吳介基

【摘要】提高海外EPC工程總承包檔案管理水平不僅是做好科技檔案管理工作的要?jiǎng)?wù)，也是以檔案工作服務(wù)工程總承包項(xiàng)目建設(shè)的最基本的要求。海外EPC工程總承包項(xiàng)目檔案管理存在缺乏系統(tǒng)規(guī)劃、缺乏制度標(biāo)準(zhǔn)、管理精細(xì)度不高、檔案管理工作者水平有待提升等問(wèn)題，針對(duì)上述問(wèn)題，本文從建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系、完善檔案管理相關(guān)制度、確保檔案“三率”、培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化的檔案人才隊(duì)伍這些方面提出了解決問(wèn)題的對(duì)策措施，并對(duì)海外EPC工程總承包項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】工程總承包;項(xiàng)目檔案;檔案管理

一、EPC工程總承包項(xiàng)目檔案的定義及研究的價(jià)值

（一）EPC工程總承包項(xiàng)目檔案的定義。EPC（Engineering??Procurement and Construction）工程總承包（以下簡(jiǎn)稱(chēng)工程總承包）是一種集設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工于一體的承包方式。工程總承包項(xiàng)目檔案正是“在EPC總承包項(xiàng)目建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中形成的，真實(shí)地記錄和反映了勘察、設(shè)計(jì)、施工、采購(gòu)、試運(yùn)行等工程建設(shè)全過(guò)程并具有保存價(jià)值文件和原始記錄，是總承包企業(yè)、業(yè)主、施工監(jiān)理單位合同權(quán)益和關(guān)系的原始憑證及法律依據(jù)，是專(zhuān)門(mén)檔案的重要組成部分，也是工程順利竣工投產(chǎn)的基礎(chǔ)和依據(jù)。”其內(nèi)容包含了工程設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、施工安裝、調(diào)試、監(jiān)理、竣工等各階段文件，種類(lèi)繁多、內(nèi)容復(fù)雜。

（二）研究的價(jià)值。自我國(guó)提出并實(shí)施“一帶一路”倡議以來(lái)，已對(duì)接沿線數(shù)十個(gè)國(guó)家，幾乎覆蓋所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域，越來(lái)越多的企業(yè)將“一帶一路”倡議納入企業(yè)增長(zhǎng)戰(zhàn)略，而在國(guó)際工程領(lǐng)域，工程總承包項(xiàng)目已經(jīng)是一種主流的項(xiàng)目管理模式。隨著我國(guó)“一帶一路”倡議的深化落地，提升工程總承包管理能力，成了走出海外的企業(yè)的重要課題。工程總承包項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容和重要環(huán)節(jié)，其管理水平高低會(huì)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量，項(xiàng)目竣工、移交、報(bào)優(yōu)產(chǎn)生直接影響，與業(yè)主利益、企業(yè)權(quán)益、工程質(zhì)量息息相關(guān)。因此，提高工程總承包檔案管理水平不僅是做好科技檔案管理工作的要?jiǎng)?wù)，也是以檔案工作服務(wù)工程總承包項(xiàng)目建設(shè)的最基本的要求。

二、海外EPC工程總承包項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

（一）內(nèi)容豐富、涵蓋范圍廣、涉及數(shù)量多。作為對(duì)工程總承包項(xiàng)目建設(shè)和發(fā)展過(guò)程的真實(shí)、直接記錄，工程總承包項(xiàng)目檔案涵蓋了項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，不僅包含了從立項(xiàng)到招投標(biāo)再到工程勘察設(shè)計(jì)的前期階段形成的相關(guān)檔案，還包含了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的設(shè)備采買(mǎi)、全面系統(tǒng)的安裝及調(diào)試、試運(yùn)行直至工程竣工驗(yàn)收與交付等環(huán)節(jié)中形成的重要文件，項(xiàng)目的多個(gè)參建單位均會(huì)成為檔案形成源頭，內(nèi)容豐富、涵蓋范圍廣、涉及數(shù)量多。

