劉 娜/中國(guó)人民大學(xué)信息管理學(xué)院、中國(guó)科學(xué)院國(guó)家天文臺(tái)

在20世紀(jì)五六十年代“兩彈一星”計(jì)劃的帶動(dòng)下，大科學(xué)工程的建設(shè)在全國(guó)拉開(kāi)了序幕。改革開(kāi)放以來(lái)，隨著國(guó)家投入的增加，大科學(xué)工程涉及的領(lǐng)域不斷拓展，建設(shè)的規(guī)模穩(wěn)步提升。截止到2019年底，國(guó)家已批準(zhǔn)立項(xiàng)、在建、運(yùn)行的國(guó)家大科學(xué)工程共計(jì)50余項(xiàng)，其中依托中國(guó)科學(xué)院組織立項(xiàng)、建設(shè)和運(yùn)行的設(shè)施約占總數(shù)的2/3[1]。中國(guó)科學(xué)院在國(guó)家大科學(xué)工程的發(fā)展中始終發(fā)揮著引領(lǐng)和骨干作用。2020年1月11日，“中國(guó)天眼”（FAST項(xiàng)目）通過(guò)國(guó)家驗(yàn)收并開(kāi)放運(yùn)行，中國(guó)科學(xué)院已累計(jì)完成21項(xiàng)大科學(xué)工程的建設(shè)任務(wù)。大科學(xué)工程檔案是大科學(xué)工程項(xiàng)目的真實(shí)記錄，是大科學(xué)工程的寶貴精神財(cái)富。由于中國(guó)科學(xué)院在承建國(guó)家大科學(xué)工程中占有重要地位，所以本文將研究重點(diǎn)聚焦在中國(guó)科學(xué)院。

本文從中國(guó)科學(xué)院已建成的大科學(xué)工程中，選取5個(gè)具有代表性的大科學(xué)工程進(jìn)行對(duì)比分析，提煉出大科學(xué)工程檔案管理的兩種模式。闡述兩種不同模式的利弊，創(chuàng)新性地提出大科學(xué)工程檔案管理的最佳實(shí)踐模式，以期為后續(xù)建立大科學(xué)工程檔案管理模式和優(yōu)化檔案管流程提供參考。

1 問(wèn)題由來(lái)

大科學(xué)工程檔案管理的實(shí)施依賴于自身的工程管理模式。大科學(xué)工程檔案是指大科學(xué)工程從立項(xiàng)、實(shí)施到竣工交付使用全過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖樣、表格、聲像、照片、電子文件等各種形式、載體的歷史記錄。通過(guò)大科學(xué)工程檔案的定義可見(jiàn)，大科學(xué)工程檔案是在工程管理的過(guò)程中產(chǎn)生的，是管理活動(dòng)的副產(chǎn)品，是整個(gè)組織管理模式及管理過(guò)程的直觀反映。工程管理模式，一定程度上影響著大科學(xué)工程檔案管理水平。管理模式先進(jìn)，管理過(guò)程有序，才能達(dá)到理想的管理效益。鑒于大科學(xué)工程檔案管理與工程管理模式的密切關(guān)系，本文梳理了目前主要的大科學(xué)工程管理模式。

《中國(guó)科學(xué)院科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)手冊(cè)》提出用全生命周期的管理模式來(lái)進(jìn)行大科學(xué)工程管理，并將重大科技基礎(chǔ)設(shè)施（簡(jiǎn)稱“大科學(xué)工程”）全生命期劃分為預(yù)先研究、工程建設(shè)、運(yùn)行利用三個(gè)時(shí)期[2]。2009年，招福剛將國(guó)家重大科技專項(xiàng)的組織管理模式分為閉環(huán)控制模式、業(yè)主管理模式和全生命周期管理模式三種[3]。2016年，董佳敏等將國(guó)內(nèi)外大科學(xué)工程的管理模式分成集散聯(lián)合項(xiàng)目制、官產(chǎn)學(xué)研聯(lián)合研究制、“行政+技術(shù)舉國(guó)制”和“工程兩總系統(tǒng)”下柔性項(xiàng)目制這四種模式[4]。2018年，張志會(huì)等在詳細(xì)調(diào)研“墨子號(hào)”后，提出“墨子號(hào)”大科學(xué)工程“首席科學(xué)家+工程兩總”的管理模式[5]。2020年，詹圣澤提出構(gòu)建中國(guó)特色大科學(xué)工程全生命周期管理模式，并將大科學(xué)工程生命周期劃分為七個(gè)階段，提出每個(gè)階段的管理重點(diǎn)[6]。在上述大科學(xué)工程管理模式中，使用較多的是全生命周期的管理模式和經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)模式（即“首席科學(xué)家+工程兩總”模式）。大科學(xué)工程檔案管理也遵循這兩種主要模式，形成了經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)下的全生命周期管理體系。

