文·畢牧 馮恩杰

近年來(lái)，我國(guó)高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，信息技術(shù)在學(xué)校業(yè)務(wù)中得到廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案手工管理方式與單純的面對(duì)面查詢利用途徑制約了檔案館工作效率的提升，與校內(nèi)外各方面對(duì)高校檔案館不斷提高的利用要求不相適應(yīng)。為應(yīng)對(duì)日益增長(zhǎng)的檔案數(shù)量，滿足與學(xué)校各方面工作對(duì)接要求，并進(jìn)一步提高檔案管理水平與利用效率，數(shù)字檔案館的建設(shè)成為高校檔案館的必然選擇。

一、調(diào)研背景

信息化建設(shè)的快速發(fā)展推動(dòng)著數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程，我國(guó)目前已有多家檔案館建設(shè)成為“全國(guó)示范性數(shù)字檔案館”，J市數(shù)字檔案館于2018年底通過(guò)國(guó)家檔案局組織的測(cè)試，位列其中。隨著國(guó)內(nèi)各綜合檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館的工作不斷取得新成就，高校數(shù)字檔案館建設(shè)也在不斷推進(jìn)，如中山大學(xué)、浙江大學(xué)、南京大學(xué)等高校數(shù)字檔案館建設(shè)取得一定成績(jī)。但是從全國(guó)范圍來(lái)看，各高校數(shù)字檔案館建設(shè)步伐不一致，存在較大差異。J市擁有多所高校，高校檔案館擁有豐富的檔案資源，這些檔案見(jiàn)證了J市高等教育發(fā)展的路程，是J市檔案資源重要的組成部分，但J市高校數(shù)字檔案館建設(shè)步伐不一，建設(shè)工作中存在著一些問(wèn)題。

二、研究設(shè)計(jì)

國(guó)家檔案局頒布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中提出數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)，項(xiàng)目帶動(dòng)、重點(diǎn)突破，需求導(dǎo)向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實(shí)施”[1]的原則，包括建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施、開(kāi)發(fā)或應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)、推進(jìn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長(zhǎng)期可用、滿足利用需求和確保數(shù)字檔案信息安全6方面內(nèi)容。

本次調(diào)研以《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》為主要參考依據(jù)，采用網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法與實(shí)地調(diào)查法，首先通過(guò)訪問(wèn)J市具有代表性的3所高校檔案館網(wǎng)站，了解檔案館基本情況與網(wǎng)站提供利用情況，然后對(duì)3所高校數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，包括對(duì)檔案館館長(zhǎng)或數(shù)字檔案館項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行訪談并體驗(yàn)建設(shè)成果。對(duì)J市高校檔案館的數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)地調(diào)查分6個(gè)部分：第一，檔案館概況與數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)間，對(duì)檔案館概況的了解包括檔案館館藏?cái)?shù)量、工作人員數(shù)量與學(xué)歷等；第二，數(shù)字檔案館的建設(shè)重點(diǎn)，主要是了解把握高校檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館的初衷與目前主要的工作內(nèi)容；第三，高校在數(shù)字檔案館建設(shè)中參照的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，各高校是否有為本校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目量身定做一套標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；第四，資源體系構(gòu)建，即數(shù)字檔案館資源的構(gòu)成，是否能夠做到“存量數(shù)字化，增量電子化”；第五，服務(wù)利用體系構(gòu)建，高校數(shù)字檔案館提供利用主要有三個(gè)途徑：信息網(wǎng)站、局域網(wǎng)內(nèi)的檢索利用以及外網(wǎng)的遠(yuǎn)程利用，通過(guò)調(diào)研，了解這3所高校的服務(wù)利用體系是否完備；最后，了解安全體系構(gòu)建，包括庫(kù)房安全、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全，區(qū)別于傳統(tǒng)檔案館的“九防”措施。高校數(shù)字檔案館建設(shè)的主要任務(wù)是構(gòu)建資源體系、服務(wù)利用體系和安全體系，以及貫穿其中的檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，所以資源體系、服務(wù)利用體系與安全體系的構(gòu)建和檔案管理系統(tǒng)的使用情況為調(diào)研的重點(diǎn)問(wèn)題。

