羅泳江

關(guān)鍵詞：高校財(cái)務(wù)? 流程再造? 信息化

隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，高校外部環(huán)境和內(nèi)部管理體制都發(fā)生了很大變化，傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)管理模式及運(yùn)行流程正面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)，財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)量成倍增加，財(cái)務(wù)工作人員又面臨高校機(jī)關(guān)精簡的壓力。為適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，高校財(cái)務(wù)部門一方面需要加快推進(jìn)體制機(jī)制改革、加強(qiáng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，通過提升服務(wù)質(zhì)量、精簡工作程序、完善內(nèi)控制度來更好地滿足學(xué)校教學(xué)、科研和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的需要;另一方面，通過與現(xiàn)代信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，建立健全技術(shù)保障體系，進(jìn)一步推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，運(yùn)用新的理念、新的思想來推進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理的持續(xù)進(jìn)步和高水平建設(shè)。

一、 高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程及流程再造概述

簡單理解，流程就是做事情的順序。在《朗文當(dāng)代英語詞典》中，流程（Process）一詞被解釋為“一系列相關(guān)的人類活動(dòng)或操作，被有意識(shí)地用來產(chǎn)生一種特定的結(jié)果”。高校財(cái)務(wù)流程就是在長期的財(cái)務(wù)管理實(shí)踐工作中，形成的具有一定規(guī)律、比較全面的、系統(tǒng)的工作程序或操作規(guī)則。美國麻省理工學(xué)院邁克爾哈默教授1990年在《哈佛商業(yè)評論》上首次提出了“業(yè)務(wù)流程再造”理論并將之引入到企業(yè)管理領(lǐng)域，給全世界帶來了一場流程再造革命。

隨著流程再造理論被廣泛應(yīng)用到其它各類組織的自身改造之中，帶來了成本、質(zhì)量、服務(wù)、效益等指標(biāo)的明顯提升。從一種顛覆性設(shè)計(jì)工作方式和工作流程的角度來看，流程再造理論在高校財(cái)務(wù)管理中同樣具有指導(dǎo)意義。

整體來講，流程再造就是為了獲取績效的明顯改善，根據(jù)競爭環(huán)境和服務(wù)對象需求的轉(zhuǎn)變，對組織的原有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行“顛覆性的重新思考”和“徹底的重新設(shè)計(jì)”。流程再造的過程主要包括三個(gè)環(huán)節(jié)：業(yè)務(wù)流程調(diào)研、分析與診斷;業(yè)務(wù)流程的再設(shè)計(jì);業(yè)務(wù)流程重組的實(shí)施。

依據(jù)業(yè)務(wù)流程的變革程度和性質(zhì)的不同，流程再造有三個(gè)層次：

第一，簡單改變。即改進(jìn)某些低效或無效的流程，將有關(guān)操作簡單地轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化處理。這種方式既可以優(yōu)化流程，對業(yè)務(wù)流程和組織的影響也最小，適用于管理程度、信息化應(yīng)用水平不高的高校。

第二，追求大規(guī)模的變化。通過重新配置高校內(nèi)部資源、減少冗余流程、信息共享等進(jìn)行跨部門的流程優(yōu)化。適用于管理程度較高、人員素質(zhì)較好、信息化應(yīng)用達(dá)到一定水平的高校。

第三，流程再造。屬于最高層次的再造，也可以說是在一張“白紙”上重新設(shè)計(jì)。這一層次的流程需要財(cái)務(wù)人員積極參與本部門的流程設(shè)計(jì)外，還要參與高校整個(gè)業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)等，實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的有機(jī)融合。

二、C大學(xué)財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀與分析

（一）管理現(xiàn)狀

學(xué)校實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中核算”的財(cái)務(wù)管理體制。C大學(xué)財(cái)務(wù)處為學(xué)校的一級財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一管理學(xué)校財(cái)務(wù)工作，管理、核算和監(jiān)督全校各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，全過程參與學(xué)校重大事項(xiàng)的決策、統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)工作。財(cái)務(wù)處下屬機(jī)構(gòu)將財(cái)務(wù)管理和服務(wù)相分離，分別設(shè)立了管理辦公室和會(huì)計(jì)核算中心，其中管理辦公室重點(diǎn)負(fù)責(zé)預(yù)決算的編制、內(nèi)控、收費(fèi)、票據(jù)、薪酬、國庫及財(cái)務(wù)系統(tǒng)等管理，并對校內(nèi)會(huì)計(jì)活動(dòng)實(shí)施監(jiān)督;會(huì)計(jì)核算中心負(fù)責(zé)全校的財(cái)務(wù)核算、資金結(jié)算等業(yè)務(wù)，主要承擔(dān)會(huì)計(jì)服務(wù)的職能。