大科學(xué)工程檔案管理包括預(yù)先研究、工程建設(shè)和運(yùn)行利用三個(gè)階段。國(guó)家對(duì)工程建設(shè)階段的檔案提出明確的驗(yàn)收要求：項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分；未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收[7]。但是對(duì)預(yù)先研究和運(yùn)行利用兩個(gè)階段的檔案缺乏硬性管理要求，主要依靠承擔(dān)單位自行管理，這導(dǎo)致大科學(xué)工程檔案存在收集困難、歸檔率低、資源浪費(fèi)、人員流失、驗(yàn)收滯后等問(wèn)題。本文將以解決這些問(wèn)題為目標(biāo)，研究現(xiàn)有檔案管理模式，嘗試構(gòu)建解決上述問(wèn)題的最佳實(shí)踐模式。

2 大科學(xué)工程檔案管理模式研究

由于中國(guó)科學(xué)院大科學(xué)工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)在國(guó)內(nèi)外具有典型代表性，因此本文從中國(guó)科學(xué)院已驗(yàn)收的21項(xiàng)大科學(xué)工程中，選取5個(gè)具有代表性的案例進(jìn)行重點(diǎn)分析。為了保證案例的代表性，案例選擇主要考慮覆蓋性、時(shí)效性和成效性三方面因素：第一，所選的5個(gè)案例能夠覆蓋大科學(xué)工程的三種類型（即公共大型實(shí)驗(yàn)平臺(tái)類、公益基礎(chǔ)設(shè)施類和專用研究設(shè)施類）。在大型公共實(shí)驗(yàn)平臺(tái)類型中，選取上海光源、中國(guó)散裂中子源項(xiàng)目作為研究案例；在公益基礎(chǔ)設(shè)施類型中，選取陸地觀測(cè)衛(wèi)星數(shù)據(jù)全國(guó)接收站網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目、“科學(xué)”號(hào)海洋科學(xué)綜合考察船項(xiàng)目作為研究案例；在專用研究設(shè)施類型中，選取500米口徑球面射電望遠(yuǎn)鏡項(xiàng)目作為研究案例。第二，選取的5個(gè)案例能夠囊括國(guó)家“十五”、“十一五”和“十二五”三個(gè)重要的發(fā)展階段。從國(guó)家大科學(xué)工程中長(zhǎng)期發(fā)展視角來(lái)看，案例能較直觀、較全面的反映大科學(xué)工程檔案管理的狀況。第三，本文所選的5個(gè)具有代表性的大科學(xué)工程，其工程管理成效顯著。在國(guó)家組織的大科學(xué)工程項(xiàng)目驗(yàn)收中均一次性通過(guò)工藝、檔案、設(shè)備、財(cái)務(wù)和建安專業(yè)組驗(yàn)收。

為了更好地發(fā)揮大科學(xué)工程檔案管理的促進(jìn)作用，本文對(duì)5個(gè)具有代表性的大科學(xué)工程檔案管理模式進(jìn)行了系統(tǒng)歸納，形成以下兩種較為具體的管理模式。

2.1 “經(jīng)理部+綜合檔案室”大科學(xué)工程檔案管理模式

在中國(guó)散裂中子源（簡(jiǎn)稱CSNS）項(xiàng)目和上海光源項(xiàng)目中，經(jīng)理部負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)檔案工作，為檔案工作提供人員和經(jīng)費(fèi)保障，并對(duì)檔案的質(zhì)量、進(jìn)度、安全進(jìn)行監(jiān)督；綜合檔案室作為大科學(xué)工程檔案管理體系的“小核心”，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案的收集、整理及建檔工作，并對(duì)工程辦公室、分總體、各系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。工程辦公室（或項(xiàng)目辦公室）作為建檔的輔助部門(mén)，協(xié)助綜合檔案室進(jìn)行簡(jiǎn)單收集。

