張 俐

(湖北工業(yè)大學 檔案館，湖北 武漢 430000)

1 緒論

高校學生檔案是學生在校期間學習、生活的真實記錄，是學生畢業(yè)向社會過渡時的一份重要證明，也是學生個人參加工作時的重要參考資料，對學生日后職業(yè)生涯的記錄、考核、轉正定級等均具有不可忽視的重要作用[1]。高校檔案管理工作需要從服務師生角度出發(fā)，倡導“以生為本”的管理理念，加強對學生檔案的規(guī)范管理及利用。然而，由于高校整體信息化水平落后、學生檔案意識淡漠、學生檔案管理體制復雜多樣等問題，學生檔案的信息化建設大多處于滯后局面，學生檔案信息化建設水平整體上尚不能適應高校和學生的現(xiàn)實需要。

智慧校園是利用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)處理等先進技術，對校園內(nèi)各種應用服務系統(tǒng)所獲取的信息進行綜合感知、可靠傳送、智能處理的一體化信息服務平臺[2]，同時基于角色和用戶個性化定制不同的信息及服務，為廣大師生提供更加安全、有效、便捷的學習、生活和工作服務，提供更完善、有效的校園管理機制。各高校逐漸具備了各自的包括迎新系統(tǒng)、學生日常事務管理系統(tǒng)、學籍管理系統(tǒng)等在內(nèi)的學生綜合服務平臺。隨著校園“一卡通”的推行，學生在校期間學習、生活、實踐等信息幾乎都可進行數(shù)字化采集、存儲、管理和研究。這些變化無疑推動了信息技術在學生檔案工作中的廣泛應用，智慧校園背景下的高校學生檔案建設已成為一種趨勢。

2 智慧校園背景下高校學生電子檔案管理存在的問題

2.1 管理機制及信息化進程滯后，學生電子檔案管理缺乏數(shù)據(jù)基礎

從學生檔案的來源來說，學生檔案產(chǎn)生于與學生教育、教學、實踐相關的各個部門，各個高校不同的辦學理念、培養(yǎng)方式、管理體制等決定了各個高校學生的學生檔案都是不盡相同的，基于傳統(tǒng)理念及模式的學生檔案管理體制存在必然的缺陷。依托于紙質(zhì)流轉的學生檔案材料，如學生成績、學籍異動信息、畢業(yè)生鑒定表等，僅反映了學生的主要學習情況，而學生的學科競賽、社團活動、綜合實踐等信息在傳統(tǒng)的學生檔案管理機制中都比較匱乏。從高校整體信息化進程角度來說，由于高校整體信息化水平落后、學生檔案意識淡漠、檔案部門在高校中的非核心地位等原因，學生檔案的信息化建設在高校中不被重視，信息化建設水平更是參差不齊。很多高校的學生檔案信息化建設僅是在對傳統(tǒng)學生檔案材料的數(shù)字化基礎上，設計方便學生檔案利用的管理信息系統(tǒng)，學生在校學習各個階段各個部門所產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)分散、混亂，數(shù)據(jù)結構不統(tǒng)一，無法開展資源整合和信息挖掘，不能充分發(fā)揮其參考和憑證價值。

2.2 管理方法不規(guī)范，學生電子檔案管理流程及環(huán)節(jié)復雜

智慧校園背景下的學生電子檔案管理，由于其數(shù)據(jù)信息量大、結構復雜等特點，已不能機械地沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)學生檔案的管理方法。一方面，傳統(tǒng)學生檔案的管理，僅重視基本的收集、立卷、整理等基礎業(yè)務，缺乏詳細的學生檔案收集規(guī)范、合理的學生檔案收集移交流程[3]，再加上涉及學院、學工管理部門、招生就業(yè)部門等多個單位，在學生檔案內(nèi)容更新、學生檔案轉遞等環(huán)節(jié)存在工作滯后、流程復雜等問題。另一方面，由于大部分高校智慧校園建設進程起步較晚，信息化建設頂層設計缺乏統(tǒng)籌，各部門分頭開展各自信息系統(tǒng)平臺建設的情況居多，導致各部門信息管理平臺所產(chǎn)生的學生電子檔案數(shù)據(jù)不規(guī)范，數(shù)據(jù)結構不統(tǒng)一，就使得學生電子檔案的整理及利用難度大大增高，逐漸形成“信息孤島”。

