李偉力

摘要：檔案工作管理的意思就是把重要文件進(jìn)行長(zhǎng)期的記錄，然后進(jìn)行保存。公證處的檔案工作更需要文書(shū)人員謹(jǐn)慎的記錄保管，但是在現(xiàn)在的公證機(jī)關(guān)中，公證處檔案管理水平還有待提高。本文就公證處的檔案管理問(wèn)題指出了幾點(diǎn)不足，同時(shí)也針對(duì)這些不足提出來(lái)相對(duì)的建議，希望可以對(duì)公證處檔案管理人員有所幫助，可以更好的為公證處提供完備的檔案。

關(guān)鍵詞：提高;公證處;檔案工作;管理水平

提高公證處檔案工作的管理水平，可以為公證處的檔案管理提供保障。而且公證處的檔案是非常重要的，因?yàn)楣C處的檔案涉及非常多的方面，它的機(jī)密性也是非常高的，所以對(duì)檔案工作的管理一定要謹(jǐn)慎管理，這樣才可以確保檔案的安全。

我國(guó)現(xiàn)在大型的公司之所以可以做到家喻戶(hù)曉，那是因?yàn)檎麄€(gè)公司的實(shí)力被大眾熟知，但是其中內(nèi)部的努力只有公司內(nèi)部的人員才知道。大型公司做大做強(qiáng)一定是有底蘊(yùn)的，這些大型公司的歷史都會(huì)被記錄在檔案內(nèi)的，這樣進(jìn)行檔案管理記錄，可以給后人提供經(jīng)驗(yàn)，也可以根據(jù)前人留下的經(jīng)驗(yàn)作為后人的警醒，可以少走很多彎路。由此可見(jiàn)，公證處檔案工作非常的重要。

一、公證處檔案管理的作用

我國(guó)現(xiàn)在大大小小的事務(wù)都需要進(jìn)行公證并形成公證檔案，把已經(jīng)發(fā)生的大事都記錄下來(lái)然后作為日后的證據(jù)或者是憑證。公證處檔案記錄需要公證處的公證人和當(dāng)事人進(jìn)行面對(duì)面的講述記錄并簽字確認(rèn)，這樣才可以確保真實(shí)性，在我國(guó)法律中，公證處的公證書(shū)可以作為證據(jù)或者是證明，如利害關(guān)系人對(duì)公證書(shū)內(nèi)容有質(zhì)疑，可向公證處申請(qǐng)對(duì)公證案卷進(jìn)行查閱。所以說(shuō)公證處檔案管理非常的重要。現(xiàn)在我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速的發(fā)展，市場(chǎng)的需求也越來(lái)越大，涉及公證的領(lǐng)域很多。所以公證處檔案管理需要進(jìn)一步的規(guī)范化，優(yōu)化公證處檔案管理的內(nèi)容，把公證處檔案管理存在的問(wèn)題都提出來(lái)然后一一的進(jìn)行解決。在我國(guó)法律中，公證處檔案管理也有很重要的地位，我國(guó)法律已經(jīng)確認(rèn)了檔案記錄的合法性，所以在正常的法庭處理案件時(shí)也可以用得到。如果雙方的矛盾還沒(méi)有上升到需要上法庭，那么雙方私下解決時(shí)進(jìn)行公證并建立檔案也可以起協(xié)調(diào)的作用[1]。

二、公證處檔案管理的問(wèn)題

目前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來(lái)越完善，在公證處檔案管理中也發(fā)現(xiàn)了很多的問(wèn)題，這些問(wèn)題都需要去解決，這樣才能確保公證處檔案管理的地位。

比如，在檔案管理中，檔案管理人員意識(shí)不夠?；蛘邫n案管理人員的責(zé)任感不強(qiáng)，所以在進(jìn)行整理檔案時(shí)就會(huì)錯(cuò)放亂放，甚至不能保證檔案管理的機(jī)密性，造成更多的損失。還有可能就是檔案管理人員濫用職權(quán)，私自查看機(jī)密文件然后泄露出去。這一系列的問(wèn)題都需要得到有效的解決，提高公證處檔案管理水平，才可以鞏固其自身的地位。

