張旭

摘 要：檔案作為企業(yè)和單位的重要內(nèi)部信息資源，其在企業(yè)和單位的發(fā)展過(guò)程中具有非常重要的作用和價(jià)值。因此，在檔案的管理工作中，檔案的利用是檔案工作中的重要內(nèi)容之一，檔案的管理工作人員不僅要對(duì)檔案進(jìn)行充分的利用，還要注重檔案資源的價(jià)值性，從而發(fā)揮其真正的作用。

關(guān)鍵詞：檔案資源;價(jià)值;利用;保存

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.061

檔案作為重要的信息資源，其在企業(yè)和單位的發(fā)展過(guò)程中具有非常重要的作用和價(jià)值。在檔案管理中，對(duì)檔案的利用與檔案價(jià)值的充分挖掘已成為檔案管理工作中的主要內(nèi)容。但是，目前企業(yè)和單位中的檔案管理工作中仍然存在著很多問(wèn)題，很多檔案管理工作人都沒(méi)有做到對(duì)檔案價(jià)值和檔案利用重要性的正確認(rèn)識(shí)，無(wú)法做到對(duì)檔案資源有效的利用。所以，企業(yè)和單位在檔案管理中要重新審視檔案利用和檔案價(jià)值的重要性，從而能夠?qū)n案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的改正，做到對(duì)檔案資源的合理利用，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案價(jià)值分析

1）促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。檔案作為企業(yè)和單位的內(nèi)部信息資料，其能夠?qū)⑵髽I(yè)和單位的發(fā)展情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，是推進(jìn)企業(yè)與單位未來(lái)不斷發(fā)展的重要數(shù)據(jù)依據(jù)，且能夠有效指導(dǎo)發(fā)展方向和趨勢(shì)，因此檔案材料的價(jià)值是非常重要的。檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)在其詳細(xì)記錄了企業(yè)和單位從建立到發(fā)展至今的所有相關(guān)信息，不僅見(jiàn)證了企業(yè)的發(fā)展歷程，還是企業(yè)今后發(fā)展的重要依據(jù)。企業(yè)的員工管理制度、經(jīng)營(yíng)理念、經(jīng)營(yíng)方法和員工的典型事件等等，這些都是檔案資源的主要組成部分。對(duì)企業(yè)和單位檔案的有效利用不僅能夠使企業(yè)文化和理念得以傳承，還能夠促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為其提供有利的信息資料，促進(jìn)企業(yè)的不斷創(chuàng)新[1]。同時(shí)，對(duì)于企業(yè)和單位檔案的合理利用還能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)容管理機(jī)制的不斷完善，提升企業(yè)管理質(zhì)量。檔案管理的種類很多，例如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等等，其都是確保企業(yè)正常運(yùn)行的有力保障，是企業(yè)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)中立于不敗之地的主要因素。2）檔案價(jià)值的含義。檔案的價(jià)值是指?jìng)€(gè)人、集體和國(guó)家等方面，檔案信息資源所體現(xiàn)的積極作用。如若檔案管理的工作人員能夠?qū)n案資源做到合理的利用，則檔案價(jià)值能夠被充分地體現(xiàn)出來(lái)。如檔案管理工作人員無(wú)法做到對(duì)檔案資源的合理利用，則檔案的價(jià)值也無(wú)法得到充分的發(fā)揮。因此，檔案價(jià)值并不是體現(xiàn)在其自身上，而是由使用和利用檔案資源的人來(lái)決定的。檔案價(jià)值主要分為第一價(jià)值、第二價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值、同時(shí)還具有檔案利用價(jià)值和保存價(jià)值。無(wú)論是哪種檔案價(jià)值，都是需要其利用者和使用者來(lái)進(jìn)行發(fā)揮的。

