程麗麗 程鵬 莊寧

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，高校干部人事檔案管理工作迎來(lái)了信息化建設(shè)的熱潮。如何加快干部人事檔案信息化的進(jìn)程，擴(kuò)大人事檔案信息管理系統(tǒng)的服務(wù)范圍、提高服務(wù)水平，是現(xiàn)階段干部人事檔案管理部門(mén)需要思考的問(wèn)題。在深入學(xué)習(xí)中共中央辦公廳于2018年11月頒發(fā)的《干部人事檔案工作條例》，并結(jié)合我校干部人事檔案信息化實(shí)際的工作情況，進(jìn)而提出提高檔案信息的準(zhǔn)確性、建立數(shù)據(jù)維護(hù)制度，根據(jù)實(shí)際需求和本校工作流程而定制開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)軟件，是本文要解決的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：高校;干部人事檔案;信息化建設(shè)

2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，比較于1991年頒發(fā)的《干部人事檔案工作條例》，此次新《條例》順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，關(guān)注人事檔案的信息化，明確提出了對(duì)檔案信息化、信息資源開(kāi)發(fā)利用的要求，提出了組織人事部門(mén)和干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，加強(qiáng)人事檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開(kāi)發(fā)、和管理，提升人事檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。目前，我校已基本完成了干部人事檔案數(shù)字化掃描工作，人事檔案信息化建設(shè)工作也在有條不紊的中進(jìn)行，對(duì)于歸檔、查、借閱以及轉(zhuǎn)遞等日常工作已基本實(shí)現(xiàn)了信息化管理?，F(xiàn)結(jié)合我校干部人事檔案信息化建設(shè)實(shí)際工作，現(xiàn)對(duì)高校干部人事檔案信息化建設(shè)中的重點(diǎn)與難點(diǎn)談以下感想。

一、高校干部人事檔案信息化的意義

干部人事檔案記載了教職工的學(xué)歷學(xué)位、職稱(chēng)、任免、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲、考核等重要信息，記載了其一生的成長(zhǎng)經(jīng)歷，為組織人事部門(mén)提拔任用、干部職稱(chēng)晉升、人才的引進(jìn)與教育培養(yǎng)提供了基本依據(jù)。同時(shí)，也為具有干部管理權(quán)限的黨委（黨組）撰寫(xiě)大事記、人物傳記、校史資料、舉辦展覽等提供了重要信息資料?？梢?jiàn)，加強(qiáng)干部人事檔案保護(hù)和提高檔案利用效率是干部人事檔案管理部門(mén)工作中的主要內(nèi)容。

而信息化建設(shè)，正是順應(yīng)了新時(shí)代的背景，一方面能為紙質(zhì)檔案的保護(hù)提供了有力保障。傳統(tǒng)的干部人事檔案查詢(xún)利用，每次檢索、查詢(xún)都需要翻閱紙質(zhì)檔案，需要大量的人力、物力，如果遇到大范圍的查檔，費(fèi)事費(fèi)力，而且有錯(cuò)誤率，每次翻閱都在無(wú)形中加速了紙質(zhì)檔案的損壞，不利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存。進(jìn)行人事檔案信息化管理，在系統(tǒng)的維護(hù)檔案數(shù)據(jù)后，檢索、查詢(xún)都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成，大大降低了紙質(zhì)檔案的利用頻率，為紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)久保存提供了有利的條件和保障。另一方面也為提高查檔效率和查準(zhǔn)率、方便查閱提供了有效的數(shù)據(jù)平臺(tái)。同時(shí)進(jìn)行干部人事檔案信息化建設(shè)，提高了干部人事檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為審核干部的基本信息提供了有力的保障。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理，其管理對(duì)象是紙質(zhì)檔案實(shí)體。其過(guò)程是收集、鑒別、整理、歸檔、入庫(kù)，然后提供查詢(xún)利用服務(wù)。每當(dāng)查詢(xún)時(shí)，檔案管理人員通過(guò)檔案目錄中找到檔案號(hào)，然后將紙質(zhì)檔案取出，查找信息，整個(gè)過(guò)程工作量大，效率低，比較浪費(fèi)時(shí)間和人力。而人事檔案信息化管理，是人事檔案信息數(shù)據(jù)錄入一次后，根據(jù)檢索和查詢(xún)的權(quán)限，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢(xún)，多次利用，提高了工作效率，同更加準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，體現(xiàn)了自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)化。