三、調(diào)研結(jié)果分析

（一）檔案館概況

檔案館館藏?cái)?shù)量直接關(guān)系到檔案數(shù)字化進(jìn)程，館藏基數(shù)小的檔案館檔案數(shù)字化率相對(duì)于基數(shù)大的檔案館而言，在建設(shè)進(jìn)度上面臨難度較小。工作人員的數(shù)量與質(zhì)量對(duì)數(shù)字化工作有重要影響，檔案工作內(nèi)容包括整理、利用兩大板塊，在人員數(shù)量足夠的基礎(chǔ)上，由專人負(fù)責(zé)數(shù)字檔案館項(xiàng)目，將更有利于對(duì)數(shù)字化全程進(jìn)行監(jiān)督。本次調(diào)查結(jié)果顯示，建校時(shí)間最長(zhǎng)，館藏檔案數(shù)量基數(shù)最大的A校工作人員較多，綜合管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、保管利用等工作分工明確；B校檔案館館藏?cái)?shù)量相對(duì)較少，除有正式編制的工作人員以外，聘用的合同制工作人員較多，且學(xué)歷較高；C校館藏?cái)?shù)量相較于A校偏少，工作人員總數(shù)目不少，但具體負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)工作的人員偏少，往往一名工作人員要同時(shí)負(fù)責(zé)檔案的接收、整理與利用等工作全流程，工作難度較大。3所高校檔案工作人員存在的一個(gè)普遍特征是年齡在45歲以上者偏多。3所高校檔案館的數(shù)字檔案館建設(shè)是近幾年開(kāi)展的，其中，A校開(kāi)始于2016年，B校開(kāi)始于2017年初，C校開(kāi)始于2018年。

（二）建設(shè)重點(diǎn)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

建設(shè)重點(diǎn)的確定對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)工作有導(dǎo)向性的意義，有的機(jī)構(gòu)將開(kāi)展數(shù)字檔案館的建設(shè)重點(diǎn)放在高效率的檢索與提供利用服務(wù)方面，比如美國(guó)的西北數(shù)字檔案館，目的是為各類研究人員提供信息檢索與信息服務(wù)[2]。調(diào)研的3所高?，F(xiàn)階段數(shù)字檔案館的建設(shè)重點(diǎn)有兩個(gè)，首先是館藏檔案的數(shù)字化，考慮到檔案利用的頻率，目前進(jìn)行數(shù)字化的檔案種類以學(xué)生錄取名單、成績(jī)單、學(xué)籍卡為主；其次，在數(shù)字化過(guò)程中不斷探索現(xiàn)有檔案管理軟件的不足，在原有功能基礎(chǔ)上增設(shè)相應(yīng)功能模塊，使檔案管理系統(tǒng)更加貼合實(shí)際工作需要。就標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范而言，3所高校在數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中均參考通行的行業(yè)規(guī)范，如《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等，并未根據(jù)自身工作特點(diǎn)制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范指導(dǎo)工作。

