宋云香

摘要：分析目前我國(guó)城建事業(yè)單位的城建檔案管理工作開(kāi)展情況，可以了解到其正逐步由單一的紙質(zhì)檔案管理朝著紙質(zhì)、數(shù)字化檔案聯(lián)合管理的方向轉(zhuǎn)變，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的變革，促使常規(guī)檔案管理工作開(kāi)展期間出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題可以有效地解決處理，管理工作的質(zhì)量與效率得到極大的提升，所以本文著重對(duì)于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效對(duì)策作了深入的探究分析，希望本文研究的內(nèi)容可以為當(dāng)前諸多城建單位城建檔案數(shù)字化管理的有效轉(zhuǎn)型與高質(zhì)量、高效率管理工作的開(kāi)展提供思路方法的指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理;數(shù)字化;建設(shè)

城市建設(shè)在城市的現(xiàn)代化發(fā)展中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，依托相關(guān)規(guī)劃建設(shè)工作的良好開(kāi)展，促使城市資源可以得到科學(xué)合理的利用、城市格局面貌逐漸趨于合理、人們的生產(chǎn)生活活動(dòng)可以更好地開(kāi)展，因此城建單位在具體開(kāi)展工作期間需要對(duì)城市實(shí)際發(fā)展情況與規(guī)劃建設(shè)情況進(jìn)行完整、真實(shí)的記錄，編制城建檔案，以此為城市后續(xù)的規(guī)劃建設(shè)工作有序開(kāi)展提供珍貴的參考資料，確保城市規(guī)劃建設(shè)工作可以保質(zhì)保量的開(kāi)展，由此可見(jiàn)城建檔案對(duì)于城建單位相關(guān)工作開(kāi)展產(chǎn)生的積極影響較大，需要城建單位可以在日常進(jìn)行的城市規(guī)劃建設(shè)工作開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)于城建檔案加強(qiáng)管理，并且要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，積極利用現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)對(duì)檔案作數(shù)字化管理，本文便對(duì)城建單位進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理建設(shè)有效辦法進(jìn)行了總結(jié)分析。

一、城建檔案數(shù)字化管理重要性

對(duì)于城建檔案數(shù)字化管理的重要性進(jìn)行總結(jié)分析，主要為有助于提升城建檔案管理質(zhì)量效率，由于城建檔案屬于城市多年規(guī)劃建設(shè)的歷史資料，具有極高的保存價(jià)值，但是城建單位搜集整理的城建檔案非常多，管理難度較大，容易發(fā)生管理不良之下的檔案遺失、破損或者被隨意篡改等問(wèn)題，而且以往整理的檔案基本為紙質(zhì)檔案，大量檔案的整理與管理工作的工作量大，使得檔案管理人員實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作的效率不高，最終導(dǎo)致城建檔案的管理效果不佳，所以通過(guò)數(shù)字化的檔案管理工作，便可以對(duì)大量的城建檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理，管理人員的工作量顯著減少，基于數(shù)字化管理的城建檔案管理工作可以對(duì)城建工作進(jìn)行時(shí)的全部資料數(shù)據(jù)進(jìn)行完整且真實(shí)的錄入收集，避免了檔案資料丟失或被篡改等風(fēng)險(xiǎn)，促使檔案管理工作質(zhì)量提高，因此對(duì)于城建檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，顯著提升了此項(xiàng)工作的質(zhì)量與效率;有助于增強(qiáng)檔案利用率，城建檔案屬于非常重要的城市發(fā)展戰(zhàn)略性資源，利用價(jià)值高，但是以往的紙質(zhì)檔案管理的尋找、查閱、利用程序復(fù)雜，很多時(shí)候還會(huì)出現(xiàn)檔案無(wú)法找到、丟失情況，導(dǎo)致檔案的實(shí)際利用率低，所以通過(guò)數(shù)字化手段對(duì)于城建檔案加強(qiáng)管理，便可以為檔案使用者提供檔案利用的便利條件，促使城建檔案的利用率明顯的提高，使用者可以通過(guò)檔案管理界面進(jìn)行用戶名、登錄密碼的輸入，便可以對(duì)相應(yīng)權(quán)限下的城建檔案進(jìn)行查閱與利用。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)措施分析

（一）重視城建檔案數(shù)字化管理內(nèi)容的宣講工作

城建單位檔案管理部門(mén)需要對(duì)數(shù)字化檔案管理的相關(guān)內(nèi)容作以總結(jié)，之后使用通俗易懂的語(yǔ)言，面向全體單位職工作以本單位數(shù)字化檔案管理重要性、內(nèi)容、方法及效果等的介紹宣講，以此使得職工對(duì)于新時(shí)期的數(shù)字化檔案管理工作有著非常多的認(rèn)識(shí)和了解，促使城建單位職工的檔案管理意識(shí)不斷得到增強(qiáng)提高，在之后的工作當(dāng)中可以積極配合檔案管理人員做好各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理工作，而檔案管理人員通過(guò)此項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，可以良好的提升自己開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作的積極性與熱情，能夠在日常的檔案管理工作當(dāng)中通過(guò)多種路徑進(jìn)行數(shù)字化檔案管理有效辦法的學(xué)習(xí)研究，之后再將所學(xué)習(xí)的內(nèi)容應(yīng)用于本單位的檔案管理工作之中，便可以確保此項(xiàng)管理工作效果和之前相比較有著非常大的提高。

