金凡

摘要：《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85—2019）是為規(guī)范政務(wù)服務(wù)活動(dòng)中形成的電子文件歸檔工作，由國家檔案局發(fā)布實(shí)施的我國檔案行業(yè)重要標(biāo)準(zhǔn)。本文對(duì)該規(guī)范的主要特點(diǎn)、核心內(nèi)容、亮點(diǎn)與特色進(jìn)行解讀，并就存在的問題提出修改建議。

關(guān)鍵詞：政務(wù)服務(wù)事項(xiàng) 電子文件 歸檔 電子政務(wù)

2019年12月16日，國家檔案局批準(zhǔn)了《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85—2019）（以下簡稱“本標(biāo)準(zhǔn)”），并自2020年5月1日起開始實(shí)施。本標(biāo)準(zhǔn)是針對(duì)政府服務(wù)，尤其是政府電子化服務(wù)活動(dòng)中形成的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件進(jìn)行科學(xué)歸檔的規(guī)范，它的發(fā)布與實(shí)施，是國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、電子政務(wù)資源建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)化與信息化建設(shè)等內(nèi)外環(huán)境共同作用的產(chǎn)物，具有緊迫性、現(xiàn)實(shí)性、科學(xué)性。本標(biāo)準(zhǔn)的適時(shí)發(fā)布與實(shí)施，能夠科學(xué)規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作，提升政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件的歸檔數(shù)量與質(zhì)量，不斷提高政務(wù)電子文件與電子檔案信息資源的建設(shè)水平，優(yōu)化政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔與檔案化管理效益，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔與電子檔案安全管理與保密工作、提高政務(wù)文件與檔案信息資源管理與服務(wù)水平，為最終達(dá)到政務(wù)電子文件與電子檔案信息資源的品質(zhì)管理、精細(xì)化管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)電子文件與電子檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)新和賦能，提供有力保障。本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)GB/T 1.1—2009給出的規(guī)則起草，共有10章，內(nèi)容包括：范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、總則、歸檔功能要求、歸檔流程要求、歸檔信息包的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則、元數(shù)據(jù)要求、電子文件存儲(chǔ)格式要求、政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件交換目錄等。

一、本標(biāo)準(zhǔn)的主要特點(diǎn)

本標(biāo)準(zhǔn)是國家檔案局制定發(fā)布的針對(duì)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，它遵從我國各級(jí)政府機(jī)構(gòu)在電子政務(wù)中開展電子化服務(wù)活動(dòng)客觀實(shí)際，以政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件產(chǎn)生形成的系統(tǒng)或模塊作為依托，為規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作，保障政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)與檔案部門開展基于一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)的政務(wù)電子文件、電子檔案信息資源規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加快實(shí)現(xiàn)政務(wù)電子文件、電子檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)，提升政務(wù)電子文件、電子檔案數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)創(chuàng)新能力，為推進(jìn)國家治理體系與治理能力現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)數(shù)據(jù)的力量。從本標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容來看，它具有很強(qiáng)的體系性、規(guī)范性、時(shí)代性與針對(duì)性等特點(diǎn)，能夠針對(duì)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作中，涉及歸檔原則、歸檔范圍、歸檔功能要求、歸檔流程要求、歸檔信息包的要求等方面，具有很強(qiáng)的規(guī)范與指導(dǎo)作用。

（一）體系性

本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范，與相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國家及省市有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件等一起組成有機(jī)體系，體現(xiàn)出體系性特點(diǎn)。本標(biāo)準(zhǔn)直接采用的規(guī)范性引用文件有4個(gè)，主要包括：2個(gè)國家標(biāo)準(zhǔn)，即《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）、《電子證照文件技術(shù)要求》（GB/ T 36905—2018），2個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，即《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18—1999）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47—2009）。這些直接引用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容廣泛，覆蓋電子文件歸檔、電子文件格式、電子檔案管理、電子證照、電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)功能要求等多個(gè)方面，以政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)為核心共同構(gòu)成標(biāo)準(zhǔn)體系，具有體系性特點(diǎn)。

