張姝雯
(沛縣人民醫(yī)院辦公室(院辦) 江蘇·徐州 221600)
在醫(yī)院運(yùn)行發(fā)展過程中,醫(yī)院的檔案管理及升級發(fā)揮著不可比擬的作用和優(yōu)勢,主要是指在院方所有活動中,應(yīng)準(zhǔn)確記錄和開展人事檔案、醫(yī)療技術(shù)、行政管理等工作,其復(fù)雜性特點(diǎn)顯著。檔案管理的運(yùn)行發(fā)展,是醫(yī)院規(guī)范化管理的重要影響因素之一,而且在資料的研究方面也起到了重要的作用?,F(xiàn)階段,我國醫(yī)院檔案管理要求越來越高,管理模式和升級已經(jīng)成為了上級部門共同關(guān)注的焦點(diǎn)話題之一。但是在實(shí)際上,一些醫(yī)院檔案管理升級水平并不高,與新時代發(fā)展需求并不相符?;诖?,必須要不斷升級和改進(jìn)檔案管理工作,為院方管理工作的開展提供極大的便利性,同時為各部門工作的執(zhí)行奠定良好的基礎(chǔ)。
首先,檔案完整性。在這一方面,應(yīng)確保檔案的完好無損,在檔案保管方面,面對外在因素的出現(xiàn),很難將檔案的完整性發(fā)揮出來。在其影響因素中,檔案保存技術(shù)的先進(jìn)性不夠,同時也包括保管人員的專業(yè)素質(zhì)等。完整性,對于檔案使用和保管的影響意義深遠(yuǎn),對檔案管理工作要求進(jìn)行分析,也要不斷更新和完善相關(guān)檔案,旨在將檔案的價值充分發(fā)揮出來。其次,技術(shù)現(xiàn)代化。當(dāng)前,檔案管理形式的變化性顯著,現(xiàn)代化技術(shù),高度適用于檔案管理,基于檔案管理工作人員角度,應(yīng)不斷升級改造其管理模式[1],為提高整體管理質(zhì)量助益。同時也要積極構(gòu)建現(xiàn)代化與信息化模式,為現(xiàn)代化檔案信息管理平臺的構(gòu)建提供支撐,使當(dāng)前檔案管理工作要求得到滿足,更好地運(yùn)行各項(xiàng)工作。此外,技術(shù)現(xiàn)代化對于檔案管理人員的要求也比較高,尤其在信息化管理能力這一方面,對此應(yīng)將相關(guān)培訓(xùn)活動落實(shí)下去,構(gòu)建高效化的檔案管理環(huán)境。
針對醫(yī)院檔案,具備信息資源的性質(zhì)特點(diǎn),其載體形式主要包括文字、圖表等,其與醫(yī)療相關(guān)的科研、診治等聯(lián)系性較強(qiáng),而且與學(xué)術(shù)研究和技術(shù)進(jìn)步也具有一定的關(guān)聯(lián)性,所以可以有力指導(dǎo)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展,其參考價值突出。但是在以往,一些醫(yī)院仍然對傳統(tǒng)管理模式比較熱衷,欠缺先進(jìn)的工作體系、模式,這對于整體工作具有一定的限制性作用。由此可以看出,開展醫(yī)院檔案管理和升級工作是至關(guān)重要的,現(xiàn)分析檔案管理和升級的重要作用:
第一,可以避免檔案原件受損。借助檔案管理模式,可以使檔案原件得到有效保護(hù),將材料丟失和破壞的風(fēng)險概率降至最低。同時,信息化管理模式的出現(xiàn),可以對工作條件予以改善,在系統(tǒng)升級作用下,可以為工作效率的提升創(chuàng)造有利條件。第二,可以確保醫(yī)院工作效率的穩(wěn)步增強(qiáng)。電子歸檔的檔案管理模式,可以將信息材料檢索服務(wù)的快捷性、便利性等優(yōu)勢發(fā)揮出來,更好地服務(wù)于使用者,這在各個部門和醫(yī)療室的瀏覽使用中具有較高的應(yīng)用價值[2],從而可以促進(jìn)一系列工作的順利開展。此外,還可以滿足存儲空間對于節(jié)約化的需求,保證檔案備份,實(shí)現(xiàn)防患于未然。第三,科研和治療的參考價值顯著。檔案這一載體,在醫(yī)院信息資源中占據(jù)著重要的地位,對檔案存儲媒介形式進(jìn)行分析,紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案和電子檔案比較常見。因?yàn)獒t(yī)院工作性質(zhì)的特殊性明顯,與人們生命安全有著密切的聯(lián)系,所以在醫(yī)院發(fā)展中,醫(yī)療相關(guān)的科研與實(shí)踐有著較高的意義,其中,人事調(diào)動、醫(yī)療實(shí)踐、基礎(chǔ)建設(shè)的檔案,是醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的重要推動力之一。
現(xiàn)階段,一些醫(yī)院對于檔案管理和升級工作的重視程度有待提升,但是在實(shí)際上,醫(yī)院檔案管理與其他信息仍然存在著一定的出入,其分開管理狀態(tài)顯著,并沒有在統(tǒng)一管理體系中體現(xiàn)出來。通常來說,在綜合檔案室內(nèi),主要涉及醫(yī)院檔案,而信息科,主要涉及其他醫(yī)療設(shè)備、計(jì)算機(jī)管理信息等,其獨(dú)立運(yùn)行模式突出,一定程度上不利于醫(yī)院檔案綜合管理水平的提升,甚至難以滿足資源節(jié)約化需求,嚴(yán)重影響到醫(yī)院檔案管理工作的開展[3]。此外,雖然當(dāng)前信息技術(shù)的應(yīng)用價值較高,但是尚未在檔案管理工作中體現(xiàn)出來,在檢索方面,主要以人力方式為主,其效率低下,而且也會對檔案的升級管理造成影響。
