侯昱澤

(北京全路通信信號(hào)研究設(shè)計(jì)院集團(tuán)有限公司，北京 100070)

科技檔案是企業(yè)在工程設(shè)計(jì)、工程咨詢、應(yīng)用科研、標(biāo)準(zhǔn)制定、工程勘測(cè)、工程總承包和系統(tǒng)集成等技術(shù)活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料。科技檔案管理工作是對(duì)企業(yè)科技活動(dòng)的真實(shí)記錄，有助于企業(yè)科技研究和發(fā)展，科技檔案管理者應(yīng)適應(yīng)新的發(fā)展趨勢(shì)，改變管理觀念，采取有效的策略措施，真正激發(fā)科技檔案價(jià)值和作用，使之為企業(yè)科技發(fā)展提供重要參考。

1 樹立先進(jìn)科技檔案管理觀念

1.1 建立科技檔案的資產(chǎn)觀

在科技型企業(yè)，科技檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)知識(shí)和信息，因此它除了是與文書檔案等具有法律意義的檔案憑證外，更是有一定經(jīng)濟(jì)價(jià)值的企業(yè)重要資產(chǎn)。尤其隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來臨，科技型企業(yè)應(yīng)建立科技檔案資產(chǎn)觀，將科技檔案納入企業(yè)資產(chǎn)管理范疇，成為企業(yè)無形資產(chǎn)的一部分。

1.2 轉(zhuǎn)變需求導(dǎo)向的服務(wù)觀

科技檔案的重要價(jià)值在于檔案需求者的開發(fā)利用?？萍紮n案管理的目標(biāo)是服務(wù)于企業(yè)科技工作者和科技管理者，而不是單純的以收藏為工作主要目的。所以科技檔案的管理應(yīng)以需求為導(dǎo)向、以應(yīng)用為方向，聚焦在科技檔案的開發(fā)利用和科技人員的使用需求上，并將服務(wù)質(zhì)量、水平，科技工作者的滿意程度納入對(duì)檔案工作人員的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)里。

1.3 明確電子檔案的認(rèn)可觀

電子材料已然成為了科技活動(dòng)成果的主要媒介，必須認(rèn)識(shí)到電子檔案也是一種真實(shí)存在的客觀記錄，同樣也是可靠、可信的證據(jù)。對(duì)于那些用于內(nèi)部使用和不涉及法律問題的、打印后更不利于查看的、大量耗費(fèi)紙張和存儲(chǔ)空間的電子材料以及存于權(quán)威認(rèn)證的數(shù)字檔案館系統(tǒng)的電子材料，企業(yè)可實(shí)行僅保存電子材料，不必硬性要求電子材料與打印成紙質(zhì)材料同時(shí)歸檔的模式。

1.4 強(qiáng)化過程文件的存檔觀

科技檔案不僅要體現(xiàn)科技成果，也應(yīng)反映出在設(shè)計(jì)和開發(fā)過程中形成的技術(shù)履歷?？萍紮n案應(yīng)詳細(xì)記錄科技活動(dòng)的各階段的計(jì)劃、方案、分析、數(shù)據(jù)、圖表等過程材料和積累的經(jīng)驗(yàn)，與科技成果具有同等的保存價(jià)值。在科技檔案管理過程中，企業(yè)應(yīng)不斷強(qiáng)化科技活動(dòng)的過程性文件的歸檔意識(shí)，在項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收時(shí)，對(duì)最終科技成果和過程性文檔同時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。

2 完善科技檔案管理的策略措施

2.1 健全企業(yè)科技檔案管理規(guī)范

企業(yè)目前在制定檔案管理體系文件時(shí)常用到的參考標(biāo)準(zhǔn)主要包括《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T 42-2009)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2000)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2008)、《 紙 質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T 31-2005)等。隨著科技檔案管理工作開展過程中內(nèi)外環(huán)境的不斷變化，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)標(biāo)準(zhǔn)中一些不適用和不完善之處進(jìn)行制度規(guī)范擴(kuò)充。比如：梳理企業(yè)各部門在檔案管理工作方面的權(quán)利、職責(zé)和相互關(guān)系；明確企業(yè)各部門和主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科技檔案管理工作行使的監(jiān)督和檢查權(quán)利；明確項(xiàng)目實(shí)施部門、項(xiàng)目組成員歸檔、移交和使用檔案的職責(zé)和義務(wù)。

2.2 理順科技檔案管理權(quán)責(zé)關(guān)系

科技檔案管理也是科技管理工作中不可或缺的一部分，雖然多數(shù)科技型企業(yè)的科技管理制度體系中都包含科技檔案管理的部分，但仍需強(qiáng)化科技管理部門的作用，進(jìn)一步理順檔案管理部門、科技管理部門和項(xiàng)目實(shí)施部門之間的分工和權(quán)責(zé)。

檔案管理部門依據(jù)檔案管理體系文件向科技管理部門提出科技檔案管理的要求，并對(duì)其工作進(jìn)行指導(dǎo)，對(duì)體系文件執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和審查。同時(shí)，對(duì)管理部門移交的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理、科學(xué)編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)工作，為科技工作者提供檔案利用服務(wù)。

科技管理部門根據(jù)科研項(xiàng)目管理體系文件對(duì)項(xiàng)目實(shí)施部門提出科研項(xiàng)目材料歸檔要求，并審核歸檔材料及監(jiān)督審查其執(zhí)行情況，由項(xiàng)目實(shí)施部門按歸檔要求提交給檔案管理部門。