總之，新形勢(shì)下，從實(shí)際出發(fā)，以業(yè)務(wù)應(yīng)用為導(dǎo)向，構(gòu)建安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息系統(tǒng)，對(duì)不斷提高干部人事檔案的服務(wù)水平有著非凡的意義。

當(dāng)下信息化時(shí)代，干部人事檔案要符合新時(shí)代要求。在過(guò)去，檔案都是紙質(zhì)的，不少資料都沒(méi)有及時(shí)存入，存入資料的收集和審核也存在著標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)、把關(guān)不嚴(yán)，甚至還存在檔案丟失的情形。比如，曾有學(xué)生到工作單位報(bào)到后，遲遲收不到人事檔案，使學(xué)生難以入職，所在學(xué)校也沒(méi)人解釋?zhuān)瑔挝贿€讓學(xué)生自己去找回來(lái)。檔案在流轉(zhuǎn)時(shí)的管理缺乏嚴(yán)格的流轉(zhuǎn)渠道，也沒(méi)有相關(guān)的簽收制度，也給追責(zé)帶來(lái)困難。干部人事檔案管理，要有科學(xué)的管理體系，需適應(yīng)人們對(duì)檔案存入、查閱、借用等準(zhǔn)確化、快捷快、方便化要求。

嚴(yán)格執(zhí)行《干部人事檔案工作條例》，貫徹全國(guó)干部人事檔案工作會(huì)議精神。實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，有利于打造一支高素質(zhì)、堅(jiān)持原則、政治堅(jiān)定、甘于奉獻(xiàn)、忠于職守、嚴(yán)守紀(jì)律檔案管理人才隊(duì)伍。要關(guān)心他們的成長(zhǎng)，加強(qiáng)隊(duì)伍培訓(xùn)工作，抓好軟硬件建設(shè)工作，以出色干部檔案工作推進(jìn)干部工作。

二、干部人事檔案信息化要加強(qiáng)信息的準(zhǔn)確性

2018年中央發(fā)布的《干部人事檔案工作條例》，對(duì)干部人事檔案工作的管理體制和工作職責(zé)、內(nèi)容，檔案的分類(lèi)、日常管理、利用和審核、紀(jì)律和監(jiān)督等工作，進(jìn)行了規(guī)范完善。其中，第五章“利用和審核”，將“利用”和黨的十八大以來(lái)發(fā)揮了極其重要作用的“審核”內(nèi)容獨(dú)立成章。提出干部人事檔案利用工作要求、范圍和程序，對(duì)檔案審核內(nèi)容、范圍和問(wèn)題處理等進(jìn)行規(guī)范。

1. 嚴(yán)格審核、把好“入口”關(guān)

干部人事檔案信息化，首先要確保檔案材料的完整性，提高檔案的質(zhì)量。為此，把好“入口”尤為重要。對(duì)新歸檔的檔案和檔案材料，要嚴(yán)格按照中組部對(duì)檔案材料的完整性的要求來(lái)審核。對(duì)于缺少的檔案材料，我校人事檔案部門(mén)及時(shí)聯(lián)系相關(guān)單位及個(gè)人，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)補(bǔ)缺和進(jìn)行完善。如若，材料達(dá)不到要求，不得進(jìn)行歸檔入庫(kù)，也不能進(jìn)行人員信息采集、更新和檔案掃描。待檔案材料完全符合標(biāo)準(zhǔn)后，才能按歸檔入庫(kù)、信息采集、圖像掃描、高清處理、裝訂的程序進(jìn)行處理。這對(duì)于提高檔案準(zhǔn)確、完整性，以及便于后期的檢查、審核都是及其重要的一個(gè)過(guò)程。由此，入庫(kù)前的檔案審核，尤為重要，必不可少。

檔案歸檔入庫(kù)流程如下圖所示。

2. 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、精準(zhǔn)采集

采集信息的準(zhǔn)確性，依靠檔案工作者對(duì)歸檔范圍、要求以及對(duì)政策的理解程度的高低。所以，對(duì)于檔案工作者的自身素質(zhì)有一定的要求。建立健全干部人事檔案信息化管理體系是一項(xiàng)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的工程，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)源是基礎(chǔ)。正所謂是基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖，所以必須精準(zhǔn)采集，嚴(yán)格審核。一方面要嚴(yán)格采集程序，確保錄入干部的基本信息準(zhǔn)確，同時(shí)將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖片文件。另一方面，進(jìn)行嚴(yán)格的材料真實(shí)性的鑒定審核，對(duì)涂改、造假去偽存真，查漏補(bǔ)缺，對(duì)不實(shí)材料務(wù)必不予歸檔，以確保干部人事檔案的真實(shí)性、權(quán)威性。