（三）檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用

A校目前使用的檔案管理系統(tǒng)為全新研發(fā)，研發(fā)團(tuán)隊(duì)包括本校相關(guān)學(xué)院和校外軟件公司，檔案館工作人員參與其中，提出自身需求，研發(fā)團(tuán)隊(duì)根據(jù)要求為A校量身定制。B校、C?，F(xiàn)階段使用的檔案管理軟件從同一家公司購(gòu)進(jìn)，且B?，F(xiàn)階段有更換的考慮。A校檔案管理軟件進(jìn)行過(guò)更換，更換原因是軟件的維護(hù)不及時(shí)與功能不完善，所以選擇重新研發(fā)。研發(fā)對(duì)參與檔案管理軟件設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)的檔案工作人員要求較高，檔案工作人員必須考慮周全，提出工作需要的相應(yīng)功能與操作要求，與開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行溝通。高校的檔案管理軟件更換除了維護(hù)等原因，更多是因?yàn)橄到y(tǒng)之間的不銜接，目前的檔案管理軟件需考慮與學(xué)校OA、教務(wù)等系統(tǒng)對(duì)接，這樣才有助于實(shí)現(xiàn)電子文件的全程管理、前端控制與單軌制。此外，承擔(dān)檔案數(shù)字化工作的外包公司在與檔案管理軟件對(duì)接的過(guò)程中也可能存在問(wèn)題。系統(tǒng)的后續(xù)維護(hù)工作由公司負(fù)責(zé)，公司承諾提供連續(xù)服務(wù)，但對(duì)于諸如增設(shè)與OA對(duì)接等功能模塊則需另外付費(fèi)，公司也可以根據(jù)用戶的立卷習(xí)慣提供個(gè)性化定制服務(wù)。軟件更新得不及時(shí)、無(wú)法拓展相應(yīng)功能模塊等問(wèn)題使得高校檔案館不得不進(jìn)行重復(fù)投入，帶來(lái)資源的浪費(fèi)。

（四）數(shù)字檔案館資源構(gòu)成

“存量數(shù)字化、增量電子化”是數(shù)字檔案館館藏的要求，3所高校檔案館目前工作集中于“存量數(shù)字化”方面。調(diào)查結(jié)果顯示，A校館藏檔案數(shù)量基數(shù)大，但工作進(jìn)程較快，這與其最先開(kāi)展數(shù)字化工作有一定關(guān)系，且A校數(shù)字化的檔案已基本與檔案管理系統(tǒng)掛接。B校數(shù)字化檔案數(shù)量次于A校，B校數(shù)字化檔案與系統(tǒng)進(jìn)行掛接的數(shù)量目前約為數(shù)字化檔案總量的50%，但存在的問(wèn)題是著錄不完全，不利于后續(xù)數(shù)字化檔案的檢索利用。C校數(shù)字化檔案數(shù)量最少，掛接數(shù)量所占比例也偏少，該校現(xiàn)階段工作是針對(duì)已經(jīng)掃描完成的檔案進(jìn)行信息著錄，且著錄工作進(jìn)程緩慢。據(jù)了解，檔案的數(shù)字化掃描工作比較簡(jiǎn)單，但著錄過(guò)程較為繁瑣，由于目前高校的數(shù)字化檔案以錄取名單、學(xué)籍卡、成績(jī)單為主，人名等著錄要求相較于其他內(nèi)容要求更高，著錄過(guò)程面臨兩方面的問(wèn)題：一是由于之前文書(shū)與檔案工作的紕漏或不嚴(yán)謹(jǐn)，存在檔案內(nèi)容與目錄不相符、成績(jī)單與學(xué)籍卡姓名不統(tǒng)一等問(wèn)題，這給數(shù)字化檔案的掛接與著錄工作帶來(lái)較大困難；二是以前的老檔案多為手寫(xiě)，計(jì)算機(jī)全文檢索功能難以發(fā)揮，且由于手寫(xiě)字的連筆或簡(jiǎn)寫(xiě)等使得著錄工作人員難以確認(rèn)字跡，需要借助其他有關(guān)信息進(jìn)行比對(duì)，加大了工作量。檔案館工作人員為保證準(zhǔn)確率，也只能放慢速度，與著錄工作人員一起仔細(xì)比對(duì)、查考，以追求數(shù)字化檔案信息著錄無(wú)誤。至于“增量電子化”，現(xiàn)階段3所高?；緹o(wú)法實(shí)現(xiàn)只接收電子文件，但部分檔案是進(jìn)行“雙套”歸檔。這一現(xiàn)狀主要是檔案管理系統(tǒng)與教務(wù)、教學(xué)系統(tǒng)之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)全面對(duì)接，電子印章政策落實(shí)不完善，以及檔案館工作人員無(wú)法全面實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的前端控制等導(dǎo)致的。

