侯霞

摘 要：隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，數(shù)字化干部人事檔案管理工作是融合現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。2018年中共中央指出干部人事檔案要實(shí)行“分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理”的工作條例，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將干部人事檔案信息進(jìn)行掃描、上傳、系統(tǒng)儲(chǔ)存，以信息化的手段建立更高效、安全、便捷的干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。本文通過(guò)簡(jiǎn)析數(shù)字化干部人事檔案管理的概念以及重要性，針對(duì)目前干部人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的優(yōu)化措施，以期提高干部人事檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;干部人事檔案管理;問(wèn)題與對(duì)策

0 引言

數(shù)字化建設(shè)是21世紀(jì)新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要趨勢(shì)，人力資源部門(mén)的管理工作依托于求職者全面的人事檔案資料信息，人事檔案資料是用來(lái)全面記錄每個(gè)人的詳細(xì)信息，對(duì)于國(guó)家事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，干部人事檔案就是國(guó)家機(jī)密文件資料。數(shù)字化干部人事檔案管理是提升檔案管理工作水平的重要途徑，對(duì)完善干部的培養(yǎng)計(jì)劃、選拔任用等工作具有重要的作用。

1 簡(jiǎn)析數(shù)字化干部人事檔案管理的概念

干部人事檔案資料包含履歷材料、自傳、鑒定考核、學(xué)歷、職稱(chēng)、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、任免工資、其他材料等重要的文字資料，統(tǒng)一由人力資源管理部門(mén)進(jìn)行管理協(xié)調(diào)工作。數(shù)字化干部人事檔案管理是通過(guò)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料上傳數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字資料庫(kù)自動(dòng)檢索、查閱需要信息的高效管理方法。

2 數(shù)字化干部人事檔案管理的重要性

2.1提高干部人事檔案資料的利用率

數(shù)字化干部人事檔案資料管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程共享檔案資料信息，便捷靈活地使用檔案資料中記載的情況，事業(yè)單位能夠進(jìn)一步了解干部的個(gè)人素質(zhì)、思想水平和專(zhuān)業(yè)技能等，針對(duì)不同干部的特性對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理。利用先進(jìn)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以直接、快速、高效地篩選出所需的檔案資料信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)對(duì)單位發(fā)展有利的人才，為組織決策提供可靠的依據(jù)。通過(guò)優(yōu)化資源配置，提前進(jìn)行人才資源儲(chǔ)備，合理安排干部的崗位工作和培養(yǎng)計(jì)劃，做到知人善任，充分發(fā)揮干部的個(gè)人能力，避免人才資源的浪費(fèi)，提高干部人事檔案的利用率。

2.2確保干部檔案資料信息保管的安全性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的保管很容易因保管不當(dāng)導(dǎo)致資料丟失。干部人事檔案資料是干部個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的原始證據(jù)，對(duì)于干部個(gè)人的日后發(fā)展具有重要作用。對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理，可以充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，減少紙質(zhì)檔案保管的損耗和工作壓力，最大限度保證數(shù)據(jù)資料的安全，延長(zhǎng)保質(zhì)期限。

3 目前數(shù)字化干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1對(duì)數(shù)字化檔案管理的重視程度不夠

受傳統(tǒng)檔案管理思維的影響，管理人員沒(méi)有充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行高效的數(shù)字化管理，現(xiàn)有數(shù)字化系統(tǒng)設(shè)備的匹配度較低，對(duì)信息技術(shù)的投入力度有限，沒(méi)有使用最先進(jìn)的軟件管理系統(tǒng)，導(dǎo)致干部人事檔案的信息更新不及時(shí)，降低了數(shù)字化人事檔案的使用價(jià)值。

