劉遷 陳建

摘 要：電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)建設(shè)是電子政務(wù)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，筆者參與建設(shè)了一套機(jī)關(guān)電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。本文以業(yè)務(wù)功能為主線，以實(shí)現(xiàn)技術(shù)為脈絡(luò)，重點(diǎn)闡述其設(shè)計(jì)實(shí)施的獨(dú)特經(jīng)驗(yàn)。系統(tǒng)功能涵蓋收文管理、發(fā)文管理、督辦事項(xiàng)、輔助辦公四大核心模塊。機(jī)關(guān)所有的公文辦理都通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行，公文的起草、審批、簽發(fā)、辦理、修訂等操作都有完善的日志留存。系統(tǒng)采用B/S模式構(gòu)建，以JAVA技術(shù)為核心，基于Struts2框架實(shí)現(xiàn)。最終系統(tǒng)投入運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)公文流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化目標(biāo)，提高了工作人員辦文速度，規(guī)范了機(jī)關(guān)公文辦理流程，提高了處室間協(xié)同工作效率，完全達(dá)到了系統(tǒng)設(shè)計(jì)的預(yù)期效果。

關(guān)鍵詞：公文流轉(zhuǎn);電子政務(wù);Struts2框架;MVC

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311.52文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-5168（2020）23-0018-04

Abstract： The construction of electronic official document circulation system is an important part of the construction of e-government information， the author has participated in the construction of a system for the circulation of electronic official documents. This paper took the business function as the main line and the realization technology as the context， focusing on the unique experience of its design and implementation. The system functions covered the four core modules of receiving management， sending management， supervision of matters and auxiliary office. All official documents were handled through the system， and a complete log was kept for the drafting， approval， issuance， processing and revision of official documents. The system was constructed by using B/S mode， with JAVA technology as the core and based on the Struts2 framework. Eventually， the system was put into operation， which realized the goal of automation， network and paperlessness of the official document circulation， improved the speed of the staff's document processing， standardized the official document processing process， improved the efficiency of collaborative work between offices， and fully reached the expected effects of system design.

Keywords： official document circulation;e-government;Struts2 framework;MVC

電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)建設(shè)是電子政務(wù)信息化建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容之一，其核心是創(chuàng)新政務(wù)公文處理模式，積極提升公文辦理自動(dòng)化水平，不斷提高政府公文辦理效率。電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)機(jī)關(guān)公文流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化，顯著提高工作人員辦文效率，進(jìn)一步規(guī)范機(jī)關(guān)公文管理[1-2]。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)電子公文辦理自動(dòng)化的同時(shí)，也為機(jī)關(guān)日常辦公提供輔助功能，如即時(shí)通信、會(huì)議通知、人員查詢(xún)、領(lǐng)導(dǎo)日程、個(gè)人日記、通信錄等。隨著Web技術(shù)的不斷發(fā)展，電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)更傾向于B/S架構(gòu)，其好處是用戶(hù)無(wú)須安裝客戶(hù)端軟件（采用瀏覽器訪問(wèn)），使用及維護(hù)簡(jiǎn)單便捷[3-4]。Apache Struts2作為一款開(kāi)源Web開(kāi)發(fā)框架，用于創(chuàng)建優(yōu)雅的現(xiàn)代Java Web應(yīng)用程序。它支持約定勝于配置，可以使用插件體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行擴(kuò)展，并且附帶了支持REST、AJAX和JSON的插件?；赟truts2來(lái)開(kāi)發(fā)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，能夠保證公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)MVC架構(gòu)清晰，模型、視圖、控制器三部分充分解耦，大大縮短開(kāi)發(fā)周期，提升系統(tǒng)全生命周期的可維護(hù)性。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.1 系統(tǒng)功能