C大學(xué)于依托校園網(wǎng)建立了多校區(qū)實(shí)時(shí)處理的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，并建設(shè)門戶網(wǎng)站和財(cái)務(wù)管理平臺(tái)，經(jīng)費(fèi)使用單位和個(gè)人可線上實(shí)時(shí)查詢財(cái)經(jīng)政策文件以及經(jīng)費(fèi)使用情況和收支明細(xì)。

目前C大學(xué)使用的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與學(xué)校其他職能部門的管理系統(tǒng)尚未建立公共基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，部門之間的數(shù)據(jù)傳遞相對滯后。學(xué)校各個(gè)部門的管理系統(tǒng)，因其開發(fā)環(huán)境、數(shù)據(jù)信息格式各不相同，數(shù)據(jù)共享性差，僅能滿足本部門管理要求，無法滿足學(xué)校統(tǒng)一管理的需求。

（二）調(diào)查分析

通過參閱已有資料，根據(jù)本研究整理調(diào)查問卷，圍繞C大學(xué)，在收費(fèi)流程、預(yù)算管理流程、財(cái)務(wù)管理流程、核算報(bào)賬流程和信息查詢流程幾個(gè)方面展開，運(yùn)用方差分析、相關(guān)分析等方法對問卷數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

問卷有25個(gè)問題，主要了解C大學(xué)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)服務(wù)對象也就是師生對財(cái)務(wù)各流程的使用情況，采用五點(diǎn)量表法，5表示流程非常高效便捷，1表示流程非常不高效。

考慮C大學(xué)財(cái)務(wù)部門的實(shí)際情況及問卷發(fā)放的可行性，本次問卷發(fā)放范圍為C大學(xué)中使用經(jīng)費(fèi)的部門、學(xué)院以及有經(jīng)費(fèi)使用的財(cái)務(wù)操作人員，采用隨機(jī)抽樣的方法在各校區(qū)核算中心隨機(jī)發(fā)放進(jìn)行調(diào)查，共發(fā)放并回收問卷150份。

將有效的統(tǒng)計(jì)問卷數(shù)據(jù)進(jìn)行描述統(tǒng)計(jì)，得出如下結(jié)果（表1）：

表1 變量平均值、標(biāo)準(zhǔn)差表

圖1 不同財(cái)務(wù)流程總體分析圖

1、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程總體評價(jià)分析

各維度的分析結(jié)果如圖1所示，C大學(xué)財(cái)務(wù)流程6個(gè)維度總和和均值差為16.4±2.37，其中二個(gè)維度均值在3分以上，表明C大學(xué)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程總體基本比較合理，然而，其他四個(gè)維度的收費(fèi)流程、財(cái)務(wù)預(yù)算流程、財(cái)務(wù)管理流程、信息查詢流程平均得分在3分以下，其中財(cái)務(wù)管理流程平均得分最低2.43分，是以后進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)流程的重點(diǎn)。

2、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)各流程評價(jià)分析

（1）收費(fèi)流程。在收費(fèi)環(huán)節(jié)流程中，平均所得并不高，低于中位數(shù)，其中所繳資金的安全性平均得分最高：2.66分，票據(jù)獲取的及時(shí)性次之，平均得分2.61;繳費(fèi)渠道的便利性平均得分最低：2.55。

（2）財(cái)務(wù)預(yù)算流程本維度評價(jià)平均得分為2.57分，低于中位數(shù)，說明這一環(huán)節(jié)有待改進(jìn)的。其中預(yù)算申報(bào)方面略高，平均得分2.77分，預(yù)算報(bào)告及時(shí)并有滿意的報(bào)各和分析結(jié)果平均得分最低：2.33分，低于一半的水平。預(yù)算的編制、調(diào)整、執(zhí)行平均得分都偏低。

（3）財(cái)務(wù)管理流程。六個(gè)維度中，本流程評價(jià)得分最低。四個(gè)因素中，業(yè)務(wù)量因素得分最低2.34分，所在的校區(qū)對于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程的影響及體驗(yàn)也僅得2.35分，辦事效率和機(jī)構(gòu)設(shè)置得分略高。

（4）預(yù)約、報(bào)賬流程。本維度平均得分較高，平均得分3.02分，其中報(bào)銷酬金及發(fā)放的便利性、校內(nèi)經(jīng)費(fèi)結(jié)算的報(bào)賬、對報(bào)賬體系業(yè)務(wù)流程總體的繁簡程度這三方面得分較高，均在3分以上，酬金發(fā)放的便利性，3.73分為最高分，原始憑證的遞交、固定資產(chǎn)的報(bào)賬、酬金報(bào)賬這三方面平均得分在3分以下。

