張彤 劉婧

河北省產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)研究院 河北石家莊 050227

實(shí)驗(yàn)室的檔案管理是檢驗(yàn)檢測(cè)工作開展的至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。無論是《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》還是《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求》都對(duì)人員管理、合同評(píng)審、服務(wù)和供應(yīng)商評(píng)價(jià)等工作作出了明確要求，需要建立程序文件，留有相關(guān)工作記錄，而這些工作的基礎(chǔ)，便是實(shí)驗(yàn)室的檔案管理。作為實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系文件中的重要內(nèi)容，檔案資料的管理應(yīng)當(dāng)加以重視[1]。

1 檔案的分類

檔案歸檔的范圍一般包括實(shí)物、電子、聲像類資料。電子、聲像檔案一般以光盤、硬盤為載體。

1.1 實(shí)物檔案歸檔范圍一般包括

（1）文件控制類型文件：規(guī)章制度、外來文件、質(zhì)量體系文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄、內(nèi)審、管理評(píng)審、糾正預(yù)防措施的實(shí)施記錄、質(zhì)量投訴等。

（2）人員技術(shù)檔案：人員學(xué)歷、人員培訓(xùn)、人員考核、人員能力確認(rèn)、人員任命等。

（3）儀器設(shè)備檔案：設(shè)備使用說明及配套資料、設(shè)備采購(gòu)驗(yàn)收、設(shè)備檢定計(jì)量、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)、設(shè)備維修、設(shè)備報(bào)廢、供應(yīng)商評(píng)價(jià)、設(shè)備租賃合同等。

（4）實(shí)驗(yàn)室出具的報(bào)告、證書等。

（5）單位、集體獲得的表彰活榮譽(yù)稱號(hào)的證書、獎(jiǎng)杯、牌匾等。

1.2 電子、聲像類資料歸檔范圍一般包括

以電子文檔等形式保存的電子文件材料，如檢驗(yàn)報(bào)告系統(tǒng)形成的原始數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)設(shè)備工作站形成的原始檢測(cè)記錄數(shù)據(jù)、辦公系統(tǒng)年度備份文件、單位重大外事活動(dòng)中形成的聲像資料、重大檢驗(yàn)活動(dòng)中形成的聲像資料等。

2 當(dāng)前實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作中存在的一些問題

2.1 檔案管理工作得不到重視

當(dāng)前，隨著法律制度、實(shí)驗(yàn)室準(zhǔn)則、資質(zhì)認(rèn)定要求等文件的不斷換版完善，在實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行過程中越來越多的文件及記錄需要存檔且存檔期限較長(zhǎng)，這就給檔案管理工作帶來了新的壓力。目前大多數(shù)實(shí)驗(yàn)室對(duì)檔案管理工作缺乏重視，沒有制定適合實(shí)驗(yàn)室操作的檔案管理辦法，對(duì)需要?dú)w檔的資料沒有明確劃清范圍，通常是認(rèn)為所有資料放在檔案室就可以，有的甚至檔案室的功能與倉(cāng)庫(kù)無異。在日常管理中缺乏對(duì)檔案進(jìn)行定期維護(hù)，檔案室漏水、檔案資料蟲蛀、發(fā)霉等現(xiàn)象屢有發(fā)生[2]。

2.2 檔案管理工作沒有專職定崗

大多數(shù)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作缺少專職人員管理，一般是由相應(yīng)的材料經(jīng)辦人負(fù)責(zé)自己的歸檔材料，而材料經(jīng)辦人由于還需要處理自己所負(fù)責(zé)的檢驗(yàn)檢測(cè)工作、設(shè)備管理、科研等其他事項(xiàng)，工作量大，無暇顧及檔案管理，檔案管理意識(shí)不夠，容易出現(xiàn)存檔資料不全、存檔不及時(shí)等問題。且由于檔案管理缺少專職定崗人員，人員流動(dòng)較大，工作交接容易出現(xiàn)遺漏，容易造成檔案遺失等問題。

