■ 楊健生

2019年12月，云南省數(shù)字檔案館通過國家檔案局組織的系統(tǒng)測試，建成全國第三家、中西部地區(qū)第一家省級全國示范數(shù)字檔案館。館藏檔案數(shù)字化率超過80%，數(shù)字化檔案達1.2 億頁，居全國省級檔案館第一位；館藏檔案100%建立文件級機讀目錄，全面實現(xiàn)“精準到件”管理；電子文件歸檔與移交系統(tǒng)在省級機關(guān)實現(xiàn)全覆蓋，紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案同步接收進館；開發(fā)了10余個檔案專題數(shù)據(jù)庫，將檔案查閱利用提升到“分鐘級”服務(wù)水平……這些成績是云南省檔案局（館）在云南省委、省政府的重視支持和國家檔案局的關(guān)心指導(dǎo)下，擔(dān)當(dāng)責(zé)任，執(zhí)著追求，11年間持續(xù)發(fā)力的生動證明。

堅定戰(zhàn)略方向 夯基礎(chǔ)強支撐

云南地處祖國西南邊疆，交通不便、信息較為閉塞、經(jīng)濟欠發(fā)達，制約各項事業(yè)發(fā)展的因素較多，建設(shè)數(shù)字檔案館困難重重。一方面，資金、技術(shù)、人才、經(jīng)驗等無不短缺，2008年，省檔案局（館）項目經(jīng)費僅百萬元，維持運轉(zhuǎn)尚嫌不敷，實施數(shù)字檔案館建設(shè)更是捉襟見肘；另一方面，館藏數(shù)量巨大，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱，檔案信息化建設(shè)滯后，實施數(shù)字檔案館建設(shè)好似挾山超海。2009年，在全面分析發(fā)展形勢后，省檔案局（館）堅信數(shù)字化是檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略方向，更是欠發(fā)達地區(qū)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的重大機遇，只有實施數(shù)字檔案館建設(shè)，才能實現(xiàn)檔案事業(yè)跨越發(fā)展。

成熟的時機不能靠等。其后，省檔案局（館）立即全力推進數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃和可行性研究，人才短缺，就借助外力，組織協(xié)調(diào)各方面人員30 余人，對數(shù)字檔案館建設(shè)開展全面分析研究；沒有經(jīng)驗，就北訪白山松水，南詢粵閩八桂，東觀海岱華亭，西問巴渝黔靈，從基礎(chǔ)知識到經(jīng)驗技巧，從設(shè)備技術(shù)到標準規(guī)范，從思想觀念到學(xué)術(shù)理論，邊看邊思，邊學(xué)邊研，邊議邊寫，僅僅2 個月就編制完成了省數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃并獲省政府批準，2 個月后又完成了可行性研究報告編制并通過專家論證。省財政當(dāng)年即安排省數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)費，并連續(xù)11年保障投入，構(gòu)建起穩(wěn)定的經(jīng)費保障。

突出資源建設(shè) 盯質(zhì)量細管理

數(shù)字檔案館建設(shè)伊始，省檔案局（館）就認識到，由于各地現(xiàn)實條件差異較大，不可能照搬發(fā)達地區(qū)已有經(jīng)驗。而檔案資源系統(tǒng)完整、少數(shù)民族文化鮮明、邊疆特色突出，正是云南開展數(shù)字檔案館建設(shè)最獨特的條件。省檔案局（館）立足實際，將數(shù)字檔案資源作為數(shù)字檔案館建設(shè)核心內(nèi)容，先后投入5000 余萬元（占省數(shù)字檔案館建設(shè)總投入的2/3 以上），全力推進各類檔案數(shù)字化工作。

11年來，省檔案局（館）堅持每天開工10 余個小時，每周工作6 天，以每年不少于1000 萬頁的進度，全力推進館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化；使用專業(yè)設(shè)備，精細操作，對近4 萬張照片檔案及近1800 盤錄音錄像檔案進行數(shù)字化；制作近1500萬條檔案文件級機讀目錄，實現(xiàn)全部館藏檔案“精準到件”管理；連續(xù)10年不間斷采集中央及云南電視臺有關(guān)云南的電視新聞，有計劃采集少數(shù)民族、中國遠征軍、抗戰(zhàn)老兵、滇緬公路筑路人、非遺傳承人、援鄂醫(yī)務(wù)人員等口述歷史資料，累計采集音視頻122 萬分鐘；采集復(fù)轉(zhuǎn)軍人、云南陸軍講武堂名錄、滇軍抗戰(zhàn)陣亡將士名錄、云南土司世系、館藏民國檔案人名目錄、全省館藏婚姻檔案、全省民國檔案文件級目錄等400 余萬條數(shù)據(jù)，構(gòu)建貼近民生和方便學(xué)術(shù)研究的檔案專題數(shù)據(jù)庫群?，F(xiàn)如今，云南省檔案館數(shù)字檔案資源已全面覆蓋清末以來云南歷史各時期，構(gòu)建起規(guī)模龐大、系統(tǒng)完整、獨具特色的云南數(shù)字記憶。