在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的強(qiáng)大推動下,為醫(yī)院檔案管理工作帶來了全新的發(fā)展契機(jī),但是在信息技術(shù)不斷滲透過程中,明確提出了對于檔案管理工作人員的要求,尤其在專業(yè)性這一要求。然而在實(shí)際上,一些醫(yī)院明確提出了對于醫(yī)學(xué)專業(yè)和技術(shù)要求,且檔案管理工作的枯燥氣息濃厚[4],很難保證醫(yī)護(hù)工作人員在崗熱情,所以實(shí)習(xí)生或臨時工較多,其檔案管理工作專業(yè)性欠缺,在檔案管理方面,過渡依靠傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn),其創(chuàng)新意識和工作動力比較弱化。
信息技術(shù)的應(yīng)用,可以大大推動醫(yī)院工作的進(jìn)行,但是尚未廣泛應(yīng)用和普及于檔案管理工作之中。目前,一些醫(yī)院雖然整合了計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案的管理,但是只有其檔案目錄排列功能得到了體現(xiàn),在有效信息的提取方面,尚未對計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用,同時也不利于共享檔案內(nèi)容。由此可以看出,在檔案管理和應(yīng)用方面,管理技術(shù)的滯后性這一問題必須要予以積極改善、解決。
首先,對于院方領(lǐng)導(dǎo)來說,應(yīng)充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理工作的重要性,密切協(xié)調(diào)醫(yī)院檔案管理工作,確保其運(yùn)行的暢通性,同時應(yīng)對硬件管理設(shè)施進(jìn)行不斷完善,進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。同時對于檔案歸檔要求,也要進(jìn)行深入分析,提高對細(xì)節(jié)分類管理的重視程度,靈活運(yùn)用信息技術(shù),加強(qiáng)系統(tǒng)化檔案管理平臺的構(gòu)建,將代碼整理與檔案分類結(jié)合在一起,確保良好的便捷性和迅速性?;诖?,可以實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新目標(biāo),將醫(yī)院檔案管理工作的真實(shí)性發(fā)揮出來,避免檔案出現(xiàn)缺失現(xiàn)象。
在醫(yī)院建設(shè)方面,醫(yī)院檔案管理的作用不容小覷,作為重要的信息載體之一,檔案資料要確保自身價值的充分體現(xiàn)。第一,工作人員應(yīng)加強(qiáng)服務(wù)意識的構(gòu)建,認(rèn)識到自身在檔案管理中所處的角色,將思想覺悟提升上來,將全面、真實(shí)的檔案信息提供給使用者。第二,院方應(yīng)將崗位職能培訓(xùn)落實(shí)下去,致力于檔案管理人員專業(yè)能力、素質(zhì)水平的穩(wěn)步提升,充分彰顯出自己的服務(wù)性角色。
由于信息技術(shù)應(yīng)用力度缺失,應(yīng)引起檔案管理人員的高度重視,加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的靈活應(yīng)用,基于智能化視角,對應(yīng)用平臺進(jìn)行構(gòu)建,不斷規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作,并將時效性發(fā)揮出來,有效保證檔案存儲、調(diào)取等環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、智能化在醫(yī)院檔案管理中的合理滲透。要想不斷提高醫(yī)院檔案管理與升級水平,應(yīng)做到各司其職,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和移動終端的使用,不斷提高各類檔案的分級和分層管理水平,以便于檔案信息后期的應(yīng)用。
此外,基于醫(yī)院視角,應(yīng)將資金投入力度提升上來,為信息化技術(shù)的應(yīng)用提供強(qiáng)有力的資金支撐。在數(shù)據(jù)化檔案存儲和管理中,應(yīng)不斷升級和改造硬件設(shè)備,積極引用檔案智能化管理軟件,并借助科研立項(xiàng)方式,以此來推動檔案管理技術(shù)的研發(fā),進(jìn)一步創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理技術(shù)。在醫(yī)院檔案管理智能化進(jìn)程中,應(yīng)將醫(yī)院人事流程體系、資產(chǎn)管理體系、員工考勤管理體系等,納入到檔案管理數(shù)據(jù)平臺之中,使檔案管理更好地扶持醫(yī)院的運(yùn)行。在日常工作中,檔案管理人員還要注意一點(diǎn),就是應(yīng)從實(shí)際需求出發(fā),在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中,錄入醫(yī)院檔案的更新部分,并加強(qiáng)目錄檢索的構(gòu)建,貫徹落實(shí)好精細(xì)化、時效性管理原則。
綜上所述,醫(yī)院檔案與醫(yī)療事業(yè)之間有著密切的聯(lián)系性,而且檔案管理質(zhì)量,也是醫(yī)院經(jīng)營與運(yùn)行的重要影響因素之一,對此應(yīng)對醫(yī)院檔案管理工作的價值進(jìn)行挖掘與分析,引導(dǎo)工作人員樹立正確的思想觀念,并加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用,為管理工作效率的提升創(chuàng)造有利條件,實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用,發(fā)揮出對于醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的促進(jìn)作用。