程文燕

摘要：本文通過(guò)對(duì)企業(yè)合同檔案的特征進(jìn)行詳細(xì)闡述，結(jié)合當(dāng)前的合同檔案管理情況，探討科學(xué)的合同檔案分類管理優(yōu)化措施，對(duì)當(dāng)前的分類管理方法進(jìn)行詳細(xì)分析，提升合同檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展提供有效支持。

關(guān)鍵詞：合同檔案;分類;優(yōu)化措施

一、引言

合同管理是企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成，對(duì)企業(yè)正常運(yùn)行提供基礎(chǔ)保障。合同資料作為經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的重要憑證，通過(guò)對(duì)合同資料的科學(xué)管理，為經(jīng)營(yíng)管理決策提供可靠的依據(jù)，充分發(fā)揮合同檔案價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展通過(guò)有效支持。

二、企業(yè)合同檔案的基本特征

合同檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策的重要環(huán)節(jié)，具有較強(qiáng)的法律性，需要合同各方能嚴(yán)格按照法律規(guī)定進(jìn)行合同條款的制定和執(zhí)行，充分發(fā)揮合同的法律效力，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供法律依據(jù)。同時(shí)隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的復(fù)雜變化，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力不斷提升，在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中容易與其它經(jīng)濟(jì)組織形成相應(yīng)的糾紛和矛盾，而合同能夠?qū)Ω鞣綑?quán)責(zé)進(jìn)行規(guī)定，為糾紛和矛盾的解決提供有效的憑證。同時(shí)合同文件需要按照法律規(guī)定進(jìn)行制定和簽署，才具有法律效力，這就要求合同檔案需要結(jié)合合同情況進(jìn)行規(guī)范化管理，制定科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件內(nèi)容和格式進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，保證檔案準(zhǔn)確性，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)提供科學(xué)的依據(jù)。[1]

三、企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施

（一）完善合同檔案管理機(jī)制

合同檔案管理是檔案工作的重要內(nèi)容，對(duì)企業(yè)管理活動(dòng)的高效運(yùn)行提供有效支持，為管理決策提供有效的憑證，是推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)。對(duì)合同進(jìn)行科學(xué)的分類管理，能夠有效提升合同檔案的利用效率，充分發(fā)揮合同檔案價(jià)值，提升企業(yè)管理決策的科學(xué)性。檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)分類管理的重視，制定科學(xué)管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。要對(duì)合同檔案管理流程進(jìn)行科學(xué)的整合，結(jié)合具體管理環(huán)節(jié)，制定針對(duì)性的管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理工作的科學(xué)規(guī)范，保證管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)合同文件資料的全面收集和科學(xué)整理，保證資料的完整性。同時(shí)要完善監(jiān)管機(jī)制，對(duì)合同檔案管理流程進(jìn)行全面監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題和漏洞，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理制度的科學(xué)調(diào)整和完善，為檔案合理分類提供有效的條件。[2]

（二）科學(xué)制定分類規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)合同檔案進(jìn)行分類管理能夠有效提升優(yōu)化檔案管理流程，結(jié)合合同資料的實(shí)際情況，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理活動(dòng)的實(shí)際情況，進(jìn)行分類標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)制定，推動(dòng)管理效果的提升。管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的分析，利用先進(jìn)技術(shù)手段，如大數(shù)據(jù)技術(shù)等，對(duì)資料重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確提取，關(guān)鍵數(shù)據(jù)分析結(jié)果，對(duì)關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)的資料進(jìn)行歸類，提升檔案工作的科學(xué)性。同時(shí)要檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的滲透，對(duì)企業(yè)運(yùn)行模式進(jìn)行科學(xué)的理解，充分結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)實(shí)際，制定科學(xué)的分類標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同檔案資料的高效管理。[3]