2.3 管理人員綜合素質(zhì)較低，難以適應智慧校園建設要求

從人員結構來看，大部分高校檔案管理隊伍缺乏專業(yè)的計算機應用人才，很難保證學生電子檔案生態(tài)圈的建設質(zhì)量。大部分管理人員對計算機技術的掌握程度不夠，對學生電子檔案數(shù)據(jù)處理和資源整合等實際工作缺乏基本的處理思路和手段，僅能滿足基本的學生檔案管理工作需要。同時，高校檔案管理隊伍中的相當一部分人員均是退居二線的管理人員，在工作時間、工作精力和工作質(zhì)量方面無法保證學生電子檔案管理和資源整合質(zhì)量。從管理觀念來講，大部分高校檔案管理人員都僅滿足于從事紙質(zhì)學生檔案的收集、立卷、整理、入庫等基礎業(yè)務，沒有主動應用先進技術的意識，缺乏應用先進技術的方法和手段，很少有檔案工作者從事與學生檔案信息相關的數(shù)據(jù)分析、大數(shù)據(jù)挖掘等數(shù)據(jù)處理工作，也無法從宏觀、全面、精準的角度來審視學校在一段時間內(nèi)學生管理工作的變化，學生電子檔案管理缺乏創(chuàng)新和活力，難以適應智慧校園建設的需要。

3 基于智慧校園的學生電子檔案生態(tài)圈構建路徑

3.1 以學生檔案利用需求為主體，確定學生電子檔案生態(tài)圈內(nèi)容

以學生檔案利用主體需求為導向，對學生電子檔案收集、移交、立卷、整理、分析、利用、轉遞等過程進行智慧校園環(huán)境的學生電子檔案生態(tài)圈構建。

從結構看，學生電子檔案生態(tài)圈構建內(nèi)容包含學生電子檔案數(shù)據(jù)收集平臺、數(shù)據(jù)存儲平臺、數(shù)據(jù)分析及挖掘平臺、數(shù)據(jù)備份平臺、數(shù)據(jù)可視化平臺、系統(tǒng)管理平臺等建設內(nèi)容。數(shù)據(jù)收集平臺是學生電子檔案生態(tài)圈的數(shù)據(jù)來源，產(chǎn)生并提供學生電子檔案；數(shù)據(jù)存儲平臺為學生電子檔案提供可靠的存儲服務；數(shù)據(jù)備份平臺依據(jù)科學的數(shù)據(jù)備份計劃對學生電子檔案數(shù)據(jù)進行備份；數(shù)據(jù)分析及挖掘平臺主要提供數(shù)據(jù)分析及計算功能，對學生電子檔案資源進行內(nèi)容、關聯(lián)性等分析和挖掘；數(shù)據(jù)可視化平臺對所有業(yè)務流程及業(yè)務數(shù)據(jù)進行簡介和直觀的展現(xiàn)；系統(tǒng)管理平臺對學生電子檔案生態(tài)圈進行統(tǒng)一維護及自定義管理。

從內(nèi)容看，學生電子檔案生態(tài)圈應包含：學生新生建檔，學年鑒定材料，成績、課程、學科競賽、專業(yè)實踐等教學材料，社團活動、文娛比賽、社會實踐、志愿活動等活動材料，畢業(yè)生鑒定表、畢業(yè)論文、畢業(yè)答辯材料等畢業(yè)材料，派遣材料，就業(yè)材料等內(nèi)容，涵蓋學生新生報到、教務教學、日?；顒?、畢業(yè)派遣等多項工作及流程，包含迎新、學生日常事務管理、學籍管理、學生成績翻譯、畢業(yè)生派遣信息查詢等多項學生管理與服務。

