崔旭東 王丹

摘 要：信息化社會(huì)下，企業(yè)加快檔案信息化建設(shè)是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)要給予其高度的重視，認(rèn)識(shí)并明確檔案信息化在企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展中的作用和地位，在最大程度上實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理工作的高效化、智能化，反過(guò)來(lái)節(jié)約企業(yè)時(shí)間和人力成本。同時(shí)要加大對(duì)企業(yè)檔案信息的研發(fā)力度，充分挖掘企業(yè)檔案信息的潛在價(jià)值，為企業(yè)檔案信息使用者提供更加豐富的信息資源，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文就大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè)檔案;信息化建設(shè)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.121

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中積累了大量的紙質(zhì)文件與電子文檔，檔案管理部門負(fù)責(zé)整理與存儲(chǔ)。而這些資源對(duì)企業(yè)十分重要，信息重復(fù)性使用度較高，所以檔案管理工作較為繁瑣。檔案信息化使檔案保存與使用更加便捷與安全，極大地方便了檔案管理人員的操作。所以，大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)需積極重視檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)，切實(shí)提升企業(yè)檔案管理水平，推動(dòng)企業(yè)健康高效發(fā)展。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展給予了企業(yè)廣闊的發(fā)展空間，但也加劇了企業(yè)間的挑戰(zhàn)，因而，在大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)后，如何利用新技術(shù)提高自身工作效率，創(chuàng)造新的發(fā)展機(jī)遇，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展成為企業(yè)主要思考的問(wèn)題。在這種背景下，部分企業(yè)開(kāi)始了檔案信息化建設(shè)之路，并取得了不小的成果，事實(shí)上，從企業(yè)方面看，檔案信息化建設(shè)不僅能為企業(yè)提供豐富的信息資源，能為人力資源部門的工作提供依據(jù)，還能夠協(xié)助企業(yè)做好崗位安排，充分發(fā)揮員工的潛能，幫助他們實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。除此之外，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，企業(yè)也可以切實(shí)提高自身的管理效率和水平，減少在管理工作中人力和時(shí)間的投入。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)重視不夠

當(dāng)前，大部分企業(yè)尚未開(kāi)始檔案信息化建設(shè)，究其根本原因還是部分企業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化的價(jià)值，簡(jiǎn)單將其歸于以智能技術(shù)代替人力進(jìn)行檔案的整理、歸檔和存儲(chǔ)工作，認(rèn)為這項(xiàng)工作并沒(méi)有給企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，因而覺(jué)得進(jìn)行檔案信息化可有可無(wú)甚至根本就不必要。這種想法影響了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，造成相關(guān)企業(yè)對(duì)檔案信息化工作重視不夠。另外，部分企業(yè)雖然開(kāi)始了檔案信息化建設(shè)，但卻將其定位為一個(gè)部門的職責(zé)，造成檔案信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的配合，實(shí)際工作開(kāi)展較為困難，缺乏有利的環(huán)境和措施配套。

2.2 企業(yè)檔案管理的制度不完善

企業(yè)檔案管理的制度不完善，也沒(méi)有相應(yīng)的新體制幫助檔案信息化管理在實(shí)際應(yīng)用中發(fā)揮出效果。多數(shù)企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與平臺(tái)的建設(shè)下，系統(tǒng)整體協(xié)調(diào)性有所欠缺，部門間協(xié)調(diào)度不高，導(dǎo)致檔案資源傳遞不及時(shí)，在編錄時(shí)出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確及不完整的情況，缺少管理制度的規(guī)范，甚至影響檔案管理的效率。

3 大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案信息化途徑

3.1 強(qiáng)化檔案信息化管理意識(shí)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)以及信息技術(shù)等新興技術(shù)的逐漸崛起，越來(lái)越多的企業(yè)逐漸意識(shí)到檔案管理與信息化技術(shù)融合的重大戰(zhàn)略意義。首先，開(kāi)展科學(xué)合理的信息化建設(shè)能夠在很大程度上幫助檔案管理人員簡(jiǎn)化檔案管理程序，減輕相關(guān)人員的工作量，降低該項(xiàng)工作對(duì)人力資源的依賴性，實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。盡管我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)仍處于起步階段，但是各大企業(yè)的管理層人員應(yīng)強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部人員的檔案信息化管理意識(shí)，培養(yǎng)工作人員正確的思維模式，讓其迅速?gòu)膫鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理切換到信息化檔案管理工作中。除此之外，企業(yè)要對(duì)管理人員的信息化水平進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保人員具備創(chuàng)新檔案管理工作的能力。同時(shí)，安排人員定期對(duì)信息化檔案管理的相關(guān)設(shè)備進(jìn)行檢測(cè)，確保其能夠以穩(wěn)定的狀態(tài)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息錄入與檢索，保證檔案信息的完整性和真實(shí)性，幫助企業(yè)早日實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。