（5）信息查詢流程。本維度對信息查詢流程進(jìn)行分析，平均得分為2.74分，低于中位數(shù)，也是有待改進(jìn)。四個(gè)影響因素中，其中財(cái)務(wù)相關(guān)規(guī)定政策在辦理業(yè)務(wù)過程中的獲取體驗(yàn)平均得分較高：3.55分，對數(shù)據(jù)共享與傳遞、科研人事等部門相關(guān)的信息在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的運(yùn)用、會(huì)計(jì)檔案使用三方面平均得分均在3分以下，也是值得關(guān)注和優(yōu)化。

三、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程改進(jìn)策略

高校財(cái)務(wù)流程再造應(yīng)該不只是現(xiàn)有流程的自動(dòng)化，而是要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和創(chuàng)新思維去再造財(cái)務(wù)工作流程。其目標(biāo)是建立起既完善合理又科學(xué)規(guī)范的財(cái)務(wù)管理服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成管理的最大價(jià)值。高校財(cái)務(wù)流程的優(yōu)化不僅局限于自身的改造，更應(yīng)服務(wù)于學(xué)校中長期發(fā)展規(guī)劃中，結(jié)合實(shí)際情況，以業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)為核心，分別制定長遠(yuǎn)和近期目標(biāo)，采取小步快跑、循序漸進(jìn)、逐步完善的策略。

從長遠(yuǎn)看，隨著高校改革力度的加強(qiáng)和自主辦學(xué)程度的加深，財(cái)務(wù)的流程再造目標(biāo)應(yīng)強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理在學(xué)校資源配置中的作用，發(fā)揮財(cái)務(wù)系統(tǒng)對學(xué)校決策支持的服務(wù)功能，突出財(cái)務(wù)管理在學(xué)校計(jì)劃和預(yù)算中的主導(dǎo)地位，提高財(cái)務(wù)工作運(yùn)行效率，實(shí)現(xiàn)大學(xué)財(cái)務(wù)信息的公開化、服務(wù)化。

因此，高校應(yīng)結(jié)合校園網(wǎng)建設(shè)、部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)情況，在學(xué)校業(yè)務(wù)流程規(guī)劃和財(cái)務(wù)流程再設(shè)計(jì)的總體指導(dǎo)下，在理順各類管理業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流間關(guān)系的基礎(chǔ)上，充分運(yùn)用各種信息技術(shù)，建立公共數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，從技術(shù)層面上逐步完善各系統(tǒng)功能，保證業(yè)務(wù)層面上新財(cái)務(wù)流程的實(shí)現(xiàn)。

四、具體措施

（一）核算管理體制及財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置優(yōu)化

針對校區(qū)分散、學(xué)院規(guī)模不一、科研強(qiáng)所經(jīng)費(fèi)量大等現(xiàn)狀，可以實(shí)行財(cái)務(wù)集中核算與二級核算相結(jié)合的管理體制。學(xué)校的財(cái)務(wù)政策、資金、會(huì)計(jì)核算與會(huì)計(jì)人員由學(xué)校統(tǒng)一管理，各校區(qū)設(shè)立會(huì)計(jì)核算中心，滿足學(xué)校行政管理部門及學(xué)院的項(xiàng)目日常財(cái)務(wù)管理需要;為經(jīng)費(fèi)規(guī)模大的學(xué)院設(shè)立二級核算，提供內(nèi)部獨(dú)立核算;對經(jīng)費(fèi)量大的科研強(qiáng)所，可以委派科研財(cái)務(wù)助理專職報(bào)賬。

重構(gòu)財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)，建立以流程為導(dǎo)向的組織機(jī)構(gòu)。改變目前面向職能而非面向流程的設(shè)置機(jī)構(gòu)弊端，將管理與核算相分離的基礎(chǔ)上，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為依托，從師生需求入手進(jìn)行細(xì)分，兼顧財(cái)務(wù)管理與工作業(yè)務(wù)流程。

（二）繳費(fèi)流程優(yōu)化

建立全校統(tǒng)一的一站式網(wǎng)上繳費(fèi)平臺(tái)，繳費(fèi)更便捷，管理更通暢，監(jiān)管更全面。優(yōu)化后的繳費(fèi)流程支持各種費(fèi)用項(xiàng)目，通過平臺(tái)直接繳費(fèi)，也可提供繳費(fèi)接口;支持各種繳費(fèi)形式;即時(shí)、多維的繳費(fèi)分析;與票據(jù)管理緊密結(jié)合，包括票據(jù)出庫、入庫、領(lǐng)用、繳回管理以及繳費(fèi)過程中票據(jù)監(jiān)控;與財(cái)務(wù)系統(tǒng)接口，自動(dòng)生成核算憑證;與校內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)共享數(shù)據(jù)。