本標(biāo)準(zhǔn)的體系性特點(diǎn)，還體現(xiàn)在間接引用、參照引用相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和文件上。在“6.2.1”中規(guī)定，應(yīng)依據(jù)國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（第8號(hào)令）及行政部門權(quán)力清單、責(zé)任清單、公共服務(wù)事項(xiàng)目錄等要求制定政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔范圍和保管期限表，并指出政務(wù)活動(dòng)中形成的紙質(zhì)文件歸檔范圍及檔案保管期限按其執(zhí)行。在“7.3命名規(guī)則”下“7.3.2部門代碼”“7.3.3事項(xiàng)代碼”中，指出要參照引用國家政務(wù)服務(wù)平臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如《國家政務(wù)服務(wù)平臺(tái)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)基本目錄及實(shí)施清單第1部分：編碼要求》（C0109.1-2018）、《國家政務(wù)服務(wù)平臺(tái)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)基本目錄及實(shí)施清單第1部分：要素要求》（C0109.2-2018），對(duì)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔過程中涉及具體部門編碼規(guī)則、事項(xiàng)代碼（含事項(xiàng)類型代碼、主項(xiàng)代碼、子項(xiàng)代碼）等作業(yè)細(xì)節(jié)，進(jìn)行明確具體規(guī)定，使得本標(biāo)準(zhǔn)與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)集成在一起，共同形成有機(jī)體系。本標(biāo)準(zhǔn)采用間接和參照引用等方式構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)，使內(nèi)容簡潔、明了，便于落地執(zhí)行，更加突出了體系性特點(diǎn)。

（二）規(guī)范性

規(guī)范性是本標(biāo)準(zhǔn)的又一特點(diǎn)。本標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容涵蓋歸檔原則、歸檔范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、歸檔功能需求等10個(gè)方面，并結(jié)合政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件在全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)上產(chǎn)生形成、歸檔等實(shí)際，尤其是圍繞行政權(quán)力事項(xiàng)、公共服務(wù)事項(xiàng)等過程中產(chǎn)生形成的電子文件歸檔實(shí)際，以對(duì)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔進(jìn)行具體規(guī)范和約束，以數(shù)據(jù)連續(xù)體的視角對(duì)覆蓋電子文件、電子檔案整個(gè)生命歷程的數(shù)據(jù)進(jìn)行管控，結(jié)合政務(wù)活動(dòng)業(yè)務(wù)背景和電子文件電子檔案系統(tǒng)化管理實(shí)際，把好政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔入口關(guān)，為后續(xù)政務(wù)檔案信息資源達(dá)到“數(shù)量充分、質(zhì)量優(yōu)化、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理”的總體要求提供規(guī)范和保障，具有規(guī)范性。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，在全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)中，要能夠滿足電子文件歸檔功能要求，在“5歸檔功能需求”下設(shè)置6節(jié)，包含“5.1基本要求”“5.2歸檔配置功能”“5.3整理組件功能”“5.4清點(diǎn)檢測功能”“5.5數(shù)據(jù)交換功能”“5.6統(tǒng)計(jì)監(jiān)管和審計(jì)功能”，分別對(duì)電子文件歸檔功能基本需求、配置功能、組件功能、檢測功能、交換功能、統(tǒng)計(jì)監(jiān)管與審計(jì)功能等方面進(jìn)行詳細(xì)限制和規(guī)定，規(guī)范性很強(qiáng)。

隨著電子政務(wù)建設(shè)深入發(fā)展，越來越多的政府服務(wù)活動(dòng)通過一體化在線政務(wù)平臺(tái)來開展，這就促使一體化在線政務(wù)平臺(tái)成為政府服務(wù)項(xiàng)目電子文件信息資源生成的重要場所和載體。因此，進(jìn)一步規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作，對(duì)于優(yōu)化政務(wù)信息資源數(shù)量和質(zhì)量，保障政務(wù)信息安全和保密，實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路、讓群眾少跑腿”的目標(biāo)，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔一般流程，對(duì)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作流程與重要環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)定，如“6歸檔流程要求”中明確限定了4個(gè)方面具體要求，即“6.1工作流程”“6.2電子文件歸檔范圍和檔案保管期限表的制定”“6.3歸檔配置”“6.4歸檔工作的開展”，這是實(shí)現(xiàn)在一體化在線政務(wù)平臺(tái)上開展歸檔工作的具體要求和規(guī)定。在“6.4歸檔工作的開展”中又下設(shè)10條，對(duì)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔流程進(jìn)行具體限定，包括“6.4.2文件收集”“6.4.3整理”“6.4.4形成歸檔文件信息包”“6.4.5清點(diǎn)”“6.4.6生成驗(yàn)證信息”“6.4.7數(shù)據(jù)交換”“6.4.8歸檔檢測”“6.4.9登記編目”“6.4.10形成電子檔案”，本標(biāo)準(zhǔn)圍繞全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)，對(duì)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔環(huán)節(jié)、歸檔功能模塊要求等進(jìn)行限定，便于在一體化在線服務(wù)平臺(tái)模塊、子系統(tǒng)、系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)實(shí)施過程中，具體落實(shí)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔系統(tǒng)建設(shè)及電子文件歸檔功能的各項(xiàng)具體工作要求，規(guī)范性十分明顯。

