文/吳曉蕾

在事業(yè)單位改革的不斷推動下，只有實施檔案科學化規(guī)范化管理，才能促使事業(yè)單位走出檔案管理的被動局面，形成規(guī)范、標準、有序、嚴挌的管理方式，促進事業(yè)單位檔案管理效率和質量不斷改進和提升，真正體現檔案管理的有效價值和重要作用

現代化管理是推進社會進步與發(fā)展的重要方法與手段。檔案管理是事業(yè)單位日常諸多項管理工作的重要內容，也是其管理水平的重要體現。在事業(yè)單位深化改革不斷推進的今天，要求事業(yè)單位不斷發(fā)展的同時，還應注重檔案規(guī)范化、科學化管理，為事業(yè)單位發(fā)展、改革、科研等方面服務利用提供可靠的數據參考與有效保障。

一、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重要作用

事業(yè)單位的檔案管理主要是針對事業(yè)單位的人事檔案、科研項目檔案、財務檔案、物資檔案、辦公檔案等，按照管理要求進行檔案收集、檔案分類、檔案處理、檔案編撰、檔案保存與檔案利用?？梢?，檔案深入到事業(yè)單位各個環(huán)節(jié)中去，能夠為事業(yè)單位回顧過去、發(fā)展決策提供有力的數據支撐，幫助事業(yè)單位履行職責，服務社會，服務公眾，服務員工。因此，事業(yè)單位檔案科學有序的規(guī)范化管理，有助于事業(yè)單位不斷提升工作水平，改進服務措施，完善職能職責，最終以良好的形象服務社會。

當今，隨著事業(yè)單位管理逐漸走向正規(guī)化科學化，業(yè)務精細化管理導致工作量劇增，產生越來越多的檔案信息和檔案資料。傳統(tǒng)低效率的檔案管理方式很難適應精細化管理的要求，事業(yè)單位管理水平的提升需求更加迫切。可見，在事業(yè)單位改革的不斷推動下，只有實施檔案科學化規(guī)范化管理，才能促使事業(yè)單位走出檔案管理的被動局面，形成規(guī)范、標準、有序、嚴格的管理方式，促進事業(yè)單位檔案管理效率和質量不斷改進和提升，真正體現檔案管理的有效價值和重要作用。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的主要措施

認識的提升是踐行的先導，檔案管理科學化規(guī)范化還在于實際行動。如何切實做好事業(yè)單位檔案科學化規(guī)范化管理這篇大文章，具體采取以下六項主要措施：

一是管理意識規(guī)范化。事業(yè)單位要在思想認識上重視檔案規(guī)范化管理，摒棄傳統(tǒng)管理方法，依靠現代化信息技術的優(yōu)勢，將檔案管理提升至規(guī)范化、標準化、嚴格化和有序化，從而提高事業(yè)單位整體管理水平和管理能力，為事業(yè)單位發(fā)展提供助力。首先，領導要重視，起帶動作用，將檔案管理深入到行政管理和業(yè)務管理中去。其次，加大規(guī)范化宣傳力度，明確規(guī)范化管理對本單位發(fā)展的作用，使全體員工在思想認識上重視檔案管理的規(guī)范化，身體力行，共同努力，形成檔案管理規(guī)范化的向心力。最后，在單位規(guī)劃發(fā)展中將檔案管理規(guī)范化列入其中，無論是資金投放還是物資引進與分配，都將檔案管理作為重要組成部分，真正體現檔案管理規(guī)范化和科學化。

二是管理制度規(guī)范化。檔案管理規(guī)范化要以制度規(guī)范化為后盾，有了完善的制度，檔案管理規(guī)范化才能循序漸進得以落實。首先，管理制度要隨著單位改革不斷更新與完善，掃除管理死角。其次，實施規(guī)范化和精細化結合的管理制度，保證制度精細，能夠為管理提供規(guī)范、標準、統(tǒng)一的管理方法。最后，規(guī)范檔案歸檔時間、分類方法、保存介質、密級原則、借用條例等制度，給檔案管理與應用提供強有力的制度支撐，保證事業(yè)單位改革深化的同時，檔案管理有完善的制度約束，從而實現規(guī)范化管理。

三是隊伍建設規(guī)范化。檔案規(guī)范化管理需要高素質管理人員具體實施，這就要求管理隊伍建設要走向規(guī)范化，注重專業(yè)技術、注重思想道德、注重職業(yè)品質。首先，吸引和選聘專業(yè)人員，提升管理隊伍的專業(yè)水平；其次，做好檔案管理專業(yè)化培訓計劃，對管理人員進行定期輪流培訓，使其掌握和應用信息管理系統(tǒng)，提升檔案規(guī)范化管理的能力和意識，形成全新的管理體系和管理方法。最后，增強橫向交流，吸收先進的檔案規(guī)范化管理方法和經驗，培養(yǎng)創(chuàng)新意識，能夠在單位改革中不斷完善檔案管理流程和內容，從而保證檔案更好地服務于單位職能和業(yè)務發(fā)展。

四是存檔保管規(guī)范化。為此，第一，檔案保存要做好分類和密級，并進行規(guī)范化編號存放。在應用、回顧、調取、審核時，才能條理清晰，高效快捷。第二，對于保密性檔案，要嚴格遵守保密制度，按照保密要求實施保密保存，確保密級有效。同時，管理人員要增強責任心和職業(yè)素質，依法保密。第三，檔案歸檔、立卷保存、借閱、歸還等建立規(guī)范化管理流程，運用信息化技術進行信息化管理。對檔案的管理全程進行監(jiān)控錄像，確保檔案安全和管理的規(guī)范化，避免私自外借或使用，避免糾紛發(fā)生。

五是管理系統(tǒng)規(guī)范化。隨著規(guī)范化管理的不斷實施，事業(yè)單位要從傳統(tǒng)人力管理過渡到以信息技術為主，以人力為輔的綜合管理局面，做好檔案安全保護、數字轉化完整性、檔案數據標準化工作，最終為檔案資源的共享與綜合利用做好準備。信息化管理時，要始終貫徹規(guī)范化思想，在數據最前端采取規(guī)范化、標準化采集，并讓管理人員深入到OA系統(tǒng)研發(fā)過程，使信息化管理與實際管理方法相協(xié)調，從而推出操作簡單、實用性強、數據規(guī)范、應用方便的管理系統(tǒng)。

六是持續(xù)推進檔案管理工作的改革與優(yōu)化。檔案管理規(guī)范化要求檔案管理隨著事業(yè)單位的發(fā)展而不斷進行完善，是一個動態(tài)的優(yōu)化過程。事業(yè)單位改革不斷推進，隨之而來的是新型職能和新的業(yè)務，要求檔案管理也要與時俱進，面對不斷變化的改革趨勢，不斷對檔案管理方法、管理技術、管理流程、管理力度等進行優(yōu)化與改進，從而滿足單位發(fā)展所需。優(yōu)化過程是一個長期的過程，需要不斷地對設備、空間、介質、技術等進行完善與更新升級，需要事業(yè)單位大力支持與鼓勵，才能與單位發(fā)展共進。

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作量大而繁雜，只有牢固樹立科學化、規(guī)范化管理理念，不斷將檔案管理意識融入管理制度、隊伍建設、收集保管、設施系統(tǒng)建設等工作中去，并且持續(xù)不斷地推進檔案管理工作的改革與優(yōu)化，才能夠真正實現檔案管理服務與利用的價值，進而提升事業(yè)單位的工作效率與工作質量，以其良好的信譽與工作狀態(tài)，博得社會各界的歡迎與好評。