文·張珍珍

（作者單位：鄒平市黃山街道辦事處）

邁入21世紀(jì)后，我們進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，這是一個(gè)極具顛覆性意義的新業(yè)務(wù)時(shí)代，從Pc到Intemet，從物聯(lián)網(wǎng)到云計(jì)算，各種移動(dòng)設(shè)備、社交網(wǎng)絡(luò)和電子商務(wù)快速發(fā)展，將人類帶入了一個(gè)全新的時(shí)代。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，各行各業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模和市場(chǎng)空間都在日益增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)行政檔案信息管理工作已經(jīng)很難滿足機(jī)關(guān)對(duì)于行政管理質(zhì)量提升的需求。因此，有必要在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，對(duì)機(jī)關(guān)的檔案信息管理問(wèn)題進(jìn)行分析研究，以期促進(jìn)和完善機(jī)關(guān)檔案信息管理工作。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)行政檔案管理面臨的困境

（一）機(jī)關(guān)行政檔案管理缺乏一定的獨(dú)立性

對(duì)于一個(gè)機(jī)關(guān)的行政檔案管理來(lái)說(shuō)，保持管理各個(gè)環(huán)節(jié)的獨(dú)立性，是確保管理部門(mén)能夠有序、高效履行機(jī)關(guān)各項(xiàng)職責(zé)必不可少的條件。然而，現(xiàn)階段我國(guó)機(jī)關(guān)檔案信息管理的獨(dú)立性卻存在著一定程度的不足。首先表現(xiàn)在機(jī)關(guān)行政檔案管理部門(mén)不是一個(gè)單獨(dú)的部門(mén)，而是依附在機(jī)關(guān)后勤部門(mén)或信息技術(shù)部門(mén)之下，只有依靠其他部門(mén)才能夠完成管理工作以及達(dá)到管理效果。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，伴隨著民眾公務(wù)需求的增加，機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)量大幅增長(zhǎng)，大量的數(shù)據(jù)資料產(chǎn)生和循環(huán)，海量的數(shù)據(jù)和信息令機(jī)關(guān)行政檔案管理壓力劇增。在缺乏獨(dú)立性的情況下，機(jī)關(guān)行政檔案管理工作無(wú)法自主決策，對(duì)新興技術(shù)力量的采納必須經(jīng)過(guò)層層審批，這個(gè)過(guò)程不僅影響管理效率，還會(huì)阻礙機(jī)關(guān)的良性運(yùn)作。

（二）機(jī)關(guān)行政檔案管理尚未形成科學(xué)管理機(jī)制

面對(duì)著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的要求，一個(gè)高效成熟的機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)可以對(duì)于機(jī)關(guān)的發(fā)展方向提供有力地支持以及引導(dǎo)。然而，我國(guó)很多機(jī)關(guān)卻尚未建立完整的機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)，更不具備成熟的制度體系，這導(dǎo)致了機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)長(zhǎng)期效率低下，也讓機(jī)關(guān)不能夠?qū)芾盹L(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時(shí)地了解掌握。制度不完善還可能導(dǎo)致機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)、人事、行政、財(cái)務(wù)以及行政等部門(mén)各自為政，全面統(tǒng)一管理無(wú)法進(jìn)行。造成這種局面的主要原因，是機(jī)關(guān)的管理層對(duì)于機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的忽視，使機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)缺乏專業(yè)人員的支持和指導(dǎo)，同時(shí)也有機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)自身不作為的因素。

（三）機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)支持度不足

當(dāng)代信息技術(shù)瞬息萬(wàn)變，機(jī)關(guān)行政檔案管理已開(kāi)始由紙質(zhì)管理向信息管理轉(zhuǎn)變，各級(jí)系統(tǒng)必須緊跟時(shí)代步伐，不斷更新技術(shù)。但目前不少機(jī)關(guān)并沒(méi)有真正理解大數(shù)據(jù)的意義，沒(méi)有意識(shí)到大數(shù)據(jù)所帶來(lái)的沖擊、挑戰(zhàn)和機(jī)遇，機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)普及不到位，認(rèn)識(shí)存在局限性和偏差，對(duì)大數(shù)據(jù)建設(shè)的投入不足。即使初步認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)的重要性，也很少有將大數(shù)據(jù)應(yīng)用于機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)中的。許多機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)平臺(tái)建立后，常忽略日常的管理和維護(hù)，系統(tǒng)的建設(shè)也是千篇一律，落入俗套，推廣性不強(qiáng)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代完善公立機(jī)關(guān)行政檔案管理的對(duì)策