（二）編制健全且完善的城建檔案數(shù)字化管理工作制度

城建單位檔案管理部門(mén)為了良好的開(kāi)展管理數(shù)字化建設(shè)工作，需要結(jié)合數(shù)字化檔案管理特點(diǎn)，進(jìn)行相應(yīng)管理工作制度的編制，以此通過(guò)制度當(dāng)中的相關(guān)內(nèi)容對(duì)于數(shù)字化城建檔案管理工作作以指導(dǎo)，促使管理工作可以有序開(kāi)展?？偨Y(jié)分析新編制的數(shù)字化城建檔案管理工作制度的內(nèi)容，可知其中對(duì)于城建檔案數(shù)字化管理范圍、管理方法、管理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化管理注意事項(xiàng)、檔案安全管理、管理責(zé)任制等內(nèi)容作以了明確的說(shuō)明，之后檔案管理人員便可以參考制度中的內(nèi)容開(kāi)展數(shù)字化檔案的管理工作，如果在管理期間發(fā)現(xiàn)相關(guān)的問(wèn)題，要第一時(shí)間作出處理，尤其是數(shù)字化檔案管理工作開(kāi)展期間，極容易發(fā)生檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)受到病毒、木馬程序、黑客等惡意攻擊所致的檔案資料遺失、損毀、被竊取等問(wèn)題，一旦發(fā)生給城建單位造成的危害非常大，所以需要管理人員有效做好新時(shí)期的數(shù)字化檔案管理工作，利用新型的管理理念與方法提升檔案管理工作開(kāi)展的價(jià)值。

（三）做好數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)

城建單位需要在城市規(guī)劃建設(shè)工作開(kāi)展期間，對(duì)于數(shù)字化檔案管理工作的重要性不斷加強(qiáng)認(rèn)識(shí)與把握，促使自身的數(shù)字化檔案管理意識(shí)不斷得到提升，之后可以為該管理工作的良好進(jìn)行提供更多的資金、技術(shù)支持，可以委托具有軟件開(kāi)發(fā)專業(yè)水平的企業(yè)機(jī)構(gòu)，來(lái)到本單位檔案管理部門(mén)進(jìn)行專門(mén)的城建檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的構(gòu)建，促使檔案管理人員在工作期間，可以將調(diào)查所得到的全部資料信息上傳到系統(tǒng)平臺(tái)之中，確保大量的資料信息可以得到完整的保存，發(fā)生遺失或者隨意修改的風(fēng)險(xiǎn)小，并且城建單位檔案管理部門(mén)要進(jìn)行專門(mén)的檔案管理室的建設(shè)，在系統(tǒng)日常工作期間加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的管理，確保系統(tǒng)平臺(tái)可以正常穩(wěn)定的運(yùn)行，降低系統(tǒng)平臺(tái)運(yùn)行故障風(fēng)險(xiǎn)，此外檔案管理部門(mén)需要對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，不斷提升平臺(tái)的軟硬件水平，促使系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)行穩(wěn)定性與可靠性強(qiáng)，檔案信息遺失或者惡意攻擊泄漏的風(fēng)險(xiǎn)得到了較好的規(guī)避控制。

（四）組建一支高水平、高能力的檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)

城建單位檔案管理部門(mén)需要招聘一大批具有豐富的數(shù)字化檔案管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)、較強(qiáng)的檔案管理能力的管理人員，來(lái)到本單位從事專門(mén)的檔案管理工作，與其他管理人員一道組成一支具備專業(yè)水平的管理團(tuán)隊(duì)，來(lái)對(duì)本單位日常進(jìn)行城市規(guī)劃建設(shè)工作時(shí)產(chǎn)生的大量檔案資料作以有效的管理，避免再次發(fā)生人為因素所致的檔案管理質(zhì)量、效率等方面的問(wèn)題，并且在這些優(yōu)秀管理人員的帶動(dòng)下，使得本單位的其他檔案管理人員可以轉(zhuǎn)變固有的工作態(tài)度，促使自身的工作積極性與熱情大大提升，可以和優(yōu)秀的檔案管理人員一道做好本單位的檔案管理工作。同時(shí)檔案管理部門(mén)需要定期邀請(qǐng)專門(mén)從事城建單位檔案管理工作研究的專家學(xué)者，來(lái)到本單位對(duì)于全部的檔案管理人員作以數(shù)字化檔案管理知識(shí)、方式方法及數(shù)字化管理平臺(tái)操作能力的教育培訓(xùn)，促使檔案管理人員經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí)可以不斷加深對(duì)于城建檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)與了解，自身的數(shù)字化檔案管理工作能力強(qiáng)，未來(lái)可以良好地完成本單位的數(shù)字化檔案管理工作。

三、結(jié)語(yǔ)

目前城建檔案管理工作開(kāi)展期間的數(shù)字化建設(shè)工作非常重要，通過(guò)該工作可以為城建檔案的良好管理提供保障，促使檔案管理工作成效較之于以往不斷提高，檔案利用價(jià)值高，所以城建單位的檔案管理部門(mén)需要高度關(guān)注城建檔案的數(shù)字化管理工作，充分認(rèn)識(shí)到該管理工作進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的重要性，之后再使用本文所研究的策略開(kāi)展城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作，便可以確保城建檔案數(shù)字化管理工作有條不紊開(kāi)展，獲得滿意的管理成效。