陳俐敏

內(nèi)容摘要? 基于對(duì)文件檔案細(xì)節(jié)化管理的探討研究，文章首先從檔案管理細(xì)節(jié)化的重要性入手，然后與文件檔案管理的現(xiàn)狀相結(jié)合，對(duì)文件檔案細(xì)節(jié)化管理的策略進(jìn)行分析。得出相關(guān)人員需加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度、有效完善歸檔立卷制度、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、注重先進(jìn)技術(shù)的及時(shí)引進(jìn)以及提高開發(fā)利用檔案的效率這5點(diǎn)對(duì)策，希望能夠?yàn)橛嘘P(guān)人士提供幫助。

關(guān)鍵詞? 文件 文件檔案 細(xì)節(jié)化管理

1 引言

作為企業(yè)發(fā)展運(yùn)行的重要組成部分，文件檔案有著極其重要的保存價(jià)值與研究價(jià)值，其能夠在幫助領(lǐng)導(dǎo)決策、正確貫徹執(zhí)行黨的方針、提高內(nèi)部管理效率的同時(shí)，在激烈的市場競爭中為自身創(chuàng)造更大的發(fā)展空間。與此同時(shí)，由于部分企業(yè)仍處于改革轉(zhuǎn)型階段，在經(jīng)營壓力極大的情況下，能夠投入到文件檔案管理中的精力并不多，還有一些企業(yè)并未認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理相較于傳統(tǒng)管理方式的顯著效果，繼而導(dǎo)致文件檔案管理工作的作用無法充分發(fā)揮。隨著全球經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)競爭壓力必然還會(huì)逐漸增大，此時(shí)若想促進(jìn)企業(yè)或單位綜合實(shí)力的真正提升，及時(shí)探索文件精細(xì)化管理的策略已勢在必行。

2 文件檔案細(xì)節(jié)化管理的重要性

站在企業(yè)深化改革的角度上來看，準(zhǔn)確有力的信息資源是提供轉(zhuǎn)型推動(dòng)力的關(guān)鍵，因此，文件檔案管理的效率與質(zhì)量，將會(huì)對(duì)企業(yè)實(shí)際運(yùn)行產(chǎn)生直接影響，此時(shí)企業(yè)若想真正意義上做到與時(shí)俱進(jìn)，就必須要對(duì)文件檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，尤其是對(duì)于企業(yè)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期而言，這是加強(qiáng)企業(yè)各方面建設(shè)的重要途徑。除此之外，文件檔案也能為企業(yè)提供準(zhǔn)確、有效的信息，幫助企業(yè)提高決策的正確概率。檔案管理工作最顯著的特征就是長期性，同時(shí)延續(xù)性與歷史性也是不容忽視的重要構(gòu)成，管理人員可以通過查找檔案，尤其是文件檔案，掌握企業(yè)從始至終的全部信息，在明確企業(yè)人才發(fā)展與事業(yè)建設(shè)歷史進(jìn)程的情況下，根據(jù)相應(yīng)的事件記錄，對(duì)企業(yè)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行合理總結(jié)，進(jìn)一步為企業(yè)順利轉(zhuǎn)型以及后續(xù)經(jīng)營活動(dòng)的順利展開，提供有力的歷史價(jià)值與參考依據(jù)。

3 文件檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 基礎(chǔ)建設(shè)水平有待提高

檔案管理中最重要的工作之一就是資料保存，以往在信息技術(shù)沒有普及之前，企業(yè)檔案信息主要載體就是紙，這種情況下由于紙質(zhì)檔案數(shù)量極多，且對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境要求較高，整理與管理工作復(fù)雜性都比較強(qiáng)，很多時(shí)候資料信息只是被草率整理完成，也并未得到科學(xué)管理，安全措施不夠合理或者措施根本并未有效落實(shí)的問題十分常見。同時(shí)，紙質(zhì)檔案極易受到溫度與濕度的影響而出現(xiàn)受損現(xiàn)象，再加上整理工作的規(guī)范性不足，從而導(dǎo)致文件檔案形同虛設(shè)，完全無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。雖然現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文件檔案管理中的應(yīng)用愈發(fā)廣泛，但部分企業(yè)硬件與軟件設(shè)施基礎(chǔ)水平有待提高，不僅導(dǎo)致管理效率與質(zhì)量難以提升，文件檔案保存的完整性也無法得到保證。