（三）時(shí)代性

本標(biāo)準(zhǔn)具有鮮明的時(shí)代性。隨著國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化建設(shè)的不斷深入發(fā)展，電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用日漸成熟完善，以政務(wù)電子文件和電子檔案為核心的政務(wù)信息資源建設(shè)發(fā)展到一個(gè)新階段。當(dāng)前，大數(shù)據(jù)技術(shù)、移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)、5G技術(shù)、AI（人工智能）技術(shù)、云技術(shù)等新技術(shù)和新應(yīng)用不斷融入和應(yīng)用到電子政務(wù)在線服務(wù)中，給電子政務(wù)系統(tǒng)和在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)注入新元素和新動(dòng)能，也促使電子政務(wù)的應(yīng)用場景發(fā)生了前所未有的新變化；與此同時(shí)產(chǎn)生的良莠不齊、格式各異、價(jià)值不一的政務(wù)電子文件、電子檔案數(shù)量，也與日俱增，規(guī)范這些數(shù)量巨大政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔，并為電子檔案實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理和品質(zhì)管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，已是現(xiàn)時(shí)代的迫切要求。在當(dāng)今時(shí)代，適時(shí)有效地自動(dòng)收集、管控政府電子文件，尤其是管理好政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件，制定政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作，成為數(shù)字時(shí)代政務(wù)電子文件和電子檔案科學(xué)管理和提供利用的基本要求和重要保障，時(shí)代性十分突出。

一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)作為電子政務(wù)發(fā)展的新階段和新形態(tài)，不但支撐著大量政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)流程，而且承載著以政務(wù)電子文件為主要形式的文件數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)流，這些政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件伴隨著行政權(quán)力事項(xiàng)和公共服務(wù)事項(xiàng)活動(dòng)的開展而不斷形成和積累，建立和規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔，實(shí)現(xiàn)在一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)上政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件科學(xué)歸檔、自動(dòng)歸檔、智能歸檔，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子檔案智能化管理和有效利用，是時(shí)代發(fā)展的必然。

（四）針對(duì)性

本標(biāo)準(zhǔn)具有針對(duì)性特點(diǎn)。全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)為新型電子政務(wù)管理和服務(wù)活動(dòng)的開展提供了新舞臺(tái)，同時(shí)也迫切需要針對(duì)政務(wù)電子文件、電子檔案進(jìn)行科學(xué)化和規(guī)范化管理，本標(biāo)準(zhǔn)的制定和出臺(tái)恰逢其時(shí)，能夠進(jìn)一步規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔活動(dòng)，滿足電子政務(wù)新平臺(tái)對(duì)于政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件規(guī)范歸檔需求，并為促進(jìn)政務(wù)電子文件與電子檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)，優(yōu)化政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)資源發(fā)揮著重要作用。政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在開展在線政務(wù)服務(wù)活動(dòng)中，不同種類和格式的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件在不同系統(tǒng)、平臺(tái)、介質(zhì)中產(chǎn)生形成，如何規(guī)范政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔工作，保障政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件科學(xué)歸檔、規(guī)范歸檔，滿足政務(wù)服務(wù)電子文件長久保存和有效利用，具有很強(qiáng)的針對(duì)性。

