張耀濤 金國棟

海裝沈陽局 吉林 長春 130000

1 相關(guān)概念及內(nèi)涵論述

（1）合同管理。是指合同當事人為了達到某種目的、實現(xiàn)某種利益，根據(jù)所處的現(xiàn)實情況，依照合同法等有關(guān)法律法規(guī)，從前期的籌備、洽談、草擬，簽訂等，到合同真正生效后的履行、監(jiān)管、變更、續(xù)簽、糾紛解決等，再到合同失去其應(yīng)有的效力，整個環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的一系列的管理行為，這就要求規(guī)范性、系統(tǒng)性、科學(xué)性必須貫徹合同管理的始終。依據(jù)于此，我們可知合同管理內(nèi)容應(yīng)包含以下幾個方面，即：立項、尋源、簽署、履行、歸檔、爭議解決、評估等。想要合同管理工作實現(xiàn)高效率、高質(zhì)量，難么必須具備與之相適應(yīng)的高水平的管理機構(gòu)、專業(yè)的人才隊伍、合理的規(guī)章制度、科學(xué)規(guī)范的流程、標準化的表達及文本等[1]。

（2）合同管理信息化。它是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上，綜合運用合同管理知識，建立和完善與發(fā)展需求相適應(yīng)的合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理全過程的信息化，從而提高合同管理工作效率和水平。合同管理信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，它的水平高低在影響著企業(yè)信息化建設(shè)的成效。

2 合同管理信息化建設(shè)的重要作用及意義

第一，科學(xué)配置，提高流轉(zhuǎn)效率。合同管理工作的流程復(fù)雜，建立合同管理信息化系統(tǒng)，可以實現(xiàn)借閱、調(diào)轉(zhuǎn)、審批、查詢等工作的在線辦理，打通了上下級審查通道，打破了地域、時間限制，提高了合同流轉(zhuǎn)效率。

第二，系統(tǒng)固化，保障制度執(zhí)行。合同是具有法律效力的文本，其管理必須依法依規(guī)，而合同管理實現(xiàn)信息化后，整個管理工作的流程和相關(guān)制度都可以利用系統(tǒng)將其固化，在一定程度上規(guī)避了人為的不規(guī)范操作，為制度執(zhí)行提供了堅強的保障[2]。

第三，海量內(nèi)存，極大節(jié)約資源。紙質(zhì)合同文本存儲需要占用很大的空間和一定的條件，一旦遇到特殊情況，就可能丟失，造成不必要的損失。合同管理信息化后，可利用計算機海量存儲功能，實現(xiàn)系統(tǒng)保存，提高了合同管理的安全性，節(jié)約了大量的人力、物力、空間資源。

第四，數(shù)據(jù)處理，提供決策支持。合同管理信息化后，可以快速搜集大量的信息和數(shù)據(jù)，并且對合同管理過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行科學(xué)有效的分析，得出具有參考意義的數(shù)據(jù)和結(jié)果，為決策者的工作開展提供幫助和支持。

3 合同管理信息化建設(shè)存在的問題

近年來，合同管理的信息化建設(shè)取得了一定的成效，但是仍然存在許多無法回避的問題，主要表現(xiàn)在：第一，部分企業(yè)對合同管理的信息化建設(shè)重視程度不夠，缺乏對合同管理信息建設(shè)的宣傳與培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員對相關(guān)工作的重要性認識不足，沒有充分調(diào)動大家參與的主動性和積極性；第二，缺乏相應(yīng)的人才隊伍建設(shè)，尤其是缺乏對IT技術(shù)人員的培養(yǎng)，導(dǎo)致合同管理信息建設(shè)相關(guān)制度、配置流程、系統(tǒng)更新等工作都缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性。第三，合同管理的信息化建設(shè)工作尚未形成良性的互動循環(huán)。大部分企業(yè)在推進合同管理的信息化進程中都是購買已經(jīng)開發(fā)好的硬件和軟件系統(tǒng)，一旦遇到問題，就需要開發(fā)企業(yè)給予相應(yīng)的問題解決方案，消耗了大量的時間成本、溝通成本，在一定程度上影響了合同管理信息化的使用效果和推廣進程[3]。

4 合同管理信息化建設(shè)的對策建議

第一，夯實基礎(chǔ)，強化制度保障。在推進合同管理信息化建設(shè)的進程中，必須加強制度供給。要建立和完善合同管理制度，進一步細化合同內(nèi)容，明確管理標準，規(guī)范操作流程。要加強合同管理的標準化建設(shè)，對于合同的流轉(zhuǎn)審批、分類歸檔、調(diào)閱查看等操作和流程都要不斷優(yōu)化和完善。要進一步明確管理責任，加強痕跡管理，做到每一個操作步驟都有跡可循，確保整個合同管理過程的安全性和可靠性。

第二，著力創(chuàng)新，強化技術(shù)保障。要把技術(shù)創(chuàng)新貫徹合同管理信息化建設(shè)的始終，不斷加大對合同管理信息系統(tǒng)的研究和開發(fā)力度。要通過加強對自動技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)對信息內(nèi)容分析和處理，不斷優(yōu)化合同管理的環(huán)節(jié)和流程；要加強對整個合同管理系統(tǒng)運行的邏輯性處理，不斷優(yōu)化和完善信息傳遞的條理性，進一步提升效率和便捷程度；要加強不同功能模塊、不同周期階段之間的邏輯調(diào)配，進一步促進資源共享、信息共享[4]。

第三，打造隊伍，強化人才保障。要加強對合同管理相關(guān)工作人員的宣傳引導(dǎo)，無論是管理者、使用者，還是監(jiān)管者、評估者都要充分認識到合同管理信息化建設(shè)的重要性。要進一步提升相關(guān)工作人員的素質(zhì)和能力，結(jié)合不同崗位需求，開展專業(yè)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過專家講授、業(yè)務(wù)交流等方式不斷更新相關(guān)人員的業(yè)務(wù)知識。要鼓勵相關(guān)工作人員實現(xiàn)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新，并給予相應(yīng)的獎勵，充分調(diào)動人才參與相關(guān)工作的熱情。