2 檔案利用有效策略

1）提升現(xiàn)代化的檔案服務(wù)水平。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用在人們生活和工作、學(xué)習(xí)的方方面面，使人們的生活、工作和學(xué)習(xí)更加便捷、高效。在實(shí)際生活中，人們已經(jīng)習(xí)慣了信息技術(shù)帶來(lái)的便利，其為人們大大節(jié)省了解決、分析問(wèn)題的時(shí)間。在工作當(dāng)中，信息技術(shù)更是促進(jìn)了工作效率的不斷提升，同時(shí)人們也習(xí)慣了通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行檔案資料的查找和使用，所以，作為檔案管理工作人員，也應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的現(xiàn)代化服務(wù)水平[2]。其首要任務(wù)就是促進(jìn)檔案信息資源的信息化和電子化，使用戶能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)查找到所有的檔案資料，從而能夠有效的減少檔案資源的存儲(chǔ)地點(diǎn)，同時(shí)，還能確保檔案資料的真實(shí)性和完整性;然后，要確保對(duì)檔案信息有需求的用戶具有使用檔案資料的權(quán)利，同時(shí)，在檔案資料的轉(zhuǎn)化過(guò)程中，工作人員要注重針對(duì)涉及企業(yè)和國(guó)家隱私內(nèi)容進(jìn)行加密處理。2）構(gòu)建完善的檔案資源中心。若想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的合理、有效利用，就需要相關(guān)的檔案管理部門對(duì)檔案資源中心進(jìn)行積極的構(gòu)建，同時(shí)要注重對(duì)其進(jìn)行不斷完善和加強(qiáng)。首先，檔案管理工作人員要注重加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，還要確保檔案的真實(shí)性和完整性;其次，要積極建設(shè)高技術(shù)人才的管理隊(duì)伍，提升檔案管理部門人員的技術(shù)水平，不斷融入高素質(zhì)、高質(zhì)量的人次，做好內(nèi)部員工的培訓(xùn)和提升工作，確保管理人員能夠熟練掌握現(xiàn)代化的檔案管理方法和先進(jìn)的管理技術(shù)，從而達(dá)到檔案管理工作的高效化;最后，應(yīng)當(dāng)不斷提升檔案資料的開(kāi)放程度，在對(duì)于檔案資料性質(zhì)的篩選和審核中，應(yīng)當(dāng)盡可能開(kāi)放具有開(kāi)放性質(zhì)的檔案，從而能夠提升檔案資料的利用率，使其利用價(jià)值得到真正的發(fā)揮。3）創(chuàng)新檔案資源的利用途徑。在信息技術(shù)快速發(fā)展的社會(huì)背景下，促使了人們對(duì)檔案資源質(zhì)量的要求逐漸提高，同時(shí)檔案的種類和信息內(nèi)容更加豐富。為促進(jìn)企業(yè)和單位檔案的進(jìn)一步合理、有效的利用，檔案管理部門要注重對(duì)檔案資源利用途徑的進(jìn)行不斷的開(kāi)發(fā)和創(chuàng)新，不斷提升檔案的服務(wù)水平，完善服務(wù)方式，更新服務(wù)理念，從而才能使檔案的利用價(jià)值得以真正的展現(xiàn)和發(fā)揮。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，做到對(duì)社會(huì)中不同行業(yè)檔案資源的有效整理和匯總，通過(guò)合理、科學(xué)的方式對(duì)這些檔案資源進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)和利用，促進(jìn)檔案資源類型和體系的不斷完善，使檔案資源的利用途徑得到不斷創(chuàng)新。4）增強(qiáng)檔案資源的共享。若想切實(shí)達(dá)到檔案資源利用率的不斷提升，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值體現(xiàn)。應(yīng)當(dāng)促進(jìn)各個(gè)檔案管理部門之間的相互溝通和聯(lián)系，促進(jìn)檔案信息的共享，實(shí)現(xiàn)檔案資料利用價(jià)值的不斷提升，增強(qiáng)檔案的利用率。同時(shí)，還要注重對(duì)于檔案資源的有效搜集和整合，從而能夠使檔案資源為更多需要的人提供服務(wù)，擴(kuò)展了檔案資源利用的規(guī)模，使檔案利用工作能夠得到社會(huì)中更多人的關(guān)注，實(shí)現(xiàn)檔案利用率的不斷提升，從而有效提升檔案資源在社會(huì)中的影響力和價(jià)值，使檔案價(jià)值得到充分的體現(xiàn)。

