杜錦

摘 要： 建設工程招投標檔案的收集管理，為相關活動開展提供了真實可靠的信息資源支持，為招投標工作順利展開提供了有力保障。為了提升檔案管理與服務水平，公共資源交易中心應規(guī)范檔案采集流程，落實檔案整理、保管工作，優(yōu)化檔案提供利用服務。

關鍵詞： 建設工程;招投標服務;招投標檔案;收集管理;提供利用

【中圖分類號】TU723.2 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.268

近年來，隨著社會的發(fā)展，建設工程領域市場競爭日益激烈，為了規(guī)范市場秩序，推動建設行業(yè)的良性發(fā)展，建設工程招投標制度逐步完善。建設工程確定后，建設單位會公開發(fā)文進行招標，專業(yè)資質達標的施工企業(yè)，可進行投標，具有良好信譽、專業(yè)施工資歷，且編制的施工方案工期短、造價低、質量高的企業(yè)，即可中標[1]。在信息時代背景下，建設工程招投標服務趨于電子化發(fā)展，這為招投標檔案的收集管理與提供利用提供了技術支持，確保相關工作更為科學高效地開展，有效提升了招投標方案管理及服務水平。

1 規(guī)范招投標檔案采集流程

公共資源交易綜合監(jiān)管部門應該正確認識到建設工程招投標服務及其檔案構建的重要性，完善招投標檔案管理機構設置，配置專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作政策性、原則性極強，管理人員必須具備較強的政治紀律意識，對待工作認真負責，遵守檔案保密紀律，對待客戶友善和藹，主動為人們服務。在日常工作中，檔案管理人員需做好建設工程招投標檔案原始記錄的采集、整理、立卷、歸檔移，并按照規(guī)定移交至市城建檔案館移交，為了便于長期儲存，應該使用耐久性的檔案載體及書寫材料，基于《建設工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 50328-2014）立卷，在中標通知書發(fā)出后 15 日內移交歸檔。招投標檔案中應采集的資料包括報建手續(xù)、業(yè)主委托書、招標文件、招標公告、開標記錄表、評標標準和辦法、評委抽取表、評標結果確認、中標通知書、投標文件、合同備案等，具體形式包括紙質文件、電子資料及影像資料等，盡可能使用原件或正本，若無方可使用復印件或副本，確保資料全面、真實，格式規(guī)范，能夠真實反映建設工程招投標活動情況[2]。

2 落實招投標檔案整理工作

建設工程招投標檔案資料不斷累積，需定期整理，便于檔案的提供利用。一般來說，一個建設項目，會形成一個案卷，資料是按照備案登記、資格預審、開評標、中標候選人公式及合同文件資料的順序排列的，儲存于牛皮紙制檔案盒內，盒子上標注了建設工程項目的名稱、招標編號與歸檔時間，盒子內制有卷內目錄，上面寫明了檔案件號、文件編號、責任人、文件材料題名、日期、備注、備考表。為了便于檔案管理利用，相關部門基于《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T50328—2014）、《電子檔案管理制度》、《電子文件管理暫行辦法》、《電子檔案移交與接收辦法》（等規(guī)章制度），構建了電子化招投標檔案服務系統，形成了相對應的電子檔案，分門別類，按照年度、按項目分別建檔，儲存于檔案信息平臺上[3]。

3 優(yōu)化招投標檔案保管工作

建設工程招投標檔案的收集管理與提供利用是一項持續(xù)性的工作，為了保存好相關資料，需完善招投標檔案室建設，其建設必須滿足防盜、防火、防塵、防潮、防霉、避光、防有害生物、防污染等安全標準，完善安全設施配置。整理檔案時，如若發(fā)現檔案散失、破損、霉變、發(fā)生蟲害，應及時修補，重新復制資料，確保檔案資料的完整性與真實性。一般來說，建設工程招投標檔案的最低保存期限為10 年，未中標人投標文件的最低保存期限為5年，開評標現場錄音、錄像材料的最低保存期限為1年，對于保存期限超過10年的檔案資料，公共資源交易可以在保存超過5年后移交至市城建檔案館保管。在檔案儲存期間，檔案管理人員需每半年進行一次全面檢查，記錄檔案歸檔情況，發(fā)現問題及時解決，發(fā)現超過保管期的檔案，需登記造冊。招投標檔案管理工作政治性、紀律性極強，檔案管理人員應該認真學習《中華人民共和國招標法》、《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，貫徹落實于工作中，并且樹立正確的職業(yè)道德觀念，樹立嚴謹務實、認真負責的工作態(tài)度，樹立終身學習理念，基于招投標服務及相關檔案管理工作要求的變化，不斷學習新知識、新技術，提升信息技術素養(yǎng)，計算機技術、數字化技術、云計算技術等相關軟件、硬件設施的使用，適應檔案信息化、數字化發(fā)展現狀。

4 完善招投標檔案提供利用服務

建設工程招投標檔案的分類儲存，編制目錄，就是為了變?yōu)楸憷乩脵n案資料。在日常工作中，公共資源交易中心應該嚴格遵守相關規(guī)章制度，為項目投資方、政府等提供檔案查閱服務，要想查閱招投標檔案，必須去辦理查閱手續(xù)，填寫《檔案查閱申請表》，經相關部門負責人批準。而且查閱檔案時，必須在指定位置，且有檔案管理人員在場，查閱者不得私自復制、涂改、拍照、劃線、損毀、調換文件，一經發(fā)現必將嚴懲[4]。原則上，檔案資料不得外借，如若各級紀檢委調查案件需要查閱、復印文件，必須按照規(guī)定辦理手續(xù)。在檔案管理信息化建設過程中，查閱者可以登錄檔案平臺，檢索、閱讀權限范圍內的檔案資料，實現區(qū)域內信息資源開放共享，有效提升檔案利用率。

5 結語

綜上所述，建設工程招投標檔案是指在房屋建筑、市政基礎設施建設等項目招投標活動中形成的，各類具有保存價值的原始記錄資料，包括文字、圖像、表格等。檔案具有歷史再現性、信息性、知識性、價值性、教育性的特征，服務于建設工程招投標活動，公共資源交易綜合監(jiān)管部門，可以應用這些資料，為客戶提供有價值的咨詢服務，助力其在招投標活動中，能夠做出更為合理的決策，確保建設工程招投標活動有序展開，降低項目風險，而且，在項目運作后期，可以為建設項目投資方、政府等提供招投標資料的查閱、下載等服務，便于其對于項目的監(jiān)督和管理。

參考文獻

[1] 張曉麗.電子化招投標服務系統在建設工程招投標中的應用要點初探[J].居舍，2020，（18）：191-192.

[2] XU CHAO.論基于互聯網匿名投標與自動化資審在建設工程電子招投標中的應用和意義[J].建筑市場與招標投標，2020，（03）：50-54.

[3] 周欣.大數據技術對建設工程招投標市場投標企業(yè)流失情況分析[J].電子技術與軟件工程，2020，（10）：196-198.

[4] 仇偉海，韓季紅，王靚.從電子證據的視角看電子文件歸檔管理——以政府采購網上招標平臺電子文件歸檔管理為例[J].中國檔案，2019，（12）：60-61.