劉欣卉

【摘要】本文分析了新時(shí)期對(duì)辦公室檔案收集與歸檔工作管理的要求，并通過(guò)對(duì)當(dāng)前現(xiàn)狀的分析，指出工作中存在的問(wèn)題?；诖耍岢鲠槍?duì)各類問(wèn)題的解決方法，讓綜合性管理體系具有更高的應(yīng)用價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】辦公室文書檔案;檔案管理工作;工作管理方法

辦公室文書檔案的收集階段，能夠讓所有辦公室工作人員自主提交，或者由檔案收集系統(tǒng)參與工作，而歸檔工作中需要根據(jù)已經(jīng)建成的專業(yè)工作模式和檔案目錄，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案或者電子檔案科學(xué)調(diào)配，由專門建成的檔案存儲(chǔ)空間存儲(chǔ)，以方便后續(xù)信息查找。由于檔案管理工作較為繁瑣，所以當(dāng)前的工作過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)檔案遺失或者存儲(chǔ)區(qū)域錯(cuò)誤的問(wèn)題。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的要求

（一）人員管理要求。辦公室文書檔案的收集和歸檔工作需要針對(duì)所有人員的工作內(nèi)容和工作標(biāo)準(zhǔn)重新限定。一方面，辦公室文職人員要能夠了解各類檔案的專業(yè)性與合理性，將其主動(dòng)提交給檔案存儲(chǔ)系統(tǒng);另一方面，檔案管理系統(tǒng)中的工作人員要了解本身工作的價(jià)值，并且主動(dòng)提高個(gè)人素養(yǎng)，包括對(duì)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的應(yīng)用素質(zhì)、對(duì)于系統(tǒng)的升級(jí)和管理素質(zhì)等，所有工作系統(tǒng)的工作素養(yǎng)除了能夠完成本職工作之外，也可以了解其他體系的工作流程。

（二）收集管理要求。收集管理要求能夠了解各類文書檔案的本身工作內(nèi)容和意義，并根據(jù)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或單位當(dāng)前已經(jīng)建成的管理系統(tǒng)正確存儲(chǔ)。相關(guān)制度中，紙質(zhì)檔案和電子檔案的存儲(chǔ)方法自然存在差別，同時(shí)針對(duì)各類檔案的查閱權(quán)限也存在不同，需要在制度建設(shè)中具體說(shuō)明系統(tǒng)的操作標(biāo)準(zhǔn)，從而讓實(shí)際建成的專業(yè)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)更好地發(fā)揮作用。另外收集階段不可對(duì)已經(jīng)生成的檔案二次處理，所以如何確保檔案的收集精度，成為主要的研究?jī)?nèi)容。

（三）歸檔管理要求。在歸檔管理工作中，要求工作人員深入了解文書檔案的存儲(chǔ)系統(tǒng)，包括紙質(zhì)存儲(chǔ)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，當(dāng)前所有的工作部門對(duì)于紙質(zhì)存儲(chǔ)系統(tǒng)有更深的了解，并且可以按照已經(jīng)建設(shè)的規(guī)章制度對(duì)檔案進(jìn)行歸納和整理。而對(duì)于電子系統(tǒng)，雖然大量的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位未能全面建成，但是今后必然會(huì)逐漸替代現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)體系，要求所有的檔案工作人員了解電子系統(tǒng)的操作流程和工作模式。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀

（一）管理意識(shí)欠缺。管理意識(shí)欠缺問(wèn)題不具有普遍性，但是確實(shí)有部分辦公室人員和檔案管理部門人員長(zhǎng)期工作中管理意識(shí)欠缺，主要表現(xiàn)為，極少數(shù)部門人員或辦公室人員在長(zhǎng)期遵守該制度后，逐漸信賴或者依賴工作經(jīng)驗(yàn)并形成固定思維，對(duì)于這類人員，處于管理意識(shí)欠缺狀態(tài)，該問(wèn)題對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的進(jìn)一步升級(jí)不利。