（二）文檔編制、過(guò)程管控要求嚴(yán)格。較之于國(guó)內(nèi)工程總承包項(xiàng)目而言，海外工程總承包項(xiàng)目由于涉及不同的國(guó)家和地區(qū)，在檔案管理方面不僅需要對(duì)標(biāo)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，滿足業(yè)主方的需要，同時(shí)還面臨著管理責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)防范方面的問(wèn)題，業(yè)主往往對(duì)項(xiàng)目文檔的編制、過(guò)程管控提交以及竣工移交的要求標(biāo)準(zhǔn)高，面對(duì)同時(shí)產(chǎn)生于不同參建單位、多個(gè)國(guó)家地區(qū)，紛繁復(fù)雜的文件類(lèi)型，如何明確各參建單位的檔案管理職責(zé)，歸檔范圍、要求，對(duì)項(xiàng)目部的檔案做到定期梳理、積極推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)資料管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，協(xié)調(diào)竣工資料對(duì)業(yè)主移交方案，成了海外工程總承包項(xiàng)目對(duì)檔案工作面臨的新問(wèn)題。

三、海外EPC工程總承包項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題與不足

海外工程總承包項(xiàng)目檔案呈現(xiàn)出的新特點(diǎn)，即是對(duì)檔案管理工作提出的新要求，也是發(fā)展提高新時(shí)代科技檔案管理工作水平的必經(jīng)之路。面對(duì)新問(wèn)題、新要求，現(xiàn)在的工程總承包項(xiàng)目檔案管理還存在以下的問(wèn)題與不足：

（一）檔案管理缺乏系統(tǒng)規(guī)劃。在已經(jīng)較為成熟的工程項(xiàng)目檔案管理工作中，海外工程總承包檔案管理是一個(gè)新穎的管理分支，在管理實(shí)踐中值得借鑒、遵循的成熟經(jīng)驗(yàn)較少，對(duì)于全過(guò)程管理的系統(tǒng)規(guī)劃較為欠缺。在現(xiàn)行管理過(guò)程中，由于缺乏行之有效的系統(tǒng)規(guī)劃，經(jīng)常是待相關(guān)問(wèn)題暴露后，才重新對(duì)檔案的管理控制提出有針對(duì)性的具體要求，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行補(bǔ)充完善，這不僅造成了檔案收集管理工作與工程發(fā)展進(jìn)度和管理環(huán)節(jié)在一定程度上的脫節(jié)，也極大地影響了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（二）檔案管理缺乏健全制度。科學(xué)的管理制度和工作方法是優(yōu)化工程總承包項(xiàng)目檔案管理的重中之重，雖然目前的工程總承包項(xiàng)目檔案已經(jīng)形成并劃分了“八大類(lèi)”，但由于每一類(lèi)別下又有較多細(xì)分的文件類(lèi)型，在實(shí)際操作工程中經(jīng)常出現(xiàn)由“歸檔拖沓、收集不齊全”這一極端走向“有檔必歸、能歸則歸”的極端的現(xiàn)象。檔案來(lái)源廣、數(shù)量廣，歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，造成了同一項(xiàng)目文件冗余，降了檔案收集工作的質(zhì)量，也增加了檔案管理工作量。

（三）檔案管理精細(xì)度不高。海外總承包工程項(xiàng)目參加單位多，總承包單位與建設(shè)單位、施工單位對(duì)于項(xiàng)目檔案管理工作的要求、認(rèn)識(shí)、定位不盡一致、管理水平參差不齊、再加上在各項(xiàng)合同擬定時(shí)“重工程、輕檔案”，對(duì)與檔案管理工作相關(guān)細(xì)節(jié)的約束與設(shè)置較少，造成了部分總承包工程項(xiàng)目檔案管理工作粗放，檔案管理工作嚴(yán)重滯后于工程項(xiàng)目建設(shè)，檔案管理“無(wú)章可循、有章不循”，對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，整體工作水平不足，成效較差。