3 正確認(rèn)識(shí)檔案的保存價(jià)值

檔案的價(jià)值不僅僅體現(xiàn)在對(duì)其有效、合理的利用上，同時(shí)也體現(xiàn)在對(duì)其信息的保存上，檔案的保存價(jià)值與利用價(jià)值之間是相互聯(lián)系、相互依附的關(guān)系，檔案在存在利用價(jià)值的同時(shí)就一定也具有其相應(yīng)的保存價(jià)值，而檔案的保存價(jià)值則是可以單一存在的。具體來(lái)說(shuō)，檔案的保存價(jià)值可以分為檔案的利用價(jià)值和保管價(jià)值，其二者之間是相互依附的關(guān)系，檔案的保存主要是應(yīng)用于對(duì)其地利用上，但是若沒(méi)有利用價(jià)值則無(wú)從談起保存價(jià)值[3]。所以，檔案的利用價(jià)值相比并沒(méi)有檔案的保存價(jià)值高，檔案的保存不僅僅是為了提供人們進(jìn)行利用，其也體現(xiàn)在其他不同的方面。

1）保存歷史事實(shí)。檔案的價(jià)值還體現(xiàn)在情報(bào)價(jià)值和平衡價(jià)值，對(duì)其進(jìn)行保存能夠幫助后人更加真實(shí)、有效的了解歷史的實(shí)際情況，清晰地掌握社會(huì)中各個(gè)方面的發(fā)展情況，其既可以確保社會(huì)更加安穩(wěn)、和諧的發(fā)展，還可以使個(gè)人、企業(yè)、國(guó)家的權(quán)益得到有效的保障。此時(shí)，檔案的價(jià)值體現(xiàn)就不僅僅是在利用價(jià)值上，而是檔案本身情報(bào)價(jià)值的轉(zhuǎn)移，并且作為檔案資源，其信息內(nèi)容擁有一定的真實(shí)性，不會(huì)受到環(huán)境、現(xiàn)實(shí)等各方面的影響，可以避免出現(xiàn)檔案信息的不準(zhǔn)確性。2）以供后人查閱。檔案不僅僅是為現(xiàn)代社會(huì)和企業(yè)提供發(fā)展方向和思路，同時(shí)也能夠使后人進(jìn)行檢閱，從而能夠使服務(wù)于后人。在當(dāng)代社會(huì)中，對(duì)于檔案的建立、維護(hù)、保存并不會(huì)體現(xiàn)出較為重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，但是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，或許某個(gè)現(xiàn)今社會(huì)并不注重的檔案信息，能夠在今后的社會(huì)中展現(xiàn)其重要的作用。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們的思維能力得到了不斷的拓展，而現(xiàn)今的檔案信息在今后究竟會(huì)發(fā)揮多大的作用，無(wú)人所知，但是現(xiàn)今的檔案管理工作任務(wù)就是將檔案信息進(jìn)行較好的保護(hù)，確保其真實(shí)性和完整性，以供后人查閱。

4 總結(jié)

總而言之，檔案資源作為社會(huì)不斷發(fā)展的主要信息資源，其在企業(yè)和單位的發(fā)展過(guò)程中起到了至關(guān)重要的作用。所以，檔案的管理工作人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行不斷的反思，明確檔案價(jià)值的重要性，深入探究檔案的利用途徑，促進(jìn)檔案資源利用率的提升，從而使檔案資源能夠發(fā)揮其真正的作用，促進(jìn)企業(yè)和單位的可持續(xù)發(fā)展。

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