2.1.1 CSNS項(xiàng)目

CSNS項(xiàng)目檔案工作實(shí)行經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)，綜合檔案室統(tǒng)管的管理模式。綜合檔案室負(fù)責(zé)規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)與控制工作；項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)資料收集和上傳下達(dá)工作。各參建單位、各分總體、各系統(tǒng)層層落實(shí)。從工程經(jīng)理部、綜合檔案室、項(xiàng)目辦公室、園區(qū)建設(shè)辦公室、3個(gè)分總體、38個(gè)系統(tǒng)、施工單位、監(jiān)理單位、代建單位、工藝設(shè)施安裝單位以及眾多外協(xié)廠家，到每位項(xiàng)目參與人員，都納入檔案工作網(wǎng)絡(luò)中，形成全覆蓋的檔案責(zé)任人和專、兼職檔案人員體系[8]。

2.1.2 上海光源

上海光源檔案工作實(shí)行經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)，綜合檔案室統(tǒng)管的管理模式。上海光源對(duì)檔案工作十分重視，經(jīng)理部由所級(jí)領(lǐng)導(dǎo)組成，經(jīng)理助理、資深顧問(wèn)直接分管檔案工作。值得注意的是，該研究所綜合檔案室雖隸屬于所級(jí)辦公室，但在工程檔案管理方面受工程辦公室領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)大科學(xué)工程檔案進(jìn)行指導(dǎo)、收集和建檔。項(xiàng)目總工程師負(fù)責(zé)編制技術(shù)規(guī)范和審核技術(shù)檔案；項(xiàng)目分總體主任為檔案的第一責(zé)任人；各部門(mén)設(shè)立兼職檔案員，協(xié)助進(jìn)行文件收集與預(yù)立卷。

2.2 “經(jīng)理部+工程辦公室”大科學(xué)工程檔案管理模式

在MORV項(xiàng)目、站網(wǎng)項(xiàng)目、FAST項(xiàng)目三個(gè)大科學(xué)工程檔案管理過(guò)程中，經(jīng)理部作為檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)地位沒(méi)有改變。綜合檔案室的功能相對(duì)較弱，往往只負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)、驗(yàn)收準(zhǔn)備和接收驗(yàn)收后的檔案。工程辦公室（或項(xiàng)目辦公室/經(jīng)理部辦公室）需要承擔(dān)檔案收集、整理、立卷與驗(yàn)收任務(wù)。同時(shí)，管理制度的編制、管理體系的建設(shè)全部由工程辦公室負(fù)責(zé)，管理的“小核心”變?yōu)楣こ剔k公室。工程辦公室設(shè)置檔案主管崗位，負(fù)責(zé)檔案的管理協(xié)調(diào)工作。

2.2.1 MORV項(xiàng)目

“科學(xué)”號(hào)海洋科考船（簡(jiǎn)稱MORV）檔案工作實(shí)行經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)，工程經(jīng)理部辦公室統(tǒng)管的模式。三總師（總工程師、總工藝師、總經(jīng)濟(jì)師）審核所分管部分的技術(shù)檔案，系統(tǒng)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本系統(tǒng)檔案的預(yù)立卷和技術(shù)檔案的審查。工程經(jīng)理部辦公室負(fù)責(zé)檔案的全過(guò)程管理與協(xié)調(diào)工作，所級(jí)綜合檔案室負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的立卷指導(dǎo)、檔案驗(yàn)收后的接收工作。

2.2.2 站網(wǎng)項(xiàng)目

陸地觀測(cè)衛(wèi)星數(shù)據(jù)全國(guó)接收站網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目（簡(jiǎn)稱站網(wǎng)項(xiàng)目）檔案工作實(shí)行經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)，項(xiàng)目辦公室統(tǒng)管的模式。經(jīng)理部由經(jīng)理、總工程師、總工藝師、總經(jīng)濟(jì)師等組成。綜合檔案室統(tǒng)一規(guī)劃部署大科學(xué)工程檔案工作，負(fù)責(zé)培訓(xùn)指導(dǎo)及接收驗(yàn)收后的檔案。項(xiàng)目?jī)?nèi)部實(shí)行項(xiàng)目“兩總領(lǐng)導(dǎo)”負(fù)責(zé)制，項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)科研檔案的收集、整理與立卷?；ㄞk公室負(fù)責(zé)基建檔案的收集，按期移交至項(xiàng)目辦公室。項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)所有檔案的分類、整理、組卷及驗(yàn)收工作。

