吳劼

摘要： 本文對(duì)我國(guó)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題做了介紹，并深入探究了如何加強(qiáng)各大單位檔案信息化建設(shè)的措施。

關(guān)鍵詞： 檔案信息化建設(shè);問(wèn)題;措施

【中圖分類(lèi)號(hào)】 G270.7【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1674-3733（2020）16-0296-01

1檔案信息化的內(nèi)涵

檔案信息化是指在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，將手寫(xiě)的檔案改為數(shù)字化檔案，方便存儲(chǔ)和查找的一種檔案處理手段。從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，檔案信息化是對(duì)傳統(tǒng)檔案體系工作的創(chuàng)新，也是檔案事業(yè)未來(lái)發(fā)展的必然發(fā)展趨勢(shì)。2002年，我國(guó)已經(jīng)明確提出對(duì)檔案需要進(jìn)行信息化建設(shè)，且檔案的信息化建設(shè)需要涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)以及檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)等方面。

2當(dāng)前我國(guó)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1檔案信息化建設(shè)的意識(shí)需要加強(qiáng)

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)的檔案建設(shè)都是以紙質(zhì)作為媒介或以實(shí)體的形式進(jìn)行儲(chǔ)存的，因此檔案管理工作人員長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)較為不足，在日常工作過(guò)程中仍然習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案工作體系，將傳統(tǒng)的檔案管理體系轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理理念較為困難。同時(shí)，很多企業(yè)以及事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的重要性同樣認(rèn)識(shí)不足，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中沒(méi)有將檔案的信息化管理放在首要位置。以上問(wèn)題的存在都導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展受到了一定的干擾或者障礙，導(dǎo)致檔案的信息化進(jìn)程受阻。

2.2檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

檔案室屬于單位的行政服務(wù)部門(mén)，但是實(shí)際上過(guò)去此部門(mén)的工作量及工作難度較低，這就導(dǎo)致在此部門(mén)工作的相關(guān)人員文化水平普遍不高，對(duì)于信息化、互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)的了解不足，在日常工作過(guò)程中更加側(cè)重于手工操作。但是檔案信息化建設(shè)的最終目的是切實(shí)提升檔案的服務(wù)價(jià)值，方便檔案的查找及管理，同時(shí)實(shí)現(xiàn)服務(wù)對(duì)象范圍的拓展，切實(shí)提升檔案的利用效率和存儲(chǔ)價(jià)值。很顯然，信息化檔案管理對(duì)于檔案管理工作人員的工作能力提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案管理人員需要盡快提升自身的專(zhuān)業(yè)化水平，加強(qiáng)現(xiàn)代化信息管理知識(shí)的培訓(xùn)和掌握，確保自身的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平能夠滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)和工作的實(shí)際要求。

2.3檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱

檔案信息化要求檔案管理部門(mén)引入現(xiàn)代信息技術(shù)，而現(xiàn)代信息技術(shù)的開(kāi)展則要求信息化的硬件和軟件設(shè)施，包括內(nèi)存較大的計(jì)算機(jī)、運(yùn)行速度較快的局域網(wǎng)、功能較為強(qiáng)大的服務(wù)器以及專(zhuān)門(mén)為檔案管理開(kāi)設(shè)的數(shù)據(jù)庫(kù)等，都是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要條件?，F(xiàn)階段，很多檔案管理部門(mén)受限于資金的限制，同時(shí)增加收入的渠道較少，這在一定程度上導(dǎo)致檔案管理部門(mén)在基礎(chǔ)設(shè)施上的投入不夠，檔案管理部門(mén)的檔案信息化建設(shè)陷入了心有余而力不足的窘境。

2.4檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)較為落后

在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是保障檔案管理質(zhì)量的重要手段?，F(xiàn)階段，我國(guó)對(duì)于檔案管理的工作制定了許多標(biāo)準(zhǔn)，但是絕大多數(shù)是針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的，對(duì)于數(shù)字化、信息化的檔案管理制定標(biāo)準(zhǔn)較少。檔案信息資源的存儲(chǔ)需要使用同樣的信息技術(shù)以及信息語(yǔ)言，否則就會(huì)出現(xiàn)檔案管理混亂，無(wú)法通用的情況。因此，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)需要從數(shù)字化檔案信息的錄入、數(shù)字化檔案的保護(hù)等方面入手，制定公平、合理的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范工作實(shí)踐。

3提升檔案信息化建設(shè)效果的措施

3.1轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)

