李超

【摘? 要】隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的檔案管理模式也在不斷改進和優(yōu)化。其中，檔案的信息化管理愈發(fā)凸顯出其重要地位，提升檔案管理工作的效率能在極大程度上為企事業(yè)單位提供更多、更有價值的信息。論文針對檔案信息化建設(shè)提出了其必要性以及相關(guān)問題的解決策略。

【Abstract】With the rapid development of information technology， the archives management mode of enterprises and institutions is also constantly improving and optimizing. Among them， the informatization management of archives increasingly highlights its important position. Improving the efficiency of archives management work can provide enterprises and institutions with a larger amount and more valuable information to a great extent. The paper puts forward the necessity of archives informatization construction and the solving strategies to its related problems.

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化建設(shè);策略

【Keywords】archives management; informatization construction; strategies

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）07-0027-02

1 引言

檔案信息是一種非常重要的信息材料，隨著社會對于人力資源的愈加重視，檔案管理也受到了越來越多人的關(guān)注。為了能夠更好地適應社會的發(fā)展趨勢和行業(yè)的相關(guān)服務需求，將信息技術(shù)融入檔案管理的工作方式中，實現(xiàn)檔案的信息化管理已經(jīng)逐漸成為檔案管理工作的發(fā)展趨勢。將檔案信息進行有效整合利用，可以提高資源的共享性，也能夠大幅度提升企事業(yè)單位的工作效率。

2 檔案信息化建設(shè)的必要性

隨著社會的不斷進步和發(fā)展，信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)在各行各業(yè)中得到了廣泛的應用。在這個技術(shù)革新的時代，檔案管理相關(guān)工作也要做到與時俱進，緊跟時代的潮流，將互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)等手段有機融入檔案管理的日常工作中，從而實現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。一方面，檔案信息化建設(shè)是電子文件科學管理的一項必然要求。有利于電子文件資料的科學妥善管理，是確保其他相關(guān)工作順利開展的基本前提，也是檔案管理相關(guān)工作人員需要注意和思考的問題。另一方面，檔案信息化建設(shè)也是知識資產(chǎn)管理所需要的必然條件。對于檔案管理部門來說，知識資產(chǎn)是眾多資產(chǎn)中較為重要的內(nèi)容，同時，也對檔案管理后續(xù)相關(guān)工作的開展起到了十分重要的作用[1]。因此，檔案管理相關(guān)人員必須正確認識自身工作的重要性，在保證工作質(zhì)量的前提下對傳統(tǒng)的工作方式進行優(yōu)化改革，使之符合現(xiàn)階段社會的發(fā)展潮流和實際需要，進而推動行業(yè)的持久發(fā)展。

3 檔案信息化建設(shè)的意義

3.1 提高工作效能

將互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)融入檔案管理的工作中，進行檔案管理的信息化建設(shè)，不僅能夠為相關(guān)工作提供先進的技術(shù)支持和長遠的發(fā)展環(huán)境，而且能夠最大限度地提升檔案管理工作的效能。將檔案管理工作進行模式上的創(chuàng)新改革，完善硬件設(shè)施及相關(guān)管理系統(tǒng)，不僅能夠提升檔案管理的效率、轉(zhuǎn)變檔案管理的職能、使檔案信息管理更具科學性，而且還能夠有效促進資源的共建共享。在相關(guān)法律條例允許的范圍內(nèi)，企事業(yè)單位內(nèi)部各部門或是與其他相關(guān)單位可以通過局域網(wǎng)等平臺加強溝通合作，以便能夠更好地實現(xiàn)信息的相互交流以及資源的共享，從而達到提升檔案信息管理效能的目的，更好地為企事業(yè)單位服務。

3.2 降低工作強度

互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的出現(xiàn)為人們的工作和生活都帶來了極大的便利，對于檔案管理工作來說，其也提供了一種新的工作模式，從而在一定程度上緩解了行業(yè)人員的工作強度。在日常的工作中，行業(yè)工作人員可以通過網(wǎng)絡系統(tǒng)平臺、網(wǎng)盤存儲或數(shù)字化錄入等方式，有效克服傳統(tǒng)模式中人工錄入、紙媒管理等方式的弊端，進而更為便捷有效地實行數(shù)字化信息管理，促使檔案信息資源在采集、存儲、管理、使用、備份以及共享和查閱等方面的優(yōu)勢逐漸凸顯[2]。

3.3 推動行業(yè)發(fā)展

社會的不斷進步和發(fā)展也推進著各行各業(yè)的優(yōu)化改革。檔案管理這種傳統(tǒng)職業(yè)中，科學合理的信息化建設(shè)是體現(xiàn)單位服務職能和管理水平的一個重要方面。對于單位公共決策的實施以及相關(guān)服務活動的開展來說，檔案信息資源是特別重要的參考素材。因此，為了實現(xiàn)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，檔案管理相關(guān)工作人員有必要將信息化技術(shù)手段融入日常工作中，積極創(chuàng)新并優(yōu)化工作方法，大力推進檔案信息化建設(shè)。