2.2.3 FAST項(xiàng)目

500米口徑球面射電望遠(yuǎn)鏡（簡(jiǎn)稱FAST）檔案工作實(shí)行經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)，工程辦公室統(tǒng)管的管理模式。工程辦公室設(shè)置檔案主管負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計(jì)和利用。各系統(tǒng)總工程師是本系統(tǒng)檔案工作的第一責(zé)任人，各系統(tǒng)設(shè)置兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集本系統(tǒng)檔案。兼職檔案員每季度向工程辦公室移交本系統(tǒng)檔案。工程辦公室實(shí)時(shí)跟蹤各單位工程進(jìn)展，并將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題上報(bào)經(jīng)理部。根據(jù)異地建設(shè)的需要，工程現(xiàn)場(chǎng)管理部協(xié)助工程辦公室進(jìn)行檔案檢查與跟蹤工作。綜合檔案室協(xié)助驗(yàn)收，并接收驗(yàn)收后的檔案。

3 大科學(xué)工程檔案管理模式比較

在了解上述兩種大科學(xué)工程檔案管理模式的基礎(chǔ)上，可以看出5大科學(xué)工程檔案管理模式既有相同，更有差異。其中相同之處體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)均為經(jīng)理部。《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)[2006]號(hào)）中要求，“項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）對(duì)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理”?！督ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28—2018）中要求，“建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作總負(fù)責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)?！庇纱丝梢?jiàn)，檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)均為經(jīng)理部的設(shè)置是相對(duì)科學(xué)有效的。二是以上五個(gè)大科學(xué)工程均形成了“小核心、大外圍”的檔案管理體系，并對(duì)建檔工作實(shí)行了“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的管理舉措。以上五個(gè)大科學(xué)工程均滿足《中國(guó)科學(xué)院大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范》（ZXY/B002-2-2006）中關(guān)于建檔規(guī)范的要求，即“建立以建設(shè)單位為核心、參建單位參與的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，做到各單位有負(fù)責(zé)人主管和有專人負(fù)責(zé)本單位形成的項(xiàng)目文件的全過(guò)程管理工作”。

同時(shí)，我們也應(yīng)該更多地關(guān)注大科學(xué)工程檔案管理兩種模式之間的差異。由于管理對(duì)象的不同和管理環(huán)境的差異，本文從項(xiàng)目管理的5個(gè)方面來(lái)分析二者之間的不同。

3.1 “經(jīng)理部+綜合檔案室”模式中檔案人員穩(wěn)定性強(qiáng)

《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28—2018）中要求：“在項(xiàng)目建設(shè)期間應(yīng)保持檔案人員的穩(wěn)定”，“在項(xiàng)目建設(shè)期間不得隨意更換”。但是在大科學(xué)工程的建設(shè)過(guò)程中，兩種模式下檔案人員的穩(wěn)定性存在很大差異。

首先，大科學(xué)工程批復(fù)投資中不可列支人員費(fèi)。為了節(jié)省事業(yè)單位的人員費(fèi)，工程辦公室檔案主管經(jīng)常由項(xiàng)目組秘書(shū)或工程技術(shù)人員兼任。按照《中國(guó)科學(xué)院大科學(xué)裝置管理規(guī)定》中人力資源的管理要求，“大科學(xué)工程所需人員由建設(shè)單位的崗位聘任人員和項(xiàng)目聘用人員構(gòu)成。工程完成后，應(yīng)做好人員流轉(zhuǎn)工作”[9]。如果從事檔案工作人員未取得相應(yīng)崗位，項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中就有很大流動(dòng)性。在這種情況下，檔案人員的工作積極性相對(duì)不高；其次，由于大科學(xué)工程的建設(shè)周期長(zhǎng)，F(xiàn)AST項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收歷時(shí)13年，站網(wǎng)項(xiàng)目更是經(jīng)歷法人單位兩次重組的巨大變更，直接影響了大科學(xué)工程檔案管理工作的穩(wěn)定性。再次，通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大科學(xué)工程中普遍存在技術(shù)人員發(fā)展受限的問(wèn)題。與工程技術(shù)人員相比，檔案人員工作量很難量化，晉升難度更大。