圖2 再造前、后財(cái)務(wù)處組織機(jī)構(gòu)對比圖

（三）預(yù)算管理流程優(yōu)化

建立全面預(yù)算管理系統(tǒng)，以項(xiàng)目庫為基礎(chǔ)，將全校收支均納入系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)校級預(yù)算編制、二級部門預(yù)算申報(bào)、財(cái)務(wù)預(yù)算批復(fù)、預(yù)算下?lián)?、?zhí)行監(jiān)控考核、預(yù)決算報(bào)表編制等，預(yù)算內(nèi)容全覆蓋、編制執(zhí)行全流程的管理。預(yù)算申報(bào)流程靈活多樣化;預(yù)算數(shù)據(jù)編制方式多樣化;與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)無縫連接，預(yù)算下?lián)軘?shù)可直接轉(zhuǎn)化為預(yù)算下?lián)軕{證并保存到核算系統(tǒng)中;亦可將核算系統(tǒng)中的收支發(fā)生數(shù)自動(dòng)生成項(xiàng)目執(zhí)行數(shù)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算申報(bào)、下?lián)?、?zhí)行的分析監(jiān)控?？膳c財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析模塊緊密結(jié)合，為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析駕駛艙提供必要的數(shù)據(jù)來源。

（四）網(wǎng)上預(yù)約流程優(yōu)化

將酬金申報(bào)集成到網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)，流程優(yōu)化后的酬金網(wǎng)上申報(bào)業(yè)務(wù)將與項(xiàng)目預(yù)算管理緊密結(jié)合，使得申報(bào)人在項(xiàng)目預(yù)算控制范圍內(nèi)進(jìn)行酬金申報(bào)。

再造后的資產(chǎn)管理流程與設(shè)備、總務(wù)等實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交換，實(shí)現(xiàn)設(shè)備家具資產(chǎn)從購置、使用到報(bào)廢的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

在報(bào)銷單投遞環(huán)節(jié)，通過設(shè)置“自助投遞箱”、建立報(bào)銷單物流跟蹤系統(tǒng)以改善報(bào)銷體驗(yàn)。在此基礎(chǔ)上，可引入電子票據(jù)上傳和審批人數(shù)字簽名，用線上審批方式真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)賬。

（五）信息查詢流程優(yōu)化

在優(yōu)化信息查詢流程方面，建設(shè)基于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的信息發(fā)布平臺(tái)，多種手段齊下，形成師生與財(cái)務(wù)部門的良性互動(dòng)。建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案系統(tǒng)，提高財(cái)務(wù)審核工作的效率，以便日后大量的審計(jì)檢查和取證工作。充分利用移動(dòng)便攜設(shè)備及新媒體工具，改善用戶體驗(yàn)。

（六）分析決策流程優(yōu)化

建設(shè)財(cái)務(wù)分析決策系統(tǒng)，以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為核心，貫穿于學(xué)校財(cái)務(wù)管理全過程，實(shí)現(xiàn)學(xué)校預(yù)算、核算、報(bào)表三大體系的無縫對接;完成學(xué)生、教工、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)等多維數(shù)據(jù)的整合與挖掘;搭建校院兩級管理的業(yè)務(wù)工作平臺(tái)。

五、總結(jié)和展望

經(jīng)過實(shí)施流程再造，財(cái)務(wù)工作將以兩方面的特點(diǎn)展現(xiàn)：

第一，業(yè)務(wù)處理流程發(fā)生了根本變化。經(jīng)過梳理分析并整合各流程，把工作流貫穿于系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)信息流與業(yè)務(wù)流相銜接，構(gòu)成一條符合財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理規(guī)范和信息管理特點(diǎn)的主流程。

第二，管理方式發(fā)生了根本變化?；谛畔⒓夹g(shù)和跨部門流程的有機(jī)結(jié)合，形成了分工更合理，職責(zé)更明晰的全新工作格局，建立起“以流程為導(dǎo)向、以師生為根本，管理更專業(yè)、服務(wù)更優(yōu)質(zhì)、運(yùn)作更高效”的管理機(jī)制。

財(cái)務(wù)服務(wù)無止境，高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程重造亦沒有終點(diǎn)。隨著新的技術(shù)不斷涌現(xiàn)，財(cái)務(wù)管理應(yīng)放在如何創(chuàng)新，特別是在業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)新上。業(yè)務(wù)流程再造是一個(gè)循環(huán)往復(fù)的不斷的創(chuàng)新過程，需要不停的思考發(fā)展方向，又堅(jiān)持不竭地進(jìn)行日常改造。當(dāng)然，流程再造的意義也不僅僅在于再造了幾條流程，更重要的是需要建立起能夠持續(xù)進(jìn)行流程管理的體制和機(jī)制，對高校管理和決策提供更有價(jià)值和意義的服務(wù)。

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