裘宏斐

關(guān)鍵詞：費用報銷? 原始憑證附件? 標(biāo)準(zhǔn)化

原始憑證及附件是經(jīng)濟活動業(yè)務(wù)發(fā)生時，經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門或人員取得或填制的，用于記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證。準(zhǔn)確、真實地填制和審核原始憑證，是會計核算工作的基礎(chǔ)，是確保財務(wù)會計信息質(zhì)量的前提條件。近年來，由于事前監(jiān)督的不力，利用虛假票據(jù)套取資金，拆分工程規(guī)避必要工作流程，舞弊等不法行為時有發(fā)生，而這部分經(jīng)濟案件中大部分都與原始憑證及附件的不規(guī)范有關(guān)，因此規(guī)范原始憑證附件顯得尤為重要。

一、原始憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的必要性

原始憑證附件的質(zhì)量直接影響財務(wù)信息的真實完整。對原始憑證附件統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使其模板化，有助于規(guī)范學(xué)校單位財務(wù)人員以及經(jīng)濟活動相關(guān)人員的行為，實現(xiàn)全區(qū)教育系統(tǒng)“同質(zhì)化”管理的財務(wù)管理目標(biāo)，有效防范財務(wù)風(fēng)險，確保學(xué)校內(nèi)部控制目標(biāo)的實現(xiàn)，為創(chuàng)造健康穩(wěn)定的教學(xué)環(huán)境提供有力的保障。

（一）基于“同質(zhì)化”財務(wù)管理的需求

本區(qū)教育系統(tǒng)共有21所直屬學(xué)校和77所鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道所屬學(xué)校，各學(xué)校各自為陣，各自解讀政策文件中的精神要髓，因?qū)W校的財務(wù)人員職業(yè)道德修養(yǎng)、專業(yè)勝任能力參差不齊，導(dǎo)致部分學(xué)校財務(wù)人員對政策文件內(nèi)容的解讀不到位，以致存在原始憑證附件不規(guī)范、不全面的現(xiàn)象。為響應(yīng)教育局黨委提出的全區(qū)教育系統(tǒng)財務(wù)“同質(zhì)化”管理的要求，全面實施會計原始憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，并定期更新，使學(xué)校財務(wù)人員報賬時能有章可循，有據(jù)可依，從而實現(xiàn)“標(biāo)準(zhǔn)一致，財務(wù)信息質(zhì)量一致”的財務(wù)管理要求。

（二）基于內(nèi)部控制的需求

首先，學(xué)校單位的內(nèi)部控制最基本的目標(biāo)是保證學(xué)校單位經(jīng)濟活動的合法合規(guī)，使其在法律允許的范圍內(nèi)進行經(jīng)濟活動;其次，保證學(xué)校單位資產(chǎn)的安全，使其資產(chǎn)不被挪用、貪污等，加強資產(chǎn)的有效使用，使其資產(chǎn)配置合理，不被損失浪費;再次，學(xué)校單位內(nèi)部控制的重要目標(biāo)是有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，使其有效保障社會公共利益。為實現(xiàn)上述內(nèi)部控制目標(biāo)，以規(guī)范費用報銷流程，制定原始憑證附件標(biāo)準(zhǔn)為手段，最終對經(jīng)濟活動的風(fēng)險進行防范和管控。

（三）基于財務(wù)信息真實完整的需求

財務(wù)信息是對單位經(jīng)濟活動的客觀反映，提供真實完整的財務(wù)信息是單位的義務(wù)。為使財務(wù)信息客觀真實地反映各經(jīng)濟活動的全過程，原始憑證的質(zhì)量尤為重要。在實務(wù)操作中，對重要的經(jīng)濟業(yè)務(wù)費用報銷時原始憑證附件的標(biāo)準(zhǔn)進行歸納和整理，編制可以查閱的附件標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊，以方便學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員查閱使用，從而不會因為審核不規(guī)范造成原始憑證失真，以致影響財務(wù)信息的真實完整性。

二、費用報銷中原始憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的具體措施

教育系統(tǒng)分為兩個片區(qū)：直屬片區(qū)和鎮(zhèn)街道片區(qū)。區(qū)教育局財務(wù)核算中心（以下簡稱核算中心）是教育局直屬片區(qū)會計集中核算的機構(gòu)，是全區(qū)教育系統(tǒng)財務(wù)工作的領(lǐng)頭羊。此次原始憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)就是由核算中心發(fā)起并制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)鎮(zhèn)街道與直屬學(xué)校財務(wù)管理的同質(zhì)化?，F(xiàn)將此次標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過程、經(jīng)驗、具體措施介紹如下。