相較而言，在“經(jīng)理部+綜合檔案室”這種模式中，綜合檔案室人員在所內(nèi)有穩(wěn)定的崗位和編制，晉升通道較暢通，人員穩(wěn)定性較高。

3.2“經(jīng)理部+綜合檔案室”模式中檔案工作專業(yè)度高

大科學(xué)工程檔案類型復(fù)雜，包含文書(shū)檔案、科研課題檔案、儀器設(shè)備檔案、基建檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案等多種類型。這些檔案來(lái)源廣泛，涉及眾多合作單位和個(gè)人，收集和管理難度大。大科學(xué)工程檔案的特點(diǎn)對(duì)檔案制度編制、分類組卷、整理歸檔等專業(yè)性要求較高。綜合檔案室人員通常具有較強(qiáng)的檔案專業(yè)知識(shí)和豐富的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)。而工程辦公室的檔案主管通常是為了項(xiàng)目建設(shè)特意招聘的人員，大多不具備檔案專業(yè)背景，需要在工程中不斷摸索和積累。以XX大科學(xué)工程為例，兼職檔案員檔案意識(shí)薄弱，行政人員專業(yè)知識(shí)不足，管理人員缺乏檔案工作經(jīng)驗(yàn)。這導(dǎo)致項(xiàng)目組面對(duì)工藝類檔案與基建檔案時(shí)不知所措[10]。另外，從大科學(xué)工程檔案全生命周期管理的角度來(lái)看，檔案收集與整理僅僅是為了國(guó)家驗(yàn)收。在國(guó)家驗(yàn)收后，檔案人員除了需要對(duì)大科學(xué)工程建設(shè)期的檔案進(jìn)行保管、檢索、利用和編研外，還需要對(duì)大科學(xué)裝置運(yùn)行期間的檔案進(jìn)行管理。運(yùn)行檔案主要包括大科學(xué)裝置產(chǎn)生的海量科研數(shù)據(jù)和大量運(yùn)行維護(hù)檔案。它們對(duì)檔案人員提出了更高的“門(mén)檻”要求，沒(méi)有多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)很難勝任該工作。

綜上所述，在檔案管理的專業(yè)度方面，“經(jīng)理部+綜合檔案室”模式具有明顯優(yōu)勢(shì)。

3.3“經(jīng)理部+綜合檔案室”模式中檔案工作推進(jìn)度好

在對(duì)上海光源檔案主管的電話采訪中，這位主管反復(fù)強(qiáng)調(diào)綜合檔案室在大科學(xué)工程檔案建設(shè)中的重要作用，認(rèn)為上海光源能夠獲得“全國(guó)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理示范工程”的重要經(jīng)驗(yàn)在于“綜合檔案室統(tǒng)管”。上海光源綜合檔案室隸屬于所級(jí)辦公室，依靠所級(jí)辦公室的權(quán)威和所級(jí)信息中心的配合，使項(xiàng)目在檔案收集與檔案信息化方面成效顯著。CSNS項(xiàng)目依靠綜合檔案室的統(tǒng)管，使得檔案人員具有影響資產(chǎn)出入庫(kù)、財(cái)務(wù)結(jié)算和設(shè)備驗(yàn)收的一票否決權(quán)。通過(guò)直接介入資產(chǎn)出入庫(kù)、設(shè)備鑒定驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，收集和審核歸檔資料[11]，使得CSNS項(xiàng)目檔案歸檔率大幅提升。

由此可見(jiàn)，綜合檔案室隸屬于辦公室（綜合處），與單位職能部門(mén)合作緊密，可以從資產(chǎn)、合同、人事、財(cái)務(wù)等方面為大科學(xué)工程檔案工作“賦權(quán)”，促使檔案工作順利推進(jìn)。

相較“經(jīng)理部+綜合檔案室”模式，“經(jīng)理部+工程辦公室”模式在檔案工作推進(jìn)方面就非常被動(dòng)。經(jīng)常出現(xiàn)“檔案人員喊破嗓子，工作也做不出樣子”。這是“自上而下”與“自下而上”兩種管理方式的區(qū)別，也是很多大科學(xué)工程檔案驗(yàn)收困難的癥結(jié)。

3.4“經(jīng)理部+綜合檔案室”模式中檔案管理投入量少

檔案管理資源投入主要體現(xiàn)在人力、財(cái)力和物力三個(gè)方面。首先，大科學(xué)工程中人才培養(yǎng)是一項(xiàng)不可或缺的資源投入。大科學(xué)工程檔案管理的難度較高，工期要求緊，為保證工程建設(shè)的“后墻不倒”，對(duì)檔案人員的專業(yè)性要求很高。檔案管理是一門(mén)實(shí)踐性學(xué)科，檔案主管的經(jīng)驗(yàn)需要在實(shí)踐中積累，并通過(guò)繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流等方式深化學(xué)習(xí)，不能一蹴而就。其次，從檔案室建設(shè)、軟硬件購(gòu)置、日常管理、檔案數(shù)字化、檔案信息化、安全保密等方面來(lái)看，大科學(xué)工程檔案需要花費(fèi)大量的財(cái)力和物力。