首先，對(duì)于干部人事檔案的學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、職稱(chēng)評(píng)審等重要信息的檔案材料，對(duì)于全國(guó)大多數(shù)高校、企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，基本上一樣，但是也不盡完全相同，對(duì)于檔案工作者，在接收干部人事檔案，進(jìn)行審核的時(shí)，既要了解中組部對(duì)干部人事檔案全套的歸檔范圍要求，也要了解關(guān)鍵性的檔案材料歸檔范圍。哪些材料缺少是必須查找補(bǔ)缺的，哪些材料缺少可以用其他材料替代的。以及如何查找補(bǔ)缺，查找補(bǔ)缺的手續(xù)有哪些，都需要檔案工作者明確掌握。

第二，要明確各類(lèi)材料，是否手續(xù)完備，是否符合中組部對(duì)干部人事檔案材料的要求。對(duì)于缺、錯(cuò)蓋章和文號(hào)的材料不予以接收。

第三，要精準(zhǔn)知曉關(guān)于學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷相關(guān)政策，比如研究生班、碩博連讀、各類(lèi)黨校、成人教育、國(guó)外教育等的學(xué)歷學(xué)位認(rèn)定及關(guān)鍵性材料的歸檔范圍，以及對(duì)工齡計(jì)算的政策把握。

第四、注意審核干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷，即“三齡兩歷”等基本信息，嚴(yán)格遵守中央組織部的相關(guān)政策。涉及到干部個(gè)人的切身利益，需嚴(yán)格遵守不重復(fù)得利和公平公正的原則。

綜于以上幾點(diǎn)，均要求干部人事檔案工作者在平時(shí)的工作中，多學(xué)習(xí)、多積累經(jīng)驗(yàn)，深入學(xué)習(xí)干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核的具體文件內(nèi)容。以至能真正做到“去偽存真、差缺補(bǔ)漏”，確保干部人事檔案的權(quán)威性、采集的信息準(zhǔn)確性。

3.干部人事檔案信息化后期長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)維護(hù)需形成制度化

以我校干部人事檔案信息化工作為例，人事檔案數(shù)字化是由北京航星永志科技有限公司外包完成，前期干部人事檔案工作者首要完成的是鑒定、整理、歸檔，然后由該公司進(jìn)行數(shù)字化掃描、高清處理、裝訂，一次數(shù)字化過(guò)程完成。但是，因?yàn)楦刹咳耸聶n案的特殊性，每年都有不斷生成新的材料待歸檔。這就意味著，每年每本檔案都有材料需要掃描、高清處理以及數(shù)據(jù)采集、更新，否則前期工作也就沒(méi)有了意義，不具備和紙質(zhì)檔案的一致性和實(shí)時(shí)性。故此，為了保證干部人事檔案信息的準(zhǔn)確完整，檔案信息的數(shù)據(jù)維護(hù)尤其的重要。

可見(jiàn)，建設(shè)干部人事檔案信息化系統(tǒng)是一場(chǎng)“持久戰(zhàn)”，需全程跟蹤，不斷更新維護(hù)。注重檔案信息的資源整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)計(jì)功能與干部數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在選拔任用過(guò)程中的利用最大化，為做出科學(xué)合理的決策提供最真實(shí)的數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，及時(shí)錄入、隨時(shí)更新干部的職務(wù)變動(dòng)、工作履歷、繼續(xù)教育、獎(jiǎng)懲情況等動(dòng)態(tài)基礎(chǔ)信息，多方位反映干部“德能勤績(jī)廉”情況。

無(wú)規(guī)矩不成方圓，干部人事檔案的信息化的數(shù)據(jù)維護(hù)工作，需立規(guī)矩，重落實(shí)。對(duì)于干部人事檔案信息化這項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，對(duì)于每?jī)?cè)的干部人事檔案數(shù)據(jù)維護(hù)，都是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，需形成相應(yīng)的制度，從而有條不紊的進(jìn)行。

首先，要形成歸檔的制度化，對(duì)于每份材料，要在材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔，不能影響數(shù)字化工作進(jìn)程，以免因未歸檔而再次掃描而產(chǎn)生額外的費(fèi)用，逾期未歸檔，需發(fā)催要函向相關(guān)部門(mén)索要材料。