（三）提升合同檔案管理規(guī)范性

管理部門(mén)要提升合同文件資料管理的規(guī)范性，制定科學(xué)的資料整理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)合同相關(guān)的文件和資料進(jìn)行全面的收集，保證檔案完整性，并與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行及時(shí)的溝通交流，實(shí)現(xiàn)資料標(biāo)準(zhǔn)的高效落實(shí)，保證資料格式的統(tǒng)一，有效提升管理效率，并能夠?qū)贤Y料內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的復(fù)核，保證資料的真實(shí)性。檔案部門(mén)要結(jié)合分類管理要求，對(duì)同類檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，制定統(tǒng)一的編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各個(gè)合同大類進(jìn)行有效的區(qū)分，并能夠?qū)ο嗤悇e的資料進(jìn)行有效的爬行，按照相關(guān)的簽訂時(shí)間、合同對(duì)象等進(jìn)行科學(xué)的整理，實(shí)現(xiàn)合同資料的科學(xué)區(qū)分，對(duì)檔案管理和使用效率的提升提供有效的條件。管理部門(mén)能夠結(jié)合實(shí)際使用需求，進(jìn)行合同文件的準(zhǔn)確定位，提升檔案管理水平。

（四）對(duì)合同檔案進(jìn)行及時(shí)的更新

合同檔案工作的高效開(kāi)展對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策的制定提供有效支持，而合同檔案資料需要結(jié)合管理工作的實(shí)際需求，對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)的更新，特別是隨著經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的復(fù)雜變化，企業(yè)會(huì)根據(jù)市場(chǎng)變化和合同條款對(duì)相關(guān)合同細(xì)節(jié)進(jìn)行一定的調(diào)整，同時(shí)合同的執(zhí)行過(guò)程會(huì)受到經(jīng)濟(jì)環(huán)境和政策因素的影響，需要檔案部門(mén)在對(duì)合同資料進(jìn)行分類管理的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)的完善，提升合同管理水平。

四、優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法

企業(yè)合同分類需要充分結(jié)合合同實(shí)際情況，對(duì)分類方法進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，使檔案工作能夠充分結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際，對(duì)合同檔案的分類模式進(jìn)行合理調(diào)整，提升合同檔案管理水平，推動(dòng)管理效果的提升。檔案部門(mén)要嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范對(duì)合同檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，在實(shí)際的管理活動(dòng)中，主要是利用集分式分類法，對(duì)合同檔案進(jìn)行科學(xué)的風(fēng)力，根據(jù)法律規(guī)定，對(duì)有名合同進(jìn)行合理分類，制定相應(yīng)的變化，在分類過(guò)程中要對(duì)分類表進(jìn)行完善，按照合同的簽訂日期進(jìn)行排序，提升分類管理的規(guī)范性。在分類過(guò)程中要合理利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理，有效減少管理成本，并能夠利用技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)合同檔案管理和利用效率的提升，實(shí)現(xiàn)合同資料的深入分析，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策的制定和執(zhí)行提供可靠的依據(jù)。同時(shí)要利用信息技術(shù)對(duì)分類環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化，能夠?qū)n案資料中的關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確的提取，形成完善的數(shù)字化合同檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同文件的科學(xué)管理，利用網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的實(shí)時(shí)管理和使用，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況對(duì)合同分類工作進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，能夠充分適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。

五、結(jié)語(yǔ)

合同檔案管理水平的提升對(duì)企業(yè)發(fā)展起到積極作用，檔案部門(mén)要認(rèn)識(shí)到合同分類管理的重要性，結(jié)合企業(yè)發(fā)展形勢(shì)和經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際，制定科學(xué)的合同分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)管理制度進(jìn)行科學(xué)完善，提升合同檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案管理價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展提供有效支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬雪. 企業(yè)合同檔案的歸類管理措施探討[J]. 卷宗， 2018（3）：100-100.

[2]馮淑芬. 合同檔案管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)與管理措施探討[J]. 卷宗， 2018（22）：110-110.

[3]鄭海山. “互聯(lián)網(wǎng)+”下合同檔案管理信息化建設(shè)研究[J]. 環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)， 2018（33）：187-187.