“經(jīng)理部+綜合檔案室”模式可以最大限度節(jié)省檔案管理資源投入。綜合辦公室人員專業(yè)背景較好，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)戰(zhàn)可以較好、較快的勝任大科學(xué)工程檔案管理工作。該項(xiàng)目結(jié)束后，綜合檔案室可以將工作重心轉(zhuǎn)移到其他重大科研任務(wù)中，他們的經(jīng)驗(yàn)和方法可以復(fù)制。另外，在綜合檔案室模統(tǒng)管下，檔案軟硬件購(gòu)置可以全所“一盤(pán)棋”，統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一使用，避免各項(xiàng)目重復(fù)建設(shè)、資源浪費(fèi)。綜上所述，在檔案管理資源投入量方面，“經(jīng)理部+綜合檔案室”模式更具優(yōu)勢(shì)。

3.5 “經(jīng)理部+工程辦公室”模式中檔案管理及時(shí)性強(qiáng)

“經(jīng)理部+工程辦公室”模式在項(xiàng)目管理的及時(shí)性方面具有先天優(yōu)勢(shì)。正如張麗瑛所說(shuō)，在MORV項(xiàng)目中，檔案管理人員還同時(shí)承擔(dān)重要文件起草、經(jīng)費(fèi)管理等工作，并參與工程建設(shè)全過(guò)程管理。檔案管理人員熟悉工程建設(shè)全過(guò)程，把握建設(shè)進(jìn)度動(dòng)態(tài)，為制定檔案分類圖、歸檔范圍和進(jìn)行項(xiàng)目檔案與建設(shè)同步的跟蹤管理大有裨益[12]。在實(shí)際工作中，工程辦公室有更多時(shí)間去參與和了解工程，對(duì)工程進(jìn)展、難點(diǎn)、關(guān)鍵工序和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)可以及時(shí)跟蹤，并參與設(shè)備開(kāi)箱、跟蹤檢查、檔案交底等。在“經(jīng)理部+工程辦公室”模式下，管理的及時(shí)性強(qiáng)，對(duì)項(xiàng)目的熟悉度和參與度較高。

由于綜合檔案室需要管理全所的各級(jí)各類檔案，很難面面俱到的從事大科學(xué)工程檔案工作。所以在“經(jīng)理部+綜合檔案室”模式下，檔案收集和管理的及時(shí)性較弱。

4 構(gòu)建大科學(xué)工程檔案管理的最佳實(shí)踐模式

2017年，尹宏提出大科學(xué)工程建檔管理的關(guān)鍵舉措是健全管理體系和制度流程，打通工程經(jīng)理部、三總師、參建單位及關(guān)鍵崗位與檔案人員的管理協(xié)調(diào)渠道，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)[13]。2018年，何元春提出建立由項(xiàng)目辦主管、技術(shù)人員輔佐的檔案預(yù)立卷管理模式[14]?；诒疚牡纳鲜霰容^分析，結(jié)合大科學(xué)工程檔案管理的主要特點(diǎn)和檔案管理成功經(jīng)驗(yàn)，提出大科學(xué)工程檔案管理的最佳實(shí)踐模式——“經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)+綜合檔案室統(tǒng)管+工程辦公室協(xié)助”模式。

本文構(gòu)建的大科學(xué)工程檔案管理最佳實(shí)踐模式以大科學(xué)工程中檔案管理部門(mén)為主線，各系統(tǒng)、各參建單位為分支，形成“總—分—總”的工作流程。該模式的“小核心”為綜合檔案室，工程辦公室為輔助部門(mén)。這不是原有部門(mén)的簡(jiǎn)單疊加，而是從頂層設(shè)計(jì)上規(guī)范大科學(xué)工程檔案管理體系。該模式具有以下3個(gè)特點(diǎn)。