3.2 歸檔立卷制度不夠完善

首先，在創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候，需要各科室兼職檔案員共同參與，同時(shí)應(yīng)由部門相關(guān)負(fù)責(zé)人履行收集、整理以及移交檔案的責(zé)任，但因?yàn)闄n案管理工作在企業(yè)運(yùn)行中的滲透力較差，導(dǎo)致企業(yè)全員檔案工作意識(shí)極弱，不利于信息收集與整理工作的正常展開。其次，各部門對(duì)自身在檔案管理中的職責(zé)與任務(wù)不明確，各部門在相互推諉責(zé)任的情況下，文件檔案遺失或收集不全的問題十分常見。最后，專職檔案員日常工作量過大，極易導(dǎo)致其工作積極性下降，若不及時(shí)處理，管理效率與質(zhì)量也必然會(huì)隨之降低，另外，就年末檔案統(tǒng)一整理的階段而言，企業(yè)不得不聘請(qǐng)檔案管理臨時(shí)工來協(xié)助工作，如此不僅管理工作的專業(yè)性難以得到保障，企業(yè)文件泄露的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)提升。

3.3 對(duì)檔案管理重視程度不足

雖然部分企業(yè)已然明確了文件檔案管理的重要性，但有很多企業(yè)對(duì)此的重視程度依然不足，即使年度計(jì)劃工作中包括文件檔案管理工作，但在實(shí)際管理中依然會(huì)受到管理意識(shí)薄弱、執(zhí)行力度不足、制度健全性較差等因素的影響，導(dǎo)致文件管理流于形式、不夠深入。除此之外，由于部分企業(yè)思想觀念仍相對(duì)陳舊，在信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用的現(xiàn)如今，文件檔案管理工作也并未得到有效的信息化建設(shè)，進(jìn)而對(duì)企業(yè)文件檔案管理工作的健康發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重阻礙。

4 文件檔案細(xì)節(jié)化管理的策略

4.1 加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度

企業(yè)必須要加大文件檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度，一方面注重計(jì)算機(jī)硬件與軟件的有效更新，另一方面也要在充分利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，盡可能為管理工作提供更大的便利。經(jīng)實(shí)踐證明，與傳統(tǒng)文件檔案存儲(chǔ)與管理方式相比較來講，電子文檔具備先進(jìn)、科學(xué)以及高效等更多優(yōu)勢[1]，不僅能在最大程度上確保檔案資料的完整度，也能增強(qiáng)檔案存儲(chǔ)的有序性，在促進(jìn)檔案管理工作不斷規(guī)范化與現(xiàn)代化的同時(shí)，為資料查閱、信息查詢等工作提供極大幫助。

4.2 有效完善歸檔立卷制度

若想在企業(yè)中全面落實(shí)文件歸檔立卷制度，相應(yīng)管理制度的創(chuàng)建必須要放在首要位置;企業(yè)可以創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，同時(shí)各科室檔案也應(yīng)由相應(yīng)科室的直接負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)，檔案信息收集、整理與移交工作的責(zé)任則主要集中在兼職檔案管理員身上。其次，企業(yè)內(nèi)文件檔案管理知識(shí)宣傳與業(yè)務(wù)培訓(xùn)的力度必須適當(dāng)提升。除需增強(qiáng)企業(yè)全體人員檔案管理意識(shí)之外，對(duì)檔案管理人員的定期培訓(xùn)也不能忽略，只有及時(shí)更新其管理知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能促進(jìn)其綜合素質(zhì)的全面提升，進(jìn)而幫助管理人員適應(yīng)新形勢，適應(yīng)文件檔案管理目前實(shí)際需求，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展速度。最后，應(yīng)創(chuàng)建合理健全考核與激勵(lì)制度。這是激發(fā)專業(yè)管理人員與兼職檔案員工作積極性的重要途徑，同時(shí)也要注意降低管理人員日常工作的壓力，在適當(dāng)采取激勵(lì)措施與獎(jiǎng)勵(lì)措施的情況下，避免文件檔案管理專業(yè)人才流失的問題。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)，對(duì)檔案管理效率與效果的作用是決定性的。首先，企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況調(diào)整管理人員隊(duì)伍，注重增加隊(duì)伍內(nèi)高素質(zhì)、高水平的年輕成員，為企業(yè)文件檔案管理注入新鮮血液;其次，相關(guān)培訓(xùn)需定期展開，且應(yīng)從職業(yè)道德、專業(yè)水平以及實(shí)踐能力3方面進(jìn)行培訓(xùn)，確保管理人員在掌握現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，也具備優(yōu)質(zhì)的業(yè)務(wù)能力與信息化管理能力。除此之外，企業(yè)需使檔案管理人員明確自身肩負(fù)的歷史使命，使其明確自身管理能力與創(chuàng)新意識(shí)增強(qiáng)的重要性，在增強(qiáng)其對(duì)企業(yè)忠誠度的同時(shí)，為企業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)。