第二，干部人事檔案工作者依然要把好“入口關(guān)”，去偽存真，精準(zhǔn)采集信息，不符合要求的檔案及材料要及時(shí)處理，或不予歸檔。

第三，每年的材料歸檔、鑒定、掃描、數(shù)據(jù)更新，均有時(shí)間結(jié)點(diǎn)，形成一定的制度，以免產(chǎn)生檔案材料堆積，致使檔案信息不能及時(shí)更新。

第四， 嚴(yán)明紀(jì)律，加強(qiáng)監(jiān)管。一是嚴(yán)設(shè)查閱權(quán)限。通過(guò)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，授權(quán)開(kāi)放，在保證信息安全的同時(shí)，杜絕有篡改與偽造的機(jī)會(huì);二是堅(jiān)持組織人事部門(mén)的“凡提必審”、“凡進(jìn)必審”、“凡轉(zhuǎn)必審”，;三是強(qiáng)化日常監(jiān)督。構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)密的督查制度來(lái)保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行?？傊?，要從根本上鏟除干部人事檔案造假滋生的土壤。

三、根據(jù)本校的實(shí)際需求及工作流程對(duì)干部人事檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)

目前，我校人事檔案信息化使用的是北京航星公司開(kāi)的“人事檔案信息管理系統(tǒng)”，已完成全部檔案的掃描、高清處理，日常生成的檔案材料也按規(guī)定定期掃描、高清處理、歸檔入庫(kù)。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案的數(shù)字化掃描、高清處理，主要側(cè)重于圖像的處理和查閱，相對(duì)于原來(lái)的紙質(zhì)檔案，使用該系統(tǒng)更加方便快捷。能應(yīng)對(duì)大突發(fā)的大量的查檔任務(wù)，有效提高了查準(zhǔn)率和查檔效率。例如2019年初的 “不忘初心、牢記使命”專(zhuān)題教育活動(dòng)中，對(duì)全校1200余人的入黨志愿書(shū)的復(fù)印任務(wù)中，因事先已經(jīng)掃描高清處理，不需要查找紙質(zhì)檔案，可以直接電腦上查詢(xún)，所以能在幾天之內(nèi)，兩個(gè)人就能圓滿(mǎn)完成任務(wù)，將1200余人的入黨志愿書(shū)全部打印好。平時(shí)的查檔，也可以在電腦上查詢(xún)圖片，不需要翻閱紙質(zhì)檔案，節(jié)省了時(shí)間，也保護(hù)了紙質(zhì)檔案。

但是，該系統(tǒng)對(duì)于檔案信息的處理和日常業(yè)務(wù)等功能，還需結(jié)合我校實(shí)際需求定制開(kāi)發(fā)。

第一，干部人事檔案信息化系統(tǒng)的定制開(kāi)發(fā)，需與我校的數(shù)字化信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接，這樣減少人事檔案工作人員的工作量，維護(hù)其中一個(gè)，另一個(gè)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，避免重復(fù)勞動(dòng)，浪費(fèi)人力。

第二，干部人事檔案信息化的一個(gè)重要的意義就是能夠?yàn)榻M織人事部門(mén)提供高效而準(zhǔn)確的信息，為其決策提供服務(wù)。對(duì)于組織、人事部門(mén)常用的字段，如學(xué)歷學(xué)位信息、個(gè)人基本信息、黨建信息、任免情況、職稱(chēng)等數(shù)據(jù)，這些在在日常查檔中需要的字段，可以在定制開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，加進(jìn)相關(guān)字段，實(shí)現(xiàn)高級(jí)檢索。

第三，結(jié)合干部人事檔案日常管理工作，比如接收、查、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作和統(tǒng)計(jì)功能，根據(jù)干部管理權(quán)限，制定符合我校工作流程的程序，以至簡(jiǎn)化工作流程、保護(hù)紙質(zhì)檔案。

綜上，結(jié)合我校干部人事檔案信息化建設(shè)的實(shí)際工作，對(duì)干部人事檔案信息化建設(shè)做如上心得，簡(jiǎn)單而淺顯。隨著信息化工作的深入，干部人事檔案管理工作要跟上時(shí)代的步伐，我們?nèi)耸聶n案工作著仍需不斷思考、在實(shí)際工作中摸索、探討，使人事檔案管理工作更上一層樓。

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（作者單位：1.南京醫(yī)科大學(xué)檔案館;2.中國(guó)人民解放軍92283部隊(duì);3.河海大學(xué)）