（一）系統(tǒng)工程，團隊合作

核算中心共有10位財務(wù)人員，每位財務(wù)人員負責(zé)2至3項經(jīng)濟活動。首先，每位成員梳理各學(xué)校經(jīng)濟活動的業(yè)務(wù)流程，對各項業(yè)務(wù)特點進行總結(jié)和歸納，從各個業(yè)務(wù)所面臨的內(nèi)外部環(huán)境入手，對學(xué)校經(jīng)濟活動中所面臨的各種風(fēng)險進行分析，從而找出可能造成學(xué)校經(jīng)濟利益流出的風(fēng)險點，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施和整體策略，以此來設(shè)計各經(jīng)濟活動所需的原始憑證附件。其次，由專人負責(zé)匯總上述資料，并召開內(nèi)部研討會，對每項經(jīng)濟活動的業(yè)務(wù)流程，以及重要風(fēng)險點進行論證，優(yōu)化業(yè)務(wù)活動流程，使標(biāo)準(zhǔn)的原始憑證附件既能起到防范風(fēng)險的作用又不影響學(xué)校的正常運行。最后，對每個重要經(jīng)濟活動費用報銷所需的原始憑證附件進行統(tǒng)一規(guī)范，形成模板化的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，并匯編成冊，供學(xué)校單位領(lǐng)導(dǎo)以及財務(wù)人員在平時工作中查閱使用。附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一項系統(tǒng)的工程，此次任務(wù)地圓滿完成離不開核算中心的每一位財務(wù)人員的辛勤努力，很好地體現(xiàn)了中心團隊合作的精神。

（二）改革費用報銷的流程

在費用報銷流程改革之前，經(jīng)辦人員拿到原始憑證后，先送交單位領(lǐng)導(dǎo)審批，然后再到財務(wù)室報銷費用，這種方式的弊端是當(dāng)財務(wù)人員發(fā)現(xiàn)原始憑證存在問題或發(fā)現(xiàn)附件不足無法體現(xiàn)經(jīng)濟活動業(yè)務(wù)流程時，單位領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)簽字審批，使得財務(wù)人員拒絕支付或要求其補充附件時會很被動，不利于財務(wù)人員維護財經(jīng)紀(jì)律。因此，在此次附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中對費用報銷的流程進行了改革。具體做法是：經(jīng)辦人員取得原始憑證時先送交學(xué)校財務(wù)部門審核，在確定原始憑證附件符合財務(wù)規(guī)定后，學(xué)校財務(wù)人員在票據(jù)背面加蓋簽字流程章，用以表明財務(wù)人員已對原始憑證的真實性、完整性進行了審核，并交由經(jīng)辦人、證明人簽字，然后再由學(xué)校負責(zé)人審批簽字，最后由財務(wù)部門支付相關(guān)費用。財務(wù)人員在審核原始憑證附件時，要注意以下幾個要點：（1）審核費用支出是否有預(yù)算，是否存在無預(yù)算、超預(yù)算支出;（2）審核貨物、服務(wù)、工程的采購是否在政府采購集中目錄以內(nèi)或在采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上，是否需要經(jīng)過政府采購方式進行采購;（3）審核票據(jù)的要素是否合規(guī)齊全，重點審核票據(jù)的付款人、內(nèi)容、數(shù)量單價、印章等;（4）審核附件是否齊全，附件的存在是否能很好地反映經(jīng)濟活動的業(yè)務(wù)流程;（5）審核簽字是否齊全，每筆費用支出都需3人及以上簽字;（6）審核票據(jù)是否真實。費用報銷流程改革之后，既增加了財務(wù)人員的責(zé)任感、使命感，有利于確保原始憑證附件的真實完整性，降低了貪污舞弊的財務(wù)風(fēng)險;又減輕了學(xué)負責(zé)人的審核負擔(dān)，大大提高了工作效率。

（三）統(tǒng)一原始憑證附件的標(biāo)準(zhǔn)

