汪潔

（湖北省地質(zhì)局第一地質(zhì)大隊(duì)，湖北 大冶 435100）

引言

配合數(shù)字化檔案管理工作方法，能夠有效且準(zhǔn)確地記錄大量數(shù)據(jù)信息，從而有利于檔案管理工作的順利開展，通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立起數(shù)字化檔案，能夠極大地提高檔案管理工作的工作效率。

一、企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）信息數(shù)字化規(guī)劃不夠合理

在企業(yè)的數(shù)字化檔案管理工作中，很多企業(yè)落實(shí)的措施都不夠完善，同時(shí)部分企業(yè)會(huì)使用局部帶動(dòng)整體的方式進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，以期花費(fèi)最少的預(yù)算，獲得最佳的效果，但是這種方法并不是所有企業(yè)都適合，因?yàn)橛行┢髽I(yè)并未做好規(guī)劃的情況下就開始落實(shí)或是執(zhí)行相關(guān)操作，會(huì)給部門的溝通與協(xié)調(diào)帶來很多困難與阻礙，最終因?yàn)椴块T之間的協(xié)作不夠統(tǒng)一與默契而狀況百出，最終不僅不能提升企業(yè)檔案管理數(shù)字化水平，反而讓企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益受到損害。

（二）信息數(shù)字化建設(shè)不夠科學(xué)

信息數(shù)字化建設(shè)工作的不夠科學(xué)主要體現(xiàn)在四個(gè)層面：首先，一些企業(yè)在實(shí)際工作落實(shí)過程中并未對(duì)應(yīng)科學(xué)的管理舉措讓辦公系統(tǒng)與數(shù)字化檔

案管理系統(tǒng)的兼容度達(dá)到相應(yīng)水平，這個(gè)問題讓檔案的管理工作的高效落實(shí)受到了較大阻礙，如進(jìn)行文件檔案的歸檔操作時(shí)，可能因?yàn)楦袷叫枰y(tǒng)一，接連不斷的轉(zhuǎn)換操作浪費(fèi)了更多的時(shí)間與人力。其次，企業(yè)在對(duì)管理電子檔案進(jìn)行存檔時(shí)，也會(huì)因?yàn)樾畔?shù)字化轉(zhuǎn)換力度不足而需要對(duì)一些紙質(zhì)檔案信息同時(shí)進(jìn)行存檔，這讓企業(yè)承擔(dān)了更多檔案信息整理成本。再次，部分因?yàn)樾畔?shù)字化的電子檔案接受程度未達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，因此并未進(jìn)行全面的系統(tǒng)升級(jí)，甚至并未更換操作方法與模式，傳統(tǒng)工作方法的殘留程度較大，因此相關(guān)企業(yè)必須承擔(dān)更多的人力與物力成本。最后，企業(yè)的工作效率會(huì)因?yàn)樾畔?shù)字化工作水平的不夠高而受到阻礙。

（三）信息數(shù)字化檔案管理形式不夠合理

檔案屬于信息儲(chǔ)存的一種方式，尤其對(duì)企業(yè)的后續(xù)發(fā)展來說有著不可替代的資料整理與信息記錄功能，因此工作人員必須對(duì)應(yīng)適宜的檔案管理方法，讓企業(yè)的檔案資料得到有效整理與歸納。同時(shí)因?yàn)闄n案資源來自各個(gè)部門，因此信息數(shù)據(jù)的形式較為豐富、數(shù)量較多，因此管理工作會(huì)非常復(fù)雜，需占用大量的資源。信息技術(shù)時(shí)代背景下，部分企業(yè)的檔案管理形式仍然不夠合理，如傳統(tǒng)工作方式占比過大、操作流程過于復(fù)雜、管理效率過低等，都可能造成企業(yè)需要承擔(dān)更大的管理成本，同時(shí)工作過程中也容易出現(xiàn)問題。