第一，中國(guó)科學(xué)院檔案工作長(zhǎng)期堅(jiān)持院所兩級(jí)分級(jí)負(fù)責(zé)、統(tǒng)分結(jié)合的管理體制。各單位、各部門(mén)辦公室（綜合處）是單位、本部門(mén)檔案工作的主管部門(mén)，綜合檔案室（館）歸口負(fù)責(zé)本單位、本部門(mén)各種門(mén)類檔案工作[15]。從全院檔案工作推進(jìn)的角度來(lái)看，綜合檔案室統(tǒng)管大科學(xué)工程檔案，更符合全院檔案管理的架構(gòu)。

第二，最佳實(shí)踐模式與“經(jīng)理部+綜合檔案室”模式相近，可以繼承“綜合檔案室統(tǒng)管”的優(yōu)勢(shì)，但二者在制度保障方面存在顯著差異。最佳實(shí)踐模式可有效規(guī)避因責(zé)任落實(shí)不明而引發(fā)的推諉扯皮、驗(yàn)收困難。這是因?yàn)樗⒃谠核鶅杉?jí)共同重視，在制度建設(shè)層面明確區(qū)分綜合檔案室和工程辦公室職責(zé)的基礎(chǔ)上。主次分明的建立“綜合檔案室統(tǒng)管，工程辦公室協(xié)助”的管理制度，給予綜合檔案室應(yīng)有的權(quán)力、配置與責(zé)任。界定工程辦公室的配合責(zé)任，明確參與人員的工作量與考評(píng)機(jī)制。

第三，在最佳實(shí)踐模式下，綜合檔案室受經(jīng)理部直接領(lǐng)導(dǎo)，可以更快反映和解決問(wèn)題，進(jìn)行資源的整合與配置。同時(shí)，配合工程辦公室的管理優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮工程辦公室熟悉項(xiàng)目、外聯(lián)方便的特點(diǎn)，協(xié)助綜合檔案室對(duì)接各施工單位、監(jiān)理單位和外協(xié)外購(gòu)廠家，做好外圍資料的跟蹤與檢查工作。同步收集工程內(nèi)各系統(tǒng)、子系統(tǒng)產(chǎn)生的文件，監(jiān)督設(shè)備開(kāi)箱，將其按期移交綜合檔案室。

“經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)+綜合檔案室統(tǒng)管+工程辦公室協(xié)助”模式，將結(jié)合現(xiàn)有兩種模式的優(yōu)勢(shì)，有效規(guī)避檔案收集困難、歸檔率低、資源浪費(fèi)、人員流失、驗(yàn)收困難等問(wèn)題，提升大科學(xué)工程檔案管理效率。

5 結(jié)語(yǔ)

“經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)+綜合檔案室統(tǒng)管+工程辦公室協(xié)助”模式雖有很多優(yōu)勢(shì)，但實(shí)施起來(lái)并不容易，需要爭(zhēng)取大科學(xué)工程主管部門(mén)的支持?！吨袊?guó)科學(xué)院大科學(xué)裝置運(yùn)行管理辦法》實(shí)行已經(jīng)過(guò)十余年，建議在后續(xù)大科學(xué)裝置的評(píng)估工作中，增加對(duì)檔案工作的評(píng)估：要求各研究所在提交每年《運(yùn)行工作報(bào)告和經(jīng)費(fèi)使用情況報(bào)告》時(shí)，增加對(duì)檔案管理情況的介紹；在評(píng)估專家的組成上，建議在“專家組由國(guó)內(nèi)科技、管理、財(cái)務(wù)專家組成”的基礎(chǔ)上，增加檔案專家；在專家組現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)階段，重點(diǎn)檢查設(shè)備維修、維護(hù)及用戶服務(wù)檔案的完整性。通過(guò)評(píng)估結(jié)果與運(yùn)行費(fèi)直接掛鉤的方式，督促各研究所重視檔案工作，形成檔案工作院所兩級(jí)共同重視的新局面。

此外，還需要爭(zhēng)取大科學(xué)工程檔案主管部門(mén)的支持。希望借助中國(guó)科學(xué)院檔案館修訂《大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案檔建檔規(guī)范》的機(jī)會(huì)，明確規(guī)定建設(shè)單位綜合檔案室和工程辦公室在大科學(xué)工程檔案管理中的職責(zé)。在大科學(xué)工程中推行“經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)+綜合檔案室統(tǒng)管+工程辦公室協(xié)助”檔案管理模式。以大科學(xué)工程檔案管理為示范，提高各研究所檔案工作能力，提升中國(guó)科學(xué)院檔案工作的整體水平。