王克祥/中船重工第七一七研究所—武漢光電國家研究中心

產(chǎn)品檔案指產(chǎn)品在研制、生產(chǎn)活動中形成的具有保存價值的各種技術(shù)資料，其中以產(chǎn)品圖樣最為典型。借用件就是從已定型（或鑒定）產(chǎn)品中借用的零（部）件，當前產(chǎn)品圖樣中存在著大量借用件?；跍p少產(chǎn)品重復設計、降低研發(fā)經(jīng)費、提高生產(chǎn)效率等方面考慮，企業(yè)通常提倡最大限度地采用借用件。借用件的概念體現(xiàn)在兩個不同產(chǎn)品的借用關(guān)系中，產(chǎn)品圖樣間的借用關(guān)系一般是在產(chǎn)品的圖樣目錄或明細表或圖樣目錄中反映的，當乙產(chǎn)品中的某一零（部）件，甚至整件在甲產(chǎn)品中已經(jīng)完成了設計并且完全滿足乙產(chǎn)品的技術(shù)指標要求的時候，乙產(chǎn)品無需再重復設計出圖，而是直接借用甲產(chǎn)品的相關(guān)圖樣。具體操作是：在乙產(chǎn)品的圖樣目錄或明細表相應位置直接列出借用甲產(chǎn)品的相應圖號和圖名等信息，并在備注欄注明“借用”。

借用件在企業(yè)產(chǎn)品研制中不斷發(fā)揮著顯著的經(jīng)濟效益，其管理水平直接影響產(chǎn)品質(zhì)量，產(chǎn)品借用件管理應當引起企業(yè)高度重視。由于借用件的本身屬性以及產(chǎn)品借用關(guān)系的復雜性，如何保證借用件管理質(zhì)量并提高借用件利用效率，成為當前產(chǎn)品檔案工作面臨的重要問題。尤其是在信息技術(shù)全面覆蓋檔案管理領域的背景下，以往對產(chǎn)品檔案借用件的管理和利用模式，已經(jīng)不適應目前企業(yè)的高速發(fā)展需要。

1 產(chǎn)品檔案借用存在的管理問題

1.1 借用件的技術(shù)狀態(tài)控制問題，包括借用件的設計階段控制與更改控制。完整的產(chǎn)品設計檔案通常包括在方案設計階段、工程研制階段以及設計定型等延續(xù)性階段[1]形成的資料，其中在工程研制階段形成的資料包括初樣、正樣或試樣設計文件?？梢姡a(chǎn)品檔案具有形成的階段性和延續(xù)性特征，而這兩個特征又決定了產(chǎn)品圖樣具有動態(tài)變化特征。不同設計階段的同一類零件，在產(chǎn)品代號和圖號完全相同的情況下，具體設計內(nèi)容可能存在差異。

另一方面，企業(yè)設計開發(fā)部門經(jīng)常對庫存產(chǎn)品圖樣產(chǎn)生設計更改需求，在借用件圖樣發(fā)生更改后，圖紙版本也發(fā)生更替，形成多個版本零部件圖樣共存的局面。如不加強圖紙版本的精確控制，將面臨嚴重的隱患和風險。因此，在產(chǎn)品檔案借用時，如果檔案人員不能對被借用圖樣的階段標記或版本標識進行準確識別和區(qū)分，很有可能調(diào)用到錯誤的零件，進而導致批次性產(chǎn)品報廢，造成損失。

1.2 產(chǎn)品檔案借用信息的多重關(guān)聯(lián)問題。借用件的一個重要特性在于某個借用件可以被多個不同產(chǎn)品所借用，也可以被同一型號產(chǎn)品內(nèi)多個部件所共用；還出現(xiàn)某個產(chǎn)品零P件rac被ti其ce他 D產(chǎn)isc品u借ss用ion，同時該產(chǎn)品也借用其他產(chǎn)品的復雜情況[2]。因此，在實際的產(chǎn)品檔案借用實踐中，檔案工作者面對的是一個包括同一產(chǎn)品內(nèi)和不同產(chǎn)品間的復雜借用信息關(guān)聯(lián)網(wǎng)絡。

在傳統(tǒng)紙質(zhì)圖樣管理模式中，當某個借用件被多個產(chǎn)品反復使用后，很難準確定位該借用件的當前位置。為追蹤到一個利用頻繁的借用件當前位置，傳統(tǒng)做法是每次建立借用關(guān)系時使用“借用圖樣登記卡”進行登記，存留該借用件全部借用記錄，注明借用產(chǎn)品和借用時間，以及是否借用還原等信息。但是在圖紙利用業(yè)務量劇增的情況下，單純使用人工登記的做法也很難直觀地判斷出借用件圖樣的實時位置，并暴露出效率不足的問題。

1.3 產(chǎn)品檔案借用件的利用效率問題。檔案人員實行借用件圖樣的特殊管理，一般是為了有效保證某冊含借用圖的產(chǎn)品圖樣的成套性和完整性，然后將成套的圖冊移交至圖文部門進行批量打印，并最終發(fā)放至生產(chǎn)一線使用。其中的工作難點在于，在紙質(zhì)底圖的運行模式下，借用件圖樣具有實體的唯一性而且無法有效復用，在多個產(chǎn)品存在交叉借用關(guān)系的情況下，為實現(xiàn)某個含借用圖的產(chǎn)品圖冊的成套性，往往需要耗費大量人力和時間。