二、信息數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用路徑

（一）配合專業(yè)的數(shù)據(jù)庫

在企業(yè)的數(shù)字化檔案管理建設(shè)中，工作人員必須配合更為全面信息操作技術(shù)與方法，才能保證企業(yè)的檔案信息信息化、數(shù)字化水平更高，落實(shí)的效果更好。因此搭建一個(gè)專題數(shù)據(jù)庫較為必要，如果檔案信息的條目、種類只能通過單純的目錄數(shù)據(jù)庫檢索，企業(yè)的工作效率會(huì)受到較為嚴(yán)重的影響，同時(shí)有些模糊的詞條還無法及時(shí)對(duì)應(yīng)到檔案信息，檢索操作在實(shí)際應(yīng)用中也會(huì)出現(xiàn)問題，阻礙企業(yè)檔案信息的應(yīng)用。專題數(shù)據(jù)庫的設(shè)立，能夠讓企業(yè)的數(shù)據(jù)處理工作落實(shí)更加完全，減少問題的出現(xiàn)概率，保證數(shù)據(jù)處理工作的專業(yè)度。但是實(shí)際工作落實(shí)的過程中，必須要對(duì)三個(gè)問題進(jìn)行重視：首先是要根據(jù)檔案的內(nèi)容進(jìn)行專題內(nèi)容對(duì)應(yīng)；而后及時(shí)對(duì)檔案信息的整理需要進(jìn)性定位，構(gòu)建出更為專業(yè)、適宜的數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)的調(diào)取與使用更加便捷；最后，要根據(jù)檔案內(nèi)容的不同搭建需求進(jìn)行專題數(shù)據(jù)庫的設(shè)立對(duì)應(yīng)，保證檔案數(shù)據(jù)得到科學(xué)分類。

除了專業(yè)數(shù)據(jù)庫的搭建，全文數(shù)據(jù)庫也是保證企業(yè)發(fā)展與檔案信息管理效率維護(hù)的重要舉措之一，同時(shí)，全文數(shù)據(jù)庫也是保證后續(xù)工作穩(wěn)定落實(shí)的基礎(chǔ)，在實(shí)際工作落實(shí)中，對(duì)涉及到的檔案內(nèi)容進(jìn)行開放性處理，可以保證數(shù)據(jù)信息的共享效率，同時(shí)保證檔案內(nèi)容被高效的鑒別與管理，可以分類、保存的更加全面。最后，全文數(shù)據(jù)的構(gòu)建，能夠讓檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性得到保證，保證檔案信息的參考與使用工作高效、穩(wěn)定落實(shí)。

（二）提升服務(wù)工程在信息數(shù)字化檔案構(gòu)建中的作用發(fā)揮

在通過服務(wù)工程進(jìn)行信息數(shù)字化檔案的建設(shè)時(shí)，技術(shù)人員要對(duì)以下幾方面的工作進(jìn)行重視：首先，利用局部網(wǎng)對(duì)相關(guān)工作人員的檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，保證每個(gè)崗位的工作人員只能讀取與使用自己部門需要與可利用的相關(guān)數(shù)據(jù)，不可跨部門、更不可越位查看不可瀏覽或使用的數(shù)據(jù)信息。其次，在數(shù)據(jù)處理目錄信息數(shù)據(jù)化工作時(shí)，可以通過掃描的方式將紙質(zhì)文字形式的檔案信息給轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)字符號(hào)形式，進(jìn)而更為高效的將傳統(tǒng)形式的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式。再次，保證數(shù)據(jù)信息安全的基礎(chǔ)上，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)那些還未進(jìn)行集中處理的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，如遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，保證數(shù)據(jù)的完整。最后，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開放相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)檔案信息的使用更加完全，可配合工作人員的工作進(jìn)行查詢、下載、打印等。

（三）對(duì)檔案工作的資源配置高效化處理

企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，必須要保證技術(shù)、資金、設(shè)備的投入力度，尤其是硬件設(shè)施，各種各樣的設(shè)備是保證企業(yè)檔案管理信息數(shù)字化工作落實(shí)的基礎(chǔ)，因此相關(guān)工作進(jìn)入到正軌時(shí)，需要占用一定比例的運(yùn)營(yíng)成本，所以實(shí)際工作中，相關(guān)崗位職責(zé)人員必須要對(duì)工作進(jìn)行科學(xué)劃分，明確自身的職責(zé)后，可讓各項(xiàng)工作的落實(shí)與對(duì)接更加高效，保證數(shù)據(jù)的處理效率。如數(shù)據(jù)收集、錄入、歸檔、調(diào)取等，各個(gè)步驟的工作因?yàn)橛布O(shè)施的完善，步驟可以得到縮減，進(jìn)而減輕相關(guān)工作人員的任務(wù)負(fù)擔(dān)。

結(jié)語

科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)處理方式逐漸信息數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的大勢(shì)所趨，因此企業(yè)的相關(guān)工作人員必須要積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)操作方法，提升自身的綜合素質(zhì)水平，保證工作方式的轉(zhuǎn)變效率，并從根本上提升檔案管理工作的落實(shí)水平。