本公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)是一個(gè)政府機(jī)關(guān)公文辦理的工作平臺(tái)，設(shè)計(jì)目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)公文辦理流程的自動(dòng)化，規(guī)范公文辦理工作，提高處室間協(xié)同工作的效率。系統(tǒng)主要功能包括收文管理、發(fā)文管理、督辦事項(xiàng)、輔助辦公，如圖1所示。收文管理功能實(shí)現(xiàn)外來(lái)公文的登記（紙制收文掃描為PDF格式電子文檔錄入系統(tǒng)）、分發(fā)、閱批、查詢(xún)、催辦。發(fā)文管理功能實(shí)現(xiàn)發(fā)文起草、發(fā)文審核、發(fā)文查詢(xún)、領(lǐng)導(dǎo)代理。督辦事項(xiàng)模塊實(shí)現(xiàn)督辦事項(xiàng)的起草、接收。輔助辦公模塊完成提醒、領(lǐng)導(dǎo)日程、會(huì)議通知、個(gè)人記事、辦公用語(yǔ)等功能。

系統(tǒng)以收發(fā)文為文件辦理主線，配合督辦功能對(duì)重要公文進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督，輔以提醒、記事、日程、通知、即時(shí)通信等功能實(shí)現(xiàn)辦公輔助。各處室以電子化的方式協(xié)同完成辦文業(yè)務(wù)流程，各環(huán)節(jié)能夠有機(jī)結(jié)合，無(wú)縫銜接。獨(dú)特的即時(shí)通信功能，使得無(wú)論是公文、通知的發(fā)送還是同事之間的交流都更加便捷，使單位內(nèi)部的通信和信息交流更通暢。系統(tǒng)為工作人員提供強(qiáng)有力的協(xié)同辦公平臺(tái)及即時(shí)溝通手段。

1.2 技術(shù)架構(gòu)

本系統(tǒng)開(kāi)發(fā)采用的Struts2框架是一款優(yōu)秀的MVC開(kāi)源框架。MVC（模型—視圖—控制器）是一種流行的Web應(yīng)用程序的設(shè)計(jì)模式，能夠區(qū)分應(yīng)用程序的邏輯層和用戶(hù)界面層，支持開(kāi)發(fā)關(guān)注點(diǎn)的分離。在MVC模式下，接收所有來(lái)自應(yīng)用程序的請(qǐng)求后，控制器調(diào)用模型去準(zhǔn)備視圖所需要的數(shù)據(jù)，然后視圖使用由控制器提供的數(shù)據(jù)生成一個(gè)可視的響應(yīng)。本系統(tǒng)采用Java語(yǔ)言開(kāi)發(fā)，開(kāi)發(fā)工具為Eclipse IDE，部署在金蝶中間件上，后端MYSQL數(shù)據(jù)庫(kù)保存系統(tǒng)所有相關(guān)運(yùn)行數(shù)據(jù)，所有公文流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一入庫(kù)存儲(chǔ)（公文文檔以二進(jìn)制方式存入數(shù)據(jù)庫(kù)）。客戶(hù)端使用Web瀏覽器訪問(wèn)系統(tǒng)，瀏覽器內(nèi)嵌NTKO OFFICE文檔控件，實(shí)現(xiàn)辦公文檔的瀏覽器端在線編輯。系統(tǒng)的整個(gè)技術(shù)架構(gòu)如圖2所示。

2 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

2.1 收文管理

系統(tǒng)的收文管理功能是指將紙質(zhì)來(lái)文錄入系統(tǒng)（掃描為PDF電子文檔存入系統(tǒng)，并附加文件類(lèi)型、收文時(shí)間、內(nèi)容關(guān)鍵字、緊急程度），錄入完成后，系統(tǒng)將該電子文件自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)給辦公室收文管理人員，進(jìn)入待分發(fā)階段。辦公室根據(jù)文件內(nèi)容確認(rèn)文件分發(fā)路徑，分發(fā)后，具體辦理人員根據(jù)情況填寫(xiě)處理結(jié)果，文件所述事宜辦理完成后，由承辦處室進(jìn)行辦結(jié)操作，文件自動(dòng)歸檔備查。本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了以電子文檔的形式處理和記載上級(jí)公文、平級(jí)來(lái)文，完全取代手工紙質(zhì)辦理模式，提高了收文的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，實(shí)現(xiàn)了公文辦理信息的完整記錄。該模塊包含收文登記、收文分發(fā)、領(lǐng)導(dǎo)閱批、處室閱辦、個(gè)人閱辦等子模塊。收文管理功能流程如圖3所示。