作為規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔活動(dòng)的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，本標(biāo)準(zhǔn)始終圍繞由誰歸檔、如何歸檔等政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件具體歸檔問題展開，不避開實(shí)際問題，注重解決問題的具體思路、有效方法。在歸檔主體資格方面，在“4.2職責(zé)和分工”中明確規(guī)定了檔案行政管理、政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)、信息化部等三類部門的職責(zé)和分工，對(duì)這三類部門在一體化在線服務(wù)平臺(tái)規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)及電子文件歸檔具體要求等方面，有針對(duì)地進(jìn)行規(guī)范。伴隨著政務(wù)在線服務(wù)一體化平臺(tái)建設(shè)和不斷完善，政務(wù)服務(wù)在線平臺(tái)對(duì)于電子文件真實(shí)性、完整性、可用性、安全性維護(hù)和保障越來越科學(xué)有效，政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件也成為合法的政務(wù)電子證據(jù)，因此，針對(duì)這一客觀現(xiàn)實(shí)，在“4.1.2”中明確規(guī)定符合國家有關(guān)規(guī)定要求的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件應(yīng)以電子文件形式歸檔，除法律法規(guī)另有規(guī)定外，不再歸檔紙質(zhì)材料，將單一電子形式歸檔的“單套制”取代以往的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔的“雙套制”，因此，本標(biāo)準(zhǔn)的針對(duì)性很明顯。

二、本標(biāo)準(zhǔn)的核心內(nèi)容與亮點(diǎn)

作為對(duì)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作而發(fā)布實(shí)施的規(guī)范，本標(biāo)準(zhǔn)在規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作、優(yōu)化政務(wù)電子文件和電子檔案信息資源、保障政務(wù)電子文件和電子檔案安全等方面發(fā)揮基礎(chǔ)和規(guī)范作用。本標(biāo)準(zhǔn)核心內(nèi)容（見下表）如下。

（一）本標(biāo)準(zhǔn)為政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件規(guī)范歸檔與持續(xù)管理提供保障

隨著電子政務(wù)一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)和不斷發(fā)展完善，政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)通過該平臺(tái)辦理諸多政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)，并在此過程中產(chǎn)生形成了包括行政權(quán)力事項(xiàng)和公共服務(wù)事項(xiàng)的數(shù)量巨大、具有價(jià)值、需要安全保密的電子文件，加強(qiáng)對(duì)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件的管理，尤其是這些電子文件歸檔管理，在保證歸檔電子文件數(shù)量充分的前提下，規(guī)范電子文件的歸檔活動(dòng)、提高電子文件的歸檔質(zhì)量、滿足電子文件檔案化持續(xù)管理的要求，本標(biāo)準(zhǔn)能夠起到很好的規(guī)范和保障作用。在一體化在線政府服務(wù)平臺(tái)上，政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)開展基于政府對(duì)政府、政府對(duì)公眾、政府對(duì)企業(yè)的電子化服務(wù)活動(dòng)，起到節(jié)省政府開支、提升政務(wù)效能、便于企業(yè)公民辦事等積極作用；伴隨著在線政務(wù)服務(wù)活動(dòng)開展，數(shù)量豐富、價(jià)值量大、需要安全保密的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件大量生成，規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作，進(jìn)而保證政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件科學(xué)規(guī)范歸檔，實(shí)現(xiàn)歸檔后電子檔案持續(xù)長久保管和實(shí)現(xiàn)有效利用，提供了有力保障。

本標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范電子政務(wù)一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)中政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔為主要對(duì)象，以一體化在線服務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔功能建設(shè)作為切入點(diǎn)，覆蓋政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件形成、收集、整理、歸檔等主要作業(yè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也涉及電子檔案管理等內(nèi)容。這種圍繞政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件的形成、捕獲、組織、聚合等環(huán)節(jié)而對(duì)電子數(shù)據(jù)對(duì)象進(jìn)行持續(xù)管控的模式，其實(shí)質(zhì)就是數(shù)據(jù)連續(xù)體管理思維的體現(xiàn)，它注重對(duì)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件虛擬對(duì)象的持續(xù)管控、綜合治理。而在這種政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件數(shù)據(jù)連續(xù)體中，規(guī)范電子文件歸檔入口、保障歸檔電子文件質(zhì)量顯得尤為重要，要對(duì)一體化在線服務(wù)平臺(tái)做好相應(yīng)的歸檔模塊建設(shè)工作，將電子文件歸檔管理及操作要求嵌入和融合進(jìn)政務(wù)一體化平臺(tái)中去，如全程管理、前端控制等需求，也需要在電子政務(wù)一體化在線服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)過程中得以實(shí)現(xiàn)。可見，政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范的發(fā)布和實(shí)施，對(duì)于覆蓋政務(wù)數(shù)據(jù)連續(xù)體中電子文件、電子檔案的品質(zhì)管理和精細(xì)管理，充分實(shí)現(xiàn)電子文件價(jià)值和作用，起到重要的保障作用。