三、公證處檔案管理的解決方法

（一）增強(qiáng)意識(shí)

首先，就要從源頭抓起，培養(yǎng)檔案管理人員的意識(shí)，讓他們意識(shí)到檔案管理工作的重要性，然后在對(duì)管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，讓他們?cè)跐撘庾R(shí)中形成檔案管理重要性的意識(shí)，這樣長(zhǎng)此以往的進(jìn)行培訓(xùn)，就會(huì)讓管理人員提高自身的意識(shí)，然后把這種意識(shí)再告訴更多人，這樣一來(lái)就可以確保檔案管理的安全。

（二）提高素養(yǎng)

管理人員的意識(shí)建立起來(lái)之后，就是提高管理人員的自身素養(yǎng)。我國(guó)公證處檔案管理這一方面專(zhuān)業(yè)的人員并不是很多，但是一定要具備最基本的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的技能，可以對(duì)這些文檔進(jìn)行更加高級(jí)的管理，而且還可以進(jìn)行二次保存。其實(shí)二次保存是非常有必要的，為這些文檔的記錄進(jìn)行再次管理。而且，身為公證處的檔案管理人員，自身素養(yǎng)是必不可少的，不可以為了什么人就忘記了自己的職責(zé)，也不可以為了利益就出賣(mài)公證處的機(jī)密檔案，身為管理人員，一定要有自己的原則和底線，這樣才可以勝任管理者這一職位[2]。

（三）改善環(huán)境

公證處檔案管理的環(huán)境總體來(lái)說(shuō)其實(shí)還是可以的，定期的對(duì)檔案室進(jìn)行打掃消毒，防治蟲(chóng)子叮咬，保證檔案的完整，這里所說(shuō)的是外部環(huán)境。對(duì)于管理人員，可以對(duì)他們實(shí)行獎(jiǎng)罰制度，管理人員只要恪盡職守的在自己的崗位，或者為公證處檔案管理做貢獻(xiàn)，那么就可以對(duì)他進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。反之，如果為了利益或者是其他，導(dǎo)致公證處的檔案泄露，那么就要對(duì)他進(jìn)行處罰，或者直接辭退，這是所說(shuō)的內(nèi)部環(huán)境。

（四）提高服務(wù)

對(duì)于公證處檔案管理的使用，管理人員一定要服務(wù)周到，保證當(dāng)事人的滿(mǎn)意程度。而且管理人員還可以建立檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理在內(nèi)部系統(tǒng)中可以進(jìn)行共享管理，提高內(nèi)部的服務(wù)效率。而且現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時(shí)代，日后電子文檔一定會(huì)和文字檔案一同使用，或者是因?yàn)殡娮訖n案的便利取代了文字檔案的管理。所以現(xiàn)在一定要提高管理人員的服務(wù)態(tài)度，在進(jìn)行檔案整理時(shí)也要細(xì)心耐心，為日后的檔案管理工作帶來(lái)便利。

（五）遵循制度

公證處檔案管理工作一定要制定完善的體系，然后根據(jù)這個(gè)體系公證處進(jìn)行檔案管理工作。檔案管理有記錄就會(huì)有查閱使用。在檔案記錄的時(shí)候檔案管理人員要細(xì)心并且核實(shí)事項(xiàng)，保證檔案的真實(shí)性。在日后用到檔案時(shí)，就會(huì)在公證處對(duì)檔案進(jìn)行查閱，查閱也需要制定制度，有借有還，而且還要制定歸還的時(shí)間。而且在借閱時(shí)，不同部門(mén)要出示不同部門(mén)的證件，確保公證處檔案管理的機(jī)密。

四、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，公證處檔案管理對(duì)我國(guó)企業(yè)很重要，即使在這一方面還有很多問(wèn)題所在。但是我相信公證處檔案管理這一方面的問(wèn)題已經(jīng)被發(fā)現(xiàn)，下一步應(yīng)該做的就是解決問(wèn)題，所以我相信我國(guó)公證處檔案管理工作水平一定會(huì)提高，從而促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉媛媛.唐山華憶公證處建成“公證檔案數(shù)字化管理中心”[J].中國(guó)公證，2017 （112）：107-111.