文/劉海燕

檔案資料室建設(shè)是科技館檔案管理的核心，是檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)。文章以延安科技館為研究對象，提出自己關(guān)于檔案資料室建設(shè)的建議，以提升檔案資料室建設(shè)的成效

延安科技館是一座公益性科普場館，始籌建于1983年，1987年7月正式開館，主要通過常設(shè)和短期展覽，通過參與、體驗(yàn)、互動性的展品及輔助性的展示手段，面向公眾進(jìn)行科普教育、科技傳播和科學(xué)文化交流活動。過去一段時(shí)間內(nèi)，延安市科技館在積極培養(yǎng)公眾的科學(xué)思想、科學(xué)方法和科學(xué)精神，提高公眾的科學(xué)素質(zhì)，促進(jìn)延安市經(jīng)濟(jì)社會科學(xué)和諧發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。2006年，在中共延安市委、市政府的統(tǒng)一規(guī)劃下，科技館遷址西北川棗園路中段。目前新館已經(jīng)開館5年時(shí)間。

檔案資料是否完善和準(zhǔn)確，直接關(guān)系著科技館的后續(xù)發(fā)展。隨著科技館的易地建設(shè)以及標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，檔案資料室成為科技館的重要組成部分，為了使檔案資料室能夠滿足當(dāng)下科普工作需求，更好地為科技館科普事業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航，建設(shè)一個(gè)具有科技館特色的檔案資料室勢在必行。

一、明確檔案資料室的功能定位，提升服務(wù)效益

科技館的檔案室有別于綜合性檔案室，“大而全”的館藏要求不適合科技館的需求。延安科技館具有科普宣傳、科技培訓(xùn)、科技咨詢和青少年教育等功能，檔案室定位必須與科技館專業(yè)和科普事業(yè)密切結(jié)合，偏重于將科技館專業(yè)資料、科普宣傳、科普讀物、科普刊物、科技文獻(xiàn)及實(shí)用技術(shù)和科技人才庫等內(nèi)容作為收藏重點(diǎn)。因此，在建設(shè)檔案資料室過程中，科技館所收藏的文獻(xiàn)資料應(yīng)是最快捷最便利的信息資源，一是要方便本館工作人員查閱本專業(yè)資料，二是要為科普宣傳、學(xué)術(shù)交流提供更高層次服務(wù)，三是要為各條戰(zhàn)線的科普工作者提供重要的人才信息平臺，為城市建設(shè)服務(wù)。

為此，科技館要強(qiáng)化檔案服務(wù)工作，優(yōu)化檔案服務(wù)內(nèi)容。首先，要進(jìn)一步探索從信息化的角度開展服務(wù)工作，打破服務(wù)的時(shí)間界限以及空間界限[1]。例如，依托于科技館網(wǎng)站、微信公眾號等平臺來開通檔案查詢與檢索的通道。其次，要完善檔案資料收集工作，明確歸檔以及立卷標(biāo)準(zhǔn)，突出收藏重點(diǎn)，確保檔案資料的完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，為檔案服務(wù)工作打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。最后，要加快檔案資料共享，探索與相關(guān)單位建立“云共享”平臺，縮減檔案傳輸利用的時(shí)間以及成本，進(jìn)一步提升檔案資源的利用價(jià)值。

二、完善數(shù)字化管理模式，提升檔案管理的信息化水平

麻雀雖小，五臟俱全。即使是作為科技館的一個(gè)組成部分，檔案室也應(yīng)有其完善的管理模式。過去傳統(tǒng)的檔案資料管理只是簡單的檔案資料管理，館藏以單一的紙質(zhì)印刷品為主，具體操作通過手工完成。其封閉式的管理不但導(dǎo)致資源利用率過低，還造成相關(guān)資源的極大浪費(fèi)，同時(shí)越來越不能吸引服務(wù)對象的注意力，這使得檔案資料工作停滯不前。

為了改變這一局面，科技館在建設(shè)檔案資料室的過程中必須要緊貼本館的實(shí)際，完善數(shù)字化管理模式，避免盲目性管理、無序化管理等問題的出現(xiàn)，更好地服務(wù)社會[2]。同時(shí)，科技館要重視檔案資料數(shù)字化、信息化建設(shè)，依托相應(yīng)的信息技術(shù)來為科技館檔案資料室的發(fā)展帶來新氣象。首先，科技館可以利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，改變傳統(tǒng)手工管理模式，建立一套科技館獨(dú)有的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，打造集“藏、借、閱、咨詢”等功能為一體的管理平臺以及服務(wù)平臺。例如，科技館可以通過檔案管理系統(tǒng)對檔案資源進(jìn)行高效化管理，并通過該系統(tǒng)對檔案信息資料予以管理、開發(fā)和利用。其次，科技館要圍繞檔案資料的功能定位，體現(xiàn)“以人為本”“以讀者為中心”的管理原則，建立相應(yīng)的檔案資料數(shù)據(jù)庫，推動檔案資料室的管理優(yōu)化升級。例如，可以圍繞科技檔案、科普檔案、藏品檔案以及其他檔案來建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫，對檔案資料進(jìn)行專題化、版塊化管理[3]。最后，科技館也要做好數(shù)字安全管控工作，綜合利用多種現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案資料進(jìn)行加密，避免檔案管理系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)遭受木馬、黑客等病毒程序的入侵，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的目標(biāo)。

