李艷波

摘要：檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的重要保障，這是由于檔案資料詳細(xì)記錄著事業(yè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)展情況以及人員信息，不僅能夠?qū)σ酝墓ぷ鏖_(kāi)展進(jìn)行總結(jié)，還可以為今后的發(fā)展提供重要參考。以往的事業(yè)單位檔案管理工作未受到足夠重視，并且檔案安全管理投入不足。新時(shí)期，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案資料得以在更加安全的環(huán)境下得到保管，同時(shí)也需要加強(qiáng)人員培養(yǎng)和制度建設(shè)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位更加健康的發(fā)展。本文從數(shù)字化檔案的內(nèi)涵入手，討論數(shù)字化背景下檔案管理的原則，闡述我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題，并分析如何在數(shù)字化的背景下加強(qiáng)檔案安全管理，希望對(duì)檔案管理研究具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案信息;安全保障措施

在數(shù)字化技術(shù)得到利用的今天，檔案管理的利用效率得到進(jìn)一步提升，不過(guò)當(dāng)前也存在嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，如果檔案管理人員沒(méi)有重視檔案的安全管理工作將會(huì)存在很大的安全隱患，因此，在新時(shí)期需要事業(yè)單位全面加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量，加快數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

1.數(shù)字化檔案的內(nèi)涵

檔案的數(shù)字化管理是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)有效利用的全新檔案信息形態(tài)，在數(shù)字化技術(shù)的支持下可以將多種檔案形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，可以在網(wǎng)絡(luò)中存儲(chǔ)，還可以建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的空間存放，而檔案的信息化管理可以利用計(jì)算機(jī)以及一些掃描設(shè)備，在使用和操作上更加便捷。數(shù)字化管理模式下的檔案管理安全性更高，所以也成為了事業(yè)單位檔案管理的主要手段[1]。

2.數(shù)字化背景下檔案管理的原則

首先，規(guī)范化原則。在信息時(shí)代背景下，充分利用數(shù)據(jù)開(kāi)展檔案資料管理工作已經(jīng)成為促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的重要途徑，當(dāng)前隨著事業(yè)單位工作量的增加以及規(guī)模的不斷擴(kuò)大，需要對(duì)大量的業(yè)務(wù)信息和人員信息進(jìn)行搜集存儲(chǔ)與利用，并且需要對(duì)不同時(shí)期的相關(guān)信息進(jìn)行管理，如何提升檔案管理規(guī)范性與安全性是重要問(wèn)題，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)Ω鞣N檔案分門(mén)別類(lèi)的管理，為事業(yè)單位的各項(xiàng)工作開(kāi)展提供有力保障。

其次，實(shí)事求是原則。在事業(yè)單位的檔案資料管理中，必須確保收集與利用的各種數(shù)據(jù)和資料具有準(zhǔn)確性，要求檔案管理人員根據(jù)工作需要進(jìn)行信息收取，而借助大數(shù)據(jù)技術(shù)可以最大程度保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性，比如信息的編碼提取加密技術(shù)已經(jīng)成為部分事業(yè)單位檔案管理部門(mén)利用的主要手段。

最后全局性原則。做好事業(yè)單位的檔案管理工作不僅對(duì)其自身發(fā)展產(chǎn)生影響，也會(huì)對(duì)事業(yè)單位的服務(wù)水平與社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生影響，所以需要保證辦案資料的完整性、真實(shí)性和安全性。從全局性的角度講，在事業(yè)單位自身的發(fā)展過(guò)程中，大量的檔案資料不斷堆積，需要及時(shí)的將檔案資料價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，進(jìn)而服務(wù)于相關(guān)部門(mén)和社會(huì)發(fā)展[2]。