4.4 注重先進(jìn)技術(shù)的及時(shí)引進(jìn)

在文件檔案管理中，除軟硬件設(shè)施建設(shè)之外，其他先進(jìn)設(shè)施與專業(yè)技術(shù)的引進(jìn)也不容忽視，文件檔案管理人員需將檔案作為根據(jù)，輸入、檢索并統(tǒng)計(jì)檔案年報(bào)之后，確保編制的合理性與全面性，在提高對(duì)掃描圖紙重視程度的同時(shí)，保證重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記任務(wù)的圓滿完成。

與此同時(shí)，為達(dá)成機(jī)關(guān)文件檔案管理一體化的目的，企業(yè)需聘請(qǐng)專業(yè)的軟件設(shè)計(jì)人員，設(shè)計(jì)并應(yīng)用與企業(yè)具體情況相適應(yīng)的軟件，如此一方面能促進(jìn)文檔一體化制度的全面落實(shí)，也能保證制度在文件檔案管理中執(zhí)行的嚴(yán)格性。就電子檔案管理模式而言，以建筑圖紙、重點(diǎn)資源、關(guān)鍵性文獻(xiàn)以及具有法律效力的文件憑證等為例的，需永久保存的內(nèi)容，都需采取不可擦除型光盤;電子公文存儲(chǔ)歸檔的光盤必須貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，為分類與查找提供便利。企業(yè)文件檔案管理人員必須要注重相關(guān)措施的有效落實(shí)，只有不斷促進(jìn)管理基礎(chǔ)向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，才能真正意義上推動(dòng)檔案管理效率的提升。

4.5 提高開發(fā)利用檔案的效率

文件檔案管理開展的主旨，就是為單位發(fā)展建設(shè)以及群眾生產(chǎn)生活提供服務(wù)，因此，對(duì)文件檔案價(jià)值的研究還需要不斷深入，企業(yè)需在盡可能提高管理工作科學(xué)性與規(guī)范性的同時(shí)，進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)檔案的利用率，從而為企業(yè)可持續(xù)戰(zhàn)略的順利落實(shí)提供更強(qiáng)大的推動(dòng)力。這不僅是以往工作被動(dòng)狀態(tài)扭轉(zhuǎn)的核心所在，更是企業(yè)在新時(shí)代獲得更好發(fā)展的基點(diǎn)，值得展開更深層次的探索。

5 結(jié)語

綜上所述，對(duì)企業(yè)而言，文件有著不可代替的重要意義，而文件檔案管理工作的效率與質(zhì)量，也會(huì)對(duì)企業(yè)實(shí)際發(fā)展產(chǎn)生直接的影響。因此，文件檔案管理必須及時(shí)樹立細(xì)節(jié)化管理的理念，在日常工作中貫徹落實(shí)的同時(shí)，不斷完善傳統(tǒng)管理模式的不足，如此不僅能促進(jìn)細(xì)節(jié)化管理水平的提升，也能為文件檔案安全保存提供更高程度的保證，發(fā)揮出其功能與作用。

（作者系五礦邯邢礦業(yè)有限公司北洺河鐵礦 經(jīng)濟(jì)師）

【參考文獻(xiàn)】

[1] 盧美西.對(duì)于檔案規(guī)范化管理與加強(qiáng)管理制度的思考[J].傳媒論壇，2019，2（24）：149.