胡艷華

摘要：在信息時(shí)代下，人們的生活及工作方式都出現(xiàn)了較大變化，現(xiàn)代社會(huì)的各個(gè)方面都開始逐漸邁上信息化道路。故此，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理信息化水平，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，是一個(gè)地區(qū)乃至一個(gè)國家檔案管理彰顯現(xiàn)代化的重要路徑。本文聯(lián)系筆者工作實(shí)踐，研究了設(shè)計(jì)院檔案管理信息化水平的提升策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;設(shè)計(jì)院;信息化

自改革開放以來，我國便邁向了高速發(fā)展的道路，各種項(xiàng)目與工程相繼開展，這也使得設(shè)計(jì)院變得愈加重要，因而，設(shè)計(jì)院也獲得了長足發(fā)展，規(guī)模普遍得以擴(kuò)大。在這一背景下，設(shè)計(jì)院的工程資料和檔案管理工作的重要性越來越凸顯。所以，在信息化時(shí)代下設(shè)計(jì)院需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，開發(fā)出科學(xué)的一套檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)自身檔案管理工作的創(chuàng)新，從而推動(dòng)自身良性發(fā)展。

一、加大宣傳力度，培養(yǎng)全體檔案意識(shí)

一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視和大力支持檔案信息化工作。對(duì)此，設(shè)計(jì)院檔案部門應(yīng)主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持檔案信息化工作開展，以使領(lǐng)導(dǎo)能夠轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)緊迫感與責(zé)任感，結(jié)合設(shè)計(jì)院檔案管理的具體情況，統(tǒng)籌規(guī)劃，適當(dāng)增加經(jīng)費(fèi)支持，配置先進(jìn)的管理設(shè)備、設(shè)施及軟件等，著手關(guān)鍵問題的解決，使檔案信息化工作有計(jì)劃、有組織地開展[1]。另一方面，加大內(nèi)部宣傳力度，建立合理的宣傳機(jī)制，將宣傳工作常態(tài)化，并加快自身相關(guān)宣傳平臺(tái)的構(gòu)建。同時(shí)，在設(shè)計(jì)院全年工作計(jì)劃中納入檔案管理工作，對(duì)各方面力量做充分調(diào)動(dòng)，以使全體的檔案意識(shí)得以培養(yǎng)。

二、檔案數(shù)字化，夯實(shí)信息化物質(zhì)基礎(chǔ)

伴隨設(shè)計(jì)院的持續(xù)發(fā)展，其工程項(xiàng)目越來越多，承接業(yè)務(wù)范圍也更為廣泛，這也很大程度加大了內(nèi)部檔案的館藏量。由于某些項(xiàng)目名稱幾經(jīng)變更、工程項(xiàng)目名稱相似等因素，較大程度影響到檔案的查找利用，使得檔案管理人員在實(shí)體檔案查找上浪費(fèi)了較多時(shí)間。為了使上述問題得到良好解決，就須把這些檔案數(shù)字化，如此一來，能夠使檔案利用的便捷性得到顯著提升，更方便人員的管理和借閱，避免了紙質(zhì)檔案僅能供一人使用的情況，使檔案人員工作效率和檔案利用效率得到很大提升[2]。檔案人員能夠擁有更多的時(shí)間展開檔案知識(shí)化管理和檔案信息資源編研。所以，設(shè)計(jì)院應(yīng)逐步數(shù)字化加工歷史室藏的非涉密紙質(zhì)檔案，逐漸達(dá)到100%的檔案數(shù)字化率。總之，檔案數(shù)字化能使檔案室由“數(shù)字檔案信息中心”替代以往的“檔案實(shí)體保管和服務(wù)”為主的情況。

三、知識(shí)點(diǎn)標(biāo)識(shí)，滿足設(shè)計(jì)人員利用需求

設(shè)計(jì)院擁有著數(shù)量巨大的檔案，若只是簡(jiǎn)單的檢索查閱，則無法使生產(chǎn)設(shè)計(jì)人員的利用需求得到良好滿足。通過標(biāo)識(shí)知識(shí)點(diǎn)，則是基于生產(chǎn)設(shè)計(jì)人員的利用需求，深入挖掘檔案信息資源，有助于推動(dòng)檔案信息化邁向高級(jí)階段。知識(shí)點(diǎn)標(biāo)識(shí)工作大致可分為兩部分：其一屬性分類，檔案管理人員先根據(jù)業(yè)務(wù)范圍大致分類檔案文件，比如，給水工程、污水工程、垃圾工程、勘察測(cè)量、環(huán)境保護(hù)等類別，然后根據(jù)這些分類，與相關(guān)專家進(jìn)行配合，結(jié)合專業(yè)特性對(duì)分類做進(jìn)一步細(xì)化，將擁有較大利用價(jià)值的屬性細(xì)分出來;其二屬性標(biāo)識(shí)，組織相關(guān)專家結(jié)合數(shù)字化成果內(nèi)容，對(duì)工程檔案展開屬性標(biāo)識(shí)，完成標(biāo)識(shí)后，生產(chǎn)設(shè)計(jì)人員就可將自身需要的檔案快速找到。

四、信息化管理，確保檔案管理有序開展

工程檔案的形成過程即為工程建設(shè)的過程，這便使得設(shè)計(jì)院檔案的建立是復(fù)雜而漫長的一個(gè)過程。從工程立項(xiàng)到工程驗(yàn)收，是由不同的單位或部門來實(shí)施檔案資料的收集和整理的，這也在一定程度上加大了檔案建立的難度，因此，為了提高檔案管理效率和效益，就須開展信息化管理[3]。具體應(yīng)做好如下內(nèi)容：一是采用適合單位檔案管理的軟件，加快檔案信息化建設(shè)，并著手檔案信息化管理規(guī)章制度的制定，對(duì)不符合檔案信息化要求的管理體制進(jìn)行改革，將部門間的分割打破，使設(shè)計(jì)院信息共享和交換水平得以不斷提升;二是為了不斷提高相關(guān)崗位人員的工作能力與素質(zhì)，要著手建立重實(shí)效、多渠道、多層次的檔案信息化人力資源的培訓(xùn)和考評(píng)制度;三是決定計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的一項(xiàng)重要因素，便是數(shù)據(jù)質(zhì)量，因此為了確保系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定，就須確保輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與全面性。對(duì)此，可著手?jǐn)?shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)輸入前嚴(yán)格審核數(shù)據(jù)，并在輸入后展開認(rèn)真校對(duì)。

結(jié)語：總之，對(duì)于設(shè)計(jì)院而言檔案信息化管理工作十分關(guān)鍵，涉及到諸多機(jī)密文件的保存，倘若出現(xiàn)文件的損壞或丟失，則會(huì)很大程度影響到單位的發(fā)展。并且，在信息化時(shí)代下內(nèi)部檔案管理信息化，是實(shí)現(xiàn)單位可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此，這需要單位方面高度重視，并采用多種方式來提高檔案管理信息化水平，完成檔案信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]王娜娟.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新之道[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，000（019）：91-92.