3.我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

首先，管理制度需要完善。新時(shí)期事業(yè)單位要想高質(zhì)量開(kāi)展檔案管理工作，保證檔案資料的安全性，必須建立完善的檔案安全管理制度，之后讓各項(xiàng)檔案管理工作圍繞該制度進(jìn)行，目前部分事業(yè)單位存在檔案制度不完善的情況，或者即使制定出辦案管理制度相關(guān)部門(mén)未能?chē)?yán)格落實(shí)，比如在搜集整理與利用檔案資料的過(guò)程中沒(méi)有遵守有關(guān)規(guī)定。此外，各部門(mén)與檔案管理部門(mén)發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)的過(guò)程中也未能遵守檔案管理規(guī)定，最終造成檔案資源利用效率偏低，安全性無(wú)法得到保證，也影響到各部門(mén)工作的開(kāi)展。

其次，檔案管理手段需要?jiǎng)?chuàng)新。在大數(shù)據(jù)技術(shù)得到廣泛利用的今天，事業(yè)單位也在充分利用該技術(shù)，不過(guò)部分事業(yè)單位對(duì)一些信息技術(shù)的利用程度不充分，很多檔案管理部門(mén)指示進(jìn)行掃描、打印、錄入以及電子傳輸。相關(guān)部門(mén)也未能開(kāi)展信息化辦公，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)無(wú)法充分體現(xiàn)出來(lái)，最終造成檔案信息管理整體水平偏低。

再次，人事檔案與財(cái)務(wù)檔案管理存在問(wèn)題。事業(yè)單位的檔案管理工作中，人事檔案與財(cái)務(wù)檔案是主要的管理內(nèi)容，分別對(duì)人資管理部門(mén)和財(cái)務(wù)工作開(kāi)展產(chǎn)生影響，也會(huì)對(duì)事業(yè)單位的決策制定以及發(fā)展產(chǎn)生重要影響。然而當(dāng)前一些事業(yè)單位的管理人員僅僅重視人員調(diào)配與資金利用，未能對(duì)檔案管理工作和信息資料利用重視起來(lái)，導(dǎo)致這兩種檔案的利用率偏低[3]。

第四，基礎(chǔ)設(shè)施需要完善。當(dāng)前的基層單位主要是將精力放在各部門(mén)建設(shè)當(dāng)中，以此更好地發(fā)揮出其服務(wù)功能，不過(guò)部分事業(yè)單位未能將資金用于檔案管理和建設(shè)當(dāng)中，存在檔案管理部門(mén)信息化建設(shè)水平不高的情況，一些數(shù)字化技術(shù)未能得到有效利用，該問(wèn)題影響到了檔案管理效率，也不利于有價(jià)值信息的及時(shí)共享。

第五，檔案數(shù)字化建設(shè)意識(shí)缺乏，在事業(yè)單位中部分管理人員未能更新其思想，在檔案管理部門(mén)的信息化建設(shè)中，依然利用傳統(tǒng)的管理模式，主要是進(jìn)行檔案的收集、整理與存檔，隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案資料數(shù)量在增多，存放的空間開(kāi)始變小，加之受到自然因素的影響，一些檔案容易受潮，對(duì)檔案管理工作人員開(kāi)展工作帶來(lái)很大難題，所以忽視信息化建設(shè)將嚴(yán)重影響檔案管理工作的開(kāi)展效率。此外，部分事業(yè)單位未能制定出科學(xué)的檔案維護(hù)與管理制度，也導(dǎo)致了一些檔案管理人員工作熱情不足。

最后，單位員工整體素質(zhì)偏低。在事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)中，部分工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)未能達(dá)到工作要求，比如缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，沒(méi)有掌握信息技術(shù)，檔案分類(lèi)整理方法不科學(xué)，甚至部分檔案管理人員沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式。從事業(yè)單位的角度講，也沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，該問(wèn)題將嚴(yán)重影響事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)[4]。

