張琛

（滎陽市人民醫(yī)院，河南 滎陽 450100）

在信息時(shí)代，隨著信息量的高速增長，醫(yī)院過去的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足信息管理的需要，而信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化管理，優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理。當(dāng)今時(shí)代海量信息資料的高效處理需求促使數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。信息數(shù)字化技術(shù)使醫(yī)院檔案的載體發(fā)生改變，使醫(yī)院能夠采用光盤以及硬盤對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，極大地方便了醫(yī)院檔案管理。因此，若想要進(jìn)一步提升醫(yī)院的檔案管理水平，則需要根據(jù)醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題提出針對(duì)性的改進(jìn)措施，從而提升醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的水準(zhǔn)。具體來說，醫(yī)院需要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，將傳統(tǒng)的檔案管理與數(shù)字化技術(shù)有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建和完善，從而提升醫(yī)院的檔案管理水平。

一、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中運(yùn)用的重要性

將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)融入到醫(yī)院檔案管理中，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種變革。相比較傳統(tǒng)檔案管理模式，醫(yī)院數(shù)字化檔案管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息運(yùn)用的效率化、多元化。醫(yī)院數(shù)字化檔案管理模式，為專業(yè)技術(shù)人員論文寫作提供文獻(xiàn)保障，為科研研究提供信息查詢保障，為研究者研究結(jié)果提供依據(jù)。為患者獲取檔案提供便利性，使患者及家屬通過檔案更好的了解患者病情，并且通過檔案知曉醫(yī)院經(jīng)營管理模式，增強(qiáng)對(duì)醫(yī)院的進(jìn)一步了解，為患者就醫(yī)提供保障。此外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的融入，為醫(yī)院檔案管理人員工作節(jié)省大量時(shí)間，提升管理水平。管理人員不用在忙于查找檔案，而通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，輕松找尋醫(yī)護(hù)人員、患者、研究人員、領(lǐng)導(dǎo)所需的檔案。

二、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究

（一）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在人事信息管理方面的運(yùn)用

現(xiàn)階段，不少醫(yī)院人事檔案管理依靠人工操作，管理效率非常低。醫(yī)院人事檔案會(huì)記錄工作人員的學(xué)歷和擅長的技能、性格等信息，是醫(yī)院充分、有效了解工作人員的關(guān)鍵方式。過去醫(yī)院的人事檔案管理一般都會(huì)運(yùn)用人工的方式，醫(yī)院全部工作人員的資料，都是通過手工抄寫進(jìn)行整理，工作效率低，容易產(chǎn)生誤差，若出現(xiàn)錯(cuò)誤，事后修改也異常困難，對(duì)人力以及時(shí)間造成極大的浪費(fèi)。不僅如此，后續(xù)檔案查找也極不方便，工作人員個(gè)人檔案查找的效率極低。

而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效避免上述問題，提高醫(yī)院人事檔案管理的準(zhǔn)確率及效率，為醫(yī)院的快速發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。不少醫(yī)院對(duì)工作人員的人事檔案管理不夠重視，未能充分有效地利用檔案資料。因此，若想將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)有效應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中，則醫(yī)院應(yīng)首先提升數(shù)字人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視，同時(shí)還要對(duì)所有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其深刻認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，提升檔案管理能力，從而構(gòu)建完善的管理體系。其次，醫(yī)院還應(yīng)提倡全體工作人員主動(dòng)、積極地參與人事檔案管理，發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的作用，對(duì)那些不屬于保密范圍的檔案資料應(yīng)進(jìn)行透明以及公開化管理。最后，還應(yīng)建立人事檔案管理隊(duì)伍，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，從而培養(yǎng)具有專業(yè)素質(zhì)的高水平檔案管理人員，促使醫(yī)院人事檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。在人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的過程中，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行不間斷的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其及時(shí)地了解和掌握本領(lǐng)域最先進(jìn)的技術(shù)，提升人事檔案管理效率，使其擁有良好的職業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用，可以大幅度提升工作效率，為檔案查找提供極大的便利，并且可以避免過去管理方式可能存在的管理漏洞，確保人事檔案信息儲(chǔ)存的完整性。經(jīng)過數(shù)字化處理，人事檔案信息記錄所占空間大幅度縮小，計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存具有很大的儲(chǔ)存空間，能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行全面的儲(chǔ)存。

（二）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在患者數(shù)據(jù)管理方面的運(yùn)用

將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用于醫(yī)院患者數(shù)據(jù)管理，需要對(duì)患者數(shù)據(jù)管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化，簡(jiǎn)化中間環(huán)節(jié)。通常情況下，部分醫(yī)院的患者數(shù)據(jù)管理庫房和病案科之間存在一定的距離，且出院量持續(xù)增加，在運(yùn)用檔案數(shù)字化以前，傳統(tǒng)檔案管理中患者數(shù)據(jù)的查閱都需取走原件，很容易導(dǎo)致檔案原件損壞丟失，并且還會(huì)造成人力浪費(fèi)?，F(xiàn)如今，隨著醫(yī)療行業(yè)改革的深入，患者的法律意識(shí)進(jìn)一步增強(qiáng)，患者數(shù)據(jù)變得越發(fā)重要。而將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用其中，可以直接通過電腦根據(jù)病患提出的要求選擇相關(guān)的復(fù)印內(nèi)容，簡(jiǎn)化了了查找、抽取等程序，使患者數(shù)據(jù)利用更為高效。

三、數(shù)字化檔案管理在醫(yī)院檔案管理中的重要作用

1.實(shí)現(xiàn)電子信息管理及應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)和改革需要，信息量的開發(fā)多少?zèng)Q定著檔案的利用價(jià)值大小，醫(yī)院各專業(yè)領(lǐng)域人員在醫(yī)院管理、申報(bào)科研課題、評(píng)職稱、寫論文、準(zhǔn)備各類報(bào)告材料等工作中都需要進(jìn)行信息查詢，獲取準(zhǔn)確、全面的檔案信息，數(shù)字化檔案管理不僅能夠提高醫(yī)院檔案的利用率及保存周期，實(shí)現(xiàn)快捷方便的檢索利用，同時(shí)還能夠促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研事業(yè)的發(fā)展。

2.數(shù)字化檔案管理將檔案管理人員從傳統(tǒng)手工管理工作中解放出來，減輕了傳統(tǒng)檔案管理中人員的工作量和壓力，提高了工作質(zhì)量和管理效率。

綜上所述，檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容之一，數(shù)字化管理能夠提升醫(yī)院檔案管理水平，保護(hù)檔案實(shí)體，節(jié)省查檔時(shí)間，實(shí)現(xiàn)檔案信息的準(zhǔn)確快捷提供利用。醫(yī)院要加大資金投入，應(yīng)用先進(jìn)的檔案信息化數(shù)字化管理系統(tǒng)，選聘優(yōu)質(zhì)復(fù)合型人才參與管理，提高人員的數(shù)字化管理水平和綜合素質(zhì)，進(jìn)一步提升數(shù)字檔案資源的管理和利用效能，實(shí)現(xiàn)分層次多渠道的檔案信息資源共享利用。