李 強(qiáng)／青島大學(xué)紡織服裝學(xué)院

一、前言

高校檔案管理工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，并且分為教職工檔案管理與學(xué)生檔案管理這兩個(gè)方面，相對(duì)而言，學(xué)生檔案管理的難度要高于教職工檔案管理，所以學(xué)生檔案信息對(duì)接與處理工作要更加頻繁。正常情況下，教職工的檔案由高校內(nèi)部有關(guān)部門統(tǒng)一管理，而學(xué)生檔案則是由各個(gè)院系管理，來減輕學(xué)校內(nèi)部有關(guān)部門的工作壓力。在新時(shí)期背景下，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理十分重要，其不僅能夠提高檔案管理效率，還能降低失誤率。因此，高校內(nèi)部有關(guān)部門要加強(qiáng)檔案信息化管理模式引用，充分發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值，推動(dòng)高校檔案管理效率上升到新高度。

二、高校檔案信息化管理模式實(shí)施的重要性

（一）利用提升檔案管理效率

在高校檔案管理中，若想要查詢某一檔案信息，需要經(jīng)過很多步驟，例如，查詢學(xué)生的檔案信息，首先要得到系內(nèi)和學(xué)校的同意，之后再回到系內(nèi)由專人帶領(lǐng)到檔案室中查詢。另外，還要防范檔案拿出后被擅自改動(dòng)的情況出現(xiàn)。但實(shí)施檔案信息化管理模式后，學(xué)生能夠直接到檔案管理部門申請(qǐng)電子檔案查詢，而調(diào)出的檔案只能瀏覽，不能修改。因此，檔案信息化管理模式更能保證檔案安全，節(jié)省查詢時(shí)間［1]。

（二）利于減少檔案管理失誤

其實(shí)，高校檔案管理工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，需要專業(yè)人員進(jìn)行管理，若是應(yīng)用系內(nèi)導(dǎo)員為主、學(xué)生為輔的管理模式極易發(fā)生檔案管理失誤，如檔案遺失，檔案被改等，這盡管是少數(shù) 現(xiàn)象，但是也不能完全排除。除此之外，學(xué)生畢業(yè)后檔案寄送與分配出現(xiàn)問題，致使學(xué)生不能正常接收檔案，需要回學(xué)校補(bǔ)開證明，不但影響學(xué)生就業(yè)，還影響檔案工作效率。

三、分析高校檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理人員綜合素養(yǎng)待提升

在信息化時(shí)代下，高校檔案管理人員在思想上接受了信息化發(fā)展方式，但是并未制定詳細(xì)檔案管理優(yōu)化策略，欠缺技術(shù)型人才，技術(shù)指導(dǎo)與理論指導(dǎo)匱乏，行動(dòng)較為遲緩，腳步和思維不能達(dá)到協(xié)調(diào)發(fā)展，改革速度較慢。另外，高校檔案管理人員欠缺有效的培訓(xùn)，改革能力不足，檔案管理工作較繁雜，沒有充足的時(shí)間研究有關(guān)內(nèi)容，很難制定行之有效的改革策略［2]。此外，一些高校檔案管理人員缺少改革的勇氣，為了避免麻煩，一直沿用傳統(tǒng)的管理方式，固性思維嚴(yán)重，造成高校檔案管理工作不能跟緊時(shí)代發(fā)展的腳步，停滯不前，甚至出現(xiàn)落后的情況，逐漸的與鄰校產(chǎn)生差距。

（二）欠缺完備的基礎(chǔ)設(shè)施

在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化技術(shù)認(rèn)識(shí)不充分，將檔案信息化管理當(dāng)做是管理人員自己的事情，其實(shí)并非如此，檔案管理人員在改革檔案管理模式時(shí)，會(huì)遇到很多問題，比如設(shè)施配備、資金應(yīng)用、技術(shù)創(chuàng)新等，需要校領(lǐng)導(dǎo)和教育部門的支持［3]。高校若想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，一定要配備計(jì)算機(jī)設(shè)備，當(dāng)前高校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)速度比較慢，資金短缺是亟待解決的問題，不但行政管理工作，在學(xué)生進(jìn)行實(shí)踐操作時(shí)，所應(yīng)用的計(jì)算機(jī)也存在陳舊的問題，不能實(shí)現(xiàn)更新，校領(lǐng)導(dǎo)與有關(guān)部門應(yīng)加大對(duì)新型技術(shù)引入，給予硬件支持，讓有關(guān)人員充分發(fā)揮自身才能，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式。