4.如何在數(shù)字化的背景下加強(qiáng)檔案安全管理

首先，加強(qiáng)檔案信息安全管理。對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其主要內(nèi)容是最大程度的保證檔案資料的安全性，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下可以借助計(jì)算機(jī)、掃描儀等實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息的備份，同時(shí)也可以建立專(zhuān)業(yè)化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)該方法可以有效保證紙質(zhì)檔案資料的完整性與真實(shí)性，節(jié)約紙質(zhì)檔案的存放空間。具體說(shuō)來(lái)：一方面，檔案管理人員需要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行深入分析，科學(xué)的對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化，比如對(duì)于機(jī)密文件需要采取檔案信息加密措施;另一方面，事業(yè)單位要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際情況設(shè)置監(jiān)管人員，保證檔案錄入環(huán)節(jié)不存在數(shù)據(jù)詳實(shí)問(wèn)題、惡意篡改問(wèn)題。在檔案信息轉(zhuǎn)化之后還需要保證對(duì)檔案的查閱在可控范圍內(nèi)，以此杜絕檔案使用風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。此外，為了保障檔案信息的安全性，需要在大數(shù)據(jù)背景下安裝防火墻與殺毒軟件，合理利用數(shù)字簽名、數(shù)字證書(shū)等措施，避免病毒和木馬入侵檔案管理系統(tǒng)[5]。

其次，對(duì)檔案信息資源深入挖掘。在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作會(huì)存在一些操作問(wèn)題，所以新時(shí)期要求檔案管理人員詳細(xì)記錄檔案信息并定期完善和更新。在大數(shù)據(jù)技術(shù)有效的利用下，可以讓檔案管理模式更加合理，相較于傳統(tǒng)的檔案管理方法操作更加便捷，能夠有效提升檔案錄入和分類(lèi)的效率，也能夠有效避免信息資源浪費(fèi)，比如新時(shí)期的檔案管理工作可以檢索人員、文件名、檔案編號(hào)，要想對(duì)原有檔案信息進(jìn)行完善，可以添加圖片音頻或者視頻，使得檔案資料逐漸完善，具有更大的利用價(jià)值[6]。

再次，完善檔案管理制度。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，開(kāi)展檔案管理工作更加便捷，不過(guò)檔案管理工作依然離不開(kāi)檔案管理人員的操作，這就需要通過(guò)制度的完善，確保檔案管理人員具有專(zhuān)業(yè)能力。從事業(yè)單位的角度講，必須要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，明確檔案管理流程，避免檔案使用風(fēng)險(xiǎn)，以此發(fā)揮出檔案的價(jià)值。在建立檔案制度的過(guò)程中必須結(jié)合事業(yè)單位自身情況，對(duì)檔案管理人員作出明確要求，完善相關(guān)獎(jiǎng)懲措施。此外，事業(yè)單位需要定期開(kāi)展教育和培訓(xùn)工作，使檔案管理人員具有高度的責(zé)任意識(shí)，并且不斷提升對(duì)數(shù)字化技術(shù)的利用水平。

第四，提升檔案管理工作重視程度。在事業(yè)單位中，相較于其它部門(mén)的工作檔案管理工作更為基礎(chǔ)，但普遍重視程度不足，盡管檔案管理工作不能直接創(chuàng)造價(jià)值，不過(guò)會(huì)對(duì)各部門(mén)的工作開(kāi)展產(chǎn)生重要影響，所以要求事業(yè)單位各領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)重視起來(lái)，避免數(shù)據(jù)上交不及時(shí)不詳實(shí)等問(wèn)題。具體說(shuō)來(lái)：一方面，今后要求各部門(mén)管理人員轉(zhuǎn)變觀念，確保紙質(zhì)文件與電子信息及時(shí)上交，并且要嚴(yán)格遵守檔案管理部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，共同提升事業(yè)單位辦公效率;另一方面，需要加大資金與技術(shù)投入，事業(yè)單位在多年的發(fā)展中積攢了大量寶貴的文字信息，積極響應(yīng)著黨和國(guó)家的各項(xiàng)決議和精神，為了保證檔案信息的安全性，新時(shí)期需要加強(qiáng)資金投入，不斷加快信息化建設(shè)，進(jìn)而為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展提供促進(jìn)作用。在重視資金與技術(shù)投入的同時(shí)，也需要檔案部門(mén)優(yōu)化資源配置，積極引用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，縮短檔案查閱分享的時(shí)間，以此有效提升檔案管理部門(mén)的服務(wù)水平。