（一）強(qiáng)化機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)的獨(dú)立性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，應(yīng)當(dāng)充分強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案管理的獨(dú)立性。一是削減信息技術(shù)部門(mén)和后勤部門(mén)對(duì)于機(jī)關(guān)行政檔案管理部門(mén)的管理權(quán)力，放權(quán)于檔案部門(mén)；二是采用雙重報(bào)告的形式完成機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)。即分別向主管機(jī)關(guān)部門(mén)和機(jī)關(guān)管理層匯報(bào)機(jī)關(guān)檔案管理的結(jié)果；三是需要機(jī)關(guān)人力資源管理部門(mén)發(fā)揮其全部的職能，對(duì)于機(jī)關(guān)行政檔案管理部門(mén)的人事管理以及資源調(diào)配進(jìn)行監(jiān)督。

（二）完善的機(jī)關(guān)行政檔案管理制度

一是需要機(jī)關(guān)在結(jié)合自身發(fā)展的現(xiàn)狀下，對(duì)于傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)管理的工作方法進(jìn)行改革，總結(jié)先進(jìn)的國(guó)內(nèi)外機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)及方法，從機(jī)關(guān)自身發(fā)展出發(fā)，選擇有自身特點(diǎn)的管理體制。二是機(jī)關(guān)的高層管理人員需要洞悉機(jī)關(guān)的發(fā)展環(huán)境，及時(shí)找出機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)中的問(wèn)題，加強(qiáng)機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范性和科學(xué)性。

（三）運(yùn)用先進(jìn)的機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，機(jī)關(guān)要在行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)，必須將大數(shù)據(jù)融入到機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)中，運(yùn)用大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略思維建立統(tǒng)一的機(jī)關(guān)管理意識(shí)，以大數(shù)據(jù)的“預(yù)測(cè)”功能對(duì)機(jī)關(guān)的自身發(fā)展趨勢(shì)予以準(zhǔn)確預(yù)測(cè)。建立創(chuàng)新型的機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)，確保將有效的資源充分地利用起來(lái)，采用行之有效的方式，獲得機(jī)關(guān)管理的作用最大化，將機(jī)關(guān)引領(lǐng)到正確的發(fā)展方向。機(jī)關(guān)管理部門(mén)要及時(shí)采用最新的大數(shù)據(jù)相關(guān)產(chǎn)品，使機(jī)關(guān)對(duì)區(qū)域形勢(shì)有所掌握，根據(jù)機(jī)關(guān)既定目標(biāo)不斷地調(diào)整和完善機(jī)關(guān)的發(fā)展方向。

（四）構(gòu)建規(guī)范高效的行政檔案管理模式

首先，建設(shè)專業(yè)的管理隊(duì)伍。要重視檔案信息化人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，為檔案信息化管理人才創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，加大對(duì)檔案人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)的培養(yǎng)，側(cè)重對(duì)應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的能力培養(yǎng)， 鼓勵(lì)和支持檔案人員參加培訓(xùn)和再教育， 提高檔案人員理論水平和動(dòng)手操作的能力， 努力培養(yǎng)和造就一支即熟悉檔案專業(yè)知識(shí)又了解信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。其次，建立監(jiān)督考核有效機(jī)制。一方面，針對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范程度進(jìn)行監(jiān)督和考核；另一方面，針對(duì)檔案工作人員的工作表現(xiàn)和認(rèn)真程度進(jìn)行監(jiān)督和考核，以全面實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范管理。再次，抓好機(jī)關(guān)檔案工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做好及時(shí)歸檔、及時(shí)整理、確保安全和優(yōu)化服務(wù)。檔案管理人員在資源管理過(guò)程中應(yīng)盡力維護(hù)資源的完整性， 增強(qiáng)管理規(guī)范性， 提高歸檔時(shí)效性，時(shí)刻關(guān)注檔案信息安全，積極主動(dòng)地提供檔案信息服務(wù)。

機(jī)關(guān)行政檔案信息管理看似無(wú)足輕重，實(shí)際上卻是影響機(jī)關(guān)穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵所在。因此，機(jī)關(guān)必須運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段來(lái)武裝機(jī)關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)，強(qiáng)化管理的獨(dú)立性和制度的完善性，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)不斷朝向積極的方向發(fā)展。