三、加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，完善規(guī)章制度

加強(qiáng)檔案資料室的制度建設(shè)是資料室工作順利進(jìn)行的必要保證。為了使本館人員和各個(gè)層面的需求者更有效地利用資料室的平臺開展科普宣傳、科技咨詢及人才庫研究工作，就必須建立和落實(shí)一套科學(xué)的管理制度，這是我們提高服務(wù)質(zhì)量的保證。第一，建立一套切實(shí)可行的檔案資料管理制度，包括借閱制度、流通制度、損失賠償制度、全開架管理制度等。同時(shí)，在上述制度中要細(xì)化各項(xiàng)制度的內(nèi)容，確保制度具有可行性、針對性和科學(xué)性。第二，明確檔案管理中各個(gè)部門的職責(zé)，形成以檔案資料室管理為主，其他部門配合為輔的管理機(jī)制，做到嚴(yán)格管理，嚴(yán)格執(zhí)行。第三，建立一整套行之有效的檢索程序，便于讀者查找與借閱，提升檢索效率，節(jié)約檢索成本。第四，建立健全檔案資料室的采購制度。在采購相應(yīng)資料時(shí)，要通過調(diào)查問卷、訪談交流等方式與服務(wù)對象進(jìn)行溝通，認(rèn)真聽取服務(wù)對象的意見和建議，而不是單純關(guān)注數(shù)量[4]。也就是說，科技館應(yīng)更應(yīng)關(guān)注資料的質(zhì)量，確保資料的及時(shí)更新與利用。在此基礎(chǔ)上，檔案資料室要合理配置資金，結(jié)合科技館發(fā)展規(guī)劃以及讀者的具體意見來使用資金，讓有限的資金發(fā)揮出最大效能。

四、完善檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)

檔案資料員是檔案資料管理的主體，主要負(fù)責(zé)文獻(xiàn)信息的搜集、組織和傳遞。從當(dāng)前環(huán)境來看，提升檔案管理人員的自身素質(zhì)，培養(yǎng)高質(zhì)量的管理隊(duì)伍，是辦好檔案資料室的必要保障和基礎(chǔ)。一方面，檔案資料員在科技館的各項(xiàng)工作中擔(dān)負(fù)著重要使命，檔案資料工作保障作用能否最大限度地發(fā)揮，與管理人員的自身素質(zhì)息息相關(guān)。具體而言，新時(shí)期的科技館檔案資料管理工作內(nèi)容以及目標(biāo)發(fā)生了變化，更加要求管理人員具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心、良好的職業(yè)道德修養(yǎng)、專業(yè)素質(zhì)和熟練的專業(yè)技能以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。另一方面，檔案資料員的自身素質(zhì)以及能力會直接影響檔案管理成效。因此，應(yīng)從以下幾個(gè)層面來完善檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。第一，科技館要創(chuàng)新培訓(xùn)模式，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，提升檔案管理人員的應(yīng)用理論知識的能力和實(shí)踐能力。第二，檔案管理人員要樹立自主學(xué)習(xí)意識，不斷更新自身的知識儲備，學(xué)習(xí)和積累專業(yè)知識，及時(shí)掌握現(xiàn)代新技術(shù)手段，努力適應(yīng)新時(shí)期檔案資料管理工作的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。第三，科技館要重點(diǎn)強(qiáng)化信息化領(lǐng)域的培訓(xùn)，將檔案管理人員培養(yǎng)為現(xiàn)代化信息手段的熟練應(yīng)用者。

新時(shí)期，科技館要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級目標(biāo)，發(fā)揮自身在傳播科學(xué)思想、普及科技知識領(lǐng)域的作用，就必須要抓好檔案室建設(shè)工作，應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念以及管理技術(shù)對多種檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理。為此，科技館檔案資料室要圍繞科技館的發(fā)展趨勢和目標(biāo)，跟進(jìn)科技館的建設(shè)步伐，利用自身的資源優(yōu)勢，為科技館工作提供優(yōu)質(zhì)的科普資源。同時(shí)，檔案資料室要進(jìn)一步豐富和完善相應(yīng)的基礎(chǔ)性工作，為科技館的良好運(yùn)營提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保障以及信息保障。 (作者單位：延安市科技館）