（四）檔案管理工作者水平有待提升。與傳統(tǒng)工程總承包項(xiàng)目相比較，海外工程總承包項(xiàng)目對(duì)檔案管理工作者提出了更高的要求，但在實(shí)際工作中許多單位并未設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，具有一定管理水平的專(zhuān)業(yè)檔案管理工作者缺乏，“總承包項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、工作環(huán)節(jié)多、涉及的單位也多，產(chǎn)生的文件材料必然很多，但很多總承包項(xiàng)目并沒(méi)有設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，也沒(méi)有配備相應(yīng)的檔案管理人員，項(xiàng)目產(chǎn)生的文件材料都是零零散散地放在產(chǎn)生者手里，或者流落在來(lái)來(lái)往往的某個(gè)環(huán)節(jié)中，真正需要某份文件的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)互相推諉、扯皮的狀況”。檔案人員流動(dòng)性較大，缺乏專(zhuān)業(yè)性培訓(xùn)、對(duì)于檔案管理制度理解與執(zhí)行力不足，缺乏責(zé)任心，嚴(yán)重影響了檔案收集、整編、利用的質(zhì)量。

四、優(yōu)化海外EPC工程總承包項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策措施

（一）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。構(gòu)建體系是長(zhǎng)效運(yùn)行的保障，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，在工程開(kāi)始階段明晰參建單位及各個(gè)方面的管理范圍與職責(zé)，梳理歸檔范圍，明確相關(guān)要求。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，把歸檔的責(zé)任和義務(wù)分級(jí)分解落實(shí)到各責(zé)任單位，對(duì)檔案工作進(jìn)行有效監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，動(dòng)態(tài)追蹤控制到各層級(jí)檔案管理人員，做到分工履職，明確到位，對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)行全過(guò)程管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、有效。對(duì)工程總承包項(xiàng)目檔案管理工作做到定期梳理、積極推進(jìn)，督促資料管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。

（二）完善檔案管理相關(guān)制度。依據(jù)項(xiàng)目所在國(guó)檔案管理的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工程總承包開(kāi)發(fā)建設(shè)實(shí)際情況以及國(guó)內(nèi)相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系，編制項(xiàng)目文件收集和檔案整理歸檔實(shí)施細(xì)則進(jìn)行管控，“設(shè)定的各項(xiàng)管理制度要對(duì)分承包方文件資料歸檔范圍進(jìn)行明確，明確較為統(tǒng)一的分類(lèi)方法與檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，以確保項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化?！睘闄n案工作規(guī)范化管理提供有力保障。與此同時(shí)，對(duì)海外工程總承包項(xiàng)目，可按照統(tǒng)一要求上報(bào)檔案月報(bào)表，并納入考核體系和獎(jiǎng)懲制度，讓海外總承包檔案走上規(guī)范、有序、可控的管理軌道，使檔案工作嚴(yán)格做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、統(tǒng)一化，將檔案管理工作落到實(shí)處。

（三）確保檔案“三率”。工程總承包項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)賦予其形成的文件資料具有原始性、真實(shí)性和價(jià)值性的特點(diǎn)，這些檔案也是日后參考、借鑒的重要依據(jù)。為確保檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率，利用參加相關(guān)會(huì)議的機(jī)會(huì)，通過(guò)到施工單位現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式，加強(qiáng)與各參建單位的溝通交流，就檔案的積累形成、收集歸檔、整理組卷、移交驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，明確具體要求，理清工作思路，完善工作方法。

（四）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化的檔案人才隊(duì)伍。海外工程總承包項(xiàng)目對(duì)檔案工作者的綜合能力提出了更高的要求，通過(guò)培訓(xùn)使檔案工作者具備扎實(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、較好的語(yǔ)言能力以及工程項(xiàng)目管理等全方位、多領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)技能，不僅熟悉檔案管理體系，而且熟練掌握項(xiàng)目文件的控制流轉(zhuǎn)，將檔案人員真正培育成檔案人才，能夠全面適應(yīng)海外工程總承包項(xiàng)目建設(shè)工作的需要。

五、結(jié)語(yǔ)

總承包項(xiàng)目檔案“內(nèi)容繁雜，數(shù)量龐大，專(zhuān)業(yè)技術(shù)性強(qiáng)，格式和種類(lèi)多樣，時(shí)間上貫穿工程設(shè)計(jì)與建設(shè)管理活動(dòng)始終，同時(shí)涉及單位多、人員范圍廣”，作為工程總承包項(xiàng)目建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，其管理水平、管理質(zhì)量、管理細(xì)節(jié)接反映工程管理的水平和質(zhì)量，一定要抓好工程總承包項(xiàng)目檔案的管理工作，為促進(jìn)工程總承包項(xiàng)目的發(fā)展發(fā)揮積極作用。

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