檔案數(shù)字化工作關(guān)鍵是做到精細科學(xué)管理，實現(xiàn)“高質(zhì)量、高效率、保安全”。在實施檔案數(shù)字化之初，省檔案局（館）測算后發(fā)現(xiàn)，即使合格率達到99.9%，最終累積的不合格產(chǎn)品數(shù)量也很龐大，很難稱為高質(zhì)量。隨后，省檔案局（館）不斷抓實檔案數(shù)字化成果質(zhì)量驗收這個要點，不斷分析研究，不遮羞，不怕丑，實事求是找問題，不斷自我否定，反復(fù)改進方法，最終走出慣性思維，以“確保成果無限趨近于零錯誤”為目標，以“同步驗收、100%檢查、100%改錯”為基本要求，以“人工驗業(yè)務(wù)、軟件檢參數(shù)”為基本方法，建立“加工公司全面檢查、監(jiān)理公司全面檢驗、數(shù)據(jù)接收部門完整檢測、監(jiān)管人員定量抽核、監(jiān)管部門隨機督查”的工作體系及壓力傳導(dǎo)機制，形成嚴密的質(zhì)量驗收工作體系，成功化解頑疾，確保了檔案數(shù)字化成果的高質(zhì)量。除按規(guī)定做好各種管理登記外，省檔案局（館）創(chuàng)新建立“全流程時限監(jiān)管”的管理方法，通過專門管理工具，串聯(lián)檔案進、離場及數(shù)字化加工、質(zhì)量驗收、數(shù)據(jù)移交入庫等關(guān)鍵節(jié)點，以50 卷（盒）檔案為1 個監(jiān)管批次，對各節(jié)點工作的完成時限進行跟蹤監(jiān)管，不但將人均日合格成果產(chǎn)出量提高50%左右，還同步對檔案安全及質(zhì)量管理工作進行精準監(jiān)督，實現(xiàn)檔案數(shù)字化工作安全、高質(zhì)、高效、協(xié)調(diào)推進。

強化開發(fā)利用 優(yōu)服務(wù)廣拓展

云南省檔案館始終堅持以檔案利用和服務(wù)為導(dǎo)向，不斷推動數(shù)字檔案館建設(shè)向縱深發(fā)展，將檔案數(shù)字化成果及時提供利用納入檔案數(shù)字化加工、目錄制作、專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)等項目竣工驗收內(nèi)容，確保做到“數(shù)字化完成之時就是提供利用之日”。

為確保安全高效地提供利用數(shù)字檔案，省檔案館與省保密管理部門共同建立數(shù)字檔案開放鑒定工作機制，不斷細化數(shù)字檔案開放鑒定業(yè)務(wù)規(guī)范，抽調(diào)經(jīng)驗豐富的人員組建工作部門，規(guī)范有序地實施數(shù)字檔案開放鑒定工作，并順利完成對109 個全宗267 萬件數(shù)字檔案的鑒定；堅持以檔案開發(fā)利用的需要指導(dǎo)數(shù)字檔案資源建設(shè)，不斷提高檔案資源的豐富性、系統(tǒng)性和可用性。省檔案館積極爭取財政支持，將檔案文化產(chǎn)品開發(fā)納入年度預(yù)算并建立項目庫，以“云南記憶”為品牌，開發(fā)檔案文化系列產(chǎn)品；圍繞中心工作、重大事件、云南特色產(chǎn)業(yè)、特色文化和近現(xiàn)代歷史，編撰49 期《檔案信息參閱》，編輯出版《檔案中的西南聯(lián)大》等近30 種圖書，制作《檔案中的滇越鐵路》等4 部電視紀錄片，舉辦“紅土高原記憶”“紅軍長征過云南”等7 個固定展覽和多個流動展覽，在“不忘初心、牢記使命”主題教育中發(fā)揮了獨特作用，有力服務(wù)了“四史”教育工作。基于扎實的檔案開發(fā)利用工作支撐，2018年，云南省檔案局申報的“南僑機工檔案”成功入選《世界記憶亞太地區(qū)名錄》，實現(xiàn)云南全面參與世界、亞太、中國3 個記憶工程的新突破。