（五）數(shù)字化檔案的利用服務(wù)

數(shù)字化的檔案與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接后，數(shù)據(jù)庫(kù)中已有的基本可實(shí)現(xiàn)全文檢索，老檔案在著錄后也可檢索電子文件，這給檔案工作人員和檔案用戶的利用帶來(lái)了方便。3所高校檔案館目前的數(shù)字化工作成果基本僅限于內(nèi)部使用，通過(guò)設(shè)置功能模塊權(quán)限，方便檔案的管理利用服務(wù)，可以多角度、多側(cè)面查找所需檔案信息，極大地提高了檔案館內(nèi)部利用服務(wù)人員的工作效率。此外，部分?jǐn)?shù)字化成果在校園網(wǎng)內(nèi)可通過(guò)數(shù)字化工作負(fù)責(zé)人的功能授權(quán)使用。檔案網(wǎng)站的建設(shè)與提供利用情況主要表現(xiàn)為：A、C校檔案館網(wǎng)站設(shè)置了檔案館概況、政策法規(guī)、服務(wù)指南等，方便利用者了解館藏可查詢內(nèi)容和提供利用工作的基本情況，但要查閱檔案，利用者必須親自到檔案館。B校檔案館隸屬于校辦，未建立專門(mén)的檔案館網(wǎng)站。從現(xiàn)狀看，檔案館網(wǎng)站提供遠(yuǎn)程利用服務(wù)，仍有很長(zhǎng)的路要走。突破空間的遠(yuǎn)程利用，技術(shù)層面已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)，諸如身份識(shí)別、文件傳遞、安全下載、定期刪除等內(nèi)容，但高校檔案涉及太多個(gè)人隱私的特殊性以及檔案?jìng)魉秃蟮牟豢煽匦裕沟脵n案工作人員對(duì)于數(shù)字化檔案的遠(yuǎn)程利用持謹(jǐn)慎態(tài)度。

（六）數(shù)字檔案館的安全體系構(gòu)建

高校數(shù)字化檔案中除牽涉?zhèn)€人隱私外，有的檔案記錄著高校的重大事件以及重要活動(dòng)，或牽涉高校部分涉密的教學(xué)科研成果或是其他暫時(shí)不宜開(kāi)放的信息，一旦泄露會(huì)產(chǎn)生不良影響。因而安全體系的構(gòu)建是高校數(shù)字檔案館工作的重要內(nèi)容。調(diào)查中的3所高校檔案館的庫(kù)房安全體系基本一致，都是通過(guò)監(jiān)控等措施進(jìn)行，其中，A校正在建設(shè)智能物聯(lián)保護(hù)庫(kù)房。在檔案數(shù)字化工作外包過(guò)程中，3所高校檔案館的檔案信息安全均通過(guò)簽訂保密協(xié)議等方式來(lái)保證，B校為防止檔案被數(shù)字化工作人員拷貝，還采取了將數(shù)字化電腦的USB等接口物理去除的措施。三校數(shù)字化檔案的安全主要通過(guò)多份儲(chǔ)存的備份方式，以服務(wù)器、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)作為載體，分別備份。涉密檔案只進(jìn)行了目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行物理隔離。

四、結(jié)論與展望

J市3所高校的調(diào)查結(jié)果顯示，高校數(shù)字檔案館建設(shè)工作進(jìn)程仍需進(jìn)一步推進(jìn)。高校數(shù)字檔案館建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，但此工作的緊迫性刻不容緩，各高校檔案館應(yīng)結(jié)合自身情況，采取積極措施，加快數(shù)字檔案館建設(shè)與服務(wù)進(jìn)程。