（二）管理力度不強(qiáng)。目前，辦公室文書檔案的存儲(chǔ)階段和歸檔階段，需要辦公室工作部門和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行深度關(guān)聯(lián)，第一時(shí)間把生成的檔案提交，同時(shí)檔案管理部門也要根據(jù)已經(jīng)建立的規(guī)章制度完成任務(wù)。目前的管理力度不強(qiáng)表現(xiàn)為，本質(zhì)上難以全面控制所有部門工作人員的思想，尤其是在人員經(jīng)驗(yàn)儲(chǔ)備量大幅增加階段，管理部門的工作容易小幅松懈。檔案的精細(xì)化管理中，該問(wèn)題本質(zhì)上不允許發(fā)生，只是在一定程度上難以避免。

（三）監(jiān)管體系缺陷。監(jiān)管體系要能夠分析當(dāng)前所有工作部門和檔案收集與歸納系統(tǒng)之間的連接方式，并且切實(shí)落實(shí)檔案管理系統(tǒng)中各類人員的素養(yǎng)考核工作，讓最終建立的綜合性管理制度具有可利用價(jià)值。目前的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中，管理系統(tǒng)主要針對(duì)某些特定部門，檔案存儲(chǔ)和收集系統(tǒng)監(jiān)管不到位，同時(shí)也不注重各部門和檔案管理系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，自然無(wú)法提高收集和存儲(chǔ)檔案的精度。

（四）人員主觀能動(dòng)性不足。人員的主觀能動(dòng)性包括對(duì)于檔案管理系統(tǒng)操作水平提高的主動(dòng)性、各工作部門中人員的交流主動(dòng)性、工作方法升級(jí)和思路優(yōu)化的主動(dòng)性等，要求所有的工作內(nèi)容管理項(xiàng)目都能夠更好地和辦公室人員的工作系統(tǒng)關(guān)聯(lián)。主觀能動(dòng)性不足的問(wèn)題成因有兩個(gè)：一是在長(zhǎng)期的工作中，檔案管理工作本身提出的要求較高，處于高壓心理狀態(tài)會(huì)讓人員產(chǎn)生更高的疲勞感，從而降低了工作效率，體現(xiàn)在工作完成方面則是主觀能動(dòng)性不足。二是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位更重視經(jīng)濟(jì)建設(shè)、黨委建設(shè)、意識(shí)形態(tài)建設(shè)，由于不重視檔案系統(tǒng)發(fā)展，向其中傾斜的資源相對(duì)較少，會(huì)降低人員主觀能動(dòng)性。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理體系的整改方法

（一）管理意識(shí)轉(zhuǎn)變。管理意識(shí)的升級(jí)需要讓機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中的所有部門都能夠意識(shí)到檔案管理工作的重要性，另外對(duì)于檔案管理部門中的人員本身來(lái)說(shuō)，要能夠升級(jí)管理理念。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位可以在召開各類會(huì)議時(shí)，讓各部門領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)對(duì)當(dāng)前檔案上傳工作的反思，研究是否能夠讓所有工作人員在第一時(shí)間核實(shí)并提交已經(jīng)生成的文書檔案，當(dāng)發(fā)現(xiàn)工作中存在問(wèn)題時(shí)，則需要通過(guò)建立專業(yè)的規(guī)章制度和管理體系，讓各部門領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)具體工作意見，通過(guò)這一限定性的管理方法可以讓工作人員的管理意識(shí)提升。對(duì)于檔案的專業(yè)管理部門，需要建立兩條工作路徑：其一是進(jìn)一步完善自檢、自查制度，可以在每批次的檔案獲取、分析和入庫(kù)時(shí)，建成至少兩人工作小組，共同獲得各項(xiàng)信息并形成手續(xù)，比如入庫(kù)紙質(zhì)檔案的標(biāo)號(hào)、分類號(hào)、存儲(chǔ)時(shí)間等信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)過(guò)程，讓一人輸入，而另一名成員觀察輸入的信息準(zhǔn)確度。其二是削弱受個(gè)人經(jīng)驗(yàn)帶來(lái)的限制性思維影響，采取的方法除了讓人員參與考評(píng)，對(duì)于建成的自檢、自查小組人員定期或不定期替換，且可以通過(guò)激勵(lì)制度讓人員以閱讀、學(xué)習(xí)的方法了解檔案管理技術(shù)的新型方法。

