng)一管理制度的核心便是將工作從整體上進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，徹底消除從前各顧各的工作現(xiàn)象，加強(qiáng)部門與部門之間的交流與合作，制定科學(xué)合理的措施推動(dòng)管理工作的進(jìn)展。

（二）優(yōu)化檔案整理方式

人力資源和社會保障系統(tǒng)檔案管理工作具有流程繁瑣復(fù)雜、工作量大、群體性強(qiáng)的特點(diǎn)，所以制定一個(gè)可行性較強(qiáng)的整理方式對提高管理水平有著巨大的幫助，還能大大減少工作人員的壓力。首先，應(yīng)將卷宗材料的收集方法趨于完善，在案件辦結(jié)后也要對文檔資料進(jìn)行嚴(yán)密地核查。對于不完整的材料要及時(shí)地予以補(bǔ)充，不需要的材料應(yīng)及時(shí)遺棄。其次，要采取分類的方式整理檔案，例如可以根據(jù)地區(qū)、公司等對檔案進(jìn)行分類，方便查閱。最后，建立統(tǒng)一的立卷標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要，這樣可以有效地避免主觀差異，防止問題滋生。

（三）提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是檔案工作的核心，負(fù)責(zé)著全部工作內(nèi)容，所以若想管理工作水平提高，那么檔案管理人員素質(zhì)也要獲得提升。第一、對應(yīng)聘人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核工作，選擇合適的人選任職管理工作，除了具備專業(yè)技能外更要具有服務(wù)意識和責(zé)任意識。第二、定期開展專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)。通過培訓(xùn)提高工作人員的專業(yè)能力，強(qiáng)化責(zé)任意識。

（四）完善檔案數(shù)字化管理能力

將信息化、數(shù)字化與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合可以大幅的提升工作效率，為廣大群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。這便需要檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公模式向數(shù)據(jù)化、信息化辦公模式的轉(zhuǎn)變。數(shù)字化管理主要包括信息軟件系統(tǒng)的應(yīng)用、電子財(cái)務(wù)系統(tǒng)、指紋采集系統(tǒng)等等，人社部門應(yīng)將這些技術(shù)與管理工作結(jié)合，提高工作水平。

四、結(jié)語

人力資源和社會保障系統(tǒng)檔案管理不僅影響著人民的生活水平，更與社會的發(fā)展進(jìn)程息息相關(guān)，它切實(shí)關(guān)乎廣大基層群眾的利益。但是因?yàn)槿肆Y源和社會保障系統(tǒng)檔案管理工作具有工作量巨大、工作流程繁瑣、群體性強(qiáng)等特點(diǎn)，所以人社部門需要具體問題具體分析，根據(jù)出現(xiàn)的問題制定行之有效的措施，對檔案管理工作進(jìn)行深入地探索，極力提高檔案管理工作的管理水平和服務(wù)水平，為廣大人民群眾謀幸福，為社會的穩(wěn)定發(fā)展添動(dòng)力。

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（作者單位：山東省青島市膠州洋河鎮(zhèn)政府）