（一）加強(qiáng)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)

在標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)下建設(shè)的數(shù)字檔案館可以減少低水平重復(fù)建設(shè)的損失，能夠促進(jìn)后續(xù)數(shù)字化檔案信息資源的共享與利用，對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和維護(hù)也有重要意義。由于每個(gè)單位實(shí)際情況的差異，除了參照國(guó)家制定的方針政策和相應(yīng)的行業(yè)規(guī)范外，還需要一套從自身情況出發(fā)制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范指引數(shù)字檔案館建設(shè)工作，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定可以是在高校之間交流溝通后協(xié)作完成的工作，彰顯共性，為J市高校檔案館工作的一致性做好鋪墊，并注意要綜合考慮建設(shè)要求，保持一個(gè)時(shí)期的相對(duì)穩(wěn)定，且具有一定的動(dòng)態(tài)特性和可擴(kuò)充性。數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)主要在管理、業(yè)務(wù)和技術(shù)三個(gè)層面。前期管理標(biāo)準(zhǔn)的制定為后續(xù)電子文件接收工作的進(jìn)行打好基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制定可為數(shù)字化工作省事省時(shí)省力。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定是與檔案管理系統(tǒng)公司與數(shù)字化公司溝通提出自身要求的主要依據(jù)，比如，我們所需要的功能，與其他系統(tǒng)對(duì)接的要求，數(shù)字化的質(zhì)量、著錄要求等。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定的過(guò)程將期待實(shí)現(xiàn)的效果與質(zhì)量要求一一擺明，可以防止溝通過(guò)程的差池與遺漏，這是做好數(shù)字檔案館建設(shè)的重要基礎(chǔ)。

（二）完善檔案人才隊(duì)伍

數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)費(fèi)由各學(xué)校負(fù)責(zé)，隨著社會(huì)整體對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)的提升，高校對(duì)檔案館工作的重視與支持增加，檔案館數(shù)字化項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)相對(duì)以前更容易。目前最大的難題在于工作人員的信息技術(shù)水平普遍不高與對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全隱患的擔(dān)憂。調(diào)查結(jié)果顯示，高校檔案館的工作人員年齡偏高，數(shù)量偏少。年齡偏大的工作人員工作經(jīng)驗(yàn)豐富，熟悉工作業(yè)務(wù)，但新興技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，對(duì)他們來(lái)說(shuō)是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。人員數(shù)量的限制，使得檔案工作人員只能忙于現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案管理工作，鮮有精力關(guān)注數(shù)字檔案館的建設(shè)。為此，高校檔案館應(yīng)完善檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，適當(dāng)引進(jìn)檔案專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)新生力量。他們的信息技術(shù)水平較高，且更容易接受新生事物，高校檔案館年輕力量的注入將更有利于數(shù)字檔案館建設(shè)的推進(jìn)。此外，高校檔案館應(yīng)為本館工作人員提供更多接受培訓(xùn)、溝通交流的機(jī)會(huì)，高校檔案館工作人員自身也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，更新知識(shí)體系，適應(yīng)數(shù)字檔案館建設(shè)的要求。