對(duì)于單位領(lǐng)導(dǎo)以及企業(yè)及事業(yè)單位檔案管理部門(mén)的工作人員來(lái)說(shuō)，需要迅速轉(zhuǎn)變觀念，從檔案室也的發(fā)展戰(zhàn)略高度正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)都是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的顯著特征，因此檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的手機(jī)、開(kāi)發(fā)利用等方面的突破，從而更好的滿(mǎn)足用戶(hù)的需要，切實(shí)提升檔案管理的社會(huì)效益。

3.2推動(dòng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

檔案信息化建設(shè)歸根結(jié)底和檔案管理人員的綜合素質(zhì)息息相關(guān)，因此檔案信息化建設(shè)要求檔案管理人員不僅需要掌握專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，熟練的進(jìn)行傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理和存儲(chǔ)，還能夠充分運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來(lái)獲取檔案信息資源，并為相關(guān)工作人員提供數(shù)字化的檔案信息服務(wù)。而想要實(shí)現(xiàn)檔案管理部門(mén)工作人員綜合素質(zhì)的提升，相關(guān)單位首先需要組織檔案管理部門(mén)工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，讓其盡快適應(yīng)新的工作挑戰(zhàn)。其次，相關(guān)單位需要積極引入對(duì)計(jì)算機(jī)操作熟練、動(dòng)的軟件開(kāi)發(fā)和利用的高素質(zhì)現(xiàn)代化人才，打造檔案信息化建設(shè)的精英團(tuán)隊(duì)，促進(jìn)檔案管理部門(mén)整體工作能力的提升，從而為檔案信息化建設(shè)提供人力資源的保障。

3.3增加投入，創(chuàng)建現(xiàn)代化的檔案信息中心

檔案信息化建設(shè)的目的是為了給經(jīng)濟(jì)、社會(huì)以及企業(yè)提供更好的服務(wù)。因此，相關(guān)單位需要增加資金投入，創(chuàng)建現(xiàn)代化的檔案信息管理中心，使得檔案管理部門(mén)擁有足夠的資金來(lái)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，幫助檔案管理部門(mén)成為單位的形象和核心競(jìng)爭(zhēng)力的生力軍之一。對(duì)于條件較為富裕的單位，可以將檔案室、圖書(shū)館以及計(jì)算機(jī)中心等部門(mén)進(jìn)行有效整合，實(shí)現(xiàn)技術(shù)上相互支持、信息資源共享的合理格局，切實(shí)促進(jìn)檔案信息化建設(shè)?，F(xiàn)代化的檔案信息中心需要網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)以及服務(wù)器的支持。另外，各級(jí)部門(mén)需要緊密配合檔案管理部門(mén)，切實(shí)注重網(wǎng)絡(luò)信息資源的開(kāi)發(fā)，同時(shí)借助現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息在短時(shí)間的傳輸。

3.4制定符合實(shí)際情況的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和制度

在數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案的載體不再僅僅局限于紙質(zhì)媒介和實(shí)體等形式上，而是呈現(xiàn)出較為明顯的多元化趨勢(shì)。因此，對(duì)于各大單位來(lái)說(shuō)，需要結(jié)合實(shí)際情況，在遵守國(guó)家法律和柜定的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身的實(shí)際情況來(lái)制定符合實(shí)際情況的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和制度。電子檔案的鑒定、電子文件的格式和存儲(chǔ)利用都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，因此，檔案信息的建設(shè)需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)檔案的密級(jí)配置相應(yīng)的數(shù)碼鎖和服務(wù)器，完善檔案管理制度，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性來(lái)約束制度，促進(jìn)檔案管理建設(shè)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

4結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展未來(lái)的必然趨勢(shì)，因此，事業(yè)單位以及企業(yè)部門(mén)需要迎頭趕上，適應(yīng)這一變化。對(duì)現(xiàn)有的工作思路進(jìn)行創(chuàng)新，積極探索檔案信息化建設(shè)的路徑和手段，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王琳.檔案信息化建設(shè)相關(guān)問(wèn)題的探討[J].傳播力研究，2019，3（29）：263.

[2]張艷麗.數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案建設(shè)相關(guān)問(wèn)題探討[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2019，27（21）：230.

[3]何雯雯.城建檔案信息化建設(shè)的相關(guān)問(wèn)題及對(duì)策探析[J].城建檔案，2017（02）：18-20.

[4]譚麗嘉.檔案信息化建設(shè)相關(guān)問(wèn)題的探討[J].黑龍江科技信息，2017（05）：139.