3.2 創(chuàng)新管理機制，規(guī)范學生電子檔案數(shù)據(jù)來源

智慧校園背景下，要構建高效、一體化的學生電子檔案生態(tài)圈,就需要檔案管理人員結合智慧校園的發(fā)展趨勢和學生檔案利用主體需求,及時對學生電子檔案管理機制進行創(chuàng)新,形成科學合理、便捷高效的學生電子檔案管理流程，規(guī)范學生電子檔案管理。創(chuàng)新學生電子檔案管理機制，首先就是必須促進學生電子檔案移交歸檔、整理、審核、存儲、備份、數(shù)據(jù)更新與同步等工作流程的規(guī)范化、標準化。只有規(guī)范化、標準化下的工作流程，才能從數(shù)據(jù)源頭保證學生電子檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量，避免在數(shù)據(jù)清洗環(huán)節(jié)耗費過多精力和人力，實現(xiàn)學生電子檔案的科學化和精細化管理。同時，創(chuàng)新學生電子檔案管理機制，必須將教學單位、學工系統(tǒng)、招生就業(yè)等相關部門的業(yè)務信息系統(tǒng)與學生電子檔案管理平臺一起統(tǒng)籌建設、整體規(guī)劃，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和數(shù)據(jù)接口，從根本上解決學生電子檔案管理標準不一、流程混亂復雜，數(shù)據(jù)更新滯后等問題，保證檔案信息與學生當前真實情況同步[4]，提高學生電子檔案管理和利用效率，優(yōu)化檔案服務質(zhì)量。

3.3 強化學生電子檔案資源整合，夯實學生電子檔案生態(tài)圈構建基礎

高校學生電子檔案資源的有效開發(fā)利用，是實現(xiàn)學生檔案工作價值的重要保障，學生電子檔案資源服務，為學生電子檔案資源整合提供抓手和導向。隨著高校智慧校園進程的推進，數(shù)字檔案資源的整合與服務已逐步成為目前檔案研究和業(yè)務工作探討的熱點與難點。根據(jù)學生檔案利用需求主體和生態(tài)圈建設內(nèi)容，形成合理可行的資源整合方案，利用大數(shù)據(jù)處理、分析、挖掘、存儲等技術手段，對學生電子檔案資源進行有效的資源整合，是學生電子檔案生態(tài)圈構建的主要內(nèi)容和重要基礎。智慧校園背景下的學生電子檔案生態(tài)圈構建，必須注重與校內(nèi)各業(yè)務系統(tǒng)的集成性，在保證學生電子檔案安全的前提下，克服學生電子檔案管理平臺的封閉性，真正實現(xiàn)與學校智慧校園系統(tǒng)的整體對接。

3.4 轉變觀念，保障學生電子檔案生態(tài)圈協(xié)調(diào)發(fā)展

高校學生電子檔案管理需要注入“互聯(lián)網(wǎng)+”新思想、新活力[5]，轉變管理觀念，是確保智慧校園背景下高校學生電子檔案生態(tài)圈協(xié)調(diào)發(fā)展的必然要求。首先，學校層面應加強對學生檔案信息化建設的重視程度，加大信息化建設經(jīng)費投入力度，統(tǒng)籌學生電子檔案生態(tài)圈建設頂層設計，協(xié)調(diào)學工系統(tǒng)、教學單位、檔案管理機構三方共同推進學生電子檔案生態(tài)圈的建設和發(fā)展。其次，檔案管理機構應以學生檔案利用需求為主體，以學生電子檔案生態(tài)圈建設內(nèi)容為依據(jù)，制定符合高校智慧校園建設要求的學生電子檔案管理規(guī)范和制度，從制度層面創(chuàng)新和完善學生電子檔案管理模式。再次，學生電子檔案生態(tài)圈的協(xié)調(diào)發(fā)展，還需要建立可靠的專業(yè)技術人員隊伍，加大計算機應用和檔案管理專業(yè)人才的引進力度，優(yōu)化調(diào)整學生檔案管理人員隊伍結構，提高學生檔案管理人員隊伍的綜合素質(zhì)，為學生電子檔案生態(tài)圈協(xié)調(diào)發(fā)展提供基本保障。

4 結語

智慧校園背景下學生電子檔案生態(tài)圈的構建，必須轉變觀念、創(chuàng)新機制，以學生檔案利用主體需求為導向，加強學生電子檔案的資源整合，以檔案安全體系為核心，具備科學合理的評價指標和評價體系，推進學生電子檔案生態(tài)圈協(xié)調(diào)發(fā)展，深化服務層次，提升服務品質(zhì)。