（二）管理力度加強(qiáng)。管理力度的加強(qiáng)主要是通過(guò)對(duì)于獎(jiǎng)懲制度的建設(shè)和專業(yè)化考核方法的應(yīng)用，讓所有的工作人員根據(jù)已經(jīng)建立的新型工作方案辦公，其中辦公室工作人員生成的所有文書檔案，需要在自我檢查并確認(rèn)無(wú)誤之后，應(yīng)用已經(jīng)建成的信息化系統(tǒng)主動(dòng)提交給檔案管理部門，同時(shí)在其中說(shuō)明是否需要形成紙質(zhì)檔案并存儲(chǔ)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某人員在實(shí)際工作中未能按照規(guī)章制度完成任務(wù)，或者檔案信息和數(shù)據(jù)的類型處理未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，則需要按照相關(guān)規(guī)章制度對(duì)其懲罰，嚴(yán)重時(shí)可以在單位內(nèi)部通報(bào)，讓辦公室文職人員更好地了解相關(guān)工作制度。另外機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部已經(jīng)建成了專業(yè)程度更高的內(nèi)部管理制度，所以在實(shí)際的工作中，要分析現(xiàn)有管理制度中涉及檔案管理方面的條款，考慮到目前的檔案管理體系人員個(gè)人素質(zhì)以及可以勝任工作內(nèi)容，則后續(xù)的主要條款是讓辦公室文職人員了解檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行模式、工作內(nèi)容和工作任務(wù)，最終形成各個(gè)部門的融合工作體系。

（三）管理體系健全。管理體系的健全過(guò)程，需要面向所有的辦公室工作人員和檔案管理人員，以提高檔案的收集和歸檔質(zhì)量。對(duì)于辦公室人員，在檔案的實(shí)際提交之前必須落實(shí)自我檢查工作，并建立長(zhǎng)效追究機(jī)制，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某檔案在后續(xù)的分析使用過(guò)程中和機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文書資料明顯不同，需要追究該檔案提交者的工作內(nèi)容和職務(wù)性質(zhì)，之后根據(jù)處罰制度進(jìn)行懲處，提高其工作質(zhì)量。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位多采用紙質(zhì)化檔案形式存儲(chǔ)，要求管理體系的健全過(guò)程中，所有檔案管理人員根據(jù)現(xiàn)有的排班制度，記錄所有的日常巡檢結(jié)果。另外，一些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位也逐漸采用電子管理系統(tǒng)取代紙質(zhì)存儲(chǔ)系統(tǒng)，則需要日常分析電子系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)，防止由于斷電等問(wèn)題導(dǎo)致資料遺失。需要注意的是，建立的新型管理制度要包括辦公室部門和檔案管理系統(tǒng)的結(jié)合，包括工作路線的建設(shè)、相關(guān)工作體系的鋪排、信息化系統(tǒng)的建設(shè)等，要求最終建立的綜合性管理規(guī)范可以和目前已經(jīng)建立的工作指標(biāo)進(jìn)行全面對(duì)接，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某人員未按照已經(jīng)建成的工作路徑收集、上傳或歸納檔案時(shí)，要研究該行為的應(yīng)用目的和是否具有科學(xué)性，在確定該工作方式會(huì)對(duì)檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量造成負(fù)面影響時(shí)，需要對(duì)其嚴(yán)肅處理。