起草匯總意見(jiàn)功能用于將收文辦理結(jié)果與其后續(xù)發(fā)文相關(guān)聯(lián)，流程將自動(dòng)轉(zhuǎn)入發(fā)文管理。收文文件的辦理流程受文件類(lèi)型控制，本系統(tǒng)設(shè)計(jì)充分考慮辦理流程的可擴(kuò)展性，可根據(jù)不同類(lèi)型文件增加個(gè)性化流程。

2.2 發(fā)文管理

系統(tǒng)的發(fā)文管理功能，可以實(shí)現(xiàn)電子公文從起草到最終印發(fā)的全過(guò)程管理。該模塊包含發(fā)文起草、處室審核、秘書(shū)審核、領(lǐng)導(dǎo)審簽、發(fā)文編號(hào)、發(fā)文校對(duì)、發(fā)文歸檔、打印發(fā)行等子模塊，如圖4所示。公文起草通過(guò)NTKO OFFICE瀏覽器插件在IE瀏覽器中打開(kāi)WORD文檔進(jìn)行在線編輯，并選擇適當(dāng)?shù)奈募?lèi)型、公開(kāi)方式、審簽領(lǐng)導(dǎo)、印刷份數(shù)、附件文件（發(fā)文附件格式支持WORD、EXCEL、PDF三種）信息。系統(tǒng)按照公文類(lèi)型選定發(fā)文流程進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)。發(fā)文起草的幾個(gè)關(guān)鍵狀態(tài)包括“未送審”“已送審”“退稿”“會(huì)簽完畢”。文件進(jìn)入辦理流程后，處室重點(diǎn)審核發(fā)文內(nèi)容，辦公室文電秘書(shū)重點(diǎn)審核文件規(guī)范，領(lǐng)導(dǎo)整體把握文件導(dǎo)向。發(fā)文在領(lǐng)導(dǎo)審簽之前，每個(gè)辦理節(jié)點(diǎn)都可以進(jìn)行信息修訂及退回操作。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)審簽后的文件，辦公室文電管理人員對(duì)文件賦予對(duì)應(yīng)的編號(hào)，然后文件起草處室對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行最終校對(duì)，文件自動(dòng)歸檔備查并進(jìn)行印發(fā)。發(fā)文實(shí)現(xiàn)了以WORD電子文檔的形式起草和處理各種機(jī)關(guān)發(fā)文，由系統(tǒng)自動(dòng)按流轉(zhuǎn)取代手工紙質(zhì)傳送辦理模式，提高發(fā)文效率，記錄每個(gè)辦理人員的辦理意見(jiàn)及操作日志，使發(fā)文辦理信息具有可追溯性。

發(fā)文如需多個(gè)處室會(huì)簽，在起草文件和處室審核環(huán)節(jié)都可以選擇會(huì)簽處室，如圖5所示，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)擬稿單中是否選中會(huì)簽功能來(lái)確定是否進(jìn)入會(huì)簽流程。

2.3 督辦事項(xiàng)