3.2數(shù)字化干部人事檔案內(nèi)容不全面

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，干部人員的流動(dòng)率也不斷提高。數(shù)字化檔案信息資料更新不及時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)干部在其他城市的單位工作了一段時(shí)間之后，其人事檔案才能完全調(diào)動(dòng)，造成很多單位不能及時(shí)建立在職干部的人事檔案資料，使得檔案內(nèi)容不全面。另外還有部分經(jīng)濟(jì)發(fā)展較為緩慢的地區(qū)，仍在使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，大量的紙質(zhì)材料，經(jīng)常因環(huán)境和人為因素影響，出現(xiàn)干部檔案資料丟失或者損毀的情況，嚴(yán)重影響了人力資源管理工作的開(kāi)展。

3.3缺乏高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理人才

現(xiàn)階段，很多單位組織的檔案管理人員素質(zhì)較低，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)計(jì)算機(jī)的使用不熟練，只會(huì)簡(jiǎn)單的信息錄入。部分管理者的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，許多人因自身硬件標(biāo)準(zhǔn)達(dá)不到事業(yè)單位的招聘或者晉升要求，就開(kāi)始利用高科技進(jìn)行造假，反映出以往的干部人事檔案管理工作中存在不嚴(yán)格甚至違法亂紀(jì)的行為，給組織工作帶來(lái)嚴(yán)重的負(fù)面影響，擾亂社會(huì)秩序。

4 數(shù)字化干部人事檔案管理的優(yōu)化措施

4.1提高對(duì)數(shù)字化檔案管理的重視程度

十八大之后，中央先后提出了一系列干部人事檔案管理的法律法規(guī)，各組織單位要重視對(duì)干部人事檔案資料的管理。加大投資力度，配套先進(jìn)的信息技術(shù)和數(shù)字化管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)卡頓、內(nèi)存不足等情況，保證干部人事檔案資料儲(chǔ)存的安全、高效。以B/S模式為基本架構(gòu)，提供多人客戶端服務(wù)，滿足檔案資料的共享與遠(yuǎn)程查閱，推動(dòng)檔案管理工作向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、共享化的趨勢(shì)發(fā)展，提高干部人事檔案資料的利用率。

4.2提高數(shù)字化檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

重視對(duì)檔案管理人員的工作培訓(xùn)。聘用計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人才，對(duì)檔案管理人員開(kāi)展相應(yīng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作培訓(xùn)，灌輸保護(hù)信息技術(shù)安全的重要性，使其認(rèn)識(shí)到信息泄密的危害，加強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)，確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中的信息準(zhǔn)確、有效，為數(shù)字化干部人事檔案管理工作培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才。以干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范為起點(diǎn)，制作的數(shù)字檔案要圖文排版適中，確保資料的準(zhǔn)確和完整，并且利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)系統(tǒng)中不同的資料進(jìn)行分類(lèi)管理，方便日后查閱。

4.3建立健全監(jiān)督管理制度

相應(yīng)的檔案管理人員要對(duì)干部人事檔案的錄入工作進(jìn)行全程監(jiān)督，做好數(shù)據(jù)備份和安全檢查，嚴(yán)格審查干部檔案資料中的原有信息，避免出現(xiàn)檔案內(nèi)容缺失、造假等行為。加強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)工作，使其明確數(shù)字化檔案資料管理的重要性，對(duì)干部的檔案信息進(jìn)行科學(xué)采集和維護(hù)利用。重視系統(tǒng)的更新與維護(hù)，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)采用多種技術(shù)的加密手段，設(shè)置閱檔授權(quán)，嚴(yán)格管控主機(jī)插口，監(jiān)督U盤(pán)等移動(dòng)設(shè)備的使用，防止干部人事資料信息的泄露。

5 總結(jié)

數(shù)字化干部人事檔案管理突破了傳統(tǒng)檔案管理時(shí)間和地域上的限制。通過(guò)建立健全監(jiān)督管理機(jī)制，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加大投資力度，保證數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)施可靠，能夠有效保證檔案資料管理工作的準(zhǔn)確、高效和安全，且能實(shí)現(xiàn)干部檔案資料的遠(yuǎn)程共享，為干部的職業(yè)發(fā)展前景提供科學(xué)的參考，可以極大地提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

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