張嘉康

(湖南財政經(jīng)濟學院，湖南 長沙 410000）

引言：人事檔案管理，顧名思義就是對企業(yè)內(nèi)員工的檔案進行管理，檔案中包括員工的基本信息、特點、特長。對于人力資源管理而言，人事檔案管理工作具有非常重要的意義，也是人力資源管理的重要基礎(chǔ)，只有提高檔案管理工作的質(zhì)量，才能確保人力資源管理具有科學性、有效性?？梢酝ㄟ^人事檔案管理工作，對企業(yè)內(nèi)職工更好的進行分配整合，進而加強員工的工作能力和專業(yè)素質(zhì)。

一、當前人事管理工作中存在的問題

（一）人事檔案材料具有不完整性

人事檔案工作注重規(guī)范性和完備性，然而部分企業(yè)對人事檔案管理工作不夠重視，管理理念比較落后，不能對人事檔案的開發(fā)予以重視，存在著“缺件漏件”的現(xiàn)象，表現(xiàn)為員工檔案內(nèi)容信息量少，不全面，稱贊多，缺點和不良記錄少，與客觀事實有較大出入。人事檔案材料的不完整性在一定程度會直接影響人力資源管理的質(zhì)量，影響企業(yè)對員工的正確評價和了解，以及員工職能考核，也影響企業(yè)調(diào)職的正常決策和判斷，長此以往，不利于企業(yè)長久健康發(fā)展。另外，人事檔案作為企業(yè)選拔人才的依據(jù)，大部分企業(yè)將人事檔案收集整理后置之不理，使人事檔案不能夠發(fā)揮后續(xù)作用，影響員工工作積極性。

（二）人事檔案管理人員專業(yè)水平較低

我國國內(nèi)人事檔案管理工作起步較晚，對相關(guān)專業(yè)人才的培養(yǎng)較少，缺乏大量的專業(yè)的人事檔案管理人員，而檔案管理人員的專業(yè)能力不高必將導致人事檔案管理不規(guī)范，統(tǒng)計不完善、盲目整理、秩序混亂，甚至將重要檔案丟失，進而影響人力資源工作的效果。檔案管理工作就是要對人事資料進行收集整理，通過員工資料發(fā)現(xiàn)他們自身特點，根據(jù)他們的特長進行專業(yè)培養(yǎng)，讓每一位員工有自己的特長和優(yōu)勢，而非專業(yè)性的檔案管理工作無法全方位有效顧及員工所有資料，致使工作效率下降。

（三）人事檔案管理方法相對較為落后

目前人事檔案的整理和分類比較混亂，缺乏邏輯性和有序性。人事檔案管理需要大量資料的分配整合，目前部分企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)較為落后，效率低。還有一些企業(yè)進行人事檔案管理時，收集信息資料散漫，真實性有待考核。企業(yè)的人事檔案管理主要依賴于人事勞動部門，就現(xiàn)狀來看，缺乏人事檔案分類系統(tǒng)，不重視人事檔案科學化管理，人事檔案管理制度不完善。

二、現(xiàn)代人力資源管理下對人事檔案管理工作的建議

（一）加強企業(yè)檔案信息管理標準化和制度化

企業(yè)自身也要加快企業(yè)檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用，企業(yè)的人事檔案管理應(yīng)隨時跟著市場新形勢的變化而變化，進而滿足現(xiàn)代化人力資源管理要求，為人事檔案制度化、規(guī)范化管理奠定下基礎(chǔ)。人事檔案的管理方式向制度化、標準化方向轉(zhuǎn)變，自然就會提高檔案管理的效率。還可以根據(jù)人事檔案，制定和實施合理的獎罰制度，提升員工的工作熱情，更能體現(xiàn)出現(xiàn)代人力資源管理的核心價值。保證檔案管理制度的科學性，是在現(xiàn)代人力資源管理下創(chuàng)新人事檔案管理理念的關(guān)鍵一步。

（二）提升人事檔案管理者的工作能力

當前，人事檔案管理工作者的整體素質(zhì)參差不齊，提升人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是人事檔案改革創(chuàng)新的重要任務(wù)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)人事檔案管理者的實際情況，制定個性化培訓方案，激勵方案，有效提升其專業(yè)性，強化人事檔案管理工作技能。與此同時，也應(yīng)培養(yǎng)相關(guān)工作人員的責任感及使命感，遵守職業(yè)道德，以及掌握操作現(xiàn)代化工具的本領(lǐng)，可以對管理制度提出自己的創(chuàng)新性建議。建設(shè)專業(yè)人才隊伍，提升管理人員道德水平和服務(wù)意識，是現(xiàn)代人力資源管理的中心，應(yīng)保持人事管理工作者能夠隨時迎合現(xiàn)代化社會的發(fā)展需求的狀態(tài)。

（三）實現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化

企業(yè)檔案信息管理要采用適應(yīng)信息化的新規(guī)章、新標準，計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速，智能化的管理系統(tǒng)值得被廣泛應(yīng)用，通過計算機等科學技術(shù)，建立數(shù)據(jù)庫，及時錄入或更新人事檔案信息，簡化檔案管理，提高工作效率，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫分類，方便人力資源管理部門對人事檔案分類管理，提升人事檔案管理準確性、高效性、先進性的同時，減輕管理人員工作壓力。收集人事檔案材料時，要及時補充和更新員工信息，并且定期審查和清理，隨時淘汰歷史性，沒有現(xiàn)實價值的信息材料，避免出現(xiàn)人事檔案材料積壓現(xiàn)象，以便進一步完善人事檔案管理制度，并且這樣有利于了解員工當前狀態(tài)，對人力資源管理工作的開展具有極強的指導性和推動作用。

（四）創(chuàng)新人事檔案管理理念

人事檔案是人力資源管理和企業(yè)人才信息資源的重要載體，且人事檔案具有保密性與機密性的特點。在新形勢下，由于人們對人事檔案信息的需求逐漸增加，隨之對自己人事檔案資料的權(quán)利意識越來越強烈。人事檔案管理者應(yīng)始終堅持以人為本的服務(wù)意識，適度公開人事檔案基本信息，提高檔案信息流動性與利用率，對于個人的處分、身心健康等個人隱私，必須絕對保密，限制利用。企業(yè)也要制定辦法，提高人們對填寫檔案的警覺性。

結(jié)束語：隨著社會主義市場經(jīng)濟的改革與發(fā)展，人力資源已成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展核心競爭力。各企業(yè)對人事檔案管理工作的重視程度也在不斷提高，人事檔案管理工作又是人力資源管理中的重要組成之一，必須不斷完善人事檔案管理工作方法，利用先進科學技術(shù)提高管理水平，提高人事檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)，不斷更新人事檔案管理工作理念。只有順應(yīng)時代需求才能更好的促進企業(yè)發(fā)展。