督辦是行政機(jī)關(guān)中對(duì)工作、任務(wù)的督促、檢查，通過(guò)督辦提醒承辦人及時(shí)辦理，防止工作貽誤。傳統(tǒng)督辦的操作形式是通過(guò)口頭、電話(huà)等方式進(jìn)行督辦，督辦工作效率低下。本系統(tǒng)設(shè)計(jì)了督辦事項(xiàng)功能，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的督促辦理工作，為機(jī)關(guān)重點(diǎn)工作、重大項(xiàng)目、重要批示、重要文件的辦理落實(shí)提供催辦、追蹤、反饋、匯總的信息化處理手段，如圖6所示。本系統(tǒng)優(yōu)化了機(jī)關(guān)督辦流程，增強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)掌握重點(diǎn)工作辦理狀態(tài)的能力，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，保證政令暢通，提高工作效率。督辦事項(xiàng)包括發(fā)出督辦、接收督辦功能。發(fā)出督辦，實(shí)現(xiàn)了督辦通知消息的起草、編輯、發(fā)布、刪除等功能。接收督辦，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布的督辦通知進(jìn)行辦結(jié)處理，需要回復(fù)的，可反饋辦理情況。

2.4 輔助辦公

輔助辦公作為本公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的支線功能，通過(guò)實(shí)現(xiàn)一些小巧的實(shí)用工具，提高公文辦理工作的溝通協(xié)調(diào)效率?，F(xiàn)對(duì)重點(diǎn)的幾個(gè)輔助辦公子模塊進(jìn)行介紹。

2.4.1 通知管理。通知管理功能實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)的通知公告電子化、網(wǎng)絡(luò)化，通知是日常工作中一種比較正式的告知方式，機(jī)關(guān)日常辦公的會(huì)議通知、工作通知都可以通過(guò)本系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)送。通知管理的發(fā)送權(quán)限賦予辦公室相應(yīng)人員，所有處室及個(gè)人都具有通知的接收權(quán)限。通知管理流程如圖7所示。

2.4.2 辦公消息。辦公消息功能為本公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)提供一個(gè)即時(shí)通信工具，當(dāng)公文流轉(zhuǎn)到某個(gè)節(jié)點(diǎn)時(shí)，流轉(zhuǎn)系統(tǒng)通過(guò)自動(dòng)發(fā)送辦公消息提醒的方式，提示該節(jié)點(diǎn)辦理人員有新的待處理文件，如圖8所示。辦公消息還實(shí)現(xiàn)用戶(hù)間點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的消息傳遞，方便公文辦理人員之間就工作事宜進(jìn)行即時(shí)溝通交流。

2.4.3 領(lǐng)導(dǎo)日程。領(lǐng)導(dǎo)日程功能用于展示機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)工作行程信息，方便機(jī)關(guān)工作人員及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)行程，公文辦理人員可對(duì)預(yù)期簽批時(shí)間進(jìn)行預(yù)估。領(lǐng)導(dǎo)日程流程如圖9所示。

3 系統(tǒng)應(yīng)用

該機(jī)關(guān)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)已開(kāi)發(fā)完成并正式投入實(shí)際應(yīng)用，功能達(dá)到了預(yù)期設(shè)計(jì)效果，系統(tǒng)運(yùn)行平穩(wěn)可靠。其完全實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)公文流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化目標(biāo)，提高了工作人員辦文速度，規(guī)范了機(jī)關(guān)公文辦理流程，提高了處室間協(xié)同工作效率，完全達(dá)到了系統(tǒng)設(shè)計(jì)的預(yù)期效果。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)每年流轉(zhuǎn)公文6 000份左右，數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)增量每年接近6 GB，符合設(shè)計(jì)之初預(yù)估算的數(shù)據(jù)量大小。同時(shí)，從系統(tǒng)運(yùn)行安全角度出發(fā)，本設(shè)計(jì)為系統(tǒng)增加了自動(dòng)備份功能，制定了完整的數(shù)據(jù)備份計(jì)劃。該機(jī)關(guān)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的應(yīng)用徹底解決了機(jī)關(guān)紙質(zhì)辦文流程繁雜、效率低下、溝通不暢等問(wèn)題，是機(jī)關(guān)實(shí)施電子政務(wù)信息化建設(shè)的最佳實(shí)踐。

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