（二）本標(biāo)準(zhǔn)為政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔系統(tǒng)建設(shè)提出新要求

作為當(dāng)前政府開展政務(wù)管理與服務(wù)活動(dòng)的主要場所，全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)發(fā)揮了重要作用，要依托在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)做好政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作，重點(diǎn)依然是要建立和完善基于一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)的電子文件歸檔功能，讓處在政務(wù)數(shù)據(jù)連續(xù)體中的不同狀態(tài)電子文件依據(jù)自身業(yè)務(wù)規(guī)則、辦理狀態(tài)、價(jià)值大小、保密等級(jí)等綜合因素，智能、自動(dòng)、高速的匹配相應(yīng)的設(shè)定規(guī)則，如政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件分類規(guī)則表、歸檔范圍、保管期限等業(yè)務(wù)規(guī)則，從而又快又好地完成政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作。對(duì)于政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔系統(tǒng)建設(shè)，總體來講遵從信息系統(tǒng)建設(shè)一般過程，即系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施、系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)等主要環(huán)節(jié)，要建設(shè)滿足政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔功能的新系統(tǒng)，在系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)階段要加大調(diào)研、開發(fā)、實(shí)施力度，結(jié)合當(dāng)前的人工智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，從多維技術(shù)視角加大政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔系統(tǒng)開發(fā)，加大智能化、自動(dòng)化、快速化等新要素在電子文件歸檔功能系統(tǒng)中的應(yīng)用，為打造滿足政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔的新系統(tǒng)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

本標(biāo)準(zhǔn)從政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔功能及系統(tǒng)建設(shè)要求出發(fā)，為有關(guān)軟硬件廠商開發(fā)相應(yīng)功能的產(chǎn)品提出了新要求，如在“5歸檔功能需求”中“5.1基本要求”中，規(guī)定一體化在線服務(wù)平臺(tái)應(yīng)具備政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔功能與電子檔案管理功能，并分別滿足GB/T 18894—2016中“5.1”和“5.2”的基本規(guī)定。因此，圍繞電子政務(wù)一體化在線政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)去開發(fā)、建設(shè)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔系統(tǒng)，滿足政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔新要求，就驅(qū)使政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔功能系統(tǒng)開發(fā)者、建設(shè)者具有數(shù)據(jù)連續(xù)體新理念，將政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件數(shù)據(jù)流程和業(yè)務(wù)流程統(tǒng)籌規(guī)劃，并在數(shù)據(jù)流程實(shí)現(xiàn)中加入新技術(shù)來滿足政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔。在政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔功能、歸檔作業(yè)等方面，多次提出自動(dòng)化的要求，如“5.3整理組件功能”中規(guī)定根據(jù)歸檔配置自動(dòng)對(duì)電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理等；在“5.4清點(diǎn)檢測功能”下“5.4.1”和“5.4.2”中，分別對(duì)合格信息包的自動(dòng)歸檔、根據(jù)需要對(duì)自動(dòng)檢測結(jié)果不合格的待歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行人工補(bǔ)充等內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范?？梢钥闯?，本標(biāo)準(zhǔn)為適應(yīng)當(dāng)前政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件自動(dòng)化、智能化歸檔需要，對(duì)一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)及政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔功能系統(tǒng)建設(shè)提出了新的更高要求。