3.2 完善檔案信息化管理系統(tǒng)與制度

企業(yè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代不斷改革，檔案信息化管理是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，所以檔案信息管理系統(tǒng)就是必然存在的。建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，需設(shè)置多種儲(chǔ)存格式與方式，方便多種辦公軟件的查看與使用;可掃描并上傳紙質(zhì)文件，網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)雙重備份，系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案的查閱與使用更加便利。而檔案信息化管理制度也是必須建立的，企業(yè)需根據(jù)本企業(yè)的發(fā)展方向，積極學(xué)習(xí)其他優(yōu)秀企業(yè)的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，在積極整理內(nèi)部資源后，建立嚴(yán)格的檔案信息化管理制度，建立由企業(yè)高管直接管理的檔案管理部門，促使檔案管理部門有充足的資源保障及權(quán)限，日常管理中還需不斷完善管理制度。不斷完善企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)與制度，檔案管理人員可利用計(jì)算機(jī)處理繁瑣的工作，減輕人員負(fù)擔(dān)，提高了企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行效率，幫助企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

3.3 創(chuàng)新檔案管理模式

檔案信息化建設(shè)除了電腦、計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備外，還需要相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)和專業(yè)人才，為此，企業(yè)要想建立一個(gè)較為完善的檔案管理體系，必須投入一定的人力和財(cái)力，如通過(guò)聘請(qǐng)專業(yè)人才或通過(guò)加強(qiáng)與科技公司的合作，根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要開(kāi)發(fā)出符合企業(yè)發(fā)展的檔案管理軟件，為檔案管理工作的運(yùn)行提供相應(yīng)的技術(shù)支撐。除此之外，企業(yè)還要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，將檔案管理工作歸于一個(gè)部門職責(zé)的錯(cuò)誤觀念加以轉(zhuǎn)變，在各個(gè)部門內(nèi)樹(shù)立檔案管理意識(shí)，進(jìn)而為檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)有利的環(huán)境。

3.4 提高安全意識(shí)，強(qiáng)化企業(yè)檔案安全管理

檔案信息化建設(shè)雖然可以加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，提高工作效率，但由于我國(guó)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境魚(yú)龍混雜，安全隱患較多，因而，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，要強(qiáng)化安全意識(shí)，并構(gòu)建相應(yīng)的安全監(jiān)督體系，可以通過(guò)聘請(qǐng)專門的計(jì)算機(jī)人才開(kāi)展檔案信息化系統(tǒng)安全性的定期檢查和更新，加強(qiáng)管理系統(tǒng)的安全性。有條件的企業(yè)，還可以通過(guò)建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)隔開(kāi)，提高系統(tǒng)對(duì)非法入侵的防范力。

3.5 加強(qiáng)檔案信息化管理人才的建設(shè)

企業(yè)的檔案信息化管理，是需要人員操作才能實(shí)現(xiàn)的，所以必須要加強(qiáng)信息技術(shù)專業(yè)人才的培養(yǎng)。現(xiàn)代化檔案管理工作需要較高的工作素養(yǎng)，能熟練地操作檔案管理軟件，能在眾多檔案中迅速地找到要用的資料與文件等，還能對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)地整合。企業(yè)需要適當(dāng)提高薪資福利，建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制與公平競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，吸引年輕人，招攬專業(yè)人才，組建復(fù)合型管理人才隊(duì)伍，針對(duì)當(dāng)前的軟件開(kāi)發(fā)、硬件與網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、信息資源建設(shè)、管理操作系統(tǒng)以及檔案處理等多個(gè)方面，培養(yǎng)相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人才。

4 結(jié)束語(yǔ)

由此可見(jiàn)，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，企業(yè)展開(kāi)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是大勢(shì)所趨。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、復(fù)雜的內(nèi)容，只有企業(yè)密切結(jié)合自身實(shí)際，分步實(shí)施，科學(xué)統(tǒng)籌，以多個(gè)部門的配合、技術(shù)保證、資金支持等為依托，打造一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，才能夠創(chuàng)新檔案管理方法，緊抓機(jī)遇，以檔案信息化建設(shè)促進(jìn)企業(yè)的信息化全面發(fā)展。

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