如，如果產(chǎn)品甲和產(chǎn)品乙同時需要借用產(chǎn)品丙的幾張圖紙，檔案人員必須根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)任務緩急程度，優(yōu)先為更為迫切的產(chǎn)品項目進行借用圖樣調(diào)取工作；借用件使用完畢后，必須人工清點、復原，為另一個產(chǎn)品的借用工作做好準備，類似工作中包含大量重復勞動，產(chǎn)生嚴重的低效問題。

2 信息化環(huán)境下產(chǎn)品檔案借用問題解決方案

2.1 創(chuàng)建樹形模型，實現(xiàn)產(chǎn)品借用件動態(tài)管控

若要精確定位某借用件，必須賦予它唯一的ID號，而從目前實踐來看，決定其唯一性的主要有產(chǎn)品代號、圖號、階段標識和版本號等要素，圍繞以上要素即可實現(xiàn)對借用件的準確追蹤和動態(tài)管控。產(chǎn)品檔案管理系統(tǒng)首先要建立產(chǎn)品數(shù)據(jù)的樹形模型[3]，通過系統(tǒng)的不同界面展示產(chǎn)品整件、不同部件及零件的層層隸屬關(guān)系，并分別以產(chǎn)品代號、圖樣目錄編號、圖號來表示。其中，圖樣目錄指產(chǎn)品整件下某一部件包含零件的目錄清單，圖號是產(chǎn)品隸屬下的最小單元，是構(gòu)成上級部件的零件編號。另外，圖紙設計階段和版本號應與圖號綁定一起作為必填屬性予以明確，這樣就在邏輯上控制了借用件的唯一性。

當借用件圖樣發(fā)生更改時，系統(tǒng)應默認顯示該圖樣更改后的最新版本，同時保留舊版本以供歷史比較。一般情況下，借用件圖樣的更改權(quán)屬于被借方，借方默認借用該圖樣更改后的最新版本；如果圖樣更改后的技術(shù)狀態(tài)不被借方接受，借方可在該圖樣的歷史版本中自行勾選需借用的圖樣版本，或者選擇取消借用關(guān)系，繪制新圖并編號。

2.2 統(tǒng)一數(shù)字檔案資源，實現(xiàn)產(chǎn)品借用件的高效復用

在傳統(tǒng)紙質(zhì)底圖管理模式中，當某個借用件需要被多個產(chǎn)品同時借用時，只能順延借用，由此產(chǎn)生大量的重復性工作。因此有必要推動產(chǎn)品檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，依托產(chǎn)品檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)建立統(tǒng)一的產(chǎn)品檔案數(shù)字資源庫，實現(xiàn)對工程設計中零部件的高效復用。

在底圖數(shù)字化工作順序上，應率先開展主圖（被借用圖）所屬圖冊的數(shù)字化加工工作，在檔案管理系統(tǒng)中以圖號為單位掛接，同一個圖號的圖紙只需掛接一次，從而為后期借用件的自動關(guān)聯(lián)奠定基礎。期間應重點核查掛接的電子文件與圖號信息是否一致，尤其是設計階段標識和版本號，反復鞏固檔案數(shù)字化質(zhì)量。在系統(tǒng)中，已掛接電子文件的圖號用區(qū)別于未掛接的電子文件的背景顏色突出顯示，防止在批量掛接過程中出現(xiàn)圖紙漏掃現(xiàn)象。

在統(tǒng)一的產(chǎn)品數(shù)字檔案資源庫中，不同產(chǎn)品庫對應節(jié)點下的信息及電子文件全文應支持數(shù)據(jù)共享。在數(shù)字資源共享的前提下，如果主圖發(fā)生更改，不在同一庫節(jié)點上的借用圖則同步更新至更改后的技術(shù)狀態(tài)。以上工作模式中，產(chǎn)品圖樣信息全部來源于系統(tǒng)，省去了以往的紙質(zhì)底圖抽調(diào)環(huán)節(jié)，為檔案人員減輕了工作負擔，而且在一定程度上規(guī)避了找不到圖樣、抽錯圖樣的風險。

2.3 優(yōu)化系統(tǒng)功能，實現(xiàn)產(chǎn)品借用信息智能關(guān)聯(lián)

在確立借用件的唯一性規(guī)則，以及整合產(chǎn)品檔案數(shù)字資源的基礎上，可以順勢開發(fā)產(chǎn)品數(shù)據(jù)的智能搜索功能[4]。具體可以通過在圖號下屬的字段內(nèi)新增“借用”標引，快速定位產(chǎn)品借用件圖樣的存儲位置，完成借用件的自動關(guān)聯(lián)動作。

如果某圖樣目錄中包含借用件，用戶應在該借用件圖號的某個專門字段中標明“借用”，同時必須在圖號相應字段中一并注明該借用件所屬的產(chǎn)品代號、設計階段號以及版本號，所有要素確認無誤后，借用圖用區(qū)別于主圖的背景顏色突出顯示，同時實現(xiàn)被借用圖電子全文的自動帶入，無須其他人工干預。在復雜的跨多產(chǎn)品間的借用信息網(wǎng)絡中，實現(xiàn)目標借用件的快速關(guān)聯(lián)和有效利用。

通過系統(tǒng)功能的進一步優(yōu)化，系統(tǒng)可直觀顯示某一個產(chǎn)品借用了哪些圖樣，同時支持查詢某一個零件圖在每個產(chǎn)品下的借用記錄。如果借用關(guān)系發(fā)生變更，也應支持借用關(guān)系的日常維護，主圖與借用圖的關(guān)系根據(jù)實際情況相互調(diào)整，借用關(guān)系可以被建立或被取消，從而實現(xiàn)對產(chǎn)品借用關(guān)系的靈活管理。