項(xiàng)目實(shí)施部門主要按照科研項(xiàng)目管理體系文件要求，對(duì)形成的科技項(xiàng)目材料進(jìn)行收集、歸納、整理，并向科技管理部門提交歸檔申請(qǐng)，經(jīng)科技管理部門審核后歸檔。

檔案管理部門、科技管理部門和項(xiàng)目實(shí)施部門之間的權(quán)責(zé)關(guān)系，如圖1所示。

圖1 檔案管理部門、科技管理部門和項(xiàng)目實(shí)施部門之間的權(quán)責(zé)關(guān)系Fig.1 Authority-responsibility relationships between technological archives management department,technological management department and project implementation department

2.3 完善科技檔案管理模式

1）科技檔案納入科技項(xiàng)目合同管理體系

企業(yè)目前多以項(xiàng)目制開展科技活動(dòng)，科技管理部門與項(xiàng)目實(shí)施部門多以合同的形式來約束項(xiàng)目的執(zhí)行過程。而科技檔案作為整個(gè)科研開發(fā)過程的重要成果體現(xiàn)，往往具有滯后性，不利于監(jiān)督管理，因此，應(yīng)將科研檔案歸檔要求納入合同約定條款，明確指出科技檔案應(yīng)作為項(xiàng)目實(shí)施部門項(xiàng)目承擔(dān)人員的績(jī)效考評(píng)、科技獎(jiǎng)項(xiàng)兌現(xiàn)、新承擔(dān)項(xiàng)目的必要條件，明確指出科技檔案歸檔頻率，同時(shí)科技管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施部門履行情況的監(jiān)管力度。

2）科技檔案納入企業(yè)知識(shí)管理體系

隨著信息與知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起，科技檔案管理也逐漸由原來的信息管理發(fā)展為知識(shí)管理并趨于知識(shí)服務(wù)，因此，企業(yè)的知識(shí)管理體系需要將科技檔案作為知識(shí)管理的重要內(nèi)容，逐漸將原來的科技檔案庫(kù)轉(zhuǎn)化成本資源庫(kù)、知識(shí)庫(kù)。

3）建立科技檔案驗(yàn)收和審計(jì)制度

目前《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》在實(shí)際工作中取得了明顯的成效，借鑒此經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)應(yīng)在科研項(xiàng)目合同驗(yàn)收中施行檔案驗(yàn)收制度，把通過檔案驗(yàn)收作為通過科研項(xiàng)目最終驗(yàn)收的必要條件之一。對(duì)于沒有達(dá)到檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目，不能進(jìn)行項(xiàng)目最終驗(yàn)收工作。

目前，企業(yè)科技項(xiàng)目在中期檢查和結(jié)題時(shí)，需要科技管理部門評(píng)審和財(cái)務(wù)部門出具經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況，以此對(duì)項(xiàng)目的執(zhí)行情況、執(zhí)行結(jié)果、費(fèi)用支出等情況進(jìn)行審核。但沒有對(duì)科技項(xiàng)目檔案情況進(jìn)行審核，特別是項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間跨度大的項(xiàng)目，為避免過程中出現(xiàn)項(xiàng)目材料的遺失，應(yīng)在檢查項(xiàng)目中增加“檔案歸檔情況”的審核項(xiàng)，由檔案管理部門確認(rèn)該項(xiàng)目是否已按里程碑或重要節(jié)點(diǎn)的要求歸檔。

同時(shí)企業(yè)可試行科技檔案審計(jì)工作，將科技檔案納入企業(yè)資產(chǎn)范疇，開展科技檔案資產(chǎn)或信息資產(chǎn)登記、評(píng)估和審計(jì)工作。目前英國(guó)已發(fā)布信息資產(chǎn)登記和評(píng)估信息資產(chǎn)的相關(guān)條例，國(guó)內(nèi)科技企業(yè)可借鑒參考。

2.4 加強(qiáng)科技檔案人才和經(jīng)費(fèi)管理

不斷加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理人員的隊(duì)伍素質(zhì)，提升業(yè)務(wù)能力，是企業(yè)提高科技檔案管理工作水平的重要措施，應(yīng)著重從檔案法律法規(guī)、道德修養(yǎng)、基本理論、業(yè)務(wù)能力、信息化技能等多方面、多角度綜合考察科技檔案管理人員的職業(yè)技能。在企業(yè)中建立檔案專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘制度，鼓勵(lì)檔案管理人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)熱情，建立科技檔案人員職業(yè)上升通道，鼓勵(lì)科技檔案管理人員參加各類培訓(xùn)，在企業(yè)中培養(yǎng)出一批專業(yè)化的科技檔案管理人才。

同時(shí)，應(yīng)適當(dāng)增加科技檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入，在企業(yè)管理經(jīng)費(fèi)中適當(dāng)撥出用于科研檔案管理，保證企業(yè)檔案庫(kù)房、設(shè)備和工具齊套。

3 總結(jié)

綜上所述，企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到科技檔案管理工作的重要性，建立科技檔案資產(chǎn)觀、轉(zhuǎn)變以需求為導(dǎo)向、明確電子檔案的認(rèn)可程度和注重過程性文件的存檔。積極改進(jìn)科技檔案管理的制度措施，健全企業(yè)科技檔案管理規(guī)范、優(yōu)化科技檔案管理權(quán)責(zé)關(guān)系、完善科技檔案管理模式、加強(qiáng)科技檔案人才和經(jīng)費(fèi)管理。從多維度改革創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案管理提升。