三、本標(biāo)準(zhǔn)的不足與修改建議

（一）本標(biāo)準(zhǔn)的不足之處

本標(biāo)準(zhǔn)以政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔為對(duì)象來進(jìn)行規(guī)范，但在標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)于政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔系統(tǒng)功能、功能實(shí)現(xiàn)、實(shí)際應(yīng)用等方面，還存在不足。一般認(rèn)為，電子文件歸檔涉及由誰歸檔、歸檔給誰、如何歸檔等基本問題，具體來說主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、歸檔手續(xù)和歸檔要求等內(nèi)容，要使得這些內(nèi)容變成現(xiàn)實(shí)，就需要在一體化在線政府服務(wù)平臺(tái)上建設(shè)和完善具有政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)歸檔功能的模塊或子系統(tǒng)，而政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔這項(xiàng)系統(tǒng)功能的最終實(shí)現(xiàn)不僅依靠系統(tǒng)開發(fā)者、建設(shè)者的參與和努力，還需要檔案行政主管部門和政府服務(wù)機(jī)構(gòu)參與，更需要機(jī)關(guān)檔案室、公共檔案館等檔案管理機(jī)構(gòu)來共同參與。因此，政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔不僅是電子文件形成部門或者業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門、檔案行政管理部門的事情，更是機(jī)關(guān)檔案室等檔案機(jī)構(gòu)的事情，否則本標(biāo)準(zhǔn)中政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔，可能會(huì)在政務(wù)辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔后成為電子檔案的流轉(zhuǎn)過程，出現(xiàn)電子文件、檔案數(shù)據(jù)連續(xù)體中斷的情況，給電子文件、電子檔案價(jià)值的持續(xù)實(shí)現(xiàn)與安全保密帶來風(fēng)險(xiǎn)和威脅。本標(biāo)準(zhǔn)僅在“4.2職責(zé)與分工”“6.4.10形成電子檔案”中規(guī)定，政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案部門負(fù)責(zé)和承擔(dān)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子檔案管理工作，而在歸檔過程中政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案部門具體承擔(dān)何種角色、有何職責(zé)、如何接收歸檔文件、如何履行歸檔手續(xù)等涉及電子文件歸檔的細(xì)節(jié)問題，本標(biāo)準(zhǔn)沒有提及。要實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件科學(xué)規(guī)范歸檔，是業(yè)務(wù)部門、檔案部門和相關(guān)部門的共同責(zé)任，只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件從政府業(yè)務(wù)部門生成、電子文件歸檔、電子檔案管理與利用的連續(xù)性“檔案化”管理，充分實(shí)現(xiàn)本標(biāo)準(zhǔn)的價(jià)值和作用。

（二）本標(biāo)準(zhǔn)的修改建議

本標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語和定義共有9個(gè)，部分術(shù)語和定義翻譯、表述、應(yīng)用缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性易造成誤解。首先，“3.2政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)”將“政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)”翻譯為“govern？ ment service item”，而將本標(biāo)準(zhǔn)的名稱“政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范”中的“政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)”則直接翻譯為“government service”，缺少了“item”，而實(shí)際上這兩者在內(nèi)涵和外延上存在很大差異，不應(yīng)將“事項(xiàng)”（item）省略。其次，在“3.2政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件”中，將該術(shù)語和定義的范圍界定為“在履行其法定職責(zé)過程中”，這與《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）中“3.1電子文件”定義、《電子檔案管理基本術(shù)語》（GB/T 58—2014）中“2.1電子文件”定義所限定的范圍“在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中”的表述相比，定義所涵蓋的范圍明顯縮小，采用這種方式進(jìn)行處理，既不符合政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件產(chǎn)生形成的實(shí)際環(huán)境和過程，也不能更好呼應(yīng)本標(biāo)準(zhǔn)中的核心術(shù)語“政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)”；另外，將“3.2政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件”翻譯為“government service eletronic document”，不僅去掉了“item”，而且該項(xiàng)術(shù)語翻譯也與本標(biāo)準(zhǔn)名稱“政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范”中的“specification for government service eletronic doc？ uments”翻譯不一致，即“eletronic document”與“eletronic documents”不僅在形式存在差異，而且在內(nèi)容上也有一定差別，不能混淆。最后，在“3.3政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子檔案”中，將本術(shù)語翻譯為“government service eletronic record”，這與《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）中“3.2電子檔案”的翻譯“eletronic records”不一致，本標(biāo)準(zhǔn)將“檔案”譯為“record”易導(dǎo)致誤解和誤用，同樣在《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T 58—2014）中也將“電子檔案”譯為“electronic records”，而不是“electronic record”，建議將“檔案”翻譯為“records”或“archives”，更加強(qiáng)調(diào)檔案是具有保存價(jià)值的文件體系這一基本論點(diǎn)。

總之，本標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布與實(shí)施，能夠規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作、提高政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔質(zhì)量，為政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在一體化在線政府服務(wù)平臺(tái)上開展規(guī)范化的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔活動(dòng)，提供了科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范、作業(yè)指南；能夠不斷豐富、優(yōu)化政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件、電子檔案信息資源，為政府部門開展積極有效的在線電子化管理與服務(wù)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)政務(wù)數(shù)據(jù)賦能，起到重要作用。

*本文系河南省檔案局科技項(xiàng)目“數(shù)字檔案信息安全體系研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2020—X—16）階段研究成果。

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作者單位：鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院