（四）管理組別建設(shè)。管理小組的類型有兩種：一個(gè)是現(xiàn)有檔案的綜合性收集和歸納系統(tǒng)，另一個(gè)是相關(guān)輔助類設(shè)施的管理小組，在具體的建設(shè)中，可以按照排班制完成各類日常工作任務(wù)。比如在某單位的檔案管理系統(tǒng)升級(jí)，為了提高空間的利用率，通過(guò)建成的信息化系統(tǒng)完成各類文書檔案的電子存儲(chǔ)，只有一些較為重要的文件才設(shè)置紙質(zhì)檔案?jìng)浞?。其中檔案的收集和歸納人員工作內(nèi)容為：一方面，檢查當(dāng)前信息化系統(tǒng)中檔案管理模塊的數(shù)據(jù)處理水平和運(yùn)行質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)無(wú)法存儲(chǔ)檔案或者原有存儲(chǔ)數(shù)據(jù)丟失時(shí)，要第一時(shí)間發(fā)出該信息，由系統(tǒng)的專業(yè)數(shù)據(jù)管理工作組派出人員排除故障，并分析文書檔案的恢復(fù)情況;另一方面，要建成針對(duì)電子信息系統(tǒng)的專業(yè)化管理制度，包括日常巡檢機(jī)制、信息記錄機(jī)制、安全防護(hù)系統(tǒng)等，所有項(xiàng)目都要遵循管理制度取得結(jié)果，主動(dòng)探查當(dāng)前工作中的問(wèn)題。

（五）人員主觀能動(dòng)性提高。人員的主觀能動(dòng)性提高過(guò)程，主要通過(guò)獎(jiǎng)懲機(jī)制的建立，讓所有人員都可以更好地完成工作任務(wù)。比如針對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的人員，對(duì)其懲罰措施是，當(dāng)發(fā)現(xiàn)獲得的某文書檔案無(wú)法存儲(chǔ)，或者數(shù)據(jù)的本身精度不足時(shí)，則需要對(duì)該檔案?jìng)渥⒒蛘邔⒃搯?wèn)題提交給相關(guān)檔案發(fā)出部門的領(lǐng)導(dǎo)者，完成該工作時(shí)，即使后續(xù)檔案處理和應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題也依然對(duì)其懲罰，當(dāng)出現(xiàn)檔案明顯存在問(wèn)題或者存在工作不對(duì)接的問(wèn)題時(shí)，要研究其個(gè)人素質(zhì)是否能夠勝任崗位要求，當(dāng)發(fā)現(xiàn)能夠達(dá)到工作目的，但是未能將存在的問(wèn)題處理或者反饋時(shí)，則依然要對(duì)其處罰，采用該方法可以讓人員的責(zé)任感逐漸提升。對(duì)于獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，包括檔案的后續(xù)審查工作完成、個(gè)人工作素質(zhì)的明確等，可通過(guò)建立的考核機(jī)制、內(nèi)部檢查機(jī)制、后續(xù)分析機(jī)制等，研究所有的數(shù)據(jù)類型，當(dāng)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的實(shí)際工作質(zhì)量和工作素養(yǎng)，已經(jīng)通過(guò)了當(dāng)前制定的綜合性考核，可通過(guò)讓其晉升的方法，讓人員更為主動(dòng)高效地提高個(gè)人素養(yǎng)，達(dá)到大幅提高工作人員主觀能動(dòng)性的目的。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室文書檔案的收集和歸檔工作中，目前存在的主要問(wèn)題包括工作人員的主觀能動(dòng)性較低、管理系統(tǒng)不健全、工作人員的管理強(qiáng)度較低等。針對(duì)存在各類問(wèn)題的解決方法包括獎(jiǎng)懲機(jī)制的合理建設(shè)、專業(yè)化工作管理模式的健全、針對(duì)個(gè)人素質(zhì)的定期或不定期考核等，讓所有人員都能夠通過(guò)對(duì)于個(gè)人素質(zhì)的提高了解當(dāng)前存在的工作問(wèn)題和缺陷，并制定相應(yīng)的改革方案。

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