（三）開(kāi)展遠(yuǎn)程利用服務(wù)工作

建立數(shù)字檔案館，除了出于對(duì)珍貴檔案保護(hù)的考慮，最重要的意義是為檔案用戶提供便捷的利用服務(wù)，最理想的目標(biāo)是讓檔案的使用可以突破時(shí)空界限，使檔案用戶準(zhǔn)確迅速地查找到所需要的檔案。3所高校檔案館目前提供利用的情況顯示，高校檔案館的遠(yuǎn)程利用服務(wù)能力有待于進(jìn)一步提升。目前有多家高校檔案館開(kāi)展檔案遠(yuǎn)程利用工作，現(xiàn)有的遠(yuǎn)程利用的形式多為用戶驗(yàn)證身份后在線申請(qǐng)，檔案工作人員后臺(tái)辦理，然后通過(guò)快遞提供給用戶。如2017年底，燕山大學(xué)啟用“檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)系統(tǒng)”[3]；2018年底，山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案預(yù)約查詢系統(tǒng)上線[4]等。這種遠(yuǎn)程利用方式是為用戶提供預(yù)約查詢?nèi)肟冢鴶?shù)字檔案館應(yīng)有的遠(yuǎn)程利用是為用戶提供自助查閱檔案的平臺(tái)，顯然，目前的遠(yuǎn)程利用方式并未完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的遠(yuǎn)程利用效果，但這已經(jīng)是邁出了遠(yuǎn)程利用服務(wù)的一步。數(shù)字檔案館要實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程利用存在的最大風(fēng)險(xiǎn)是利用的安全性問(wèn)題，如身份驗(yàn)證的準(zhǔn)確性，一旦開(kāi)啟網(wǎng)絡(luò)利用，可能出現(xiàn)的身份驗(yàn)證錯(cuò)誤導(dǎo)致個(gè)人檔案外泄，用戶自助下載后檔案的保存路徑與時(shí)間等是高校檔案工作人員的擔(dān)心之處。高校檔案館應(yīng)借鑒現(xiàn)有的其他信息系統(tǒng)遠(yuǎn)程利用的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，逐步開(kāi)展并實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程利用，進(jìn)一步推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)。

（四）加強(qiáng)校際之間的溝通交流

系統(tǒng)的不規(guī)范、未來(lái)的不確定性等是高校數(shù)字檔案館推進(jìn)緩慢的重要原因。檔案管理系統(tǒng)與教務(wù)、教學(xué)系統(tǒng)無(wú)法無(wú)縫銜接，與數(shù)字化檔案難以掛接以及系統(tǒng)的維護(hù)更新不及時(shí)等是各高校面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。一家高水平的檔案管理系統(tǒng)公司提供的檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)用戶需求量身定制，并同時(shí)考慮到后續(xù)升級(jí)、開(kāi)發(fā)的模塊與系統(tǒng)是否可以相容等問(wèn)題。另外，數(shù)字化公司數(shù)量很多，各公司的工作效率等情況不一，3所高校在檔案管理系統(tǒng)的使用過(guò)程中體驗(yàn)不相同。高校檔案館在數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中，可合作對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)評(píng)，就數(shù)字化檔案工作質(zhì)量進(jìn)行溝通交流，及時(shí)就自身使用的檔案管理系統(tǒng)公司服務(wù)體驗(yàn)進(jìn)行交流?；蛘吖ぷ鬟M(jìn)程較快的分享經(jīng)驗(yàn)，使后續(xù)進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的高校少走彎路，進(jìn)程較慢的高校檔案館在借鑒經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身對(duì)功能的需求向公司提出改進(jìn)意見(jiàn)，如果該公司無(wú)法使自己的需求得到基本滿足，就要適時(shí)更換新的公司，降低工作難度，減少低水平重復(fù)建設(shè)。

對(duì)J市的3所高校檔案館的調(diào)研顯示，高校數(shù)字檔案館建設(shè)需要進(jìn)行調(diào)整和規(guī)范。信息化建設(shè)是時(shí)代的大潮流，在這個(gè)技術(shù)型時(shí)代，逆潮流而行不是一個(gè)明智的選擇。高校數(shù)字檔案館建設(shè)勢(shì)在必行，尚未開(kāi)始數(shù)字檔案館建設(shè)的高校檔案館應(yīng)認(rèn)清現(xiàn)階段檔案工作整體形勢(shì)，迎頭趕上。高校檔案工作者需直面信息化這一時(shí)代潮流，結(jié)合本館實(shí)際，在借鑒經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，加快數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程。