第五，打造檔案管理安全系統(tǒng)。要想在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下提升檔案管理工作效率，需要事業(yè)單位自身打造出完善的管理系統(tǒng)。目前事業(yè)單位主要是對(duì)檔案原件以及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，其中檔案原件是上級(jí)所下發(fā)的各種文件資料，可以對(duì)下級(jí)工作開(kāi)展起到有效指導(dǎo)作用，并且檔案自身也是重要的憑證，尤其是一些機(jī)密文件由國(guó)家和省市共同簽署，更加需要做好安全保護(hù)工作，要求檔案管理部門(mén)完善檔案管理系統(tǒng)，在各部門(mén)之間建立檔案管理OA系統(tǒng)，以此為各部門(mén)交流提供平臺(tái)，還可以直接下達(dá)上級(jí)的會(huì)議精神。同時(shí)事業(yè)單位必須切實(shí)加強(qiáng)信息化的安全建設(shè)，要求檔案管理人員利用身份識(shí)別技術(shù)，防止檔案管理系統(tǒng)被黑客入侵[7]。

第六，加強(qiáng)檔案的虛擬化建設(shè)。一方面隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)用于檔案管理，工作當(dāng)中可以為數(shù)據(jù)共享提供巨大支持，比如事業(yè)單位的員工從入職到離職會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以保證信息安全并且永久存檔;另一方面事業(yè)單位需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)合作，促進(jìn)信息共享，共同提升服務(wù)水平。此外，事業(yè)單位還會(huì)定期開(kāi)展各種文體活動(dòng)，一些獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯長(zhǎng)期存放難度較大，所以可以利用虛擬化的檔案管理對(duì)實(shí)物進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)存檔，不僅節(jié)約了存放空間，同時(shí)也有利于提升檔案管理效率。

第七，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)。在當(dāng)前的事業(yè)單位中，可以利用電子版檔案對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行記錄，比如可以根據(jù)關(guān)鍵詞檢索搜集相關(guān)資料。此外，還可以借助微縮影像技術(shù)，將現(xiàn)有的紙質(zhì)資料等比例縮小之后，通過(guò)高清處理讓檔案的完整性得到保存，之后檔案管理人員可以建立數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)各種電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，為后期的信息利用提供便利。

最后，加強(qiáng)檔案管理的法律建設(shè)。事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作進(jìn)依靠?jī)?nèi)部的管理制度無(wú)法保障風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)后的處理質(zhì)量，還需要國(guó)家在法律層面加強(qiáng)安全制度建設(shè)。數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，需要對(duì)數(shù)字化技術(shù)的利用，也需要法律作為與有力保障。新時(shí)期，需要將檔案管理的相關(guān)規(guī)范以法律形式確定下來(lái)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃與建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營(yíng)與管理、網(wǎng)絡(luò)安全等內(nèi)容明確，進(jìn)而對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的犯罪行為有效打擊，最大程度保證事業(yè)單位的安全發(fā)展。在今后的檔案管理工作中，需要在人員培訓(xùn)的過(guò)程中對(duì)檔案的數(shù)字化安全管理進(jìn)行宣傳與教育，以此進(jìn)一步提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。

5.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作也在創(chuàng)新管理模式，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及以及對(duì)大數(shù)據(jù)等技術(shù)的有效利用，讓檔案管理更加規(guī)范化與科學(xué)化，使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案能夠有效保存，避免了內(nèi)容丟失的問(wèn)題，讓我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作效率得到顯著提升。不過(guò)在當(dāng)前的部分事業(yè)單位信息化建設(shè)過(guò)程中，受諸多因素的影響導(dǎo)致檔案信息的安全性無(wú)法得到保障，因此今后需要繼續(xù)加強(qiáng)人力物力的投入，建立健全管理制度，重視信息資源共享。使得檔案信息的價(jià)值得到進(jìn)一步挖掘，同時(shí)還需要積極研究檔案的安全管理，以此全面提升檔案管理服務(wù)水平，為事業(yè)單位的良好發(fā)展提供有力支持。

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