省檔案館將檔案的方便快捷查閱利用作為數(shù)字檔案館的優(yōu)先建設(shè)內(nèi)容，將檔案利用服務(wù)水平作為檢驗數(shù)字檔案館建設(shè)成效的重要指標。在數(shù)字檔案館建設(shè)的第1年，省檔案館改造查閱大廳，部署便于使用的檔案查閱服務(wù)子系統(tǒng)，并配備近40 臺計算機用于數(shù)字檔案的查閱利用。近年來，省檔案館查檔服務(wù)主要使用數(shù)字檔案，原則上不再使用紙質(zhì)檔案原件，做到了方便快捷、高效安全。如今，省檔案館數(shù)字檔案查閱區(qū)滿座現(xiàn)象已屢見不鮮，2018年和2019年年利用人次增幅均超過60%；利用者扶老攜幼到館參觀檔案展覽展示，參加良好家風(fēng)培育等活動成為檔案利用新風(fēng)尚；積極推動檔案共享利用，先后向省委辦、省政府辦、省委組織部、云南大學(xué)、云南師范大學(xué)等提供數(shù)萬件數(shù)字檔案；不斷吸引地方政府、高校、博物館等前來合作，共同舉辦展覽、出版書籍、制作專題片、開展學(xué)術(shù)研究等。其中，支持五華區(qū)建設(shè)30 余個博物館的戰(zhàn)略合作尤具規(guī)模。2020年1月，習(xí)近平總書記視察西南聯(lián)大遺址，省檔案館提供的數(shù)萬頁數(shù)字檔案為西南聯(lián)大博物館展覽提供了有力保障。

精準管理檔案 增能力促發(fā)展

省檔案館將數(shù)字檔案館建設(shè)作為檔案業(yè)務(wù)工作承前啟后、繼往開來的重要平臺。

所謂“承前”，就是通過數(shù)字檔案館建設(shè)實現(xiàn)館藏檔案精細安全管理，推動檔案整理、統(tǒng)計、保管、保護等業(yè)務(wù)工作轉(zhuǎn)型升級。省檔案館在館藏檔案100%制作文件級機讀目錄和逐件逐頁數(shù)字化過程中，進一步充實檔案目錄和規(guī)范檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，同步登記破損檔案、特殊載體檔案和照片、郵票等信息，將以“卷”為單元的手工管理轉(zhuǎn)型升級到以“件”為單元和以“頁”為統(tǒng)計單位的精準管理；根據(jù)檔案數(shù)字化進度，對30 余萬卷已數(shù)字化檔案進行封存保管，科學(xué)安全保管水平得到整體提升；全面掌握破損檔案情況，科學(xué)制定檔案搶救保護計劃，投入1000 余萬元配備專業(yè)設(shè)備，建設(shè)近1000 平方米的檔案搶救保護中心，采用手工和機器修裱、紙漿補洞、字跡加固、仿真復(fù)制、普洱茶染紙、去酸保護等技術(shù)，修復(fù)破損檔案1.6 萬卷70余萬頁。省檔案館在檔案保護方面取得的突破得到了國家檔案局的充分肯定。2019年，云南省檔案館獲批建設(shè)國家重點檔案區(qū)域性保護中心，云南檔案保護工作迎來新的發(fā)展機遇。