2.3 檔案管理工作技術(shù)手段滯后

目前，實(shí)驗(yàn)室檔案多數(shù)還未采用信息化管理，多以人工管理為主，檔案管理時(shí)間較長(zhǎng)，管理工耗時(shí)耗力，效率不高。在日常的工作中檔案材料還經(jīng)常要進(jìn)行調(diào)取查閱，遇到實(shí)驗(yàn)室評(píng)審等重大活動(dòng)，檔案單次調(diào)取數(shù)量巨大，容易出現(xiàn)檔案混放甚至是檔案丟失的情況。

3 對(duì)當(dāng)前檔案管理工作問題的探討解決

3.1 制定檔案管理工作制度

實(shí)驗(yàn)室可根據(jù)自身情況，制定適應(yīng)體系運(yùn)行的有效的檔案管理制度，規(guī)范檔案工作的管理，明確檔案的歸口管理、存檔、查閱等工作流程，使檔案管理工作有章可循，有據(jù)可查。針對(duì)檔案存放的特殊要求，檔案管理制度中還應(yīng)明確檔案的保管、檢查和銷毀流程，檔案材料應(yīng)定期檢查，檔案銷毀應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，其中涉密文件不應(yīng)進(jìn)行銷毀，應(yīng)上繳下發(fā)部門。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

由于多數(shù)實(shí)驗(yàn)室沒有專職檔案管理人員，檔案管理工作零散化，針對(duì)這一情況，建議各實(shí)驗(yàn)室設(shè)立檔案專職管理人員，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案收集、歸檔、借閱工作，從而更加科學(xué)合理的調(diào)用檔案資源。若條件達(dá)不到，可明確各歸口檔案管理人員，并對(duì)各歸口檔案管理人員定期組織管理學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升其檔案管理能力與責(zé)任意識(shí)，確保檔案管理人員在實(shí)際工作中能夠嚴(yán)格按照檔案管理辦法、規(guī)范要求來管理檔案。

3.3 引入檔案數(shù)字化管理理念

實(shí)驗(yàn)室自身情況，可將數(shù)字化管理貫穿整個(gè)實(shí)驗(yàn)室流程，將檔案管理并入數(shù)字管理中，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案定位自動(dòng)化，數(shù)據(jù)查閱自動(dòng)化，檔案文本電子閱覽，避免出現(xiàn)檔案丟失、泄密的情況，從而提高檔案管理效率，滿足實(shí)際需要[3]。

3.4 重視電子檔案的管理

電子檔案具有易修改、易刪除、易復(fù)制、易損壞的特點(diǎn)，電子記錄的收集、存檔、存儲(chǔ)、管理等各環(huán)節(jié)都有信息更改、丟失的可能性，對(duì)此實(shí)驗(yàn)室也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案的管理。電子檔案的管理一般總結(jié)為“三個(gè)加”即“加權(quán)、加密、加備”，“加權(quán)”即設(shè)置閱讀管理權(quán)限，明確誰能讀取數(shù)據(jù)，誰能修改數(shù)據(jù)?！凹用堋奔丛O(shè)置賬號(hào)密碼，憑密碼進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，并且應(yīng)采取有效措施防止賬號(hào)密碼的竊取。“加備”即定期備份即電子檔案，防止閱讀和修改及計(jì)算機(jī)病毒等人為原因造成丟失。

實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作為體系運(yùn)行提供了重要保障，是實(shí)驗(yàn)室規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，它不是一項(xiàng)短期工作，而是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、日常性的工作，只有建立起一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫群图夹g(shù)維護(hù)措施，在日常工作中加強(qiáng)檔案管理，才能保證檔案的原始性、真實(shí)性、可追溯性，才能保證實(shí)驗(yàn)室在評(píng)審、檢查以及應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件中能夠快速有效的解決問題。