四、高校檔案信息化管理模式的設(shè)施方法

（一）大力建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

在新時(shí)代背景下，高校若想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，首先需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，教育部門和當(dāng)?shù)匾浞至私鈾n案管理在高校行政工作中的重要作用，并給予資金和政策支持，給高校檔案信息化管理提供有效條件。其次校領(lǐng)導(dǎo)要給予檔案管理工作高度重視，第一時(shí)間下發(fā)資金，及時(shí)配置硬件設(shè)備，優(yōu)化高校檔案信息化管理缺少基礎(chǔ)設(shè)施支持的問題，完善檔案管理模式，促進(jìn)高校檔案管理工作有序進(jìn)行?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作可以從下屬幾方面入手：第一，高校需要配備收集數(shù)據(jù)信息的設(shè)備，比如掃描儀和文字識(shí)別軟件，可以快速且準(zhǔn)備的把學(xué)生檔案信息掃描至計(jì)算機(jī)中，通過提升技術(shù)的先進(jìn)性，來降低檔案信息存儲(chǔ)工作的失誤率，確保高校檔案信息的真實(shí)性與有效性。第二，在高校檔案管理中要嚴(yán)格遵守規(guī)范性與科學(xué)性的原則，確保高校檔案管理的前沿性，基于此，需要在有關(guān)人員的指導(dǎo)下構(gòu)建完整的檔案管理信息系統(tǒng)與信息庫(kù)，確保高校檔案管理工作的有效性與科學(xué)性［4]。第三，還需得到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等一些基礎(chǔ)設(shè)施的支持，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理人員應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)展開基本操作的目標(biāo)。

（二）加強(qiáng)在職人員培訓(xùn)力度，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，高校不但要注意檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的技術(shù)水平和管理理念培養(yǎng)。管理人員為實(shí)施檔案管理模式的主體，若是檔案管理者沒有足夠的能力體會(huì)到社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，沒有足夠的勇氣去面對(duì)時(shí)代的挑戰(zhàn)，那么高校檔案管理便會(huì)進(jìn)入到一個(gè)死循環(huán)，毫無突破與進(jìn)展可言。為了提高高校檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，校領(lǐng)導(dǎo)需要給予其思想教育高度重視，通過向檔案管理人員灌輸信息化管理模式的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，讓其了解創(chuàng)新與改革的必要性，調(diào)動(dòng)他們的創(chuàng)新與改革的積極性，讓其主動(dòng)接受新事物與新思想，還能積極的投身于工作，通過不斷研究與時(shí)間，找出新興的發(fā)展方式［5]。不但要強(qiáng)化高校檔案管理人員的思想，還要組織技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，通過外聘優(yōu)秀的技術(shù)員來帶動(dòng)高校檔案管理者學(xué)習(xí)檔案掃描、存儲(chǔ)等工作，減少適應(yīng)時(shí)間，另外還能降低失誤率，讓其能夠在較短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，只有在檔案管理人員擁有足夠的工作能力以后，才會(huì)實(shí)現(xiàn)對(duì)原有管理模式創(chuàng)新，找到滿足高校檔案管理現(xiàn)狀的有效管理策略。

（三）建立完善的管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

高校檔案管理工作若想實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新與改革，一定要構(gòu)建科學(xué)的管理體系，實(shí)現(xiàn)一體化管理目標(biāo)。以往的高校檔案管理模式已無法滿足當(dāng)前學(xué)校行政工作需求，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的檔案管理一定要建立專業(yè)的管理平臺(tái)，以及穩(wěn)定性較強(qiáng)的系統(tǒng)。當(dāng)前諸多高?；緦?shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)覆蓋，甚至一些不明建立了屬于自己的局域網(wǎng)，在某種程度上實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，現(xiàn)如今的高校檔案管理工作根本不能脫離開網(wǎng)絡(luò)的支持，在信息掃描、處理以及存儲(chǔ)中，一定要確保網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性。另外，應(yīng)用學(xué)校進(jìn)行檔案管理的信息技術(shù)，能夠?qū)Ω鞑块T的重要圖片與文件進(jìn)行在線存儲(chǔ)，在某種程度上能夠給高校信息化檔案構(gòu)建奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)［6]。在應(yīng)用信息化管理平臺(tái)管理學(xué)生檔案和教職工檔案時(shí)，需要對(duì)檔案的歸檔方式進(jìn)行深入考慮，找出物理歸檔方式與邏輯歸檔方式間的相同之處與不同之處，每個(gè)系上交的檔案多半是紙質(zhì)檔案，高校檔案管理人員需要漸漸摸索電子檔案與紙質(zhì)檔案間的連接處，找到最有效的轉(zhuǎn)換方法，在某種程度上節(jié)省轉(zhuǎn)換時(shí)間，提升工作效率，確保高校檔案管理工作質(zhì)量。

五、結(jié)語

在新時(shí)期背景下，加強(qiáng)高校檔案信息化管理模式應(yīng)用十分重要，其不但有助于提高高校檔案管理效率，還能減少高校檔案管理失誤，創(chuàng)新檔案管理模式。因此，高校檔案管理人員要給予信息化管理模式高度重視，通過大力建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施、加強(qiáng)在職人員培訓(xùn)力度、建立完善的管理體系，將信息化管理模式的應(yīng)用效率發(fā)揮出最大化，給高校日后更好發(fā)展提供有利條件。