所謂“啟后”，就是通過數(shù)字檔案館建設(shè)全面增強數(shù)字檔案管理能力，更好承接以電子檔案為主要對象的新時代檔案工作。省檔案館系統(tǒng)配備基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、動力保障、環(huán)境和安防管控等設(shè)施設(shè)備，購置29 臺服務(wù)器及6 套388T 近線存儲設(shè)備，建成1 個符合標準的中心機房；專項投入3000余萬元建成面積達3000 余平方米的全省重要檔案及電子檔案異地備份庫，建有1 個檔案備份機房，配置2 臺近線備份服務(wù)器及710T 存儲設(shè)備、2 套專業(yè)離線硬盤存放柜及2 臺電子檔案“數(shù)轉(zhuǎn)膠”設(shè)備和縮微膠片庫房，形成近線、離線、異質(zhì)備份等互為支撐的數(shù)字檔案備份體系；電子文件歸檔與移交進館系統(tǒng)已實現(xiàn)省級機關(guān)全覆蓋，紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案同步移交進館；緊跟電子文件應(yīng)用的發(fā)展變化，完善有關(guān)系統(tǒng)功能，不斷探索電子檔案接收進館新模式。2020年，省政務(wù)服務(wù)類電子檔案和稅務(wù)征管電子檔案列入國家有關(guān)電子檔案單套制管理試點，其移交進館對接工作已進入測試階段。同時，有關(guān)電子文件在線歸檔和移交進館系統(tǒng)也在不斷完善，省檔案館即將邁入以電子檔案管理為主體的時代。

建強人才隊伍 重科技推創(chuàng)新

縱觀數(shù)字檔案館建設(shè)過程，省檔案館深刻體會到最關(guān)鍵的是人才。為此，省檔案館不斷加大投入，有序開展人才培訓(xùn)，盡可能派出人員參加國家檔案局舉辦的有關(guān)檔案數(shù)字化、電子檔案管理等培訓(xùn)；有計劃安排人員到IT 培訓(xùn)機構(gòu)開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，每人次培訓(xùn)投入達數(shù)萬元；先后組織數(shù)十人到美國、新加坡、中國香港等地學(xué)習(xí)電子文件管理、口述歷史技術(shù)與方法等；先后遴選、招錄數(shù)十名年輕干部，其中7 名為計算機專業(yè)人員，其余人員均具有較高的信息技術(shù)應(yīng)用能力。同時，省檔案館注重在數(shù)字檔案館建設(shè)實際工作中提高隊伍素質(zhì)，對處級干部數(shù)字檔案館建設(shè)的理論水平進行考核，不斷提升業(yè)務(wù)骨干對數(shù)字檔案館建設(shè)的理解層次和統(tǒng)籌規(guī)劃能力，并采取項目負責(zé)人責(zé)任制，嚴格實施績效目標管理等。

數(shù)字檔案館建設(shè)要用科技突破難題，用創(chuàng)新豐富內(nèi)涵。省檔案館圍繞實際工作需要，以本單位人員為主要研究力量，積極開展檔案科研。2011年以來，省檔案館獲得國家檔案局立項的科研課題有10 余個，獲得國家檔案局優(yōu)秀檔案科技成果二、三等獎8 個，被云南省哲學(xué)社會科學(xué)研究立項并獲三等獎的課題1 個，獲云南省黨群系統(tǒng)決策咨詢研究課題立項1 個，獲省委辦公廳調(diào)研課題立項2 個。其中，“云南少數(shù)民族檔案搶救與方法研究”課題構(gòu)建了口述歷史采集的基本技術(shù)與方法；“紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收標準體系研究”及后續(xù)深化研究成果，有效解決了檔案數(shù)字化質(zhì)量管理難題；“民國檔案文件級目錄制作方法研究”課題有效解決了民國檔案目錄制作人員少、進度慢、規(guī)范程度低等難題，僅用4年就制作完成22 萬卷600 余萬條民國檔案文件級目錄，全面實現(xiàn)館藏30 萬卷民國檔案精準到件管理，較之前測算的時間縮短20 余年。云南省數(shù)字檔案館建設(shè)中最重要的創(chuàng)新是在2009年開展數(shù)字檔案館建設(shè)可行性研究中，在全國率先明確“檔案數(shù)字化既要滿足網(wǎng)絡(luò)查閱的需要，還要滿足檔案保護工作需要”的雙目標，確立了“高標準”“便利用”的技術(shù)標準和方法，以及“重要部門全宗優(yōu)先，按全宗整體推進，全面數(shù)字化”的原則。11年的實踐經(jīng)驗，從根本上保證了數(shù)字檔案館建設(shè)的科學(xué)性，保障了數(shù)字檔案資源的服務(wù)效能。

云南省數(shù)字檔案館雖已通過國家檔案局測試，但未來的任務(wù)依然繁重。下一步，省檔案館將進一步加大檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)，抓實電子檔案管理，豐富互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，拓展人工智能技術(shù)應(yīng)用，優(yōu)化數(shù)字檔案資源使用體驗，推動云南檔案事業(yè)向更高層次創(chuàng)新發(fā)展。