本次原始憑證附件的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是以重要的經(jīng)濟活動為基礎(chǔ)，所涵蓋的經(jīng)濟活動包括：公務(wù)接待、培訓(xùn)、出差、福利發(fā)放、公務(wù)用車、租車、學(xué)校零星維修工程、勞務(wù)派遣、服務(wù)外包、零星購買、固定資產(chǎn)、助學(xué)、代辦服務(wù)、銀行代扣代繳服務(wù)、外賓接待、學(xué)生活動共16項。再對每一項經(jīng)濟活動所涉及的不同情況進行細分，根據(jù)經(jīng)濟活動的業(yè)務(wù)流程以及法律法規(guī)，政策文件精神，統(tǒng)一費用報銷時所需的原始憑證附件。如：公務(wù)接待活動分為外出接待、食堂接待和零星工作餐。外出接待報銷時需提供：（1）發(fā)票;（2）公務(wù)卡刷卡小票;（3）菜單（注明菜品、單價、總價、加蓋飯店公章）;（4）公務(wù)接待審批單;（5）被接待單位公函或來電記錄單。食堂接待報銷時需提供：（1）浙江省行政事業(yè)單位非經(jīng)營服務(wù)性收入收款收據(jù);（2）菜單（注明菜品、單價、總價、加蓋食堂財務(wù)專用章）;（3）公務(wù)接待審批單;（4）被接待單位公函或來電記錄單。零星工作餐原則上由學(xué)校食堂安排，報銷時需提供：（1）浙江省行政事業(yè)單位非經(jīng)營服務(wù)性收入收款收據(jù);（2）就餐記錄單（注明接待標(biāo)準(zhǔn)、時間、對象、事由）。固定資產(chǎn)分為固定資產(chǎn)購置、報廢、調(diào)入、調(diào)出等活動。購置時需提供：（1）發(fā)票;（2）驗收單;（3）合同;（4）會議記錄（達到大額資金使用額度）;（5）入庫清單（注明固定資產(chǎn)類別）;（6）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中增加的固定資產(chǎn)卡片打印件。報廢時需提供：（1）固定資產(chǎn)報廢審批表;（2）按固定資產(chǎn)類別報廢的匯總清單;（3）會議記錄;（4）奉化區(qū)報廢資產(chǎn)回收交接表。調(diào)入時需提供：（1）國有資產(chǎn)調(diào)撥申報表;（2）入庫清單（注明固定資產(chǎn)類別）;（3）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中增加的固定資產(chǎn)卡片打印件。調(diào)出時需提供：（1）國有資產(chǎn)調(diào)撥申報表;（2）出庫清單（注明固定資產(chǎn)類別）;（3）會議記錄。通過上述方法，統(tǒng)一在費用報銷業(yè)務(wù)中原始憑證附件的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)

首先，核算中心自編適合現(xiàn)有經(jīng)濟業(yè)務(wù)的資料，開設(shè)模擬業(yè)務(wù)環(huán)境的培訓(xùn)班，通過基礎(chǔ)培訓(xùn)，提高學(xué)校單位財務(wù)人員處理日常會計業(yè)務(wù)的能力;其次，核算中心建立日常業(yè)務(wù)典型案例庫，對財務(wù)核算中比較常見及重要的費用報銷業(yè)務(wù)進行附件標(biāo)準(zhǔn)的歸類，并開設(shè)以“實務(wù)操作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)下蘊含的財務(wù)政策原理”為主題的培訓(xùn)班，系統(tǒng)講解各項規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生的原因以及其蘊含的財務(wù)政策原理;最后，核算中心實行帶徒實訓(xùn)模式，中心財務(wù)人員結(jié)對指導(dǎo)業(yè)務(wù)相對薄弱的鎮(zhèn)街道學(xué)校財務(wù)核算和財務(wù)監(jiān)督工作。最終實現(xiàn)全區(qū)教育系統(tǒng)財務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化。

（五）建立長效機制，確保附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的有效執(zhí)行

附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一項系統(tǒng)、長期的工程。在實踐應(yīng)用中，由于業(yè)務(wù)五花八門，原始憑證附件種類繁多，政策文件時有變動，導(dǎo)致附件標(biāo)準(zhǔn)化的管理帶來較大的難度。在工作實踐中，核算中心采取中心內(nèi)部兩兩互查，以及中心人員分片區(qū)檢查鎮(zhèn)街道學(xué)校的財務(wù)資料，從中發(fā)現(xiàn)問題，并不斷規(guī)范和改進原始憑證附件的標(biāo)準(zhǔn)，以確保附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的有效執(zhí)行。

附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一項長期且艱巨的任務(wù)，自第一版匯編資料頒布以來，受到教育局直屬學(xué)校和鎮(zhèn)街道學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)人員的一致好評。核算中心在前期制定標(biāo)準(zhǔn)后，會在后期實踐應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問題，改進標(biāo)準(zhǔn)，并定期更新，為規(guī)范財務(wù)人員的行為，有效防范財務(wù)風(fēng)險，確保學(xué)校單位內(nèi)部控制目標(biāo)的實現(xiàn)提供有力的保障。

參考文獻

[1]王一玎.保險資管公司財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)初探[J].財會學(xué)習(xí)，2020（09）：43-45.