4 檔案信息化建設(shè)存在的問題及解決策略

4.1 意識不足

雖然檔案管理工作中有大量的信息數(shù)據(jù)等需要處理，但是由于人們受傳統(tǒng)的固有模式影響較深，也就使得大部分工作人員仍采用人工書寫或人工整理的方式進行工作。一旦要對其實施信息化建設(shè)，就要對工作的要求以及崗位人數(shù)等進行較大幅度的調(diào)整，從而使得相關(guān)人員不愿接納工作方式的變革。出現(xiàn)這種情況的原因通常是因為相關(guān)從業(yè)人員并沒有認識到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢。通過對互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的合理使用，可以使檔案管理中冗雜的工作變得清晰明了，從而大幅度地提升工作效率和工作質(zhì)量。同時，對于行業(yè)管理模式的優(yōu)化和完善也是極為有利的。在如今的信息時代中，過于堅守老舊的東西勢必會被時代所淘汰。因此，這要求相關(guān)單位以及部門針對檔案的信息化建設(shè)進行積極的宣傳、引導，并幫助從業(yè)人員打破傳統(tǒng)觀念，樹立正確的信息化建設(shè)目標，鼓勵工作人員積極開展檔案信息化建設(shè)工作。相關(guān)單位的管理人員要重視檔案管理的信息化建設(shè)，科學合理地配置檔案管理的工作人員，同時，也要加大對相關(guān)設(shè)備以及技術(shù)的引進力度，嚴格規(guī)定相關(guān)工作程序，提升工作的管理水平。單位也要根據(jù)自身的實際情況進行系統(tǒng)調(diào)研，科學合理地制定相關(guān)管理目標和管理辦法，從而使得檔案信息化建設(shè)能夠順利進行。

4.2 人才短缺

與其他行業(yè)相同，檔案信息化建設(shè)是無法離開專業(yè)人才的支持的。只有人才的相互配合，才能夠有效地進行檔案資源的維護和整合，以及履行配合各方面的信息需求等工作職責。由于我國相關(guān)改革措施的出臺和實施，使得檔案相關(guān)工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，因此，高素質(zhì)人才團隊的建設(shè)對于檔案工作的平穩(wěn)進行是十分有必要的。通常來說，檔案信息化建設(shè)中需要的不僅僅是檔案管理專業(yè)人才，更需要的是兼具信息技術(shù)知識和檔案專業(yè)知識的復合型人才。然而，從目前的實際情況來看，我國目前雖然互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)發(fā)展迅猛，各行業(yè)中尖端人才數(shù)量呈遞增趨勢，但上述人才往往大多集中于航空、電信等領(lǐng)域[3]。由于檔案工作的職業(yè)發(fā)展限制或受其他一些因素的影響，使得該行業(yè)的復合型人才相對較少，這在一定程度上制約甚至是阻礙了檔案信息化建設(shè)的進程以及檔案行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。由此可見，在技術(shù)和資金得到保證的基礎(chǔ)上，單位要注重對檔案管理復合型人才的培養(yǎng)，進一步精簡優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，可以利用內(nèi)部競聘或?qū)ν馊瞬耪衅傅刃问?，選聘檔案管理專業(yè)能力較高且同時具備信息技術(shù)能力的人員，讓更多具有較強責任心、具備檔案專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)較高的人才加入檔案管理的行列中，并要注意加強對其進行行業(yè)相關(guān)技能的培訓，打造高素質(zhì)的檔案管理人員團隊。

4.3 管理存在安全隱患

從目前情況來看，對于數(shù)據(jù)的安全保障更多的是依賴于相關(guān)技術(shù)和設(shè)備的升級。然而，由于僅從技術(shù)角度處理檔案是存在安全問題的，而且并沒有辦法可以長期、全面地保護數(shù)據(jù)，同時，一旦出現(xiàn)問題也會引發(fā)系統(tǒng)排查難、安全隱患解決難的問題。加之，如果不能及時地完善相關(guān)數(shù)據(jù)庫的保護方案，僅僅是從技術(shù)上改進是沒有辦法從源頭防止或者降低互聯(lián)網(wǎng)犯罪等問題發(fā)生的概率的。

檔案信息化建設(shè)的最大優(yōu)勢是網(wǎng)絡，但同時最大的漏洞也是網(wǎng)絡。由于當代網(wǎng)絡環(huán)境較為復雜，在檔案管理的工作過程中會受到不同病毒或垃圾信息等因素的影響。這也就要求檔案管理工作人員格外重視檔案信息化的安全建設(shè)。首先，相關(guān)工作人員要樹立信息安全意識，嚴格按照相關(guān)工作標準執(zhí)行工作內(nèi)容，定時檢查檔案信息，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時采取有效措施進行處理，并且要及時上報，最大限度地降低不利因素的影響。其次，主動學習新型技術(shù)，并合理將新技術(shù)運用到工作中，以此提高檔案信息化建設(shè)的安全水平。為了加強防火墻等安全體系的構(gòu)建，要定期殺毒檢查檔案管理系統(tǒng)，并且可以增設(shè)訪問權(quán)限、身份認證等。最后，為了防止資料丟失找回難的問題發(fā)生，對于相關(guān)資料要進行備份保存。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案的信息化建設(shè)為整個行業(yè)帶來了機遇和挑戰(zhàn)，檔案管理服務水平的提升和管理模式的優(yōu)化已經(jīng)成為時代的必然要求。因此，相關(guān)單位和部門要根據(jù)實際情況，有針對性地制定管理措施，從而促進檔案信息化的建設(shè)，更好地提高工作效能和推進行業(yè)發(fā)展。

【參考文獻】

【1】王翠萍.推進檔案數(shù)字化建設(shè) 提升檔案科學管理水平[J].蘭臺世界，2018（S1）：79-80.

【2】高子靜.推動電力企業(yè)檔案信息化建設(shè) 促進檔案開發(fā)利用[J].檔案學研究，2017（S2）：33-36.

【3】胡傳久，劉軼男.提升檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量策略[J].智庫時代，2018，145（29）：109+121.